8 podstawowych wskazówek dotyczących pisania, edytowania i poprawiania wiadomości e-mail w celu uzyskania doskonałych wyników

Wyobraź sobie świat, w którym pisanie treści dla Twojej firmy było tak proste, jak ułożenie kilku zdań na ekranie komputera i naciśnięcie przycisku „opublikuj”. Czy to nie byłby sen? Jednak, jak wszyscy wiemy, sprawy nie mogą być takie proste, zwłaszcza we współczesnym konkurencyjnym świecie biznesu.

Ale nie dotyczy to tylko treści, które możesz publikować na swoich stronach internetowych, takich jak blogi i artykuły. W rzeczywistości treść, którą zamieszczasz w swoich e-mailach, jest tak samo ważna, aby upewnić się, że masz rację. E-maile są nadal znane jako jedna z najskuteczniejszych form marketingu, nawet bardziej niż reklama na stronie internetowej czy media społecznościowe!

Ale to wcale nie ułatwia procesu. Jeśli chodzi o pisanie e-maili dla Twojej firmy , oto osiem kluczowych rzeczy, o których należy pamiętać, aby upewnić się, że Twoje e-maile będą idealne dla czytelników i uzyskać pożądane rezultaty.

#1 – Definiowanie procesu i organizacja

Zanim zaczniemy pisać nasze e - maile i przykładać palce do klawiatury, upewnij się, że jesteś zorganizowany i gotowy na treść, którą zamierzasz wyprodukować. Aby to ułatwić, podzielmy cały proces na siedem kroków, które czytają;

• Pomysły (burza mózgów)
• Badania
• Pismo
• Redagowanie
• Korekta
• Wydawniczy
• Analizowanie

„ Oto siedem podstawowych kroków , które należy wykonać podczas pisania e-maili. Jednak niektóre procesy mogą obejmować więcej lub mniej kroków; zależy to całkowicie od tego, do czego dąży Twoja firma. Mając na uwadze te kroki, pamiętaj, aby być aktywnym i upewnić się, że wszystko jest gotowe na każdym etapie, aby zapewnić jak najlepszą organizację ” — mówi Elizabeth Holder, specjalista ds. marketingu e-mailowego w Big Assignments.

Na przykład, podczas gdy etap pomysłów może po prostu wymagać spotkania z zespołem, podczas którego uporządkujesz swoje przemyślenia i pomysły na temat, w części poświęconej badaniom zbierzesz wszystkie potrzebne informacje, aby nie zrujnować przepływu pisania w późniejszym terminie.

#2 – Zejście i osobiste

Jeśli chodzi o pisanie e-maili, musisz upewnić się, że zastanawiasz się nad swoim czytelnikiem i zastanowić się, w jaki sposób będą czytać Twoje e-maile i jakie będą jego doświadczenia z ich czytania, a nie jak e-mail może przynieść korzyści Twojej firmie.

Na przykład jedną z najczęstszych pułapek, w jakie ludzie wpadają, jest brak osobistego charakteru w e - mailach i szanowanie czytelnika jako jednostki. Jeśli ciągle nazywasz swoich czytelników „obserwatorami” lub „subskrybentami”, jesteś w pułapce.

Chociaż ludzie pragną być częścią grupy społecznej lub społeczności, indywidualność jest również ważna, a jako klient, czytelnik twoich e-maili chce być szanowany. Podobnie upewnij się, że treść, którą zamieszczasz w swoich e-mailach, jest rzeczywiście warta rozmowy .

Twoi czytelnicy będą czuli się bardzo lekceważeni przez Twoją firmę, jeśli wysyłasz im e-mail po e-mailu z treścią o rzeczach, które są nieistotne lub po prostu ich nie obchodzi. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że najprawdopodobniej trafisz do folderu ze spamem.

#3 – Jak skłonić ludzi do otwierania Twoich e-maili

Jednym z największych wyzwań, z jakimi przyjdzie Ci się zmierzyć podczas pisania e-maili, jest nakłonienie ludzi do ich otwierania , więc postawmy się w sytuacji czytelnika. Otwierają przeglądarkę internetową, logują się do swojego klienta poczty e-mail i znajdują się w skrzynce odbiorczej.

