6 principais exemplos de restrições do projeto

Rápido, barato ou bom – escolha dois. Você está cansado de ouvir isso? Um dos maiores desafios que todo gerente de projeto enfrenta são as restrições do projeto. As restrições do projeto não apenas limitam um projeto, mas também podem colocar em risco rapidamente seu sucesso. É por isso que é essencial conhecer todas as restrições possíveis, suas influências mútuas e as ferramentas de gerenciamento de projetos que tratam dessas restrições.

O que são restrições do projeto?

Uma restrição de projeto no gerenciamento de projetos é qualquer coisa que restringe o escopo de um projeto. Ameaça a velocidade e a qualidade de um projeto e pode fazer com que ultrapasse o orçamento. Embora existam muitas restrições possíveis, a mais comum é chamada de restrição tripla.

O modelo de restrição tripla

Todo gerente de projeto conhece (e muitas vezes teme) as restrições clássicas do projeto no gerenciamento de projetos:

• Tempo: Qual é o prazo para entregar a saída?
• Escopo: Qual é exatamente o resultado esperado?
• Custo: Quanto dinheiro está disponível para alcançar esse resultado?

Se você alterar um lado desse triângulo, ele afetará os outros dois. Se você conseguir cobrir a restrição tripla, é mais provável que você entregue um projeto bem-sucedido.

Como cobrir a restrição tripla é complicado, mas o software de gerenciamento de projeto certo pode ajudar. ProjectManager é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho e projeto que captura dados em tempo real para decisões mais perspicazes. Os gerentes de projeto podem usar nossas ferramentas de relatórios para se aprofundar nos dados e filtrar relatórios sobre status, portfólio, tarefas, custos e muito mais para entender o que está no caminho certo e o que não está. Esses relatórios são fáceis de compartilhar com as partes interessadas para fornecer uma atualização rápida. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

As 6 restrições do projeto

Um projeto geralmente é definido como bem-sucedido se os objetivos do projeto forem alcançados dentro do prazo e concluídos dentro do orçamento. Além de tempo, escopo e custo, existem seis restrições adicionais que limitam o processo de atingir adequadamente os objetivos do projeto.

1. Custo

Seu projeto precisa de recursos como mão de obra, materiais e equipamentos, que custam dinheiro. Como gerente de projeto, é sua responsabilidade certificar-se de estimar com precisão os custos do projeto durante a fase de planejamento e antes da execução. É quando você cria um orçamento de projeto que cobre todas as suas despesas. Se você não definir um orçamento de projeto que seja suficiente, seu projeto poderá falhar.

2. Hora

Para gerenciar adequadamente o tempo disponível para executar um projeto, você deve criar um cronograma que defina um cronograma para a execução das tarefas do projeto. O cronograma do projeto também define os recursos necessários para cada atividade específica do projeto. O tempo é uma restrição crítica do projeto porque, se não for gerenciado adequadamente, pode afetar outras restrições, como escopo e qualidade. Deixar de acompanhar o tempo pode resultar em prazos perdidos e escopo reduzido do projeto. Pior ainda, pode reduzir a qualidade de suas entregas.

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3. Escopo

O escopo do projeto refere-se a todo o trabalho a ser realizado em um projeto. É importante definir as atividades, entregas e marcos, além do que não será feito para definir expectativas claras com as partes interessadas. Os gerentes de projeto usam uma estrutura de divisão de trabalho para dividir o escopo do projeto em partes menores e mais gerenciáveis.

4. Qualidade

Embora essa restrição seja bastante semelhante ao escopo, é um pouco diferente, pois o escopo define o resultado desejado específico. Por exemplo, o escopo do seu projeto pode envolver a criação de 10 páginas da web. A qualidade concentra-se nos atributos de cada uma dessas páginas da web. Ao pensar na qualidade do projeto, pergunte a si mesmo: “o quanto o resultado corresponde às expectativas?”

Em nosso exemplo, a qualidade não define o número de páginas da web, mas pode haver uma tolerância de qualidade em relação ao número de palavras. Talvez você tenha solicitado 1.000 palavras com uma tolerância de qualidade de +/- 100 palavras. Se uma página da Web contiver 900 palavras, você a aprovará, mas se outra página da Web contiver apenas 850 palavras, você a rejeitará.

