8 etapas para preparar seu negócio on-line para o tempo de impostos

A temporada de impostos está aqui e, seja seu primeiro ano de negócios ou seu décimo ano, sempre parece que há uma lista interminável de tarefas a serem cumpridas para arquivar seu retorno. Se você mora nos EUA, este guia passo a passo o ajudará a se organizar para que você possa começar e apresentar sua declaração de imposto de 2016 bem antes do vencimento.

Vamos começar.

Etapa 1: lembre-se desses prazos fiscais

Os prazos fiscais podem atrapalhar você. Perdê-los pode resultar em penalidades caras.

Seus impostos vencem em 17 de abril de 2017. Dependendo da natureza do seu negócio, você também pode precisar enviar documentos adicionais ao IRS antes dessa data.

Adicione estas datas ao seu calendário e não perca um único prazo:

2 de fevereiro: Formulários 1099 e W2 carimbados

Se você pagou a um contratado ou funcionário independente mais de US$ 600 em 2016, já deve ter fornecido um 1099 ou W2, respectivamente, até 1º de fevereiro.

16 de março: Devolução da parceria devido

15 de março é o prazo para apresentar as declarações de imposto de pessoa física e jurídica. O prazo anterior dá aos parceiros a chance de receber o Schedule K-1 antes da data de vencimento da declaração de imposto pessoal.

17 de abril: Declarações de imposto corporativo devidas

15 de março é o prazo para apresentar sua declaração de imposto corporativo (formulários 1120 e 1120S) ou solicitar uma extensão de imposto.

17 de abril: Devoluções Individuais Vencidas

17 de abril é o prazo para apresentar declarações de imposto de pessoa física ou individual (formulários 1040) ou solicitar uma extensão de imposto.

Passo 2: Organize seus recibos

Se você ainda não o fez, é hora de ir sem papel. Armazenar seus recibos on-line economizará uma montanha de papel para classificar na hora do imposto.

Essas ferramentas ajudarão você a organizar seus recibos sem papel:

Evernote (Gratuito)

Você pode carregar e acessar digitalizações ou fotografias de recibos, cartões de visita e documentos importantes de qualquer dispositivo. Use o Scanner ScanSnap Evernote Edition para carregar documentos diretamente em sua conta Evernote.

ShoeBoxed (até $ 100/mês)

Se você tiver uma grande quantidade de recibos para armazenar, você pode optar por enviá-los em um dos 'Envelopes Mágicos' do Shoeboxed, e o Shoeboxed inserirá todos os dados para você.

Expensify (a partir de US$ 5/mês para cada usuário ativo)

Os pagamentos feitos com cartões bancários conectados são importados automaticamente e as despesas em dinheiro são adicionadas manualmente. O aplicativo móvel da Expensify também permite fotografar e armazenar recibos em qualquer lugar. Os recibos são automaticamente combinados com a despesa correta usando a tecnologia SmartScan do serviço.

Etapa 3: atualize sua contabilidade

Para registrar seus impostos, você precisa garantir que seus livros estejam atualizados. Um conjunto claro de livros dá uma visão precisa das receitas e despesas do seu negócio. Eles também são sua primeira linha de defesa em caso de auditoria.

Você pode usar um software de contabilidade para pequenas empresas para processar sua própria contabilidade. Alternativamente, se você preferir que um profissional faça isso por você, procure contratar um contador local ou online.

Se as informações em seus livros estiverem incorretas, você corre o risco de fazer uma declaração falsa inadvertidamente ao IRS.

Quando se trata de atualizar seus livros, escolha um método que seja melhor para você com base na quantidade de tempo que você tem para dedicar à contabilidade, seu orçamento e quão confiante você se sente em gerenciar seus próprios livros.

Etapa 4: enviar 1099s

Se você pagou a um contratado independente mais de US$ 600 durante o ano fiscal, já deve ter enviado um Formulário 1099 ao contratado até 1º de fevereiro e precisará enviar uma cópia ao IRS até 31 de março de 2017.

Etapa 5: entender os requisitos de impostos sobre vendas

As leis de impostos sobre vendas são complexas na melhor das hipóteses. Você vai querer consultar seu contador sobre isso, mas vamos ver brevemente como o imposto sobre vendas se aplica a negócios online.

As exigências fiscais estaduais são ditadas por um conceito legal chamado 'nexo'. Nexus significa que uma empresa precisa ter alguma conexão física com um estado para coletar o imposto sobre vendas lá. Se o seu negócio desenvolve nexo em um estado, você deve coletar o imposto sobre vendas nesse estado.