Co widzisz w swoich e-mailach? Twoje imię i nazwisko oraz wiersz tematu , więc skupmy się tutaj. Oczywiście Twoje imię i nazwisko będzie po prostu określać , od kogo pochodzi e-mail , ale ważne jest, aby nie zawierało ono treści typu „[email protected]” lub czegoś podobnego. Zamiast tego upewnij się, że odczytuje nazwę Twojej firmy .

Przejdźmy teraz do tematu. To ta część e-maila, która przyciągnie ich uwagę. Pierwszą rzeczą, którą będziesz chciał zrobić, to obiecać coś dobrego w swoim e-mailu. Jaką treść zamieściłeś w tej wiadomości e-mail i co jest w niej dla czytelnika po jej otwarciu?

Max Tyler, specjalista ds. marketingu e-mailowego w Assignment Writing Service, kontynuuje;

„ Pisząc wiersze tematu, będziesz potrzebować czegoś, co wyróżnia się spośród pozostałych e-maili w skrzynce odbiorczej. Zacznij od podania numeru na ten temat. Dzięki temu Twój e-mail będzie się wyróżniał i nie spuszczał z Ciebie oczu. Następnie spróbuj obiecać coś w wierszu tematu, który Twój e-mail dostarczy czytelnikowi po otwarciu. Na koniec pamiętaj, aby wrzucić tam kilka mocnych słów, aby Twoje e-maile były nie do odparcia ”.

Tak więc, jeśli obecnie używasz tematu „OTWÓRZ MNIE NA ZNIŻKĘ W MOIM SKLEPIE”, możesz rozważyć zmianę go na coś w rodzaju „5 podstawowych sposobów oszczędzania pieniędzy podczas zakupów online”.

#4 – Pisanie treści

Zainwestowałeś więc trochę czasu, aby upewnić się, że Twój temat jest doskonały, a ludzie będą chcieli kliknąć. Więc twój czytelnik jest uzależniony i mówi „OK, zobaczmy, co się tutaj dzieje” i klika. Czytelnik jest teraz w Twoim e-mailu, więc zacznie od góry i zacznie schodzić w dół .

Oczywiście, jeśli w wiadomości e-mail umieścisz jakiekolwiek obrazy lub elementy wizualne, zwłaszcza w górnej części lub nagłówku, oczy czytelnika zostaną natychmiast przyciągnięte do tego obszaru , więc upewnij się, że na obrazie nałożona jest wiadomość, która wyróżnia się i mocno rozpoczyna Twój e-mail.

Jest jednak kilka rzeczy, o których będziesz chciał pamiętać podczas pisania samej treści. Po pierwsze, będziesz chciał pisać szybko . To prosta sztuczka dla pisarzy, ale im szybciej piszesz, tym więcej pasji i entuzjazmu będzie widoczne w twoich treściach , dzięki czemu twoje e-maile będą o wiele przyjemniejsze do czytania.

Ponadto postaraj się, aby zdania i akapity były krótkie , miłe i bezpośrednie. Wyobraź sobie, że czytasz ten artykuł w przeglądarce poczty e-mail i jest to po prostu jeden duży blok tekstu bez podtytułów i łamania akapitów. Są szanse, że nie będziesz chciał nawet zacząć go czytać, a trafi prosto do folderu kosza.

Będziesz także chciał pamiętać, aby starać się pisać tak naturalnie, jak to tylko możliwe . Ponieważ prawdopodobnie reprezentujesz firmę, klient nie chce rozmawiać ani czytać, co mówi trybik w kapitalistycznej machinie; chcą komunikować się z prawdziwym człowiekiem i słyszeć, co mają do powiedzenia.

Oznacza to, że musisz podać imię i nazwisko czytelnika, zadać mu pytania, które sprawią, że zastanowią się nad tym, o czym piszesz, oraz umieścić emocjonalne słowa i historie, które przyciągną czytelników i sprawią, że będą zadowoleni z Twoich treści .

