Fora do escritório: como um livro à parte foi construído por uma equipe 100% remota

Felix : Hoje estou acompanhado por Katel LeDu, Diretora Executiva da ABookApart.com. A Book Apart vende livros breves para pessoas que fazem sites e foi iniciada em 2010. É uma empresa completamente remota, mas com sede em Nova York, Nova York. Bem-vinda Ketel.

Katel : Obrigado por me receber.

Felix : Conte-nos um pouco mais sobre a empresa e que tipo de livros, exatamente, vocês vendem?

Katel : É engraçado que você mencionou que fazemos livros breves para pessoas que fazem sites. Parece que isso está mudando um pouco à medida que a indústria cresce. Estamos, recentemente, percebendo que é realmente para pessoas que trabalham na web em geral no "espaço digital". Todos os livros são recursos de web design e o assunto cobre tudo, desde linguagens de programação, os primeiros livros sobre HTML5 e CSS3, até web design responsivo. Esse foi um dos nossos livros marcantes. Também abrange estratégia de conteúdo, teoria do design, tipografia. Alguns de nossos lançamentos recentes foram no Git, que é um assunto muito bom que muita gente queria saber mais. Eles são todos cerca de 100 a 150 páginas. Acho que isso também era uma coisa que queríamos fazer como parte do lançamento de A Book Apart, torná-lo realmente acessível.

Felix: Sim, eu gosto dessa ideia de torná-lo acessível. Eu acho que muitas vezes quando nós, as pessoas, talvez estejamos ouvindo, eles estão criando livros ou produtos informativos, ou mesmo não. Talvez apenas produtos físicos. Achamos que quanto mais melhor. Quanto mais recursos você colocar nele, quanto mais longo o livro, melhor. Parece que vocês descobriram que essa não é a direção que você quer ir. Você pode falar um pouco mais sobre isso? O que significa mantê-lo breve, conciso e acessível? Por que essa abordagem?

Katel : Com certeza. Acho que quando Mandy Brown, Jason Santa Maria e Jeffrey Zeldman fundaram a empresa em 2010, havia a necessidade de alguns recursos como este, onde mais manuais que você pudesse acessar e mergulhar para aprender algo e realmente colocá-lo para funcionar imediatamente . Eu acho que na época, e até sei, existem muitos recursos realmente ótimos por aí. Eles geralmente são abrangentes e robustos. Você tem que sentar com eles e derramar através deles. O argumento original era que você pode pegar um avião em Nova York e quando você pousar para uma reunião com um cliente ou algo assim em Los Angeles, você terá se aprimorado rapidamente ou terá um pouco mais de controle sobre a estratégia de conteúdo e você está um pouco mais preparado para o trabalho que está fazendo, ou parte de um trabalho que está aprendendo pela primeira vez. Acho que isso foi muito importante. É provado realmente bem sucedido. Eu acho que não só é acessível porque eles são fáceis de pegar e ler, mas eu acho que isso se abre para um público maior. Quase não é um compromisso. Você pode entrar nele e obter o que você precisa dele.

Felix : Não, esse é definitivamente um bom ponto sobre como você realmente precisa conhecer os clientes que você está procurando. Se você o torna assustador ou realmente complexo, seja um livro no seu caso ou um produto físico, você definitivamente restringe o mercado, certo? Você precisaria de mais experiência ou mais habilidades ou precisaria estar mais adiantado em suas habilidades ou o que quer que você, como empresa, esteja vendendo para seus clientes. Realmente estreita o mercado. Agora, o público em geral, as pessoas que são esses novatos no espaço para usar seu produto, seja um livro ou produto físico, será grande. À medida que você o torna cada vez mais complexo, o mercado vai encolher porque haverá menos pessoas que se sentirão à vontade para mergulhar em algo como um livro muito complexo ou um produto muito complexo. Acho que faz todo o sentido. Quando você se juntou ao A Book Apart?

Katel :
Entrei em março de 2013. A empresa tinha cerca de 3 anos. Eu vim para realmente começar oficialmente a administrar o negócio de forma mais formal. Foi mais ou menos um projeto paralelo para os cofundadores que o iniciaram, o que foi um feito realmente incrível. Eles estavam lançando livros que eram... Isso exige muito, obviamente, esforço e muito bom, conteúdo de alta qualidade e tempo de produção. Acho que eles perceberam que estava realmente se tornando um sucesso o suficiente para se beneficiar de ter alguém vindo e guiando o navio um pouco.

Félix : Muito legal. Como você conheceu o A Book Apart? Você estava dizendo que havia um projeto paralelo na época antes de você entrar e ajudou a transformar em um negócio real. Como você ficou sabendo disso?

Katel : Essencialmente, A Book Apart nasceu da... Temos duas empresas irmãs. Uma é A List Apart, que é a revista online, e depois Event Apart, que é a série de conferências que acontece todos os anos em cerca de 8 a 10 cidades por ano. Havia essa linha de base inicial de pessoas que escreviam e falavam sobre esses tópicos. Acho que foi uma evolução natural de querer oferecer essa expertise e essa informação em um novo formato. Eu vinha acompanhando A List Apart e An Event Apart há algum tempo. Trabalhei em mídia e publicação por boa parte da minha carreira. Eu já sabia sobre eles. Acompanhei muitas pessoas que administravam esses negócios e contribuíam como autores e palestrantes. Eu vinha acompanhando essas pessoas há algum tempo. Eu realmente conhecia o trabalho deles e realmente o admirava. Acho que quando surgiu a oportunidade em que eu poderia me tornar uma parte real disso, fiquei super empolgado. Eu pensei: "Eu vou simplesmente fazer isso."

Felix : Quando faz sentido para uma empresa... Bem, antes que eu faça essa pergunta. O que você fez uma vez, digamos, na primeira semana ou mês em que você ingressou na empresa? Quais foram algumas coisas que você estava focando em adicionar ao A Book Apart?

