Spotkanie inauguracyjne projektu: jak napisać program spotkania inauguracyjnego

Kierownicy projektów poświęcają dużo czasu i wysiłku na zbadanie wykonalności swojego projektu. Ale cała ta praca jest bezcelowa, jeśli nie komunikują celu projektu swojemu zespołowi i klientom. Dlatego tak ważne jest spotkanie inauguracyjne.

Spotkanie inauguracyjne umieszcza wszystkich na tej samej stronie. Zespół i klient znają deklarację misji, deklarację wizji i plan projektu. To wszystko jest częścią agendy spotkania i zapewnia, że ​​zespół projektowy zaczyna we właściwy sposób.

Co to jest spotkanie inauguracyjne projektu?

Spotkanie inaugurujące projekt komunikuje cele i zadania projektu, aby upewnić się, że zespół projektowy i klient mają jasność co do tego, co powinni robić w projekcie.

To działanie jest częścią fazy inicjacji projektu. Spotkanie inauguracyjne jest zwykle prowadzone przez kierownika projektu. Często odbywa się wewnętrzne spotkanie inauguracyjne tylko z zespołem projektowym, a później zewnętrzne spotkanie inauguracyjne, w którym uczestniczy klient projektu, sponsor projektu lub interesariusz.

Na spotkaniu kierownik projektu wyjaśnia zespołowi zakres projektu, informacje ogólne i harmonogram projektu. Spotkanie inauguracyjne powinno nadać projektowi właściwy ton, gdy przechodzi on w fazę wykonania, monitorowania i kontroli. Dobrze zorganizowane spotkanie inauguracyjne może doprowadzić do pomyślnego zakończenia projektu.

Jaki jest cel spotkania inauguracyjnego?

Spotkanie inauguracyjne służy przede wszystkim do tego, aby zespół projektowy znalazł się na tej samej stronie. Na spotkaniu kierownicy projektów wyjaśniają wspólne cele, o których należy pamiętać, gdy zespół wykonuje swoje zadania. To decyduje o sukcesie projektu.

Spotkanie inauguracyjne pozwala również kierownikowi projektu przedstawić zespół projektowy. Ważne jest, aby wszyscy wiedzieli, z kim pracują, jakie są ich role i obowiązki. Pozwala to uniknąć konfliktów w dalszej części projektu, które mogą opóźnić pracę i zagrozić osi czasu projektu.

Zespół może zadawać pytania kierownikowi projektu, dopóki nie zrozumie projektu i jego udziału w nim. Ponieważ to spotkanie odbywa się osobiście, a nie za pośrednictwem poczty e-mail lub udostępnionych dokumentów, zmniejszasz ryzyko nieporozumień. Pomaga to uniknąć pełzania zakresu w dół linii.

Podczas spotkania inauguracyjnego udostępnianych jest wiele informacji, w tym oprogramowanie do zarządzania projektami, którego będzie używał zespół. ProjectManager to oparte na chmurze narzędzie do zarządzania projektami, które ma nieograniczone miejsce do przechowywania plików, aby przechowywać dokumenty w scentralizowanym centrum, które jest łatwo dostępne dla zespołu. Mogą korzystać z wielu widoków projektu, aby dołączać odpowiednie dokumenty do swoich zadań, aby nadążać za nimi. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!

Przykład planu spotkania inauguracyjnego

Spotkanie inauguracyjne różni się w zależności od rodzaju projektu. Niektóre są bardziej ustrukturyzowane i formalne, w których kierownik projektu dużo się przygotowuje przed spotkaniem inauguracyjnym. Mniejsze projekty mogą mieć spotkanie inauguracyjne bez demonstracji lub talii.

Jedna rzecz jest powszechna, niezależnie od tego, jakiego rodzaju jest to spotkanie inauguracyjne; terminarz. Najczęściej program inauguracyjny zawiera następujące elementy, z których wszystkie są kluczowe dla dobrze przeprowadzonego spotkania inauguracyjnego.

1. Tło projektu

Część propozycji projektu, tło projektu to historia projektu i jego powstania. Pokazuje badania, które doprowadziły do ​​zielonego oświetlenia i dlaczego projekt jest konieczny.

Obejmuje to dlaczego, gdzie i jak realizacji projektu. Szczegółowo opisałeś obecną sytuację, na czym polega problem i jak projekt go rozwiązuje. To wszystko jest poparte wiarygodnymi danymi. Tło projektu jest używane w propozycji projektu w celu uzyskania zatwierdzenia od interesariuszy. Pomaga również umieścić projekt w kontekście podczas jego rozpoczęcia.

2. Przegląd zakresu projektu

Przegląd zakresu projektu to szczegółowy opis pracy projektowej, którą Twój zespół musi wykonać, aby projekt zakończył się sukcesem. Warunki tej pracy określa harmonogram projektu i budżet projektu.