A qualidade se relaciona com as outras restrições. Vamos supor que você está ficando sem tempo e precisa cumprir uma determinada data de vencimento. Você poderia cumprir o prazo aumentando a tolerância de qualidade e diminuindo o número de palavras para 800.

5. Risco

Gerenciar riscos é uma tarefa importante para gerentes de projeto, mas o que esse termo realmente significa? Você pode estimar a probabilidade de que um risco tenha impacto em seu projeto. Talvez você esteja criando um wireframe para seu site e decida pular a revisão do cliente porque está atrasado. Nesse caso, existe o risco de o cliente rejeitar suas páginas finais da web.

Claro, você pode controlar o risco até certo ponto. Por exemplo, você pode decidir evitar o risco e insistir na etapa de revisão. Mas essa decisão afeta seu cronograma e seus custos relacionados, pois o cliente revisaria cada um de seus projetos e um gerente de projeto precisaria supervisionar esse processo.

6. Recursos

Os recursos estão fortemente ligados ao custo do projeto. A quantidade de dinheiro disponível para alcançar o resultado desejado pode restringir o uso e a aquisição de recursos, o que cria uma restrição separada.

Às vezes, mesmo uma quantia infinita de dinheiro não permite que você adquira os recursos específicos de que precisa. Por exemplo, pode demorar mais do que o esperado para receber um recurso físico no projeto (como um chip), o que faz com que você perca o prazo. Se esse recurso for essencial para o projeto, você terá que sacrificar o cumprimento do prazo, pois nenhuma quantia razoável de dinheiro pode reduzir o tempo de entrega.

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Como gerenciar as restrições do projeto

Gerenciar as restrições do projeto é fundamentalmente como você gerencia o projeto. Você precisa monitorar e rastrear as restrições do projeto durante o ciclo de vida do projeto e detectar anomalias para resolvê-las rapidamente. O gerenciamento de restrições mantém seu projeto no caminho certo e dentro do orçamento. Aqui estão seis maneiras de gerenciar as restrições do seu projeto.

• Custo: Um plano de gerenciamento de custos é um plano estratégico para o orçamento do seu projeto. É uma abordagem de quatro pontas que leva em consideração o planejamento de recursos, estimativa de custos, orçamento e controle de custos. Sim, é um plano, mas é aplicado ao longo do projeto para ajudar a documentar despesas e manter suas restrições de custo sob controle.
• Tempo: Um plano de gerenciamento de tempo é um método de rastreamento do tempo gasto em uma tarefa e o progresso feito em seu projeto. Envolve planejar um cronograma preciso e, em seguida, monitorar e controlar o cronograma para garantir que seu tempo real esteja alinhado com seu plano de gerenciamento de tempo. O tempo é uma das principais restrições do projeto e a chave para o sucesso do projeto.
• Escopo: Um plano de gerenciamento do escopo envolve todos os processos incluídos na execução de um projeto. O escopo atua como um roteiro para o projeto e delineia seus limites. Gerenciar a restrição do projeto do escopo é importante, pois as mudanças sempre afetam o escopo. Sem um plano em vigor, os projetos podem rapidamente descarrilar.
• Qualidade: Um plano de gerenciamento de qualidade está em vigor para ajudar o gerente de projeto e a equipe do projeto a atender às expectativas das partes interessadas. Você pode entregar um projeto no prazo e até abaixo do orçamento, mas se a qualidade não atender às expectativas, é considerado um fracasso. Uma parte interessada ou cliente revisará o plano para garantir que a restrição do projeto seja precisa.
• Riscos: Um plano de gerenciamento de riscos ajuda a identificar e responder a possíveis problemas que possam surgir no projeto. Esses riscos podem afetar as restrições do projeto, por isso é importante identificar o que pode acontecer, avaliar o impacto no projeto, criar um plano de contingência ou mitigação de riscos e sempre monitorar esses ou outros riscos para que você possa lidar com eles adequadamente.
• Recursos: Um plano de gerenciamento de recursos é usado para orientar como os recursos do projeto, como equipes, equipamentos e materiais, são categorizados, alocados, gerenciados e liberados. Sem gerenciar sua equipe e seus recursos necessários, o projeto sofre.