Oczywiście pisanie e-maili jest trudne do opisania, ponieważ Twoje wymagania będą się różnić w zależności od rynku docelowego, danych demograficznych, branży i konkretnego celu, jaki Twoja firma ma z kampanią e-mail marketingową. Pamiętaj tylko, aby postawić się w sytuacji czytelnika i zapoznać się z e-mailem i jego treścią z jego punktu widzenia.

#5 – Korzystanie z narzędzi online

Pisanie e-maili może być pracochłonnym zadaniem, jeśli nie jest odpowiednio zarządzane, zwłaszcza gdy dodasz niezbędne procesy edycji i korekty. Jednak, aby zaoszczędzić czas, oto lista narzędzi, które mogą pomóc :

• Stan pisania i pisanie poprzez: są to dwa blogi pełne przewodników pisania, które można śledzić podczas pisania e-maili.
• Boom Essays: internetowa agencja pisząca, która może pomóc w korekcie e-maili, zgodnie z zaleceniami HuffingtonPost w Write My Essay .
• My Writing Way i Grammarix: Te dwa blogi są pełne postów, które mogą pomóc w nauce prawidłowego używania gramatyki.
• UKWritings: Usługa online, która może edytować i sprawdzać wiadomości e-mail w Twoim imieniu.
• Cite It In: Narzędzie do dodawania cytatów, cytatów i odnośników do Twoich e-maili w profesjonalnym formacie.
• Essay Roo: internetowa agencja pisząca, która może pisać za Ciebie e-maile, zgodnie z sugestią Best Australian Writers w recenzji Essayroo.
• Łatwa liczba słów: bezpłatne narzędzie online do śledzenia liczby słów w wiadomościach e-mail podczas pisania.

#6 - Sprzedaj, Sprzedaj, Sprzedaj

W przypadku większości z nas nasze e-maile będą zawierać materiały promocyjne, które będą próbowały skłonić czytelnika do zakupu czegoś z naszej strony internetowej lub sklepu eCommerce. Jednak, jak zapewne już wiesz, łatwiej to powiedzieć niż zrobić.

Pierwszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest nie od razu rozpoczynać sprzedaż , nie tylko w przypadku każdego indywidualnego e-maila, ale raczej całej strategii e-mail marketingowej. Na przykład, jeśli klient właśnie zapisał się na Twoją listę mailingową, nie będziesz chciał od razu tam wskoczyć i zacząć zasypywać go treściami promocyjnymi .

Zamiast tego chcesz powoli przedstawiać im swoją firmę i zacząć budować relację zaufania i lojalności z tym klientem. Statystyki marketingowe pokazują, że zasada 80/20 jest jedną z najskuteczniejszych taktyk marketingowych, gdzie 80% wysyłanych treści ma charakter edukacyjny/inspirujący/rozrywkowy itp., a pozostałe 20% ma charakter promocyjny.

Jednak pozostałe taktyki sprzedaży tego, co faktycznie zawierasz w wiadomości e-mail, są bardzo podobne do reszty Twojej firmy. Musisz opisać problemy, z jakimi borykają się ludzie, i zacząć opisywać rozwiązanie oferowane przez Twój produkt lub usługę . Możesz także dołączyć recenzje klientów z poprzednich zakupów i opowiedzieć historię w swoich treściach, aby nawiązać kontakt z czytelnikami i subskrybentami na poziomie emocjonalnym.

#7 – Zachęcanie klientów do klikania

Teraz, gdy Twoje e-maile zostały już otwarte i przeczytane przez klientów, nadszedł czas, aby pozostawili Twój adres e-mail w Twojej witrynie . Oczywiście najlepszym sposobem na osiągnięcie tego jest użycie jasnych i zdefiniowanych przycisków wezwania do działania w treści.

Jeśli obecnie piszesz treść e-maila promocyjnego 20%, będzie to proste, ponieważ możesz dodać przycisk wezwania do działania , który będzie prowadzić do strony reklamowanego produktu . Co jednak, jeśli udostępniasz swoim czytelnikom jeden z 80% rodzajów treści? Rzeczy nie są takie proste.

