Cinco alternativas de gráfico de Gantt

Se você é um gerente de projeto certificado, provavelmente usa um software de gráfico de Gantt ou pelo menos algum tipo de modelo de gráfico de Gantt. Um gráfico de Gantt é uma ferramenta eficaz para mostrar a visão geral de um projeto e funciona bem para pessoas que gostam de coisas exibidas graficamente. Apesar de sua popularidade, nem todo mundo adora trabalhar em um gráfico de Gantt.

Os gráficos de Gantt têm suas desvantagens. Sejamos honestos — quando você começa a adicionar marcos e dependências, eles podem ficar confusos. Adicione nomes de recursos, tempos de atraso e símbolos, e isso pode rapidamente se tornar uma monstruosidade que até mesmo um gerente de projeto se esforça para entender, não importa os patrocinadores do projeto que não falam Gantt.

Felizmente, existem maneiras mais simples de transmitir sua mensagem. Aqui estão cinco alternativas aos modelos de gráfico de Gantt que você pode usar hoje.

Cinco melhores alternativas de gráfico de Gantt para gerenciamento de projetos

1. Visualização da Planilha

A maioria das pessoas considera os gráficos de Gantt como planilhas do Excel que possuem uma linha do tempo. Em um sentido básico, isso é verdade. Com eles, você pode ver todas as suas tarefas em um só lugar, o que é muito útil. Mas há muitos dados por trás desse gráfico.

E se houvesse uma maneira de minimizar o gráfico de barras e exibir apenas dados brutos do projeto? Você pode! É chamado de visualização de folha e, embora nem todos os softwares de gráfico de Gantt tenham essa opção, o ProjectManager oferece a visualização de folha junto com seu gráfico de Gantt já dinâmico. A visualização de planilha oferece tudo o que você deseja de um Gantt, incluindo atribuir tarefas à sua equipe, vincular dependências e definir marcos.

Um dos recursos que tornam a planilha melhor do que todos os softwares leves da Gantt é que você obtém o melhor dos dois mundos. Você pode visualizar e personalizar mais colunas para melhor se adequar ao seu projeto. Em seguida, você pode selecionar as colunas que deseja ver representadas na exibição de Gantt.

Alterne entre a planilha e a visualização de Gantt conforme necessário, pois os dados permanecem os mesmos. Se você atualizar um, o outro será sincronizado instantaneamente. Nossas visualizações de planilha e Gantt também têm mais funcionalidades do que outros softwares Gantt. Por exemplo, você pode filtrar o caminho crítico sem precisar fazer cálculos oportunos em sua calculadora. Depois de estabelecer um cronograma, defina uma linha de base para salvar seu plano e compare-o com seu progresso real para evitar que você saia do caminho.

2. Quadros Kanban

Embora normalmente sejam úteis para projetos diferentes do gráfico de Gantt tradicional, os quadros kanban estão ganhando popularidade, especialmente à medida que se tornam digitais e adicionam funcionalidades ao software de gerenciamento de projetos. A visualização do quadro no ProjectManager segue o design kanban clássico com cartões que representam tarefas em um quadro dividido em colunas que representam as diferentes fases do seu ciclo de produção.

Os gerentes podem usar a visualização de Gantt para construir um projeto. A partir daí, todos os dados são transportados para o cartão no quadro, incluindo a descrição, prioridade, tags, prazos, subtarefas, etc. As colunas são totalmente personalizáveis ​​para refletir seu ciclo de produção, permitindo que o gerente tenha uma visão o fluxo de trabalho. Eles podem monitorar o progresso sem microgerenciar. Se eles perceberem o potencial de um bloqueio no pipeline, o gerente poderá realocar recursos rapidamente para manter a equipe trabalhando sem interrupções dispendiosas.

As equipes tendem a gravitar em direção à visão do quadro. Isso permite que eles gerenciem seu backlog e planejem juntos os sprints quando estiverem prontos para executá-los. Eles movem os cartões de coluna para coluna, podem colaborar comentando no cartão e receber um e-mail e notificações no aplicativo, sempre que houver uma atualização na tarefa ou alguém, marque-os nos comentários. Assim como qualquer uma das outras visualizações em nosso software, todas as atualizações são instantaneamente sincronizadas com as outras ferramentas. Todos estão sempre trabalhando nos mesmos dados atuais, seja na visualização de lista, kanban ou Gantt.

3. Listas de Tarefas

Quem não usa listas de tarefas? Se você tem um aplicativo para rastrear sua lista de tarefas ou prefere uma abordagem antiquada usando uma lista de papel em um caderno, a maioria dos gerentes de projeto se vê gravitando em torno de listas de tarefas em algum momento de um projeto.