Katel : Eu acho que a coisa que eu gastei mais tempo no começo foi realmente apenas entender... para os próximos 3, 6, 9, 18 meses que vai basicamente construir uma base realmente boa e sólida para o negócio e a empresa crescerem? Eu acho que foi uma das grandes coisas que quando eu entrei foi um desejo. Eles foram bem-sucedidos e a empresa estava realmente fazendo o que os objetivos originais haviam sido estabelecidos para fazer. Havia um desejo e uma pergunta como: "Podemos dimensionar isso? Podemos aumentar um pouco?" Eu gastei muito desse primeiro tempo apenas colocando alguns processos em prática e construindo essa base e certificando-me de que havia comunicações realmente boas e fáceis para que todos soubessem o que estava acontecendo e tendo um pouco mais de um hub e um painel de... eu acho, tentando criar um pouco mais de uma Estrela do Norte para todos que trabalham nas partes individuais do negócio.

Félix : Sim, eu gosto disso. Acho que esse é um estágio em que talvez muitos ouvintes estejam, onde eles têm alguma renda vinda de uma loja, mas eles realmente consideram um projeto paralelo porque já têm talvez um emprego diário no qual estão trabalhando e não estão prontos para dar esse salto ainda, ou sua empresa não está naquele ponto em que é um negócio real onde eles estão confortáveis ​​o suficiente para dar esse salto. Eu acho que quando você entrou é exatamente onde muitos ouvintes estão. Digamos que alguém está por aí capaz de contratar alguém para ajudá-los basicamente com sua função. Quando faz sentido? Se você tem um projeto paralelo, provavelmente não pode pagar alguém para trabalhar em tempo integral. Em que fase você encontrou A Book Apart quando entrou?

Katel : Eu acho que é isso. É realmente assustador contratar um funcionário, um funcionário da empresa, que realmente estará lá em tempo integral. Acho que quando eu entrei, era esse ponto crítico em que continuaria sendo um projeto paralelo e havia um ponto de interrogação sobre quanto, quão grande ou quantos livros poderíamos lançar. Acho que quando eu entrei era apenas... O outro caminho era: "Ok, podemos trazer alguém e realmente colocar energia e recursos para que alguém dirija as coisas, mas de uma maneira que reúna todo o trabalho que eles tiveram já feito." Eu entrei e não era como se eu estivesse começando do zero.

Já havia um grande público com quem estávamos trabalhando, o que foi ótimo. Obviamente já existiam fluxos de trabalho que produziam livros regularmente. Peguei essas coisas e as simplifiquei. Isso nos permitiu trabalhar com muito mais freelancers, muito mais pessoas diferentes. Apenas evoluiu a maneira como trabalhamos remotamente, que foi uma grande parte de onde começamos. A raiz disso é que é difícil e assustador tomar essa decisão, mas acho que se há um ponto em que se sente financeiramente confortável o suficiente para tomar essa decisão, é uma boa decisão. Acho que você pode começar com qual é o papel que precisamos, pelo menos o papel que precisamos, que realmente mudará a empresa ou nos ajudará a avançar na direção que queremos ir?

Felix : Vamos falar um pouco sobre esse papel. Eu penso como fundadores e quando pensamos em empreendedores, pensamos em todas as pessoas que estão fundando empresas, pensamos neles como a pessoa que faz tudo, principalmente no começo, certo? Eles são a pessoa da ideia. Eles vêm com a ideia, com a visão, e vão executando tudo, organizando tudo, mas isso é um limite, né? Você não pode estar sempre fazendo tudo. Talvez você não tenha necessariamente as habilidades para fazer tudo e deva investir seu tempo nas coisas nas quais você é mais habilidoso e que é mais valioso para você e, em seguida, contratar para as funções ou as habilidades que você não conhece. t atualmente. Por que um fundador procuraria contratar alguém como um diretor executivo? Não quero soar como uma entrevista de emprego, mas só quero entender melhor o que... Se alguém está sentado aqui pensando: "Realmente sinto que meu negócio está estagnado. Não sei. " Você estava dizendo antes sobre encontrar o papel que terá o maior impacto. Se estiver lá e pensando entre "Ah, devo contratar um CEO, essencialmente, ou devo contratar alguém como CFO", como eles tomam a decisão sobre qual função escolher e por que escolheriam um Diretor Executivo?

Katel : Quando eu entrei inicialmente, o papel era de Diretora Administrativa, que não estamos realmente preocupados com os papéis ou como eles são chamados. Só movo isso porque acho que englobava, e ainda engloba, um papel que poderia... Um papel generalista que poderia entrar, ajudar a priorizar as coisas que talvez precisassem acontecer antes de outras coisas. Apenas certificando-se de que havia planos de comunicação em vigor quando lançamos livros ou planos de marketing e certificando-nos de que essas coisas estivessem na frente de todos. Realmente apenas descobrindo quais eram as ferramentas que precisávamos para trabalhar de forma eficiente com muitas pessoas que eram remotas. Isso não quer dizer que quando eu entrei não estava funcionando. Definitivamente era.

Eu acho que a razão pela qual eles decidiram ter alguém nesse nível e que, novamente, como um generalista em vez de um editor dedicado ou designer ou algo assim, foi apenas para encurralar um monte de pequenas coisas que precisavam acontecer. Eu acho que parte disso foi apenas ter... Eu tenho uma formação em inglês e edição, então acho que houve um bom ajuste onde eu pude ver todas as peças diferentes e depois ajudar a priorizar. Não era necessariamente que eles não quisessem fazer essas coisas. Como eu disse, era um projeto paralelo, então eles já estavam... Esses três fundadores já estavam em empregos de tempo integral ou fazendo outras coisas em tempo integral. Era como, "Ok, precisamos de pelo menos uma pessoa para se concentrar nisso em tempo integral." Isso é muito inteligente. Mais uma vez, acho que é essa decisão entre: "Ok, podemos manter isso em andamento ou podemos ver o quanto podemos aumentar isso se colocarmos um recurso dedicado focando nisso".

