15 desafios de gerenciamento de projetos e como superá-los

O gerenciamento de projetos trata de resolver problemas antes que eles aconteçam. É por isso que você faz um plano, agenda tarefas e monitora o trabalho para garantir que está no caminho certo. Mas mesmo o melhor planejamento não evitará os desafios ao longo do projeto. Vejamos 15 desafios de gerenciamento de projetos e como lidar com eles.

15 desafios de gerenciamento de projetos para os quais você deve se preparar

Aqui estão os desafios mais comuns que os gerentes de projeto enfrentam no dia a dia. Cada desafio vem com conselhos sobre como superar obstáculos e levar sua carreira de gerenciamento de projetos para o próximo nível.

1. Equilibrando as restrições do projeto

Existem três restrições que compõem o triângulo de gerenciamento de projetos: escopo, tempo e custo. Se você puder equilibrar essas três restrições, entregará um projeto de qualidade. Para fazer isso, é necessário um software de gerenciamento de projetos que possa monitorar seu progresso e desempenho.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que possui painéis em tempo real que fornecem aos gerentes uma visão de alto nível de seus projetos com gráficos e gráficos fáceis de ler que acompanham as métricas do projeto, como tempo, custo e muito mais. Ao contrário do software leve de gerenciamento de projetos, os usuários não precisam configurar nosso painel ao vivo. Basta alternar. Está pronto quando você estiver.

2. Evitando aumento do escopo

O aumento do escopo ocorre quando os requisitos ou recursos aumentam ao longo do ciclo de vida de um projeto. Essa expansão gradual do escopo de um projeto para além do acordo original obviamente vai impactar negativamente o orçamento e o cronograma, então é algo para estar sempre atento e, se houver mudanças, gerenciá-las para evitar o máximo de impacto negativo possível.

3. Gerenciando as Expectativas das Partes Interessadas

As partes interessadas têm interesse no projeto e, portanto, vão se inserir no projeto. Esse pode ser um dos desafios de gerenciamento de projetos mais difíceis de superar, pois o envolvimento das partes interessadas pode atrasar o trabalho. O gerenciamento das expectativas dos stakeholders pode ser feito descobrindo quem são seus stakeholders, o que eles precisam saber e quando precisam saber. Dessa forma, você pode fornecer essas informações para evitar que interrompam o trabalho e também prepará-los para atrasos ou outras coisas que possam afetar o projeto.

4. Estimando custos com precisão para criar um orçamento de projeto

Projetos custam dinheiro. Estimativas precisas desses custos geralmente podem afetar a margem de lucro. Para criar um orçamento preciso para o projeto, você deve examinar seus custos de material e mão de obra, despesas gerais e quaisquer outros custos relacionados ao projeto. Também ajuda olhar para os dados históricos de projetos semelhantes e falar com especialistas para obter suas opiniões sobre quais serão os custos realistas do projeto.

5. Montando a Equipe Certa

A equipe do projeto é responsável pela execução do projeto. Você precisa montar uma equipe que tenha as habilidades e experiência para fazer o trabalho em questão. Cada membro é importante, assim como descobrir a estrutura organizacional da equipe. Lá, o gerente de projetos precisa estabelecer regras e procedimentos, definir expectativas, estabelecer comunicação e muito mais.

6. Escolhendo o software de gerenciamento de projetos certo

Você pode executar um projeto com nosso software de gerenciamento de projetos, mas isso não é recomendado. O software de gerenciamento de projetos ajudará você a executar o projeto com mais eficiência e monitorar seu trabalho com eficácia para ajudá-lo a permanecer no caminho certo. Existem muitas opções, e é por isso que conhecer os recursos de que você precisa é importante para selecionar o ajuste certo.

7. Identificação dos riscos do projeto

Projetos são empreendimentos arriscados. Um risco é um evento inesperado que pode impactar seu projeto, seja para o bem ou para o mal. Os gerentes de projeto tentam identificar os riscos antes de iniciar o projeto para que possam ter planos prontos para mitigá-los. Também é importante priorizar e rastrear problemas no projeto para garantir que eles sejam resolvidos.

8. Estimando a Duração dos Projetos

Um projeto, por definição, é algo que tem um começo e um fim que resulta em uma entrega. Ser capaz de estimar quanto tempo o projeto levará para ser concluído é o primeiro passo para criar um cronograma do projeto. Cada tarefa terá uma data de início e uma data de término, que compõe a duração. Estimar a duração de seus projetos é um dos desafios de gerenciamento de projetos mais críticos para você como gerente de projeto. Mas, felizmente, existem várias técnicas de estimativa de tempo que você pode usar, como o método do caminho crítico, a técnica de revisão de avaliação do programa (PERT), estruturas analíticas de trabalho e muito mais.

9. Agendando o trabalho de sua equipe

Um cronograma de projeto é apenas o começo. Agora, você tem que coordenar seus recursos com esse cronograma, inclusive os recursos humanos, que são os membros da sua equipe. Eles devem ser atribuídos a tarefas específicas pelas quais são responsáveis.

10. Acompanhamento do progresso do projeto

Para garantir que você esteja cumprindo sua programação, o progresso precisa ser rastreado. O software de gerenciamento de projetos pode fornecer uma visão de alto nível do seu progresso com painéis que rastreiam vários indicadores-chave de desempenho (KPIs) e os relatórios podem fornecer mais dados para entender melhor se o seu progresso real está alinhado com o planejado.

11. Desfazendo os mitos do gerente de projetos

Os gerentes de projeto são frequentemente vistos como interferindo no projeto, em vez de ajudando. É difícil combater a impressão de serem burocratas, valentões administrativos, pessoas que adicionam trabalho extra desnecessário a um projeto.

12. Acompanhando as mudanças do projeto

A mudança é outro desafio de gerenciamento de projetos. As mudanças podem vir de partes interessadas solicitando novos recursos a problemas com sua cadeia de suprimentos. Seja qual for a origem da mudança, os gerentes de projeto precisam ter um plano para gerenciar essas mudanças, de modo que o impacto no projeto seja minimizado. Isso é chamado de plano de gerenciamento de mudanças.

13. Permanecer relevante com as tendências de gerenciamento de projetos

Isso é verdade para qualquer setor, é claro, mas como os gerentes de projeto tocam em tantos campos em seu trabalho diário, é importante estar atualizado não apenas com as tendências relevantes de gerenciamento de projetos, mas também com notícias, políticas e preocupações de consequência para fornecedores e partes interessadas.

14. Perda de recursos do projeto

Os planos do projeto mudarão, e isso inclui os membros da equipe. Certifique-se de ter um plano de contingência caso os recursos do seu projeto fiquem indisponíveis.

15. Permanecendo Firme

Afinal, você é o defensor do projeto e também o defensor de sua equipe. Você terá que estar pronto para enfrentar os impactos no escopo do projeto com os principais líderes de sua organização e também mitigar a resistência de sua própria equipe. O gerenciamento de projetos nada mais é do que uma grande liderança.

Vídeo: Desafios do gerente de projeto

Neste vídeo, Jennifer Bridges, PMP, destaca alguns dos maiores desafios que os gerentes de projeto enfrentam no trabalho.

Se você está procurando uma ferramenta que possa ajudá-lo com seus desafios de PM, inscreva-se em nosso software em ProjectManager.