Dzięki zrozumieniu celów i wymagań niezbędnych do ukończenia projektu, kierownicy projektów mogą dokładniej prognozować koszty i czas. Wyjaśniając zakres projektu zespołowi projektowemu, mają lepsze pojęcie o ograniczeniach zadań, które zostaną im przydzielone do wykonania.

3. Przegląd osi czasu projektu

Wyniki projektu są ułożone w chronologicznej osi czasu, która działa jak mapa drogowa dla projektu. Jest to szkielet każdego harmonogramu projektu i powinien zawierać co najmniej kamienie milowe, zadania, wszelkie zależności i terminy.

Przegląd osi czasu projektu ma kluczowe znaczenie dla zespołu, ponieważ jego zadaniem będzie dotrzymanie tych terminów i wykonanie tych elementów. Dlatego te informacje muszą być jasno przekazane. Nikt z zespołu projektowego nie powinien mieć wątpliwości co do tego, co należy zrobić.

Stwórz oś czasu projektu w kilka minut za pomocą wykresów Gantta ProjectManagera. Rozpocznij za darmo już dziś!

4. Przegląd zarządzania ryzykiem

Tworząc plan projektu, kierownik projektu będzie musiał również opracować plan zarządzania ryzykiem. Jest to proces analizy zagrożeń, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu. Następnie określasz, jakie kroki będą konieczne, aby zareagować na te problemy, gdy się pojawią.

Priorytetyzujesz ryzyko na podstawie tego, jak wpływają one na projekt. W ten sposób opracowujesz strategię ograniczania ryzyka, która obejmuje, kto będzie odpowiedzialny za jakie ryzyko, jeśli ono wystąpi. Zespół projektowy musi zdawać sobie sprawę z tego, kto ponosi odpowiedzialność za ryzyko i szybko wyłapywać te problemy.

5. Role i obowiązki

Kierownik projektu odpowiada za określenie ról i obowiązków zespołu projektowego. Oznacza to pozycję członka zespołu w zespole, przydzielone mu zadania i obowiązki związane z jego szczególną rolą w stosunku do większego zespołu i projektu.

To jest w zasadzie opis stanowiska. Musi zostać rozpowszechniony wśród zespołu projektowego podczas spotkania inauguracyjnego. Daje przegląd pracy, listę obowiązków i tego, do czego ta osoba jest upoważniona. Uwzględniono również, komu podlegają, dzięki czemu istnieje jasny łańcuch dowodzenia.

6. Metody i narzędzia zarządzania projektami

Istnieje wiele sposobów zarządzania projektem. Obejmuje to bardziej tradycyjną metodologię, taką jak kaskadowa, iteracyjne podejście zwinne lub hybryda, która płynnie łączy różne style zarządzania pracą. Musisz także wybrać narzędzie do zarządzania projektami, które pasuje do stosowanej metodologii.

Zespół projektowy musi wiedzieć, w jaki sposób projekt jest zarządzany i jaka będzie jego część, w tym o narzędziu do zarządzania projektami, którego będzie używać. W niektórych przypadkach będzie to wymagało od zespołu szkolenia w celu zrozumienia metodologii i sposobu korzystania z narzędzi projektowych. Wszystko to zostanie omówione na spotkaniu inauguracyjnym.

Jak przeprowadzić spotkanie inaugurujące projekt

To dużo informacji do przekazania zespołowi projektowemu. Jak możesz upewnić się, że wszyscy wyjdą ze spotkania inauguracyjnego z nienaruszoną wiedzą? Oto kilka wskazówek, dzięki którym pomyślnie przeprowadzisz spotkanie inaugurujące projekt:

• Przygotowanie: dokładnie zbadałeś i udokumentowałeś projekt w fazie inicjacji, aby sprzedać go swoim interesariuszom, teraz musisz zrobić to samo z zespołem projektowym. Obejmuje to upewnienie się, że wszyscy wezmą udział, posiadanie kogoś, kto robi notatki do późniejszego udostępnienia i posiadanie planu, aby upewnić się, że nie zapomnisz niczego krytycznego.
• Przedstaw siebie i zespół: Po raz pierwszy zebrano cały zespół projektowy, więc poświęć trochę czasu, aby wszyscy się przedstawili. Nie jest złym pomysłem zaplanowanie trochę czasu na kilka pytań dotyczących lodołamaczy, aby zapewnić niezbędną intymność dla lepszej pracy zespołowej.
• Zdefiniuj projekt: Upewnij się, że zespół ma jasność co do celu projektu i jak deklaracja misji projektu odnosi się do celów i zadań większej firmy. Aby upewnić się, że wszyscy to rozumieją, poświęć czas, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania zespołu.
• Rozdaj plan projektu : Plan projektu powinien być ulotką na spotkaniu inauguracyjnym, w tym harmonogram budżetu, ale teraz możesz go szczegółowo omówić i upewnić się, że wszyscy rozumieją najważniejsze informacje, takie jak harmonogram projektu, kluczowe etapy i wyniki.
• Zdefiniuj zakres projektu: Upewnij się, że zespół zna zakres projektu i kluczowe informacje o projekcie. Pomaga to uniknąć pełzania zakresu poprzez zarządzanie oczekiwaniami zespołu.
• Dziel się rolami i obowiązkami: Jeśli zespół ma wspólną historię, ten krok może nie być tak ważny, ale dla nowych zespołów kluczowe jest zrozumienie ich wzajemnych relacji.
• Wyjaśnij Centralne Źródło Prawdy: Miej centralne źródło prawdy, aby zespół znał status projektu. Oznacza to, że zespół potrzebuje wspólnego miejsca z danymi w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy zawsze mają jasność co do statusu projektu i swojego w nim miejsca.
• Zadawaj pytania, kolejne kroki i listy rzeczy do zrobienia: przed zakończeniem otwórz podłogę na wszelkie pytania, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, co zostało przekazane na spotkaniu inauguracyjnym. Poświęć trochę czasu na wyjaśnienie, co będzie dalej, w tym listy zadań do wykonania po spotkaniu dla zespołu. Nasz darmowy szablon elementów akcji może pomóc.