Félix : Eu gosto disso. Esta é uma citação que ouvi e adoraria sua opinião, que é: "Se você contrata alguém pela metade do tempo, eles lhe dão um quarto de seu esforço". Eu acho que significa que quando você não tem alguém totalmente dedicado a apenas uma coisa, eles estão espalhados entre todas essas outras coisas diferentes em que estão trabalhando, sejam outros shows ou outros projetos em que estão trabalhando. Isso tem um efeito, não apenas porque seu tempo é dividido, mas depois de alternar entre todas essas coisas e apenas ter todas essas coisas em sua cabeça, não será um uso eficiente do seu cérebro se você for um funcionário que estava trabalhando meio período. Quais são seus pensamentos sobre isso?

Katel : Sim, eu acho que isso é muito... É verdade e é muito difícil. Acho que se você tem, como você disse, alguém que, ou um punhado de pessoas, está pensando e trabalhando em algo, particularmente algo baseado em produto, por uma porcentagem de seu tempo, acho que isso se move gradualmente. Considerando que se você tem alguém que... Mesmo que seja apenas uma pessoa, e concedido, acho que nossa visão é aumentar a equipe, expandir o negócio, ter mais algumas pessoas que estão realmente na equipe e ter 100 por cento energia. Acho que se você tiver pelo menos uma pessoa focada nisso, especialmente quando estiver administrando o negócio real. Eu acho que isso é uma coisa que muitas pessoas... Eu estive lá também, onde você pensa: "Está tudo bem. Vamos todos nos unir e vamos fazer acontecer." Você pode. Eu acho que isso não acontece tão bem ou talvez com tanto impacto e foco como se você tivesse uma pessoa que está de olho no que é o horizonte e quais são os objetivos e o que... Realmente vendo, é todo mundo alinhado com isso? Todo mundo sabe para onde estamos indo?

Félix : Sim. Eu gosto disso. A única coisa interessante sobre a situação em que você está é que, eu acho que o que você está dizendo antes era que os fundadores, os cofundadores, estavam todos trabalhando no negócio ao lado. Eles tinham empregos em tempo integral, mas então contrataram outra pessoa que não era fundadora para administrar o negócio em tempo integral. Eu nunca, necessariamente, nunca ouvi falar dessa situação antes. Acho que você ouve falar disso o tempo todo de talvez um empreendedor que decidiu contratar alguém, como um CEO, para administrar a empresa além deles. Esta parece ser uma situação particularmente diferente, onde eles estão trabalhando em tempo integral e mais pessoas lá fora que estão ouvindo provavelmente estão pensando: "Mal posso esperar até poder largar meu emprego e trabalhar em tempo integral, em vez de contratar outra pessoa para trabalhar nisso em tempo integral." Quais são seus pensamentos sobre essa troca entre você, você mesmo como empresário, trabalhando em tempo integral, versus continuar fazendo o que está fazendo, seja um emprego diário ou qualquer outra coisa em que esteja trabalhando, e depois contrate outra pessoa para administrar o negócio?

Katel : Eu acho que o que eles fizeram e o que eles fazem é muito difícil. Não tenho certeza se seria capaz de tomar essa decisão no lugar deles. Só por causa do que você disse. Eu acho que há muitas pessoas que estão na posição em que as coisas estão começando e ficam tipo, "O que eu faço? Eu me comprometo com isso em tempo integral ou não?" Acho que eles foram tão inteligentes no que fizeram. Eles queriam ser capazes de fazer todas essas outras coisas. Na época, eles não queriam se concentrar apenas em um livro à parte, ou uma lista à parte, ou um evento à parte, ou outra miríade de coisas em que estavam trabalhando. Eles queriam ter essa capacidade de fazer todas essas coisas. Acho que foi muito inteligente.

É quase como, se eu pensar sobre isso por mim mesmo, eu quero fazer tudo. Para dar um passo para trás e dizer: "Ok, precisamos trazer alguém aqui que, se não vamos fazer isso, ou se não estamos em condições de fazê-lo, então precisamos trazer alguém que está 100% pronto, vai tratar isso como se fosse deles." Isso foi muito inteligente. Aconteceu de me sentir assim. Foi um ajuste muito bom. Tivemos muitas entrevistas e perguntas e conversas que me levaram a embarcar, o que foi uma grande parte disso. Acho que, como eu disse, é deixar isso pra lá e descobrir, qual é a coisa mais valiosa que posso fazer pelo negócio?

Felix : Eu acho que é uma decisão super inteligente. Eu poderia imaginar que seria uma decisão tão difícil, como você estava dizendo. É seu bebê. Você é o único que começou. Por que você daria isso para outra pessoa? Não apenas entregá-lo a outra pessoa, mas novamente, voltando ao que os ouvintes provavelmente estão pensando, é que eles querem se tornar empreendedores, iniciar seus negócios, porque querem seu próprio tempo de volta. Nesta situação, os fundadores já estão trabalhando para fazer outra coisa. Este, A Book Apart, na época era um projeto paralelo, em vez de montar o negócio de uma maneira que eles pudessem trabalhar em tempo integral. Eles decidiram contratar outra pessoa em tempo integral para fazer isso. Eu acho que é uma decisão, definitivamente, difícil.

