8 Relatórios Essenciais do Projeto

Relatório — é o que um gerente de projeto faz. Não importa se você é um profissional ou um aprendiz no campo, você fez um relatório de projeto, manualmente ou com ferramentas de relatório. No entanto, talvez você não saiba que existem vários tipos diferentes de relatórios ou como abordá-los especificamente para públicos específicos.

O que é um relatório de projeto?

Um relatório de projeto é simplesmente um documento que fornece detalhes sobre o status geral do projeto ou aspectos específicos do progresso ou desempenho do projeto. Independentemente do tipo de relatório, ele é composto por dados de projeto baseados em aspectos econômicos, técnicos, financeiros, gerenciais ou de produção.

Benefícios de um relatório de projeto

Estas são importantes ferramentas de comunicação com os stakeholders para mantê-los atualizados sobre o projeto e seu progresso. Mas eles também são úteis para os gerentes de projeto e os auxiliam na alocação de recursos e outros meios de gerenciar o projeto para uma conclusão bem-sucedida. A maioria dos relatórios de projeto compara o esforço real com o esforço planejado para manter o projeto sob controle financeiro e alinhado ao seu cronograma.

Os relatórios do projeto não apenas ajudam os gerentes e as partes interessadas a monitorar o progresso, mas também podem prever ameaças e, ao fazê-lo, trabalhar para desenvolver uma resposta para evitá-las. Eles ajudam a controlar custos e manter seu orçamento, monitorar o desempenho da equipe e aumentar a visibilidade do projeto para obter maiores insights sobre como gerenciá-los.

Devido ao seu nível de detalhe, a criação de um relatório de projeto leva tempo. O software de gerenciamento de projetos, como o ProjectManager, pode agilizar seu processo de geração de relatórios. Crie relatórios de status, relatórios de recursos, relatórios de variação e muito mais com apenas alguns cliques. Ou simplesmente veja nosso painel em tempo real para obter um instantâneo do status do seu projeto atual. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Tipos comuns de relatório de projeto

Aqui está um resumo de oito dos tipos mais comuns de relatórios de projeto, mas que são cruciais para o bom andamento de um projeto.

1. Relatórios de Status

“Posso ter esse relatório de status em uma hora?” É o tipo de pergunta que os gerentes de projeto ouvem muito. Talvez seja do patrocinador do projeto, ou do gerente do seu Escritório de Projetos, ou de um colega. Este é o tipo mais comum de relatório de projeto e aquele em que você provavelmente trabalha com mais regularidade.

Você pode produzir relatórios de status semanalmente ou mensalmente – e em um projeto recentemente acabei produzindo relatórios de status diários durante a fase de implementação. A frequência depende de onde você está no projeto e quanto há a dizer. Não há muito sentido em relatar diariamente se todas as suas tarefas levarem mais de uma semana, pois você não terá nenhum progresso para relatar no dia a dia.

Como você gastará bastante tempo produzindo relatórios de status, vale a pena considerar maneiras de torná-lo mais rápido para escrevê-los. Melhor ainda, automatize o máximo possível de relatórios de projetos.

Crie um modelo de relatório de status padrão ou use o que vem com seu software de gerenciamento de projetos e use os dados em sua ferramenta de agendamento para preencher o andamento do projeto. Mesmo que você precise alterá-lo posteriormente, ter alguns dos campos preenchidos para você ainda economizará muito tempo.

Faça um relatório de status com apenas alguns cliques

Para saber mais sobre as ferramentas de relatórios de projetos e como elas podem beneficiar você e sua carga de trabalho diária, assista ao pequeno vídeo abaixo. Ele mostra como fazer relatórios de status em apenas alguns cliques usando ProjectManager.com. Com um software de relatórios fácil de usar, você pode acompanhar projetos com confiança, oferecer apresentações mais eficazes e obter melhores resultados.

2. Relatório de progresso

Um dos relatórios de projeto mais importantes que você irá gerar ao longo da execução de um projeto é o relatório de progresso. É um relatório que atualiza as informações sobre seu projeto, especificamente se ele está atendendo a linha de base definida pelo cronograma e orçamento. É outra maneira de informar seus stakeholders sobre onde o projeto está naquele momento.

Você quer ser específico ao fazer um relatório de progresso. Anote os dados e, em seguida, escreva uma breve introdução que inclua o título do projeto, informações de contato, um resumo do status do projeto e informações gerais sobre o cronograma, custo e conclusão prevista do projeto.