Embora muitas empresas só tenham nexo com o estado em que vivem, há casos em que sua empresa pode desenvolver nexo em estados adicionais.

Aqui estão alguns exemplos de coisas que desenvolvem nexo:

• Um escritório
• Funcionários
• Um armazém
• Hospedando uma loja pop-up ou vendendo em uma feira de artesanato
• Armazenar inventário

Você é legalmente obrigado a recolher impostos sobre vendas em qualquer local onde sua empresa tenha desenvolvido nexo. As leis tributárias variam entre os estados, portanto, antes de arquivar sua declaração, consulte um profissional de impostos para confirmar se você está atendendo adequadamente aos requisitos estaduais de imposto sobre vendas.

Etapa 6: considere solicitar uma extensão de imposto

É importante entender que uma extensão de imposto não o isenta do pagamento de impostos devidos dentro do prazo normal.

Então, por que se preocupar em solicitar uma extensão em primeiro lugar? Bem, solicitar uma extensão é fácil e lhe dá mais tempo para arquivar sua declaração de imposto.

Para solicitar uma extensão de imposto, você precisará preencher o formulário de extensão de imposto que corresponde ao seu tipo de empresa (abaixo) e estimar o valor dos impostos devidos no ano. Em seguida, envie o formulário preenchido e seu pagamento de impostos devidos ao IRS eletronicamente ou por correio até 15 de abril (16 de março para empresas).

Desde que você arquive antes do prazo, a extensão é automática. O IRS só entrará em contato com você se o seu pedido não for permitido.

Observe que, se você não efetuar o pagamento de impostos devidos dentro do prazo normal de impostos, poderá ser responsabilizado por multas e juros, mesmo que tenha solicitado uma prorrogação.

Para solicitar uma extensão de imposto, use o formulário que corresponde ao seu tipo de empresa:

Parcerias – 15 de março de 2017

Para se qualificar para uma extensão automática de 7 meses, use o Formulário 7004.

Corporações - 17 de abril de 2017

Para se qualificar para uma extensão automática de 6 meses, use o Formulário 7004.

Empresários individuais - 17 de abril de 2017

Para se qualificar para uma extensão automática de 6 meses, use o Formulário 4868.

Etapa 7: confira essas deduções fiscais

As deduções a seguir geralmente estão disponíveis para vendedores on-line.

Essas despesas podem ser deduzidas no Anexo C, Formulário 1040, salvo indicação em contrário.

Observe que, se sua empresa for nova, você precisará consultar seu contador, pois algumas de suas despesas podem cair nos custos de 'inicialização'.

Escritório em casa

Para se qualificar para a dedução do home office, você precisa atender a três requisitos: exclusividade, regularidade e precedência.

• Exclusividade: Sua área de trabalho precisa ser usada exclusivamente para negócios.
• Regularidade: Seu home office precisa ser usado regularmente. Isso não precisa ser todos os dias, mas deve ser consistente.
• Precedência: Você deve passar a maior parte do tempo em seu escritório em casa e realizar as atividades comerciais mais importantes lá.

Para calcular a dedução do seu home office, você pode usar o método simplificado ou o método regular. Com o método simplificado, você faz uma dedução padronizada de US$ 5 por metro quadrado de sua casa usada para negócios, até um máximo de 300 metros quadrados.

Com o método regular, você deve calcular a porcentagem real de sua casa usada para negócios, dividindo a área usada para negócios pela área total de sua casa.

Se você calcular sua dedução usando o método normal, também precisará preencher o Formulário 8829.

Educação

Se você estiver participando de aulas ou workshops que agreguem valor ao seu negócio e/ou aumentem seus conhecimentos, eles são totalmente dedutíveis.

Custos de telefone e internet

Se você tiver um telefone usado exclusivamente para fins comerciais, o custo do plano telefônico é totalmente dedutível como custo de serviços públicos. Se você usa seu telefone para fins comerciais e pessoais, só pode deduzir uma porcentagem do custo total da conta telefônica com base em quanto usou seu telefone celular para negócios.

Por exemplo, se você usa seu celular 60% para negócios e 40% para pessoal, pode deduzir 60% dos custos associados. Manter uma conta de telefone discriminada é uma boa maneira de apoiar sua reivindicação caso você seja auditado.

Se você usa serviços como Skype ou Google Voice, pode deduzi-los como despesas de escritório.

