8 wskazówek, jak napisać skuteczny e-mail powitalny od dawcy

Wiadomość powitalna to jeden z najważniejszych aspektów e-mail marketingu.

Twój e-mail powitalny nadaje ton relacjom, które planujesz zbudować z nowymi zwolennikami i pomaga zaangażować ich w swoją misję.

A jeśli zrobisz to poprawnie, powitalny e-mail sprawi, że odbiorcy poczują się zwabieni przez Twoją organizację i zainteresowani wsparciem Twojej sprawy.

Oto osiem wskazówek, które pomogą Ci stworzyć skuteczniejszy e-mail powitalny dla Twojej organizacji non-profit.

1. Niezwłocznie wyślij powitalną wiadomość e-mail

Postaraj się wysłać powitalną wiadomość e-mail tak szybko, jak to możliwe, gdy ktoś dołączy do Twojej listy e-mailowej. Twój subskrybent wykazał zainteresowanie i zamiar, dołączając do Twojej listy — dlatego ważne jest, aby działać szybko.

W rzeczywistości subskrybenci są najbardziej zaangażowani w ciągu pierwszych 48 godzin od zapisania się, zgodnie z raportem Ciceron.

Dostawcy poczty e-mail, tacy jak Constant Contact, ułatwiają wysyłanie na czas automatycznej wiadomości powitalnej.

2. Utwórz ścieżkę wychowania

Wiadomość powitalna powinna utorować drogę do większej ścieżki opieki dla nowych darczyńców. Wykorzystaj to początkowe zaangażowanie na swoją korzyść i zacznij kierować darczyńców serią ukierunkowanych e-maili w kierunku określonych poziomów zaangażowania.

Twój e-mail powitalny działa jako punkt wyjścia do większego celu. Może to obejmować włączanie darczyńców w regularny cykl komunikacji, zachęcanie ich do wolontariatu lub przekonywanie ich do ponownego oddania.

Oto kilka krótkich wskazówek dotyczących tworzenia serii e-maili powitalnych dla Twojej organizacji non-profit.

3. Dostosuj swoje wiadomości

Nie każdy darczyńca jest taki sam, więc Twój przekaz też nie powinien być taki sam. Nowi zwolennicy przychodzą różnymi kanałami i dlatego nie wszyscy mają takie samo połączenie z Twoją organizacją.

Twoi darczyńcy po raz pierwszy będą bardziej skłonni nawiązać kontakt z Twoją organizacją non-profit, gdy dostosujesz przekaz w sposób, który jest dla nich odpowiedni. Oznacza to, że powinieneś stworzyć swój powitalny e-mail i serię wprowadzającą zgodnie z kanałem, w którym zostały pozyskane.

Niektóre pytania, które możesz chcieć zadać podczas tworzenia odpowiedniej wiadomości powitalnej, obejmują: Czy odpowiedzieli na bezpośrednie odwołanie? A może już przekazali darowiznę na naszą sprawę? Możesz stracić potencjalnego zwolennika, prosząc o prezent po raz pierwszy, gdy już go podarowali. Wiedza o tym, jak zdobywasz nowych zwolenników, może pomóc Ci uniknąć kosztownych błędów.

4. Podziel się ważnymi informacjami o swojej organizacji non-profit

Chociaż Twoi zwolennicy mogli przeprowadzić pewne badania dotyczące Twojej organizacji przed zapisaniem się na Twoją listę e-mailową, nadal powinieneś używać powitalnego e-maila jako okazji do poinformowania czytelnika o Twojej sprawie i zainspirowania go do wspierania Twojej misji. Podziel się ważnymi faktami i szczegółami dotyczącymi Twojej organizacji non-profit, takimi jak historia sukcesu lub wpływ, jaki Twoja organizacja wywarła w ciągu ostatniego roku.

Dobrym sposobem na zaprezentowanie historii sukcesu lub wpływu jest zawartość wizualna, taka jak infografika, atrakcyjne zdjęcia i filmy. Dodanie multimediów do wiadomości e-mail to świetny sposób na tworzenie natychmiastowych połączeń z czytelnikami w atrakcyjnym formacie.