Parece estar jogando da maneira certa. É uma daquelas coisas em que você tem que olhar para sua situação objetivamente, olhar para suas habilidades objetivamente, olhar para seus objetivos objetivamente e tomar a difícil decisão de fazê-lo. Definitivamente concordo com isso. Eu quero falar um pouco sobre... Conheço sua experiência desde o início, novamente, porque acho que muitos dos ouvintes por aí estão no estágio em que têm algo se formando ao lado, mas querem se transformar em um verdadeiro o negócio. Você disse que, quando chegou, queria realmente traçar um plano de 3 meses, 6 meses, 12 meses, 18 meses e descobrir, organizar tudo. Como você abordou isso? Quais foram algumas dicas sobre como entrar e olhar para um projeto paralelo objetivamente e traçar um roteiro para onde ele deveria estar, digamos, 18 meses?

Katel : Acho que o mais importante foi sentar, obviamente, com os fundadores e entender qual era a visão deles, quais eram seus objetivos, o que eles fizeram e sentiram que seu progresso havia sido em termos de alcançar esses objetivos, o que mais estava no futuro para eles e o que eles queriam fazer. Acho que sabendo disso, consegui priorizar um pouco. Ok, precisamos basicamente colocar alguma documentação no lugar para que qualquer pessoa que esteja trabalhando conosco possa entrar, pegar, começar a trabalhar e fazer o trabalho. São as coisas básicas em que você quer que todos possam estar na mesma página, ser capazes de beliscar uns aos outros e não necessariamente dizer: "Ok, precisamos de um plano de marketing ou precisamos dessas coisas específicas em silos". É olhar para a empresa, descobrir quais são os objetivos e então entender quais são as coisas que precisamos fazer para chegar lá.

Isso poderia ser qualquer coisa, na época, reforçando um pouco nosso suporte ao cliente. Temos algumas pessoas trabalhando nisso em meio período, o que é ótimo. Temos duas pessoas, na verdade uma pessoa na Costa Oeste, uma pessoa na Costa Leste, e isso funciona muito bem para nós. Acho que é um ajuste fino como parte desse roteiro mais amplo. Descobrir como ajustar todas as pequenas coisas para que você não fique apenas colocando uma estaca no chão em algum lugar e dizendo: "Isso está funcionando. Está feito. Não precisamos nos preocupar com isso." Se algo precisa ser ajustado, como você precisa aumentar o suporte ao cliente porque tem vários lançamentos sendo lançados, é ter a flexibilidade e saber que isso vai e vem. Tomando essas decisões ao longo do caminho.

Felix : Vocês já tinham planos, assim que entrarem na empresa, de continuar a aumentar a equipe e tudo isso também?

Katel : Não necessariamente quando entrei. Acho que naquele momento havia... Sim, definitivamente havia objetivos amplos e uma visão de transformar a editora em algo que tivesse uma equipe de uma maneira que parecesse que estávamos em uma base sólida, lançando livros e trabalhando com pessoas. Acho que estamos trabalhando lentamente para isso. Acho que também acabamos de ter uma experiência muito boa trabalhando com freelancers. Eu acho que isso definitivamente já estava... A base disso já estava montada quando eu entrei. Já havia pessoas trabalhando nesses grandes livros e pessoas que realmente amavam fazer esse trabalho. Desde então, ampliei nosso grupo de editores e nossa rede de editores. Trabalhamos com muitos autores diferentes agora. Acho que há muitas coisas interessantes que fazemos com autores e editores emparelhados.

Felix : Você mencionou que grande parte do que você está fazendo é identificar os processos e então criar alguns sistemas em torno deles e documentação. Acho que isso é... Ouvi isso várias vezes de empreendedores que disseram que essa era a chave para desbloquear o crescimento e a escala em seus negócios. Você pode falar um pouco sobre aquilo? Como você sabia o que deveria estar fora do cérebro dos fundadores e em uma escrita real, ou algum tipo de sistema, para que pudesse ser mais escalável?

Katel : Com certeza. Uma das coisas que eu me pergunto muito quando estou pensando exatamente nisso é, o que precisa estar no lugar para eu poder ir embora, certo? Não necessariamente sair, porque eu amo o que faço e não é disso que se trata. É mais como se eu tivesse que ficar fora de serviço por um dia ou uma semana ou qualquer outra coisa, alguém poderia entrar e continuar de onde as coisas foram paradas? Isso é literalmente de todos os papéis. Desde, particularmente, os fundadores que ainda estão envolvidos no dia a dia, ou em um nível em que eles sabem o que está acontecendo e precisam saber em alto nível o que está acontecendo, até todos que estão entrando e trabalhando em um projeto. Eu acho que isso é muito importante.

Eu queria ter certeza de que havia visibilidade sobre o que precisava acontecer e quando e quem estava envolvido. Eu acho que é realmente apenas uma simples gravação e garantir que as pessoas que não estão apenas trabalhando juntas no início do projeto, mas no caminho para quando as coisas mudarem da edição para a produção, com quem elas trabalharão com. Apenas certificando-se de que essas apresentações aconteçam e que a comunicação aconteça e que as pessoas saibam onde encontrar os recursos. Eu concordo totalmente com isso. Eu acho que isso forma uma base tão boa para as pessoas poderem entrar e fazer o trabalho e não terem que se preocupar sobre onde ou como encontrar algo, ou com quem falar.

Felix : Os donos das lojas têm uma ideia de quando devem se concentrar nisso. Não parece fazer sentido se você está apenas... Digamos que você lançou sua loja na semana passada e, de repente, você está gastando todo esse tempo documentando todas as coisas que precisam ser feitas. Quando você acha que uma loja ou um negócio deve começar a pensar em documentar seus processos?