Equilibrando as restrições do projeto

Além de definir procedimentos, diretrizes e atividades para gerenciar as restrições do projeto, os gerentes de projeto também podem equilibrá-los. Considerando a importância das restrições do projeto para a entrega de um projeto bem-sucedido, é fundamental que o gerente de projeto entenda essas etapas para gerenciá-las.

Primeiro, você precisa planejar. Os planos acima são desenvolvidos durante a fase de planejamento de um projeto, no entanto, você também precisa planejar cada fase do projeto no ciclo de vida do projeto. Isso geralmente começa com uma estrutura analítica do projeto (WBS) para identificar cada tarefa e entrega no projeto.

Em seguida, você precisará examinar cada uma das restrições do projeto e determinar como elas podem afetar seu projeto. É aqui que o gerenciamento de riscos e o nivelamento de recursos entrarão em ação. O nivelamento de recursos está ajustando as datas de início e término para restrições de recursos para equilibrar a demanda por esses recursos. Você também precisará ter seu plano de gerenciamento de qualidade em vigor, conforme discutido acima.

Manter a carga de trabalho de sua equipe equilibrada também é fundamental. Se você os sobrecarregar com tarefas, eles ficarão esgotados. Isso significa que você perderá a produtividade dos membros da equipe, um fator crítico para o sucesso geral do projeto. Gerenciar seus recursos adequadamente é um dos aspectos mais importantes das restrições do projeto.

Além dos planos de gerenciamento necessários para gerenciar as restrições do projeto, há também a comunicação a ser considerada. Ter uma comunicação clara, transparente e regular entre a equipe do projeto pode ajudá-lo a executar um projeto sem problemas. É crucial conhecer as diferentes restrições de um projeto, pois a única maneira de controlá-las é entendê-las. Ao tomar decisões importantes, não considere apenas tempo, escopo e orçamento, mas também considere qualidade, risco, recursos, sustentabilidade, organização, metodologia e satisfação do cliente.

ProjectManager ajuda você a gerenciar restrições

As restrições devem ser gerenciadas em qualquer projeto. Para fazer isso, você precisa de um software de gerenciamento de projetos que lhe dê a capacidade de planejar, acompanhar e se adaptar às restrições à medida que seu projeto se desenvolve. ProjectManager é um software premiado que ajuda você a gerenciar todos os aspectos de um projeto, incluindo suas restrições.

Faça planos mais precisos

Se você não estiver atento ao seu orçamento, o dinheiro vai acabar com um projeto. O ProjectManager ajuda você a planejar seu projeto com gráficos de Gantt online que agendam tarefas em uma linha do tempo e rastreiam o custo associado a cada uma dessas tarefas. Dessa forma, você nunca é pego de surpresa. Você também pode vincular dependências para evitar gargalos que podem desviá-lo dos trilhos.

Ferramentas de gerenciamento de recursos

Outra maneira de os custos saírem do controle e atrapalharem sua programação é quando os recursos não são gerenciados adequadamente. O ProjectManager oferece controle sobre seus recursos. Sejam os custos associados a fornecedores e vendedores ou sua equipe de projeto e sua alocação de tarefas, você verá todos os dados em tempo real.

Falando em equipes, seu tempo precisa ser gerenciado. O ProjectManager possui planilhas de horas que simplificam o envio e a aprovação dos gerentes. Além disso, relatórios detalhados do projeto mantêm você atualizado sobre as restrições do seu projeto. Há muitas maneiras de visualizar e controlar restrições no ProjectManager.com.

Equilibrar todas as restrições no gerenciamento de projetos requer ferramentas robustas para rastreamento e relatórios. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online com painéis em tempo real e ferramentas de relatórios para monitorar o progresso do projeto, orçamentos e muito mais para garantir que seus projetos cheguem a conclusões bem-sucedidas. Veja você mesmo e faça um teste gratuito de 30 dias.