5. Używaj praktycznego języka w swoim temacie

Ktoś właśnie zapisał się na Twoją listę e-mailową, a Ty wysłałeś do niego swój pierwszy powitalny e-mail. Nadchodzi moment decydujący: czy otworzą go i przeczytają twoją wiadomość, czy też zgubi się w bałaganie zatłoczonej skrzynki odbiorczej?

Skutecznym sposobem upewnienia się, że odbiorcy e-maili otworzą wiadomość powitalną, jest użycie atrakcyjnego języka w wierszu tematu. Przykładami tego są: „Nie jesteśmy organizacją charytatywną. Jesteśmy ruchem”. lub „Witamy w zespole. Zacznijmy budować!”

6. Miej wezwanie do działania

Według Experian, wiadomości powitalne generują czterokrotnie łączny współczynnik otwarć i pięciokrotnie wyższy współczynnik kliknięć w porównaniu z innymi promocjami masowymi. Każdy e-mail z serii powitalnej powinien stanowić dla darczyńcy wyraźne wezwanie do działania z kolejnym krokiem do wykonania.

Kilka pierwszych e-maili powinno zawierać łagodniejsze pytania, czy chodzi o obejrzenie filmu o wpływie Twojej organizacji, czy o śledzenie Cię w mediach społecznościowych. Po kilku pierwszych e-mailach możesz złożyć śmielszą prośbę, na przykład zaprosić ich do wzięcia udziału w specjalnym wydarzeniu lub przekazać darowiznę na Twoją sprawę.

7. Zachęcaj do udostępniania społecznościowego

Twoje przesłanie jest tak wspaniałe, że powinno być udostępniane sieciom Twoich zwolenników, prawda? Tak powinno być w przypadku każdej wysyłanej korespondencji e-mail.

Przyciski mediów społecznościowych, które łączą się ze stroną na Facebooku Twojej firmy, kontem na Instagramie, profilem LinkedIn itp., powinny znajdować się w każdej wysyłanej wiadomości e-mail. Daje to nie tylko osobom wspierającym możliwość podzielenia się Twoją wiadomością ze znajomymi, ale także daje im możliwość dalszego nawiązania kontaktu z Twoją organizacją.

Daj swoim sympatykom jak najwięcej sposobów na łączenie się z Tobą i udostępnianie swoich e-maili.

8. Przetestuj swoją wiadomość

Stare powiedzenie, że praktyka czyni mistrza, odnosi się do większości rzeczy w życiu, w tym do marketingu e-mailowego. Umieszczenie idealnego tematu lub wezwania do działania przy pierwszym wysłaniu powitalnego e-maila może nie nastąpić. Ale nie jesteś sam. Istnieją setki przykładów świetnych e-maili powitalnych i prawdopodobnie dziesięciokrotnie więcej złych.

Poświęć trochę czasu na przetestowanie różnych wiadomości w e-mailu powitalnym, aby zobaczyć, jak reagują Twoi odbiorcy. Możesz użyć takich danych, jak liczba otwarć podczas testowania różnych wierszy tematu lub współczynniki klikalności, aby przetestować różne wezwania do działania w wiadomości powitalnej.

Najważniejsze dania na wynos:

Skuteczny e-mail powitalny to nieoceniony element komunikacji. Ukierunkowana strategia komunikacyjna daje przewagę konkurencyjną w zakresie utrzymania dawców i pozwala pokazać się z jak najlepszej strony.

Twój e-mail powitalny powinien być częścią ścieżki, którą podążają nowi darczyńcy, gdy pielęgnujesz relacje, jednocześnie dostarczając im cennych treści, które przyciągną ich do pożądanego poziomu zaangażowania.

Mając na uwadze te osiem wskazówek, możesz zmienić zupełnie nowych zwolenników w dożywotnich zwolenników Twojej misji.

Aby dokładnie zapoznać się z e-mailami powitalnymi organizacji non-profit, a także zapoznać się z przykładami, pobierz pełny Przewodnik po e-mailach powitalnych.

O autorze: Chelsea jest partnerem ds. marketingu treści w Classy i pisze o strategiach pozyskiwania funduszy non-profit. W wolnym czasie pisze również beletrystykę dla młodych dorosłych i prowadzi bloga przygodowego.