3 tipos de aplicativos de negócios que sua equipe precisa

Não faltam aplicativos especializados que afirmam aumentar a eficácia e o desempenho de sua equipe. Mas quais valem a pena e quais são exageradas? Quando vale a pena escolher um aplicativo de negócios especializado?

Afinal, é importante pesar cuidadosamente os prós e os contras de adotar um novo aplicativo. Fazer isso requer o dispêndio de recursos, tanto em termos de dinheiro quanto de tempo. É provável que haja um período de ajuste quando uma equipe se afasta de um aplicativo específico e aprende um novo.

Ou, claro, equipes diferentes têm necessidades diferentes. Não existe 'o aplicativo certo para todos'. No entanto, a maioria das equipes se beneficiará ao escolher um aplicativo especializado para três propósitos em particular.

Hoje, compartilharemos nossos pensamentos sobre três categorias de aplicativos das quais a maioria das equipes se beneficiaria, as vantagens de escolher uma solução especializada e sugestões sobre como escolher a opção certa para sua equipe em particular.

Gerenciamento e Planejamento de Tarefas

Obter o máximo de produtividade de uma equipe é uma preocupação fundamental para os gerentes modernos.

Quando a concorrência é acirrada, você inevitavelmente deseja obter o mais alto nível de produção possível. Muitas vezes, isso significa trabalhar de forma mais inteligente do que mais difícil. Não empurre as pessoas além de seus limites. Em vez disso, encontre maneiras mais eficientes de trabalhar que produzam melhores resultados.

Um método para aumentar a produtividade da equipe é usar um aplicativo especializado em gerenciamento e planejamento de tarefas. Eles oferecem várias vantagens em relação a outras formas de trabalho, como enviar e receber listas de tarefas por e-mail. Opções como Trello e Asana se tornaram muito populares.

Então, quais são algumas das principais considerações ao escolher um aplicativo de gerenciamento de tarefas para sua equipe?

• Interface. Se um aplicativo de gerenciamento de tarefas é confuso ou confuso, pode acabar prejudicando a produtividade mais do que ajudando . Antes de escolher um aplicativo, certifique-se de que a interface seja intuitiva e utilizável para todos os membros da equipe, especialmente aqueles que podem ser menos alfabetizados em tecnologia do que outros.
• Móvel. Muitas equipes gostam de estar conectadas mesmo em movimento. Se sua equipe trabalha dessa forma, é importante escolher um aplicativo de gerenciamento de tarefas com uma versão móvel confiável. Certifique-se de que as versões para dispositivos móveis e desktop sejam sincronizadas perfeitamente e que o aplicativo para dispositivos móveis funcione tão bem quanto seu equivalente para desktop.
• Suporte e Confiabilidade. Você inevitavelmente encontrará alguns desafios e problemas ao lançar um novo aplicativo em sua equipe. Nesses casos, você deseja garantir que o suporte ao cliente adequado esteja disponível. Ter que esperar por assistência técnica pode prejudicar seriamente a produtividade de sua equipe.

Ter o gerenciamento de projetos e tarefas gerenciado por um aplicativo pode ajudar o trabalho a funcionar sem problemas, aumentar a transparência e reduzir a necessidade de reuniões e relatórios, pois os membros da equipe podem monitorar o progresso em tempo real. Escolha o caminho certo para as necessidades de sua equipe em particular, em vez de apenas optar por uma opção popular.

Comunicações internas

Já se foram os dias das equipes se comunicando por meio de cadeias de e-mail infinitamente confusas ou, pior ainda, por fax!

Em vez disso, as equipes de trabalho modernas estão adotando tendências como o uso de serviços seguros de mensagens instantâneas para comunicação interna.

Então, quais são as vantagens de mudar para esse tipo de comunicação e por que você deve considerá-lo para sua equipe?