Chociaż może być. Jeśli piszesz wysokiej jakości post na blogu, który udostępniłeś swoim czytelnikom, jedną z najskuteczniejszych metod przeciągnięcia tych klientów z wiadomości e-mail do Twojej witryny jest odcięcie bloga, gdy zacznie się już rozwijać . Następnie wystarczy dodać wezwanie do działania „kliknij tutaj, aby kontynuować czytanie”, a na pewno sprawisz, że użytkownicy przejdą do Twojej witryny.

Ludzie również uwielbiają być doceniani przez firmy. Spójrzmy prawdzie w oczy, w dzisiejszych czasach skrzynki odbiorcze wszystkich e-maili są przepełnione e-mailami i powinieneś czuć się wyjątkowo, że ktoś poświęcił czas na przeczytanie Twoich treści i pozostanie na bieżąco z Tobą. Aby to wynagrodzić, zaoferuj ograniczony czasowo rabat lub kod kuponu na wiadomości e-mail.

Nie tylko sprawia to, że Twoi klienci czują się szczęśliwi, że szanujesz i doceniasz ich zwyczaj, ale także pomaga radykalnie zwiększyć współczynniki klikalności .

#8 – Edycja e-maili

Po ukończeniu pierwszej wersji roboczej e-maila i upewnieniu się, że wszystkie informacje, które powinny znajdować się w każdym e-mailu, są obecne, nadszedł czas, aby zacząć je doskonalić. Pierwszym etapem tego procesu jest edycja wiadomości e-mail .

Jest to zupełnie inne niż korekta (patrz poniżej) i jest procesem, który koncentruje się na upewnieniu się, że wiadomość, którą próbujesz przekazać, jest idealna dla czytelników i przekazuje rzeczywistą wiadomość, którą próbujesz wysłać. Podczas gdy wiadomość w Twojej głowie mogła brzmieć idealnie, musisz pamiętać, że wiele osób będzie czytać Twoją wiadomość e-mail i może ją postrzegać na różne sposoby.

Jeśli na przykład umieściłeś w e-mailu humor, pamiętaj, jakie dane demograficzne czytają e-maile . Czy ten humor przeleci nad ich głowami, czy niektórzy czytelnicy mogą uznać to, co mówisz, za obraźliwe? To wszystko, o czym musisz pamiętać.

Podczas edycji najlepiej zrobić sobie przerwę między pisaniem pierwszej wersji roboczej a edycją, aby wrócić do niej ze świeżymi oczami. Podobnie może być korzystne, aby kolega, przyjaciel lub członek rodziny przeczytał e-mail, aby zobaczyć, co myślą i czy mogą coś wskazać. Możesz też skorzystać z pomocy profesjonalnych usług pisania, takich jak OXEssays i Academized (przeczytaj recenzję Academized, aby sprawdzić jakość).

#9 – Korekta wiadomości e-mail

Po ukończeniu przedostatniego etapu pisania wiadomości e-mail bardzo ważne jest, aby dokładnie wykonać ostatni krok. Odnosi się to do procesu korekty . Oznacza to sprawdzenie zawartości, aby upewnić się, że nie zawiera ona błędów, błędów ortograficznych, słabej gramatyki, literówek i wielu innych. Wszelkie błędy w wiadomościach e-mail uszkodzą wiarygodność i reputację Twojej firmy.

Korekta może zająć trochę czasu, a ponowne przeglądanie treści może wydawać się czasochłonne, ale ma kluczowe znaczenie dla powodzenia treści . W końcu czy chciałbyś kupić produkty lub zainwestować w usługi firmy, której treść była zaśmiecona błędami?

Aby zapewnić dokładność korekty, zrób przerwę między etapem edycji a tym etapem . Po powrocie całkowicie zignoruj ​​treść samej wiadomości e-mail (ponieważ została ona udoskonalona na poprzednim etapie) i skup się na języku, gramatyce i interpunkcji, których użyłeś.