Relatórios de progresso podem ser gerados com software de gerenciamento de projetos, mas existem modelos que podem ser úteis. O ProjectManager tem um modelo de relatório de progresso gratuito para o Word que tem tudo o que você precisa para fazer um relatório de progresso completo, incluindo uma seção de resumo que analisa o status, cronograma, custo e risco do projeto. Você pode ver rapidamente se está no horário ou atrasado e por quê. Há também uma seção que analisa o status de cada tarefa.

3. Relatórios de Risco

Muitos PMs relatam os riscos pelo menos mensalmente, e o relatório normalmente é a saída que vem após uma reunião de revisão de riscos. Obviamente, você pode atualizar seu registro de riscos a qualquer momento e deve incentivar todos os membros da equipe do projeto a contribuir com riscos para o registro sempre que sentirem que algo precisa ser registrado.

O relatório de risco deve incluir um resumo do perfil de risco do projeto, mas a forma como você o apresenta depende de você. Uma boa abordagem seria incluir apenas os detalhes dos riscos que têm o potencial de criar mais problemas para o seu projeto. Em seguida, inclua uma declaração sobre os riscos de nível inferior, talvez resumindo como você está gerenciando todos eles.

Relacionado: Modelos de relatório de projeto gratuito

Você também desejará a possibilidade de produzir um relatório sobre todos os seus riscos, independentemente de quão significativos eles sejam. Provavelmente é mais fácil fazer isso por meio de um download automatizado de seu software de gerenciamento de projetos ou se você mantiver seu registro de riscos em outro formato, como uma planilha, emitindo uma cópia completa desse documento.

4. Relatórios da Diretoria/Executivos

Os relatórios do projeto precisam ser adaptados às pessoas que vão lê-los. Portanto, o relatório que você produzir para o conselho do projeto terá um nível diferente de detalhes em comparação com a atualização de status semanal que vai para sua equipe de projeto e os principais interessados ​​nos negócios.

Para os relatórios do conselho do projeto, pense em alto nível. Eles vão querer ler sobre coisas que são importantes para eles, como questões que podem ajudar a resolver, um resumo da posição do orçamento e se você está ou não no caminho certo para atingir os principais marcos.

Certifique-se de que seu relatório do conselho esteja em um formato que eles possam ler facilmente. Por exemplo, se seus executivos estão sempre em trânsito e usam seus smartphones para checar e-mails, não produza seu relatório na forma de uma planilha complicada que não será exibida corretamente ou inclua muitos gráficos grandes que levarão séculos para download. Um pdf será renderizado entre dispositivos se você estiver enviando um relatório estático por e-mail. Ou você pode conceder licenças para membros do conselho ou liderança sênior para que eles possam ver relatórios do painel em tempo real em qualquer lugar. O ProjectManager apresenta painéis dinâmicos que sempre têm informações atualizadas.

5. Relatório de Análise Custo Benefício

Ao decidir se um projeto é viável, um dos relatórios que você deseja executar é um relatório de análise de custo-benefício. É uma forma de comparar quanto de benefício ou oportunidade o projeto oferece à sua organização em comparação com o investimento. É um passo fundamental para decidir se o projeto faz sentido do ponto de vista do negócio.

Este é um processo importante para determinar se a iniciativa que você está explorando tem valor. Isso permitirá que sua empresa use melhor seus recursos se avançar com o projeto, além de fornecer documentos que apoiem o avanço do projeto. Você pode usar uma análise de custos para rastrear suas despesas e gastos para garantir que os fundos sejam apropriados adequadamente.

A análise de custo-benefício mostra o que você espera pagar por um projeto e compara isso com os benefícios ou oportunidades que você obterá após a conclusão do projeto. O uso do modelo de análise de custo-benefício gratuito para Excel do ProjectManager coleta seus custos quantitativos, tipos de custos e os compara com benefícios quantitativos e tipos de benefícios. Essa análise de custo-benefício ajudará na sua tomada de decisão na hora de decidir se deve ou não avançar com um projeto.

6. Relatórios de Recursos

Como você sabe quem está fazendo o quê e quando? Você pode percorrer todo o plano do projeto e calcular as alocações de recursos manualmente. Isso levaria muito tempo e também seria entorpecente. Ou você pode usar seu software de planejamento de gerenciamento de projetos para resolver tudo para você. A maioria das ferramentas de software, sejam elas um software de gráfico de Gantt independente ou ferramentas de projeto com todos os recursos com planilhas de horas integradas, terão a opção de criar um relatório de recursos.

