12 aplicativos e ferramentas super legais e que economizam tempo

A parte surpreendente de administrar um negócio é quanto tempo é gasto em tarefas que não são essenciais para sua missão principal. Esteja você rastreando despesas ou procurando números de telefone, o trabalho administrativo pode consumir a maior parte do seu dia de trabalho, se você permitir. Mantenha tarefas irrelevantes à distância com ferramentas e aplicativos que economizam tempo. Aqui estão alguns dos nossos favoritos:

Colaboração

1. Gerenciamento de projetos : Basecamp
Custo: começa em $ 20/mês; 60 dias de teste gratuito disponível

Se você sente que está reordenando listas de tarefas há horas e ainda não está chegando perto de atingir suas metas, seu software de gerenciamento de projetos pode ser o culpado oculto. Há uma razão pela qual o Basecamp é usado por mais de 285.000 empresas para concluir centenas de milhares de projetos: possui uma interface elegante, listas de tarefas fáceis de usar com recursos de arrastar e soltar e a capacidade de adicionar vários usuários a um projeto para compartilhar arquivos, discutir detalhes e até mesmo atribuir tarefas. Os gerentes de projeto podem selecionar quem tem acesso às informações de qualquer projeto dentro do sistema, e as pessoas podem até responder por e-mail. Tudo é armazenado junto no projeto para referência futura. O Basecamp é uma ferramenta baseada na web, mas também existem aplicativos para Android e iPhone.

2. Compartilhamento de documentos : Dropbox
Custo: grátis para até 2 GB

Se você não tem tempo para enviar documentos constantemente por e-mail para as pessoas que precisam deles, o Dropbox é um sonho. Basta criar uma pasta compartilhada, fazer com que seu usuário aceite o convite e pronto – você terá uma pasta que sincroniza com todos os seus computadores e dispositivos – e também com os de seus colegas de trabalho ou membros da equipe. (Quem precisa de pen drives)?

3. Edição Colaborativa : Rascunho
Custo: grátis (ou uma assinatura de $ 3,99/mês)

Se você quiser que alguém comente em uma próxima postagem de blog ou e-mail antes de enviar, o Draft oferece uma interface bonita onde você pode ver duas versões de uma postagem (com adições e exclusões claramente destacadas) lado a lado. Felizmente, seu colaborador não substitui seu texto original, então você pode ignorar os comentários que não achar úteis e incorporar os que você gosta. O rascunho também economiza muito tempo tentando ler comentários prolixos em uma pequena caixa de comentários no Microsoft Word.

4. Bate-papo em grupo : Atlassian HipChat
Custo: grátis para até dois usuários, $ 2/mês para mais

Quer se comunicar com toda a sua equipe mesmo quando eles estão trabalhando remotamente? O HipChat oferece uma sala de bate-papo, recursos de compartilhamento de vídeo e arquivos, bem como a oportunidade de conversar individualmente. Por que economiza tempo? Porque elimina a necessidade de pegar o telefone, enviar mensagens de texto ou usar alternativas demoradas, como o bate-papo do Facebook, onde inúmeras distrações abundam.

Dinheiro

5. Faturamento: Freshbooks
Custo: plano gratuito para um cliente, outros planos variam de US$ 19,95 a US$ 39,95/mês

Tentar criar e rastrear suas próprias faturas por meio de planilhas pode ser difícil, então economize tempo usando o software de faturamento para fazer o trabalho sujo para você com a contabilidade em nuvem do Freshbooks. Além de permitir que você envie e rastreie o pagamento de faturas, o Freshbooks tem alguns bônus adicionais: a capacidade de importar e exportar dados, notificações atrasadas que podem ser configuradas para notificar automaticamente os clientes, relatórios comerciais, a capacidade de rastrear tempo e despesas, etc.

