Você deve cobrar imposto sobre vendas em sua loja online?

Este é um post convidado por Mark Faggiano de TaxJar.

Observação: esta postagem se aplica apenas a comerciantes baseados nos EUA.

Quase todos os vendedores de produtos com sede nos EUA terão uma data de vencimento do imposto sobre vendas em janeiro. Alguns vendedores têm que arquivar o imposto sobre vendas com frequência e ter todo o imposto sobre vendas resolvido. Mas muitos só precisam declarar o imposto sobre vendas uma vez por ano. Para esses vendedores, janeiro e suas muitas datas de vencimento de impostos sobre vendas podem ser um alerta frio e indesejável após a temporada de férias divertida e lucrativa.

Mas não tenha medo, o processo de conformidade de impostos sobre vendas pode ser dividido em cinco etapas gerenciáveis. Comece aqui e você estará em conformidade com os impostos sobre vendas rapidamente.

Determine onde você tem nexo

Quarenta e cinco estados e o Distrito de Columbia exigem que os comerciantes coletem um imposto sobre vendas dos compradores. A boa notícia é que você só precisa coletar impostos sobre vendas nesses estados se tiver o que é chamado de “nexo de impostos sobre vendas”. O Nexus é estabelecido quando você tem uma presença comercial significativa em um estado, o que pode incluir coisas como:

• Ter um escritório
• Ter um funcionário
• Ter um armazém
• Ter um afiliado
• Armazenar inventário
• Dropshipping de um provedor terceirizado
• Fazer negócios físicos temporariamente em um estado por um período limitado de tempo, como em uma feira ou feira de artesanato

Se você suspeitar que pode ter uma presença física em um estado, verifique com a autoridade tributária desse estado para determinar se você tem ou não nexo de imposto sobre vendas.

Clique neste mapa para obter mais informações sobre a cobrança de impostos sobre vendas em cada estado:

O primeiro passo para a conformidade com os impostos sobre vendas é sempre determinar onde você tem nexo de impostos sobre vendas e configurar sua loja on-line (e quaisquer outros canais nos quais você possa vender) para coletar impostos sobre vendas .

Depois de determinar onde você tem nexo, seu próximo passo é:

Registre-se para uma licença de imposto sobre vendas

Os estados onde você tem nexo exigem que você obtenha uma autorização de imposto sobre vendas antes de começar a coletar o imposto sobre vendas. Para se registrar para obter uma autorização de imposto sobre vendas, acesse o site do Departamento de Receita do seu estado ou ligue para eles.

Os estados usam fundos de impostos sobre vendas para pagar coisas como escolas, estradas e segurança pública, por isso investem muito em quaisquer comerciantes com nexo em suas linhas estaduais coletando e enviando impostos sobre vendas.

As licenças de imposto sobre vendas de alguns estados são gratuitas, enquanto outras custam uma pequena quantia.

Depois de se registrar, seu estado informará quando e com que frequência eles querem que você pague. Geralmente é mensal, trimestral ou anual. A maioria das datas de vencimento anuais cai em janeiro, e é por isso que quase todos os vendedores de comércio eletrônico estarão lutando para arquivar e pagar este mês.

Não pule esta etapa! Alguns estados consideram ilegal a cobrança de impostos sobre vendas sem autorização.

Aqui está um exemplo de solicitação de permissão de imposto sobre vendas do estado de Wisconsin:

Recolher imposto sobre vendas

Depois de se registrar em qualquer estado em que você tenha nexo, é hora de configurar a cobrança de impostos sobre vendas. Para ativar a cobrança de impostos sobre vendas na Shopify, basta acessar Configurações > Impostos. O Shopify Tax Manual orienta você de forma rápida e completa na configuração do imposto sobre vendas.

Vendedores multicanal, lembre-se de que você deve coletar o imposto sobre vendas dos compradores nos estados em que você tem nexo de imposto sobre vendas em todos os canais em que vende. Novamente, isso geralmente é bastante fácil se você tiver apenas um nexo de imposto sobre vendas em um estado. Se você tiver nexo de impostos sobre vendas em vários estados, verifique com todas as plataformas nas quais você vende para ter certeza de que está coletando automaticamente os impostos sobre vendas dos compradores corretos.

Calcule quanto imposto sobre vendas você coletou

À medida que a data de vencimento do imposto sobre vendas se aproxima, agora é a hora de descobrir quanto imposto sobre vendas você coletou dos compradores em todos os estados onde você tem nexo.

Se você vende apenas pela Shopify e está no plano Profissional ou Ilimitado, isso pode ser bastante simples de determinar executando um relatório de impostos sobre vendas na guia Relatórios da sua loja da Shopify. Mas se você vende em vários canais ou aceita pagamentos em várias plataformas, isso fica cada vez mais complexo. Softwares como o TaxJar irão lidar com essa tarefa para você, mas se você optar por fazer isso sozinho, você deve gerar um relatório sobre quanto imposto sobre vendas você coletou dos compradores em cada estado de cada canal em que você vende.

Alguns estados são simples - eles só querem saber quanto imposto sobre vendas você coletou de todos os compradores em um estado. Mas a maioria dos estados são mais complicados. Eles não apenas querem saber o valor total do imposto sobre vendas que você coletou dos compradores em seu estado, mas também querem que você divida esse valor por condado, cidade ou outro distrito tributário especial. Isso pode significar revisar suas vendas com um pente fino para determinar onde cada um de seus compradores morava. É aqui que a conformidade com os impostos sobre vendas pode rapidamente se tornar um pesadelo demorado.

Depois de calcular quanto imposto sobre vendas você coletou, sua próxima etapa é…

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Arquive sua(s) declaração(ões) de imposto sobre vendas

Agora vem a parte em que você entrega o imposto sobre vendas que você coletou dos compradores para o estado ou estados onde você tem nexo de imposto sobre vendas.

A maioria dos estados facilita bastante o arquivo online. Na verdade, alguns estados exigem que você arquive online ou pague uma multa. Verifique com seu estado individual quando e como arquivar.

Não pense que você está fora do gancho se não coletar nenhum imposto sobre vendas durante esse período tributável. Muitos estados ainda exigem que você arquive o que é conhecido como “retorno zero”, mesmo que você não tenha fundos de impostos sobre vendas para enviar a eles. Uma devolução zero é uma declaração de imposto sobre vendas que apenas informa ao estado que você não coletou imposto sobre vendas durante esse período tributável. Eles basicamente querem que você faça o check-in e garanta que você ainda está no negócio. Se você esquecer de registrar uma devolução zero, poderá receber uma multa, como se esquecesse de registrar e pagar.

Falando em pagar, vale a pena arquivar suas declarações de imposto sobre vendas no prazo. Muitos estados percebem que o imposto sobre vendas é um fardo e concederão aos comerciantes um desconto de imposto sobre vendas para pagamento antecipado ou pontual. Não deixe esse dinheiro na mesa.

Relaxe – você acabou com o imposto sobre vendas!

Depois de executar essas etapas, você terá terminado o imposto sobre vendas... por enquanto. Seu próximo passo? Coloque a próxima data de vencimento do imposto sobre vendas em seu calendário e prepare-se para fazer tudo de novo.

Sobre o autor: Inscreva-se para uma avaliação gratuita de 30 dias do TaxJar hoje e coloque uma tampa no imposto sobre vendas!