O relatório de recursos mostrará o detalhamento de qual membro da equipe do projeto está alocado para qual tarefa em qual dia. Eles também podem ser usados ​​para identificar problemas de alocação – onde um membro da equipe é alocado para mais de uma tarefa. Obviamente, eles não podem trabalhar em duas coisas ao mesmo tempo, portanto, se você não identificar esses problemas, descobrirá que seu plano de projeto está atrasado. Use o relatório de recursos para garantir que você não tenha conflitos para indivíduos e reprograme essas tarefas conforme necessário.

No geral, os relatórios de recursos são um dos tipos mais úteis de relatórios de projeto para um gerente de projeto, embora possam ser um pouco difíceis de interpretar no início. Realmente vale a pena gastar o tempo para saber como ler os relatórios para que você possa fazer alterações no cronograma do projeto conforme apropriado.

7. Relatórios de variação

Como você pode saber se o projeto está realmente progredindo conforme o planejado? Essa é a beleza de um relatório de variação: ele compara o planejado com o resultado real, fornecendo uma métrica para medir se você está no caminho certo, adiantado ou atrasado. O relatório de variação coletará e organizará os dados sobre o que você está comparando, seja o orçamento, cronograma ou escopo da variável do projeto que você está medindo. O relatório de variação fornece a ferramenta para muitas análises de variação ou uma mudança mensurável da linha de base.

Existem diversos relatórios de variação, como variação de custo, variação na conclusão (superávit ou déficit orçamentário), variação programada e outros. Principalmente, o relatório de variação é usado em análises orçamentárias, relatórios de tendências e análises de gastos.

O relatório de variação é uma ótima ferramenta para o gerente de projeto, que precisa de uma visão do progresso do projeto para tomar decisões de inteligência sobre a alocação de recursos. Mas não são apenas os gerentes de projeto que se beneficiam dos relatórios. As partes interessadas estão interessadas em relatórios de alto nível, e os relatórios de variação dão a eles um sinal de positivo ou negativo quanto ao progresso do projeto e se ele cumpre seu cronograma e orçamento.

8. Relatório de Análise de Lacunas

Esteja você gerenciando um projeto ou no processo de levar seus negócios para o próximo nível, você precisa de um relatório que possa mostrar como ir do Ponto A ao Ponto B. Isso é chamado de relatório de análise de lacunas. Ele permite que você veja se está atendendo às expectativas e se está usando os recursos de forma eficaz.

O relatório de análise de lacunas medirá o estado atual do projeto ou negócio em termos de tempo, dinheiro e mão de obra e, em seguida, comparará com o estado-alvo que planeja alcançar. Então, definindo e analisando a lacuna entre esses dois pontos, um plano de ação pode ser desenvolvido para organizar a tarefa necessária para chegar lá.

O ProjectManager tem um modelo de análise de lacunas gratuito para Excel. Ele tem espaço para o estado atual do item e para o estado futuro do item. Então você pode anotar a porcentagem de gap que você precisa fechar para atingir seu objetivo e listar as ações necessárias para alcançá-lo. Identifique quem vai liderar essa iniciativa e até mesmo capture o status da ação.

Relatórios de projeto automatizados com o ProjectManager

O ProjectManager pode criar vários tipos de relatórios de projeto com apenas um clique. Nosso premiado software de gerenciamento de projetos permite que os gerentes criem relatórios de status, relatórios de tarefas, relatórios de disponibilidade, relatórios de variação e muito mais. É fácil compartilhá-los on-line ou imprimi-los como PDFs para sua próxima reunião de partes interessadas. Oferecemos aos gerentes de projeto tudo o que eles precisam para rastrear e relatar seus projetos em um software baseado em nuvem.

O software certo irá ajudá-lo como gerente de projeto. Desenvolvemos os recursos de relatório de projeto e painel do ProjectManager para ajudar os gerentes de projeto a simplificar essa tarefa fundamental. Os relatórios de modelo do nosso software fornecerão uma vantagem necessária no monitoramento de seus projetos. Se você precisar de recursos para vê-los, não há problema - você pode conceder acesso direto aos membros da equipe, economizando tempo enviando-os para as pessoas certas regularmente. Comece sua avaliação gratuita de 30 dias agora e comece a relatar de forma mais inteligente.