Katel : Se você perguntar a alguém com quem trabalho, sou uma grande fã de fazer isso e gravar coisas e organizar coisas. Eu faria isso imediatamente, mas sei que isso não é viável, independentemente da configuração ou da situação do negócio. Uma das coisas que notei é se havia um processo ou algo que estávamos fazendo que parecia que eu estava tentando lembrar como, "Como fizemos isso da última vez?" Ou: "Por que parece que estou fazendo todo esse trabalho todas as vezes para tentar chegar ao mesmo objetivo?" Percebi: "Tudo bem. Se eu voltar atrás e esboçar o que está envolvido aqui, acho que posso identificar onde estão os problemas e onde estão os pontos de duplicação". Eu posso reduzir isso e agilizá-lo. Então, da próxima vez, era quando eu reunia uma pequena folha de processo ou dizia: "Ok, veja. Aqui está quem entrar em contato para isso" e "Isso vai para o GitHub". Esse tipo de coisa. Torna-se um pouco mais reduzindo as etapas.

Félix : Faz sentido. Qual é o processo real para documentar? Está tudo escrito, ou é vídeo, ou como você... Como é a biblioteca?

Katel : É principalmente escrito. Usamos um monte de ferramentas diferentes. Eu uso muito o TeamGantt para publicar agendas e essas coisas. Usamos muito o GitHub para... É onde armazenamos todos os nossos repositórios de livros e todos os materiais e conteúdos que acompanham cada projeto de livro. Fazemos tudo... Acompanhando [inaudível 00:29:47] e fazendo aquela coisa no Google Docs. Usamos algumas ferramentas diferentes. Uma das coisas que, na verdade, isso me faz pensar muito é um guia de arquivos. Na verdade, começamos a usar o GitHub. Criamos um Wiki para abrigar nosso guia de estilo editorial. Foi esse projeto incrível que se desenrolou por conta própria. Em algum ponto, gostaríamos de torná-lo de código aberto. É algo em que vinculamos o slack ao GitHub e agora temos esse guia de estilo que está evoluindo e crescendo. Há toda essa conversa em torno disso, o que é muito, muito legal.

Felix : Sim, eu realmente gosto da ideia de criar um Wiki para sua documentação. Eu não fiz isso, mas tudo, tudo o que tenho, está armazenado no Google Docs e sinto que preciso migrar para algo que seja um pouco mais fácil de atualizar e o Wiki soa como uma alternativa muito melhor. Falando em manter as coisas atualizadas, você verifica regularmente a documentação ou como garante que nenhuma das etapas dos processos seja redundante ou atualizada? Como mantê-lo atualizado?

Katel : Acho que ter coisas em uma ferramenta como o GitHub torna isso muito mais fácil. Você não apenas pode entrar e ter certeza de que está trabalhando na versão mais recente, mas acho que também torna muito mais fácil atualizar quando algo precisa ser alterado. Eu também gosto muito disso porque acho que mantém você honesto. Você tem outros colaboradores e pessoas comentando ou puxando. Trabalhar nas mesmas coisas pode mantê-lo atualizado em termos de atualização das coisas e certificar-se de que as coisas estão funcionando, funcionando e úteis.

Félix : Incrível. Para quem não conhece, pelo GitHub, é apenas uma forma de você... Primeira coisa que foi usado, ainda hoje, é mais usado para desenvolvedores que estão contribuindo para uma base de código coletivamente, como você está dizendo . Novamente, ele permite que as pessoas rastreiem quem está adicionando o quê, ou removendo o quê, da base de código. Do jeito que você está usando, está sendo usado para documentação. Pode não ser aplicável para todos por aí, mas na verdade A Book Apart tem um livro Git for Humans, se alguém quiser aprender como fazer isso e usar o GitHub.

Ketel : Sim. É fantástico. Você está totalmente certo. Você encontrou algo ótimo lá porque o GitHub é tão poderoso e robusto. Nós o usamos para esses usos originais, como desenvolvimento web e manutenção de nosso site, manutenção de nosso site e esse tipo de coisa. Estamos sempre muito empolgados por podermos usá-lo para algo ainda mais longe do que isso.

Félix : Sim, definitivamente. Frio. Uma coisa que você estava dizendo anteriormente sobre estabelecer uma linha do tempo, não uma linha do tempo, mas um roteiro para muitos meses, um ano e meio no caminho, era que você descobriu o que precisava ser feito. Acho que um exemplo que você deu foi reforçar o suporte ao cliente. Quando você tem um objetivo como esse, que talvez ao final de 3 meses você queira "reforçar o suporte ao cliente", como esse objetivo realmente se aplica às suas tarefas diárias ou semanais? Acho que esse é um desafio que muitos de nós empreendedores temos, temos metas grandiosas, mas na verdade não se resume a coisas que podemos fazer imediatamente. Fica lá e paira sobre a nossa cabeça como, "Cara, eu tenho essa coisa que tenho que fazer." Você não faz nenhum progresso nesse sentido porque não há passos para chegar lá. Isso faz sentido? Como você passa disso?

Katel : Sim. Algumas coisas, eu sinto, entram nisso pela minha experiência. Um é definitivamente as pessoas com quem você trabalha. Trabalhamos apenas com pessoas extremamente talentosas, inteligentes e atenciosas. Acho que é uma questão de não... É um pouco de sorte, mas também é trabalhar com muitas pessoas e entender que tipo de perguntas fazer e ter certeza de que você tem uma ideia de como será trabalhar com algo e trabalhar com alguém. Eu acho que inversamente, eu sou uma nota mais severa. Se o relacionamento não está funcionando, então estar bem em deixá-lo ir e encontrar um relacionamento que funcione com alguém que você conhece não apenas fará o trabalho que você quer que ele faça, mas também se importará e terá o mesmo investimento que você tem para tornar o negócio e o produto o que ele é. Além disso, definitivamente... Nós não teríamos necessariamente um plano para lançar tudo assim.