Sua conta de internet também pode ser deduzida como custo de serviços públicos. Se você trabalha em um escritório em casa e usa uma única conexão com a Internet, precisará contabilizar o uso pessoal. Calcule a porcentagem de uso relacionado aos negócios e aplique-a ao total.

Temas de hospedagem na web e loja online

O custo de registro de domínio e hospedagem de comércio eletrônico é dedutível em outras despesas. Você também pode deduzir o custo de qualquer modelo de loja online ou temas personalizados da Shopify adquiridos para sua empresa como despesa de software ou marketing.

Trabalho do Empreiteiro

O custo da contratação de um contratado independente pode ser reivindicado como contrato de trabalho.

Custos de remessa

O custo de envio de mercadorias para seus clientes, como custos de postagem e embalagem, pode ser reivindicado como outras despesas.

Uso do veículo

Para deduzir o uso comercial do seu veículo, você precisará rastrear sua milhagem para viagens de negócios. Isso pode ser feito rapidamente com uma ferramenta como o rastreador de milhagem Shoeboxed. No mínimo, você deve registrar o número de quilômetros percorridos ao longo do ano (registre a leitura do hodômetro em 1º de janeiro e depois em 31 de dezembro) e mantenha um registro de reuniões, viagens aos correios etc. em seu calendário.

Outra técnica comum é acompanhar a milhagem comercial e pessoal por um período de duas semanas a cada trimestre. Você pode usar isso no final do ano para calcular uma proporção de uso comercial versus pessoal.

Depois de estabelecer a milhagem total percorrida, divida as milhas comerciais pelo total de milhas percorridas para determinar a porcentagem de uso comercial.

Taxas de serviço on-line

Os serviços online usados ​​para fins comerciais, como Shopify, Shoeboxed e quaisquer outros aplicativos que você usa para administrar seus negócios, são dedutíveis como despesas comerciais.

Equipamento

O custo do equipamento comercial, como seu computador comercial, câmera e telefone celular (se você o possuir), pode ser recuperado por meio de depreciação ou dedução da seção 179. Em alguns casos, um contador pode até aconselhar que você deduza o custo do equipamento comercial como uma despesa comercial padrão.

É altamente recomendável que você trabalhe com um contador para deduzir adequadamente os custos do equipamento. Todas essas abordagens para deduzir custos de equipamentos podem fornecer diferentes benefícios financeiros para o seu negócio. Por exemplo, pode ser mais benéfico deduzir os custos do equipamento em um único acerto (usando a dedução da seção 179 ou como uma despesa comercial padrão) ou depreciar o custo ao longo de vários anos.

Além disso, diferentes itens são depreciados usando diferentes métodos de depreciação, e configurar um cronograma de depreciação pode ser extremamente complicado de acertar.

A melhor maneira de deduzir adequadamente o custo do equipamento comercial é manter um registro de todas as compras de equipamentos comerciais e pedir ao seu contador para aconselhá-lo sobre como deduzi-lo em sua declaração de imposto.

Serviços profissionais

Os honorários legais e profissionais que são necessários e diretamente relacionados ao funcionamento do seu negócio, como honorários cobrados por contadores e guarda-livros, podem ser reivindicados como serviços profissionais.

Etapa 8: encontre o contador certo e faça essas perguntas

Ao procurar um contador para ajudar a declarar seus impostos, leve em consideração o quão bem eles entendem seu setor, as necessidades específicas do seu negócio e se eles cobram por hora ou cobram uma taxa fixa.

Depois de contratar um contador, faça as seguintes perguntas para ver se há outras maneiras de reduzir sua conta de impostos:

1. Existem créditos fiscais locais disponíveis? (este é um grande que os empresários muitas vezes perdem)
2. Minha empresa tem nexo em outros estados? Eu lidei com o imposto sobre vendas corretamente?
3. Existem vantagens em mudar a estrutura do meu negócio?

Para você

Os impostos provavelmente não são sua parte favorita da propriedade do negócio, mas com algum planejamento e organização você pode maximizar suas deduções e aliviar o estresse da temporada de impostos.

Se você tiver alguma dúvida sobre como preparar seu negócio on-line para o imposto, informe-nos nos comentários abaixo e faremos o possível para ajudá-lo!

Sobre o autor: Este post é trazido a você pela Bench, o serviço de contabilidade online que combina você com um contador profissional e usa um software simples e elegante para fazer seus livros para você.