6. Acompanhamento de despesas: Shoeboxed
Custo: plano gratuito ou planos pagos que variam de US $ 9,95 a US $ 99,95 / mês (testes gratuitos e um plano DIY gratuito estão disponíveis)

Shoeboxed transforma sua pilha de recibos em dados digitais utilizáveis. Basta tirar uma foto com seu telefone (ou recibos de e-mail), e Shoeboxed irá digitalizá-los, organizá-los e classificá-los para você. Funciona com Quickbooks e outros aplicativos de contabilidade. Um plano gratuito inclui cinco recibos por mês e armazenamento ilimitado de documentos; $ 9,95 permite que você envie até 1.000 documentos por meio de envelopes pré-pagos e também inclui consultoria fiscal.

7. Rastreamento de milhagem : MileIQ
Custo: grátis para até 40 viagens por mês ou US$ 5,99/mês para um plano ilimitado)

Se você sabe que está esquecendo de reivindicar todas as deduções de milhagem quando a temporada de impostos chegar e deseja evitar distribuir dinheiro extra para o Tio Sam, o MileIQ virá em seu socorro. Este aplicativo para iPhone permite que você dirija e classifique cada viagem como de negócios ou pessoal com um único toque. Você pode até classificar várias viagens de uma só vez. Um registro de quilometragem pode ser editado facilmente para relatórios de despesas ou impostos.

8. Processamento de cartão de crédito : Square
Custo: 2,75 por cento / furto

Oferecendo serviços em movimento? Em vez de copiar os números de cartão de crédito para mais tarde, use o Square. Com um scanner gratuito que se conecta ao seu tablet ou smartphone, você poderá receber pagamentos pelo aplicativo Square por uma pequena porcentagem.

Logística

9. Gerenciamento de contatos: Highrise
Custo: planos gratuitos e pagos de US$ 24 a US$ 99/mês

Algumas pessoas têm mais talento para lembrar nomes e rostos do que outras, mas os detalhes podem se perder em qualquer pessoa. Acompanhe seus clientes e leads, suas informações de contato e todos os detalhes pertinentes: como você se conheceu, quem o indicou, o nome de sua empresa, seus perfis de mídia social, sites e quaisquer outros campos que você gostaria de acessar quando necessário. Cada contato recebe sua própria página, e você e sua equipe podem adicionar notas e detalhes e até mesmo atribuir tarefas (como enviar notas de agradecimento) a uma pessoa específica. Também é útil para rastrear negócios, propostas e leads… sem ter que vasculhar mensagens em e-mail e várias redes de mídia social.

10. Gestão de viagens : Mynd
Gratuito

Mynd é um app interessante que sincroniza todos os seus calendários, mas tem outro recurso incrivelmente útil: se você é uma daquelas pessoas que se atrasa cronicamente porque subestima constantemente o tempo que levará para dirigir em algum lugar, este O aplicativo para iPhone analisa o clima e as condições de viagem e informa quando é hora de ir (desde que o endereço de onde você está indo esteja escrito em seu calendário). O Mynd iniciará seu aplicativo de navegação favorito em seu telefone para que você possa chegar lá. As reuniões que começam na hora terminam na hora, e o Mynd ajuda você a chegar lá para que você não atrapalhe os outros.

11. Contratos : Nosso Negócio
Custo: grátis até $ 29,99 +

Se você estiver enviando contratos para pessoas por e-mail e esperando que eles assinem e enviem por correio ou fax de volta, OurDeal pode acelerar o processo. Ele permite que você crie contratos escritos seguros e confidenciais eletronicamente, e ainda tem modelos para selecionar se você não tiver seu próprio contrato para carregar.

12. Backup de arquivos: qualquer disco rígido externo
Custo: varia

Além de armazenar arquivos no Dropbox ou na Nuvem, você vai querer um disco rígido externo para fazer backup de seus dados caso o disco rígido do seu computador falhe – já que é apenas uma questão de tempo. Qualquer disco rígido externo serve. Algumas opções populares incluem Western Digital My Passport e Seagate Backup Plus. Certifique-se de fazer backup de seus dados pelo menos uma vez por semana, e você poderá recuperar mais rapidamente em caso de desastre.

Quais são seus aplicativos e ferramentas favoritos para economizar tempo? Conte-nos sobre eles nos comentários.

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