Kolejne kroki po spotkaniu inauguracyjnym projektu

Mówiąc o tych następnych krokach, są one ważną odskocznią po spotkaniu inauguracyjnym, aby wysłać zespół do działania. Wtedy zaczyna się faza realizacji projektu. To kamień milowy, który prawdopodobnie został odnotowany w planie projektu.

Podczas gdy w trakcie projektu będą odbywać się częste spotkania, spotkanie inauguracyjne jest wyjątkowe, ponieważ obejmuje cały zespół projektowy. Jest mało prawdopodobne, że wszyscy zostaną ponownie zebrani w tym samym czasie i miejscu. Dlatego tak ważne jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami.

Jak wspomniano powyżej, centralne źródło prawdy jest kluczem do utrzymania łączności wszystkich członków zespołu projektowego. Powinien aktualizować się w czasie rzeczywistym i zapewniać przejrzystość procesu. Oznacza to, że wszyscy wiedzą, co robią wszyscy inni i jak pasują do tego obrazu. To najlepszy sposób na uniknięcie wąskich gardeł, blokowanie innych członków zespołu i prowadzenie projektu na bieżąco.

Jak ProjectManager może pomóc po spotkaniu inauguracyjnym

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą, które planuje, monitoruje i raportuje w czasie rzeczywistym, aby zapewnić lepszą współpracę zespołów hybrydowych w celu osiągnięcia celu projektu. ProjectManager został zaprojektowany z wieloma widokami projektów, które pozwalają zespołom pracować tak, jak chcą, niezależnie od ich poziomu wiedzy, lokalizacji czy metodologii.

Planuj z wyprzedzeniem na interaktywnych wykresach Gantta

Menedżerowie mają funkcje, których potrzebują, aby zaplanować z wyprzedzeniem misję projektu na interaktywnych wykresach Gantta, które organizują zadania, łączą zależności i dodają kamienie milowe. Ale mogą również filtrować ścieżkę krytyczną i ustawić linię bazową, aby śledzić wariancje projektu w czasie rzeczywistym. Plan projektu można następnie udostępnić zespołom i interesariuszom, aby wszyscy zawsze wiedzieli, co robią i jak to pasuje do ogólnego obrazu.

Zarządzaj pracą na tablicach Kanban

Członkowie zespołu mogą korzystać z listy zadań, kalendarza lub widoków projektu tablicy kanban, aby zarządzać własną pracą i zachować produktywność. Tablice Kanban wizualizują przepływ pracy dla zwinnego zespołu, który musi zarządzać swoimi zaległościami i planować sprinty. Tymczasem menedżerowie uzyskują wgląd w proces swojego zespołu i mogą w razie potrzeby realokować zasoby, aby zapobiec wąskim gardłom i kosztownym opóźnieniom.

Śledź wydajność w czasie rzeczywistym

Postęp i wydajność są zawsze widoczne na ekranie z pulpitami nawigacyjnymi na żywo. Nie wymaga czasochłonnej konfiguracji. Dane są gromadzone, a liczby są analizowane automatycznie. Następnie są wyświetlane na czytelnych wykresach i wykresach przedstawiających koszty, czas i inne wskaźniki projektu.

Wszystko, co musisz śledzić na spotkaniu inauguracyjnym, aby odnieść sukces projektu, znajduje się w ProjectManager. Od raportów za pomocą jednego kliknięcia, które można filtrować i udostępniać, po powiadomienia e-mail i powiadomienia w aplikacji, aby wszyscy byli zawsze na bieżąco, funkcje zarządzania zasobami i nie tylko, ProjectManager jest jedynym hybrydowym narzędziem do zarządzania pracą, jakiego kiedykolwiek będziesz potrzebować.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które organizuje pracę, aby zapewnić Ci produktywność od spotkań inauguracyjnych do zamknięcia projektu. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów, które już korzystają z naszego oprogramowania w organizacjach tak różnych, jak NASA, Siemens i Nestle. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!