Acho que o que fazemos é tentar iterar em pequenos movimentos, para que possamos ver como isso funciona e avaliar e mudar se necessário, ou apenas como, "Ok, isso está funcionando. Continue fazendo isso." No caso do suporte ao cliente, acho que são as pessoas e realmente entrar lá. Há muitas maneiras e muitas áreas em que você pode meio que... Mesmo sendo uma coisa pessoal, mais baseada em relacionamento, onde você está falando com os clientes, nós usamos o Desk, o que é ótimo. É uma ótima ferramenta e acho que há muitas coisas que podemos ver diretamente no Desk. Esses ingressos estão chegando e sendo atendidos com mais regularidade? Qual é o tempo de resposta? As pessoas estão tendo o mesmo problema repetidamente? Não podemos apenas conversar sobre isso, mas ver dados reais sobre o que está funcionando e o que não está.

Félix : Isso faz sentido. Sabendo o que eu sei de apenas conversar com você por 40 minutos, parece que você realmente tenta, não necessariamente detalhar tudo, mas tem uma abordagem metódica. Presumo que seja por isso que o trouxeram. Você não necessariamente ataca o problema, ou o objetivo, de frente, certo? Como você se prepara para assumir um objetivo, é a minha pergunta? Se você tem um grande objetivo, talvez não o de suporte ao cliente, mas digamos que você tenha um objetivo de dizer: "Ok, quero triplicar meu tráfego em 6 meses". Isso não é acionável. Você não pode realmente pegar isso e colocá-lo na sua lista de tarefas para aquele dia e, de repente, triplicou seu tráfego. Qual é a abordagem que você adotou para si mesmo, ou para sua equipe, para garantir que há coisas que são feitas toda semana ou até o final do mês, para garantir que você esteja seguindo uma meta ? Você usa alguma ferramenta ou qualquer tipo de sistema para garantir que os objetivos sejam alcançados?

Katel : Sim. Direi apenas, infelizmente. Eu gostaria de poder colocar coisas assim na minha lista de afazeres e apenas verificar.

Felix : Eu pagaria muito dinheiro por uma lista de tarefas que funcionasse dessa maneira.

Katel : Para objetivos maiores, onde o alcance do público é crescente, ou a construção de parcerias de distribuição, ou a análise de possíveis relacionamentos de licenciamento ou qualquer outra coisa. Eu sou um grande fã, seja pequeno ou grande, de trabalhar para trás. Acho que isso é algo que sempre me salvou de muita ansiedade ao olhar para o futuro em grandes tarefas. Acho que vamos destrinchar um pouco. Também sou um grande fã de planilhas e coisas como TeamGantt, que me permitem ver algo programado e planejado, para que eu possa ajustar as pequenas peças e partes que precisam acontecer ao longo do caminho. Para mim, tem sido uma abordagem muito útil. Ou seja, como eu disse, olhando para todas as coisas que precisam acontecer para chegar lá. Então, acho que adoro confiar e trabalhar com as pessoas que conheço que podem me ajudar com essas coisas. Acho que procuro aquelas partes que precisam acontecer e então peço ajuda com essas coisas. Essa é a única maneira que vai acontecer. Se depender apenas de mim, ficará na minha lista de tarefas para sempre.

Felix : Eu realmente amo essa ideia de retroceder do seu objetivo. Isso é algo que eu adotei talvez alguns anos atrás e realmente mudou as coisas para mim. É muito mais fácil encontrar o caminho de volta ao ponto de partida do que tentar descobrir como chegar a algum ponto final que você ainda nem sabe como é. Acho que é uma ótima ideia. O único método que eu ouvi, você deve saber. Você conhece Amy Hoy? Você já ouviu falar dela?

Katel : Sim.

Felix : Ela é uma grande defensora disso também. Acho que ela chama isso de Bass Ackward. Eu esqueço o que era. Basicamente, ela tem um jeito de dizer: "Sempre comece com o objetivo final em mente e depois trabalhe para trás até chegar a um ponto em que você tenha um objetivo ou um passo que possa ser realizado amanhã". Isso é apenas uma coisa conceitual, para que você saiba que desmembrou sua meta o suficiente para que você possa acordar amanhã e enfrentar essa etapa. É quando você sabe que atingiu o ponto final, não o ponto final, mas o próximo passo, essencialmente, do ponto de partida.

Ketel : Certo. Isso é bom. É bom poder ter algumas coisas em sua lista que você pode marcar. Você pode dizer: "Ok, eu fiz isso." Colocando um passo na frente do outro. Eu penso muito nisso, na verdade. Sou corredor e corro muito. Sempre que saio e corro, eu literalmente penso: "Ok". Adoro correr, mas de vez em quando há um dia em que simplesmente não tenho vontade de fazer isso e penso: "Tudo o que você precisa fazer agora é colocar um pé na frente do outro". Parece brega, mas acho que é aplicável em muitas situações em que você pensa: "Tudo bem. Apenas uma coisa de cada vez."

Félix : Sim. Essa é a razão pela qual, quando ouço as pessoas dizerem: "Sonhe grande", e todas essas coisas, na verdade não sou pessoalmente fã da ideia de sonhar grande. Not because I don't think you should have big goals, but you shouldn't focus on the big goal right off the bat, because it just becomes such a behemoth and looks like it's unaccomplishable because it's so large. I think you should have these big goals. I think you used the term a North Star. You should have this gravitation towards a goal, but don't focus on it so much. Focus on what you can actually do today. What are the very first step, like in your example, the very first step of a run. Focus on that. Don't put your eyes on the finish line, put your eyes on the steps in front of you. I think that's a great point. Frio. I do now want to talk about your remote teams. I think that's where you have the most experience out of all the guests I've had on here. Maybe if we can start off with, how did you know ... Maybe your situation, your industry is a little bit different, or your business is a little bit different, but how did you know who to hire first for the company?

