Planejamento de Capacidade: Estratégias, Benefícios e Melhores Práticas

O planejamento da capacidade de produção é uma questão de oferta e demanda: uma questão que pode decidir o destino do seu projeto ou linha de produção. Continue lendo para saber mais sobre as estratégias de planejamento de capacidade e as práticas recomendadas de gerenciamento de capacidade que você pode usar para planejar seus recursos e garantir que os membros de sua equipe estejam trabalhando na tarefa certa no momento certo.

O que é planejamento de capacidade?

O planejamento de capacidade é um processo que equilibra os recursos disponíveis para atender a demanda do cliente ou os requisitos de capacidade do projeto. A capacidade, em termos de gerenciamento de projetos e fabricação, é o maior trabalho que pode ser feito em um determinado período de tempo.

No gerenciamento de projetos, o processo de planejamento de capacidade é muito importante porque está relacionado a áreas críticas de conhecimento em gerenciamento de projetos, como:

• Gestão de recursos
• Gerenciamento de tempo
• Gerenciamento de equipe
• Gestão de Trabalho

Capacidade de produção, planejamento estratégico e planejamento de projetos obviamente andam de mãos dadas. Planejamento é como se programam as horas dos membros da equipe para que o trabalho seja feito a tempo. A gestão da capacidade não é um processo rígido. Todas as empresas são diferentes e a demanda pode ser volátil, portanto, existem diferentes estratégias de planejamento de capacidade que os gerentes de projeto podem usar para se adaptar a diferentes cenários.

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Estratégias de planejamento de capacidade

Existem três estratégias de planejamento de capacidade para ajudá-lo a atender à demanda, cobrir seus requisitos de recursos e aumentar a produtividade dos membros de sua equipe.

Estratégia de atraso

A estratégia de defasagem consiste em ter recursos suficientes para atender a demanda real, e não as estimativas de demanda projetadas. Essa estratégia de planejamento de capacidade é benéfica para organizações menores que têm requisitos de baixa capacidade.

Estratégia principal

A estratégia de liderança consiste em ter recursos suficientes para atender às previsões de planejamento de demanda. Essa estratégia de planejamento de capacidade é benéfica quando a demanda aumenta, pois o excesso de capacidade pode cobrir o aumento da demanda.

Estratégia de correspondência

Essa estratégia é uma mistura das estratégias de planejamento de capacidade de lead e lag. Nesse caso, os gerentes de projeto precisam monitorar a demanda real, as previsões de planejamento de demanda e as tendências do mercado para ajustar a capacidade de acordo.

Benefícios do Planejamento de Capacidade

O planejamento da capacidade de produção é um importante processo de planejamento estratégico por vários motivos. Aqui estão alguns dos principais benefícios do planejamento de capacidade eficaz.

• Reduz custos
• Evita rupturas de estoque
• Reduz o Lead Time de Produção
• Elimina o excesso de capacidade
• Ajuda no Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: Uma compreensão clara dos requisitos de capacidade do seu projeto ajudará você a obter a quantidade certa de recursos, o que é benéfico para sua cadeia de suprimentos.
• Ajuda no gerenciamento de recursos: Ter a capacidade de produção certa para atender às suas necessidades de capacidade é fundamental para otimizar o planejamento e a alocação de recursos.

Planejamento de capacidade versus planejamento de recursos

Embora os termos “planejamento de capacidade” e “planejamento de recursos” às vezes sejam usados ​​de forma intercambiável, eles não são a mesma coisa. Para entender as diferenças, listamos abaixo.

Planejamento de capacidade

• É um processo de planejamento estratégico projetado para ajudá-lo a determinar se a organização possui a capacidade de produção necessária para atender à demanda.
• Ele analisa a disponibilidade de recursos no nível do conjunto de habilidades/equipe.
• Em seguida, facilita o processo de tomada de decisão para contratação de recursos ou adiamento/aprovação/cancelamento de projetos.
• O planejamento de capacidade é sobre oferta e demanda.

Planejamento de recursos

• É um processo de planejamento estratégico que coordena e aloca recursos reais para tarefas do projeto com base nos requisitos de recursos.
• Ele fornece um plano para gerentes de projeto, quais recursos eles podem planejar para usar em seus projetos e quando.
• O planejamento de recursos se concentra na alocação de recursos.

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Planejamento de Capacidade vs. Planejamento de Requisitos de Capacidade

O planejamento de requisitos de capacidade é a etapa antes do planejamento de capacidade. É o processo em que uma organização decide quanto precisa produzir e se tem capacidade de produção para ser capaz de fazê-lo.

Práticas recomendadas de planejamento de capacidade

Aqui estão algumas dicas e práticas recomendadas de planejamento de capacidade para ajudá-lo a gerenciar seus recursos e equipes.

1. Estabeleça uma equipe multifuncional: Para colaborar e comunicar sobre a capacidade de produção e o gerenciamento de recursos, você deseja uma equipe multifuncional com diferentes níveis e funções.
2. Calcular a capacidade de recursos: Antes de criar um plano de capacidade de produção, você precisa ter uma ideia de sua capacidade atual e de seus recursos disponíveis.
3. Determinar os requisitos de recursos: Para cada projeto, observe o escopo e quais recursos são necessários para realizar a tarefa do projeto.
4. Priorize Projetos: Quais projetos são mais importantes e quais podem ser deixados de lado por enquanto? Você não pode fazer tudo de uma vez.
5. Aloque recursos com base na prioridade do projeto: Agora aloque esses projetos priorizados e certifique-se de que eles estejam alinhados com os objetivos da organização.
6. Mantenha as linhas de comunicação abertas: comunique-se entre executivos, líderes de gerenciamento de projetos e partes interessadas.
7. Documente os riscos conhecidos: monitore riscos como greves sindicais, clima, regulamentações governamentais que interrompem um projeto ou criam novos inesperadamente.
8. Planeje como lidar com muita capacidade: entenda onde está e como resolvê-lo (como reatribuir) ou capacidade insuficiente (novamente, onde/como).

O ProjectManager é uma ótima ferramenta de planejamento de capacidade

O planejamento de capacidade requer as ferramentas certas de gerenciamento de recursos para fornecer aos gerentes uma visão de sua capacidade de produção. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que fornece dados em tempo real para tomar decisões de negócios realmente inteligentes.

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Vídeo de planejamento de capacidade

Quer saber mais sobre planejamento de capacidade? Assista ao vídeo abaixo de Jennifer Bridges, PMP. Embora seu vídeo se concentre em equipes de TI, as lições de gerenciamento de capacidade podem ser aplicadas a qualquer setor.

Aqui está uma captura de tela para sua referência!

Obrigado por assistir!