Como muitas pessoas os usam (e se não no trabalho, você pode apostar que todos os participantes do projeto os usaram para planejar férias, piquenique ou torneio de futebol infantil), eles são fáceis de entender e não exigem explicação.

Você pode usar qualquer software para preparar uma lista de tarefas, o que lhe dá a flexibilidade de usar algo que seus stakeholders já acham fácil de usar. Uma planilha funciona muito bem.

Liste todas as tarefas do projeto – use seu gráfico de Gantt, se você tiver um, como um guia para o que precisa ser incluído na lista. Adicione uma coluna para quem está realizando a tarefa, a data de conclusão esperada e uma coluna para marcar o status da tarefa. 'Não iniciado', 'em andamento' e 'concluído' são atualizações de status simples de usar, e você também pode codificar tarefas por cores se quiser incluir uma representação visual da probabilidade de serem concluídas no prazo ou do nível de risco .

4. Diagramas de Rede

Diagramas de rede são como diagramas de fluxo. Eles mostram a série de atividades que compõem um projeto, na ordem em que precisam acontecer. Cada tarefa do projeto é mostrada em uma caixa separada e, como um quebra-cabeça, as linhas unem as caixas na ordem em que precisam acontecer. Muitas pessoas já usaram diagramas de fluxo antes, então os diagramas de rede podem parecer mais familiares do que os gráficos de Gantt e podem ser mais fáceis de entender para o patrocinador do projeto pela primeira vez.

Dito isto, há algumas informações extras para encaixar nas caixas de tarefas que podem precisar de explicação. Normalmente, uma caixa de tarefas de diagrama de rede também inclui datas de início e término da tarefa, bem como a duração, que normalmente é marcada em dias. Você pode adicionar os dados que quiser na caixa, como um número de identificação da tarefa, o recurso alocado a ela, local, fluxo de trabalho e assim por diante, mas quanto mais você incluir, mais confuso ficará e mais difícil será ler.

Os diagramas de rede funcionam bem para projetos simples em que as tarefas fluem de uma para outra em ordem. Quanto mais linhas paralelas de atividade você tiver, mais difícil será exibir em uma página. Se você precisar alterar uma tarefa, poderá acabar movendo dezenas de linhas para que tudo seja exibido perfeitamente novamente. É melhor ficar apenas desenhando diagramas de rede para projetos simples e ter apenas caixas de tarefas para tarefas de resumo em vez de cada dia individual de tempo de desenvolvimento.

5. Painéis e Relatórios

Por que tornar as coisas difíceis para si mesmo? Todas as opções acima exigem que você faça um trabalho adicional para transformar as informações do projeto em algo que as partes interessadas do projeto possam entender. Você pode descobrir que a maior parte do trabalho é feito para você se usar um produto de software de gerenciamento de projetos que inclua opções de relatórios de projetos.

Além do nosso Gantt online no ProjectManager, desenvolvemos painéis em tempo real para que você possa ver várias visualizações do seu projeto rapidamente. Ao contrário de outras ferramentas de software de gerenciamento de projetos, você não precisa configurar o painel. Temos tudo configurado para você a partir do momento em que você faz o login.

Pode haver modelos de relatório de projeto que economizem algum tempo, mas você também pode personalizar o que sai de sua ferramenta em um formato que as partes interessadas possam usar. Relatórios de status, progresso e utilização de recursos estão todos disponíveis com o clique de um botão. Com a opção de personalizar seus painéis de projeto, você pode fornecer visualizações personalizadas a diferentes partes interessadas, o que economizará muito tempo de manipulação de dados.

Depois que os relatórios são configurados, eles são salvos e disponibilizados para preenchimento mensal ou com mais frequência de acordo com sua programação de relatórios, portanto, essa alternativa ao gráfico de Gantt tem a menor sobrecarga regular para o gerente de projeto.

Claro, você pode acabar decidindo que um gráfico de Gantt é a ferramenta que você deseja, afinal. Nesse caso, confira nosso artigo sobre como fazer um gráfico de Gantt em 5 passos.

Agendar e ser capaz de relatar seu projeto são cruciais. Fazer isso online com uma ferramenta poderosa que permite ver em um painel de controle a imagem em tempo real do seu projeto é como a cereja do bolo. Quem comeria bolo sem cobertura? Se você foi forçado a trabalhar em projetos sem uma ferramenta de gerenciamento online para gerenciar seus relatórios de status, recursos e progresso, então você precisa verificar o ProjectManager.