• Foco. É muito melhor usar um ambiente de aplicativo dedicado para mensagens relacionadas ao trabalho. Quando as pessoas usam um aplicativo especializado de mensagens instantâneas para negócios , isso garante que elas estejam em um estado de espírito de trabalho. Permitir que as pessoas se comuniquem por texto ou pelo serviço de mensagens que usam para sua vida social é uma receita para distração e produtividade reduzida.
• Segurança. Os métodos de comunicação, como e-mail, são vulneráveis ​​a hacks e outras violações de segurança . Ao lidar com informações confidenciais internas da empresa, esse é um risco que você não pode correr. É muito melhor investir em um meio de comunicação criptografado, para ajudar a manter seus dados valiosos e confidenciais longe das pessoas erradas.
• Equipes remotas. Se você faz parte de uma equipe de trabalho remoto, os aplicativos de comunicação especializados podem ser seus melhores amigos. Eles ajudam a manter as pessoas conectadas em diferentes fusos horários e têm configurações de notificação para garantir que as pessoas não sejam incomodadas em horários pouco sociáveis ​​. Isso é muito mais amigável ao trabalhador do que uma solução convencional, como mensagens SMS.

É sempre surpreendente quando equipes de trabalho sérias usam uma solução de comunicação convencional não adequada às necessidades de seus negócios. Existem tantos métodos melhores para comunicação interna que não há desculpa para não usá-los.

Colaboração baseada em nuvem

Você já experimentou a dor de um disco rígido corrompido excluindo um arquivo importante? Ou sentiu a frustração de enviar e-mail um rascunho de documento entre colaboradores, levando a problemas com o controle de versão ?

O trabalho baseado em nuvem é uma das melhores maneiras de se livrar desses problemas. O uso de uma solução online como o G Suite permite que as equipes colaborem com segurança na nuvem.

Então, quais são as vantagens desta forma de trabalhar ?

• Transparência. Com o trabalho em nuvem online, é fácil ver quem está trabalhando em quê e as mudanças que estão fazendo. Isso economiza muito tempo e ineficiência em comparação com o envio e recebimento de atualizações de progresso por e-mail.
• Segurança. Se o disco rígido de alguém morrer ou perder o celular, seu trabalho não será perdido. Como é armazenado remotamente na nuvem, não há risco de perder um arquivo importante devido a falha ou perda de hardware.
• Integração. Idealmente, os melhores aplicativos de equipe especializada não devem existir isoladamente, mas devem fazer parte de um processo integrado . As melhores soluções de trabalho em nuvem se integram a outros aplicativos, como gerenciamento de tarefas ou comunicações, para garantir a experiência de trabalho mais perfeita possível.

O tempo e a energia que as pessoas dedicam aos projetos de trabalho são valiosos demais para correr o risco de perda por falha de hardware. Por que não aumentar sua segurança, bem como a produtividade de sua equipe, mudando para uma maneira de trabalhar baseada na nuvem?

Escolhendo os aplicativos certos para sua equipe

Agora que você conhece três categorias de aplicativos de negócios especializados das quais a maioria das equipes se beneficiará, vamos terminar com algumas considerações finais sobre como escolher os aplicativos certos para suas necessidades.

Se estiver selecionando uma variedade de aplicativos, você deseja garantir que eles sejam compatíveis com os dispositivos de sua equipe. Também é importante verificar se há bastante suporte e documentação técnica, para que sua equipe possa aprender como aproveitar ao máximo os novos aplicativos da maneira mais fácil possível.

Você também deseja garantir que os aplicativos sejam destinados a uma equipe do seu tamanho. Finalmente, você quer ter o buy-in da equipe antes de fazer a troca.

Provavelmente haverá algumas dores de dente ao fazer a mudança para uma solução de negócios especializada. No entanto, quando bem implementado, os benefícios superam em muito as desvantagens, e a produtividade de sua equipe será bastante aprimorada por meio das ferramentas certas.

Biografia do autor: Nikola Baldikov é um entusiasta de marketing digital e tecnologia, especializado em ajudar o sucesso das empresas nessas áreas. Além de sua paixão pelo marketing digital, ele é um ávido fã de futebol e dança. Siga-o no Twitter e no Facebook.