4 Fatores que Afetam a Entrega de Email

A seguir, faz parte de uma série de postagens de convidados do Windows IT Pro que analisam detalhadamente o SMTP. Até agora, aprendemos sobre a história do Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) e examinamos várias definições para quando um email é considerado “entregue”. Nesta postagem final do Windows IT Pro, eles examinam 4 fatores principais que afetam a capacidade de entrega de email.

Muitos fatores podem afetar a capacidade de entrega, incluindo ter uma boa reputação de envio, autenticar corretamente seus e-mails por meio de SPF e DKIM e ter fortes práticas de permissão. Mas quatro fatores realmente se destacam:

1. A saúde da infraestrutura de mensagens
2. O que está na mensagem
3. Quem está enviando
4. Disponibilidade do sistema receptor

Integridade da infraestrutura de mensagens

A integridade da rede e da infraestrutura obviamente terá um enorme impacto sobre se as mensagens podem ser entregues. O SMTP pressupõe a presença de conectividade de rede confiável e resolução de nomes por meio do Domain Name Service (DNS). Qualquer coisa que interfira nessas funções pode impedir que as mensagens sejam entregues.

A maioria dos administradores está ciente disso e toma medidas para proteger seu tráfego de entrada; por exemplo, é comum usar vários registros DNS do Mail Exchanger (MX) para fornecer rotas redundantes para emails de entrada. No entanto, como remetente, você não pode controlar os servidores dos destinatários ou a configuração de DNS e, se o sistema de envio ou recebimento tiver problemas de conectividade ou DNS, será difícil entregar e-mails de maneira confiável e oportuna

Conteúdo da mensagem

O conteúdo da mensagem é uma influência fundamental na entrega de uma mensagem, por vários motivos. Reconhecer uma mensagem como spam ou malware examinando seu conteúdo (incluindo anexos, URLs, texto de mensagem e cabeçalhos) provou ser uma boa maneira de identificar e bloquear conteúdo indesejado; no entanto, e-mails legítimos sobre sites de namoro, hipotecas e vários tipos de produtos farmacêuticos podem acabar sendo capturados em filtros.

As primeiras gerações de filtros de mensagens eram bastante limitadas; eles só poderiam corresponder a padrões e itens de conteúdo específicos. Uma das principais melhorias na tecnologia de filtragem foi a introdução de filtros colaborativos, onde vários sites e serviços podem contribuir com relatórios de spam para um serviço centralizado. O problema com a filtragem colaborativa é que uma vez que um filtro em algum lugar decide que uma mensagem é spam, outros sites que consomem os mesmos dados de filtragem irão bloqueá-la, sem fazer perguntas.

Histórico e filtragem do remetente

A filtragem colaborativa foi aprimorada ainda mais com a introdução da filtragem baseada em reputação. Embora a maneira exata de calcular a reputação de um remetente varie de filtro para filtro, a ideia é a mesma: os sistemas de reputação combinam informações sobre a origem da mensagem (incluindo o endereço IP do remetente e o suposto domínio), o comportamento do remetente no passado (incluindo o número de mensagens enviadas por unidade de tempo e se essas mensagens foram consideradas suspeitas), o conteúdo da mensagem e até mesmo feedback do destinatário quando ele pressiona o botão “isto é spam”.

Por exemplo, uma empresa legítima que normalmente envia 1.000 mensagens por dia pode ser sinalizada por um filtro de reputação se a empresa de repente começar a enviar 10.000 mensagens por dia. Uma empresa que começa a enviar mensagens com conteúdo questionável também pode acionar a filtragem de reputação. Esses filtros são eficazes, mas têm problemas.

Por um lado, se suas mensagens começarem a acionar o filtro, pode ser difícil descobrir o motivo, porque os ISPs geralmente protegem os algoritmos que usam para pontuar e-mails para que os spammers não consigam burlar o sistema. Por outro lado, os sistemas de reputação que usam o endereço IP de origem do remetente como entrada podem fazer com que seu e-mail seja filtrado após a alteração do endereço IP e o novo endereço venha de um intervalo com má reputação. Portanto, não por culpa sua, você pode descobrir que suas mensagens estão sendo filtradas depois de alterar os IPs ou mover seus servidores de e-mail para uma rede diferente.

Obviamente, quando você executa seus próprios servidores SMTP, assume a responsabilidade por uma série de problemas de entrega. Por exemplo, se seu servidor estiver configurado para ser um retransmissor aberto, é provável que você encontre rapidamente seu servidor em uma lista de negações assim que o erro de configuração for descoberto, seja por spammers ou pelas ferramentas de varredura automatizadas que todos os principais fornecedores de RBL usar. Quando você coloca um servidor SMTP na Internet, você tem a responsabilidade de monitorá-lo e mantê-lo.

Disponibilidade do Sistema de Recebimento

A capacidade de entrega também depende da disponibilidade do sistema receptor. Como o SMTP é um protocolo de armazenamento e encaminhamento, um servidor de envio normalmente enfileirará mensagens por um período de tempo em que o servidor de recebimento não estiver disponível. Em ambientes de vários servidores, a mensagem pode ser entregue a um servidor de perímetro, mas se a caixa de correio do destinatário não estiver disponível (talvez porque o banco de dados da caixa de correio de destino esteja offline ou um link entre sites não esteja disponível), o servidor de perímetro pode manter a mensagem e entregá-la mais tarde.

Melhorando a capacidade de entrega da mensagem

Melhorar a capacidade de entrega de suas mensagens de saída ajuda a tornar suas comunicações comerciais mais eficientes e econômicas. O passo mais importante que você pode tomar é ter uma boa instrumentação e processos de medição implementados para que você tenha dados confiáveis ​​sobre o número de mensagens que não são entregues. O acompanhamento dessas métricas ao longo do tempo o ajudará a identificar rapidamente tendências e padrões que podem fornecer um aviso antecipado de problemas antes que eles saiam do controle.

A análise desses dados dirá muito sobre a origem de qualquer problema de entrega de e-mail que você esteja tendo. Por exemplo, um servidor configurado para usar o servidor DNS errado ou que contém registros incorretos de DNS, SPF ou DKIM reversos pode estar lento ou incapaz de entregar mensagens para determinados destinos, e essa alteração nos padrões de entrega será exibida claramente quando você observa os prazos de entrega e os comprimentos das filas no servidor afetado, mas somente se você observar.

Além disso, observe os logs do servidor mais do que os comprimentos das filas. Muitos ISPs retornarão erros específicos de capacidade de entrega em seus códigos de retorno e eles normalmente podem ser vistos nos logs do servidor SMTP (MTA). Alguns desses “erros” indicam que um remetente deve preencher formulários longos e complicados no ISP para estabelecer o status de remetente em massa ou verificar sua legitimidade.

Seu monitoramento operacional contínuo deve fornecer um aviso antecipado de problemas de rede ou infraestrutura que afetarão sua capacidade de entrega de mensagens de saída. Se você não tem recursos para se dedicar a esse tipo de monitoramento, o SendGrid possui rastreamento e análise robustos, além de uma equipe de especialistas em e-mail para ajudá-lo a identificar e corrigir esses problemas de entrega.

Muito obrigado ao Windows IT Pro por esta análise detalhada da história do SMTP e da capacidade de entrega de e-mail. Se quiser saber mais sobre as práticas recomendadas de entrega de e-mail e manter a conformidade, leia nosso Guia de capacidade de entrega e nosso guia sobre O ABC dos ISPs .

Esta postagem é cortesia de nossos amigos do Windows IT Pro.