Katel : When I came on, we were already working with quite a few folks, from editors to customer support, to production for, not just print, but e-book. That was great. There was already a base, a group of folks who knew the product, knew what was supposed to happen when. I think that was really helpful for me. To be honest, I came from working at a really big publishing organization. I worked at National Geographic before this. Coming from a very traditional corporate situation, where I would go to work every day and sit in an office and then coming to a situation where I was working at a desk at my house, or coffee shop, and working with people who I wasn't seeing every day, it was completely new. It definitely took me a little while to get used to it. I knew that's something that I wanted to do because I did work with a lot of people who were not in the office when I had that previous job, but I didn't quite know what it would be like to do that as a foundation for no one works together physically. That was something that was actually nice, because I was coming into it and learning how to do it along with everyone else, which was really nice.

We have made other, I guess you would call it, hires. At least in terms of freelance folks along the way. I think that has definitely ... A big part of that is really talking to people. I think any time I have started working with a new freelancer, there's a lot of discussion on a lot of conversation that happens before any work happens. Again, I think it's having a gut feel. I can't say enough about the people that we work with. Everyone is just really wonderful and I think just cares a lot about, not just A Book Apart, because that's one of the things a lot of these people are working on, they really care a lot about the work that they do.

Felix : I think that's one of the biggest shocks that you're talking about earlier is that when you're working for yourself or working from home, when you are working at a day job or you're working in an office, we fantasize about this life. It's going to be so much fun. We'll be home all the time. It's a shock, initially. The whole social aspect is almost gone, right out the window, especially if you're in your own office. You can spend days and, "Wow, I haven't seen anybody," except for people that live in your home. In my case, my dog, so you don't realize how much you miss being around people. How do you personally deal with it? How do you help your employees, or your freelancers, deal with that situation?

Katel : Yeah. I think we definitely rely on Slack. We talk on the phone a lot. We email. We do really use the tools that we have at our disposal to keep communication open. I think what I found is if I need to talk to someone about something and I wait or if I try to find the right time or something, then it may not happen. Even if it's something that I just want to check in really quick on, I just try to find the best method of doing that at the time. Sometimes that means I will email someone or text someone or Slack chat them and say, "Hey, do you have a second? I want to talk over this one thing." They may not have a minute then, but at least then there's something started and we'll get to it when they do have time. One of the things that I guess that is to say that I had to overcome, or I had to talk myself into, was just bother people. It's really just you have to reach out. If I'm running the business, then I need to. If I need to talk to someone, then I'm going to talk them. We'll find a time that works, obviously. I'm not trying to crash anybody's day or crash into anything that they're doing. I think it's really just raising your hand as much as possible and keeping those lines open.

Felix : Yeah, I think that's an important point about how when you are working in the office, usually when you approach somebody that you need their help, or you need to work with them on something, it's almost, "Okay, we're doing it right now." It's a thing that's right in front of us. Let's do it right now. When it's remote and maybe there are time difference, I'm not sure if there's a lot of time differences between your company, but then you have to, like you were saying, there's a lot asynchronous work that happens where you have an idea or you have a thing that you want to work through, but they might not be available at that time. How do you, not necessarily compensate for that, but how do you deal with any time differences? Maybe we'll start there. Are there any big time differences for the people that you work with?

Katel : Not bigger than West Coast, East Coast. Then a couple of authors and editors we've worked with are in the UK or overseas. That definitely, I think, incurs some planning, which is totally fine. I think because everyone is working on multiple things, there's an innate understanding that you do have to plan a lot of this, which is totally fine, even if it's a half an hour conversation. I think that actually turns into a benefit because people really value, not just their time but the other folks' time. Where there's something on the calendar, I feel like I have ... The percentage of times where a call has gone missed or a meeting has not happened is so rare. I think people really want to make it happen. They want to keep things moving.

I think that's also in the nature of what we're doing because we're working on producing something that we obviously, we want to release to the world. There's a sense of wanting to keep things going. I think people are really ... They want to make that communication happen. I would say most of the people we do work with are, obviously, in this space. A lot of us are on the East Coast. I'm actually in Philly now, as of the beginning of this year. I love being in a place where I can take a train to New York and see a lot of the people that I work with. I really do try to do that as often as I can and see people face to face. I think that that's just really valuable any time you can do it. A lot of people may not be able to do that often, but even if you're really remote and you're somewhere where your team is a 3 or 5 hour flight away, trying to do that a couple times a year is super important.

Felix : Makes a lot of sense. I actually had a great question that I saw from a listener when I was asking them for questions about freelancers. They asked, "Freelancers took the freelancing career path to remain independent and flexible and they're their own bosses. How do you manage to balance their interests with the goals of the company?"

Katel : I think the thing that ties us together is not just a love and a caring for the actual content that we're producing, but I think ... One thing that we do, maybe obviously or not obviously, is everyone we work with is paid, obviously. I know that sounds like a no-brainer, but there are a lot of businesses out there that rely on, not necessarily favors, but pulling it together and benefiting from industry community networking resources, which is totally ... Sometimes you need to do that to get something off the ground. I think we've taken a lot of stock into making sure people feel like they're being paid and compensated for the work that they're doing so that they want to do quality work. This has definitely been because of the experiences I've had, I want to feel valued and I want to feel like the work that I'm doing is not just work that I'm proud of, but work that contributes to potentially an overall goal. That's another thing that I like to do sometimes. Sometimes people that I work with, their freelancers may not be as interested as others in A Book Apart's overall goal. I think it's important for them to know it. I try to relay that so that everyone understands what we're all working towards and that it's not just an individual book project, which it can often feel like.

Felix : I think you said something in there that it was a little bit refreshing. I think what you're getting at is that you can't just hire somebody and then sell them on the vision and then expect that the vision's going to compensate them and not pay them what they think that they're worth. You can't just, like you're saying, you have to make sure that they are compensated if you want them to work hard and actually be proud or be invested in the company, invested in doing a good job. I think that that's really important that this idea of just only selling someone the vision hoping that they'll work for free, or work for lower than average, doesn't work out, especially not in the long run. I think that's important.

