5 pontos problemáticos que tornam seu fluxo de trabalho de e-mail lento: gravação de webinar + perguntas e respostas

Enviar um e-mail pela porta envolve uma infinidade de etapas, ferramentas e partes interessadas. Um processo simplificado mantém os projetos em andamento rapidamente e garante resultados de alta qualidade. Um processo interrompido ou trabalhoso, por outro lado, pode ser prejudicial ao seu programa e à sua equipe.

Mas o que desacelera os fluxos de trabalho de e-mail - e onde ocorrem os erros? Para nossa pesquisa de 2019 State of Email Workflows , perguntamos a mais de 3.000 profissionais de marketing por e-mail como eles lançam as campanhas e quais desafios enfrentam ao longo do caminho. Neste webinar, compartilhamos como você pode enfrentar esses pontos problemáticos de frente e fornecemos conselhos acionáveis ​​sobre como melhorar seu fluxo de trabalho de e-mail.

Não teve a chance de assistir ao webinar ao vivo? Não se preocupe. Você pode acessar a gravação completa a qualquer momento e ler as perguntas e respostas abaixo.

Q&A

Um grande obrigado a todos que colaboraram durante o webinar com uma pergunta! Aqui está uma recapitulação de nossas respostas às perguntas mais populares, junto com nossa opinião sobre algumas das perguntas que não respondemos durante o webinar ao vivo. Tem mais perguntas? Por favor, deixe-os nos comentários.

Muitos e-mails hoje em dia são apenas e-mails de imagem. Isso consome menos tempo do que a codificação. O que há de errado em fazer dessa maneira se a capacidade de entrega ainda é perfeita?

Whitney Rudeseal Peet: Eu definitivamente tenho visto muitos e-mails apenas com imagens na minha caixa de entrada também. Quando dizemos que você nunca deve enviar um e-mail inteiramente feito de imagens , o que estamos realmente dizendo é que você deve entender que as imagens por si só não atendem a todo o seu público. As imagens têm um propósito absoluto no e-mail, mas você pode ter assinantes que têm as imagens desativadas por padrão ou pessoas que não podem carregar temporariamente suas imagens porque estão olhando seus e-mails enquanto se deslocam para o trabalho no metrô. Portanto, se todo o valor do seu e-mail estiver nessas imagens, esse valor será perdido para alguns de seus assinantes.

Também direi que, embora o uso de imagens para o seu e-mail possa fazer com que a etapa de codificação do fluxo de trabalho demore significativamente menos tempo, é provável que a etapa de design aumente mais do que você imagina, de modo que você pode sair mesmo assim. Além disso, se houver um erro que você encontra durante as revisões e aprovações - ou mesmo no meio do envio - consertar esse erro levará muito mais tempo com imagens do que com uma correção rápida de código.

Jason Rodriguez: Concordo totalmente com Whitney. Na verdade, tudo se resume à acessibilidade em suas várias formas. Quando as pessoas pensam em acessibilidade, muitas vezes pensam em deficiências que as pessoas têm. Mas existem deficiências permanentes, temporárias e situacionais. Portanto, as pessoas afetadas pela acessibilidade do e-mail podem ser pessoas com deficiência visual - ou apenas pessoas que estão tendo problemas de conectividade em seus telefones. Portanto, a qualquer momento você pode usar texto real e HTML, isso dará a coisas como leitores de tela mais conteúdo para ler em voz alta para os assinantes e simplesmente dará a outros mais conteúdo para ler enquanto eles não podem ver suas imagens.

Existe uma lista de verificação disponível que possamos seguir para testar a acessibilidade?

Jason: Definitivamente, existem alguns recursos disponíveis para ajudar. Lançamos um Guia definitivo para acessibilidade de e-mail no início deste ano que funciona como uma lista de verificação e aborda todas as coisas com que você precisa se preocupar ao criar e-mails acessíveis - desde redação, design e codificação. No Litmus, também temos verificações de acessibilidade guiadas na Lista de Verificação Litmus. Ele analisará e identificará quaisquer problemas que seu e-mail possa ter quando se trata de coisas como tags ALT, hierarquia, tipo de idioma, funções de tabela e assim por diante. Além disso, você pode ouvir como seu e-mail soa em um leitor de tela para garantir que seus assinantes também possam aproveitar seu e-mail.

Quais ferramentas você recomenda usar para um calendário de conteúdo de e-mail?

Whitney: Aqui no Litmus, usamos Asana para nossa solução de calendário e é definitivamente um sucesso com nossa equipe. É muito personalizável e é uma ótima maneira de ver o que está surgindo em alto nível nas campanhas.

Jason: Trello é outro que muita gente está usando . O Litmus acaba de lançar um novo modelo de fluxo de trabalho de e-mail com o Trello que você pode começar a usar hoje. Mas mesmo que você não tenha orçamento ou acesso a essas ferramentas de terceiros, quase todo mundo está usando um calendário por meio de ferramentas como Outlook e GSuite. Você pode configurar eventos de calendário e colocar detalhes de campanha e vincular nossos a documentos de estratégia e documentos de cópia. Independentemente da ferramenta que você está usando, a visibilidade é fundamental. Portanto, certifique-se de marcar as pessoas e de que todos saibam exatamente onde acessar essas informações para que possam vê-las sem ter que incomodar ninguém.

O que exatamente são parciais e fragmentos, e para que eu os usaria?

Jason: Pense em snippets como pequenos componentes de código pré-salvos. Pode ser qualquer coisa, desde o cabeçalho do seu e-mail até um botão de CTA que você usa em vários e-mails. Mas se você entrar em um e-mail e alterar um desses snippets, isso afetará apenas a campanha de e-mail que você está editando. Os parciais, por outro lado, são blocos de código geralmente maiores, como logotipos ou a seção de rodapé - coisas que não mudam necessariamente com frequência, mas que você usa constantemente. Eles são mantidos em seus próprios arquivos, portanto, quando você faz uma atualização para um desses parciais, essa atualização vai para todas as campanhas de e-mail para as quais foi usado, sem que você precise ir manualmente e copiar e colar essas alterações. Snippets e parciais são integrados ao Litmus Builder e realmente ajudam a reduzir a etapa de codificação do fluxo de trabalho. Aqui está uma visão geral mais detalhada de parciais e snippets e como você pode usá-los para acelerar o tempo de desenvolvimento de seu e-mail .

E quanto aos emails transacionais? Eu preciso gastar tempo para testá-los?

Whitney: Emails automatizados e transacionais têm a reputação de serem “configurados e esquecidos”. Mas eu diria que pelos mesmos motivos pelos quais você deseja testar todos os seus e-mails de marketing antes de enviar, você também deseja verificar regularmente seus e-mails transacionais. Eles podem ser afetados pelas atualizações do cliente de e-mail da mesma forma que os e-mails de marketing. Eu sinto que todos nós recebemos uma confirmação do pedido ou e-mail de abandono do carrinho que simplesmente não rendeu certo ou nos deixou confusos. Esses e-mails são geradores de receita tão grande que é incrivelmente importante mantê-los com uma aparência perfeita também, e testá-los regularmente é a maneira de garantir isso. