Técnicas de gerenciamento de tarefas: 10 melhores dicas de gerenciamento de tarefas

As tarefas são os blocos de construção do seu trabalho e dos seus projetos. Você precisa gerenciá-los para gerenciar o trabalho em geral. O problema é que é fácil ficar sobrecarregado com as tarefas do dia a dia. É por isso que você precisa de boas técnicas de gerenciamento de tarefas para ter sucesso.

O que é uma técnica de gerenciamento de tarefas?

Uma técnica de gerenciamento de tarefas é uma maneira prática de gerenciar melhor suas tarefas. Pode ser tão simples quanto fazer uma lista de tarefas diárias ou tão avançado quanto estabelecer dependências.

Nem todo o seu trabalho exigirá essas técnicas avançadas de gerenciamento de tarefas, mas entender bons métodos de gerenciamento de tarefas é se preparar para níveis mais altos de produtividade e níveis mais baixos de estresse.

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Por que as técnicas de gerenciamento de tarefas são importantes?

Sem técnicas de gerenciamento de tarefas, você sucumbirá ao caos. As pessoas tendem a apenas reagir a qualquer solicitação que chegue mais recentemente, em vez de manter suas prioridades em ordem. Ou talvez eles sempre façam as tarefas fáceis primeiro e depois desacelerem quando se trata das coisas difíceis.

Esses erros de gerenciamento de tarefas podem levar a gargalos, atrasos, perda de tempo, perda de dinheiro e muito mais. Portanto, é melhor experimentar algumas técnicas comprovadas de gerenciamento de tarefas do que tentar inventar as suas próprias na hora. Nós temos você coberto!

O software de gerenciamento de projetos é a ferramenta perfeita para ajudá-lo a gerenciar melhor suas tarefas. Com ferramentas fáceis de usar, como listas de tarefas, quadros kanban, calendários e muito mais, você pode executar todas as suas técnicas de gerenciamento de tarefas favoritas para você ou para sua equipe. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!

10 dicas e técnicas para um melhor gerenciamento de tarefas

O gerenciamento de tarefas é universal: seja o gerente de projeto lidando com um trabalho grande e complexo ou apenas alguém com algo que precisa ser feito - o gerenciamento de tarefas é relevante. Infelizmente, as pessoas não estão aplicando novas metodologias ao gerenciar tarefas para lidar com elas de forma eficiente. Experimente estas 10 técnicas de gerenciamento de tarefas e veja como isso afeta o trabalho que você está fazendo.

1. Liste todas as suas tarefas: Para entender o que você está enfrentando, liste tudo. Isso pode ser feito em um pedaço de papel ou em um software online para facilitar a colaboração.
2. Status do log: indique se sua tarefa está concluída, em andamento ou ainda não começou. Isso ajudará você a priorizá-los mais tarde.
3. Adicione datas de vencimento: nem todas as tarefas vencem assim que você recebe a solicitação, mas também não adie tudo. Um bom hábito de gerenciamento de tarefas é definir datas de vencimento e realmente cumpri-las.
4. Priorize para cada dia: Cada dia é diferente. Alguns estão lotados de reuniões, outros são telas em branco. Ajuste a carga de trabalho da tarefa de acordo para uma execução mais suave.
5. Excluir tarefas não essenciais: essa é uma técnica de gerenciamento de tarefas frequentemente negligenciada. Algumas tarefas podem ser delegadas ou simplesmente excluídas. Você pode ter que pensar fora da caixa para este, mas vale a pena.
6. Configure lembretes: a vida pode ser uma loucura, então defina lembretes. As pessoas podem ficar ofendidas se você esquecer suas tarefas, então não deixe os relacionamentos se desgastarem porque você deixou algo passar despercebido.
7. Adicionar notificações: crie notificações para suas tarefas se estiver trabalhando em seu computador. Esta é uma ótima e moderna técnica de gerenciamento de tarefas que ajuda a eliminar o ruído do mundo digital.
8. Divida tarefas maiores em tarefas menores: este é um método de gerenciamento de tarefas ideal para tarefas grandes e desafiadoras. Em vez de procrastinar, divida-o em atividades gerenciáveis.
9. Defina expectativas e limites com os outros: Seja transparente com sua equipe. Não se prepare para o fracasso prometendo o mundo, mas não faça os outros sentirem que suas tarefas não são importantes. Seja profissional, trabalhe duro e seja honesto. Sua equipe vai agradecer.
10. Encontre um lugar tranquilo para fazer as coisas: isso é especialmente verdadeiro se você trabalha em casa. Se você não consegue encontrar um lugar tranquilo, pelo menos consiga uns bons fones de ouvido!

Dica profissional: é importante saber que um tamanho não serve para todos, e alguns podem precisar de uma maneira mais visual de gerenciar suas tarefas em oposição às tradicionais. Faça a pesquisa, examine as várias metodologias e veja qual delas fala sobre seus pontos fortes e fracos.

Vídeo de Treinamento de Técnicas de Gerenciamento de Tarefas

Jennifer Bridges, PMP, oferece dicas de gerenciamento de tarefas para que você possa gerenciar melhor seu trabalho. Essas dicas são especialmente poderosas quando usadas em combinação com o software de gerenciamento de tarefas.

Aqui está uma foto do quadro branco para sua referência!

Transcrição de vídeo

Hoje, vamos falar sobre 10 dicas para uma melhor gestão de tarefas. Quer você esteja liderando uma equipe ou um projeto, você, como profissional de negócios, ainda precisa gerenciar sua própria tarefa e realizar seu próprio trabalho. Então, estamos olhando hoje, ainda as pessoas estão usando o método de post-it, ou talvez listas.

Portanto, estamos procurando ir além desses métodos para usar ferramentas on-line mais avançadas ou até mesmo aplicativos. E quando usamos ferramentas e aplicativos de gerenciamento de tarefas on-line, queremos oferecer práticas recomendadas e dicas sobre como gerenciar sua tarefa. Número um, liste todas as suas tarefas. Tire-os do cérebro para não depender da memória e coloque-os na ferramenta. Número dois, gerencie sua tarefa. Marque se eles estão concluídos, pendentes ou nem mesmo iniciados. Dessa forma, você sabe a cada dia no que se concentrar.

Adicione datas de vencimento para que nem tudo vença hoje. Você deseja priorizar a cada dia e concluir as tarefas críticas primeiro e com antecedência. Livre-se ou delegue tarefas não essenciais a outras pessoas para que você possa se concentrar nas coisas para as quais é mais adequado ou mais crítico para sua função.

Além disso, configure lembretes para saber com antecedência, ei, o que é devido hoje, o que é devido esta semana ou até mesmo este mês? Adicione notificações para você e para outras pessoas, assim você saberá quando as tarefas forem concluídas. Às vezes, outras pessoas estão esperando para concluir algo, com base na conclusão de sua tarefa.

Divida as tarefas maiores em tarefas menores. Às vezes, grandes tarefas podem parecer muito complicadas e queremos evitá-las. Portanto, se os dividirmos em tarefas menores e factíveis, podemos começar a progredir.

Queremos também definir expectativas para os outros. Deixe as pessoas saberem a expectativa em seu processo de como você trabalha. Além disso, estabeleça limites com eles, para que saibam que em determinados momentos do dia, em determinados momentos da semana, você está trabalhando em coisas específicas e eles não precisam interrompê-lo e sequestrar seu tempo. E número 10, encontre um lugar tranquilo e sem interrupções para que você possa fazer as coisas.

Portanto, se você precisa de uma ferramenta para ajudá-lo a gerenciar sua tarefa, cadastre-se agora em nosso software no ProjectManager.