Katel : Right. I think that goes back to deciding and making decisions about who to hire or the kind of roles that you may or may not need at a certain point in your business' growth. I would love to have a team of editors who work with all the authors that we work with. I would love to have different groups of folks working on things. The reality is that a lot of the times that's not possible. I think identifying if it's one really good employee, or one really good freelancer that you can pay what their rate is and get really good product out there, even if it's a little bit slower, I think that's more meaningful and ends up working a little bit better in the long run, than trying to bang out a lot of things that are maybe not as, not necessarily quality, but have folks less of their time or energy put into it.

Felix : What's the team like? What kind of roles do you have at a company?

Katel : We have a few editors that we work with who are fantastic and the editing process actually ends up being in a few little phases. There's the developmental part, there's a line edit, there's copy edit, there's a lot of different versions. In a particular book, we'll have a couple of editors rotating in those roles, which is really nice because that ends up becoming more of a collaboration and not just a couple people working on something. We have two customer service advocates who are fantastic. Again, one on the West Coast, one on the East Coast. We have someone who works with us freelance pretty part-time at the moment, but we're ramping up a little bit for a particular thing that we're about to launch, doing web development and some design and building there.

Then we also work with a compositor, who does all of the book layout and gets it ready to go to print, which is a huge, massive undertaking and has become a really big part of our process that we have streamlined, which is really great. Then e-book production, so we have someone who comes in and is very knowledgeable and specializes in that. Really not just creates those files, but helps us understand what the best things to do are in a situation for video or for links and that kind of thing. Again, that goes back to really working with people you can rely on for not just getting a job done, but pointing out where things can be done better or where you might want to take things in a different direction.

Felix : Where have you had success finding freelancers or even some part-time workers?

Katel : Definitely through community and through the network of people that we are already working with. I think that is a big place to look is in your own backyard, so to speak. We've definitely, along the way for various roles, we've had ... We've done a Twitter call out and said, "We're hiring this specific role," or whatever. We've definitely had great candidates come through there. I think more often than not, we are already working with someone who knows someone, or someone who has worked with someone else who does this role. We come into it that way, which is great. I think having that background or a foundation of working with someone even tangentially already, just really helps bolster that relationship.

Felix : When they do have someone come on, what's the onboarding process? How do you get them to understand what the company's about, what their job is, their exposure to all that documentation that you have?

Katel : Depending on the role, it's been a little bit different for each role. A lot of the times, say for e-book production, we started working with our current producer, I think a couple years ago now, or a year and a half ago. At the time, we were ... The e-book producer we had been working with was leaving. There was a hand-off, which was really nice. It gave us an opportunity to say, "Here's the process and here's what we've documented so far," but it also allowed us to see that there were some holes that we wanted to fill, in terms of the hand-off from composition to e-book production. We wanted to streamline that a little bit and also see if we could make it a little bit more efficient.

In onboarding that person, we just ... Again, I think it's definitely not ... I don't ever want to call it brain dump, but that sounds so bulky. It's more getting the lay of the land and figuring out what ... The two key things that we want to cover is what are the struggles and what are we doing that does work well that we can potentially improve upon? The other part, because people we work with now, there's not a lot of really revolving roles. We've been working with the same people for awhile now, which is great. Editors, I think, are the one group where we may have new editors coming on board from time to time. I do work with one particular editor who we've worked together to put together an onboarding process. Just having style guides ready and materials for, "Here are checklists for kicking off a book project. Here are checklists for wrapping one up." I think it's again, making sure folks have access to not just the tools they need, but just information.

Félix : Incrível. I'm not sure this is as big of an issue for you because you do have these more so full-time folks that are already ... You know them from your network. Do you have to do any quality assurance involved when you work with remote workers, more than if you're working in an office?

Katel : Not necessarily. I think, again, that really ties back to the people who are actually doing the job. I think there's always a sense of ... If you're running the business, there's always a sense of wanting to make sure that anything you put out into the world, that you've seen it and signed off on it. I think that is definitely something we are all trying to strike a balance with, is making sure things are up to snuff in terms of what we think is the level of quality and what kind of experience we want people to have with our product, also not getting in our own way and blocking that from happening because we're putting so many points of quality control into it. That's not to say that we don't do it, it's just, like I said, we want to make sure that we're doing it in an effective way.

Félix : Faz sentido. Frio. What's in store for the remainder of this year? What are some goals that you want to hit for A Book Apart?

Katel : We are going to have some new hire news very soon. That's really all I can say about that, but it's very exciting. It will be a new staff position, which is really great and I think will definitely help us reach some of these goals. We have about 20 books in the catalog at this point, which is super exciting. We've got between, I'd say, 5 to 7 new titles that are in the pipeline for this year and early next. Definitely working on those. Two of those are the second set of brief books that we just launched earlier this year. That's an e-book only book that we are trying as a format. Those are even shorter books. Those are around 30 to 50 pages and they're deep dives or an essentials look at a particular topic. We're experimenting a little bit and getting a little bit of runway to do that. We're very excited. Growing the catalog and looking at putting a little bit more weight behind marketing efforts and working with partners.

Felix : Very cool. That's great news. Thanks so much, Katel. ABookApart.com is the website. Any where else you recommend that listeners check out, they want to follow along with A Book Apart, or what you're up to?

Katel : Sure. We are on Twitter at A Book Apart and Facebook, you can find us there. We blog every once in awhile about what our authors are up to. That's just on the blog portion of the website. Definitely stay up to date there. Then we have a newsletter, so you can always sign up and we send out lots of good stuff like sales and new book releases there.

Felix : Very cool. Thanks so much.

Katel : Great, thank you.

Felix : Thanks for listening to Shopify Masters, the e-commerce marketing podcasts for ambitious entrepreneurs. Para iniciar sua loja hoje, visite Shopify.com para uma avaliação gratuita de 14 dias.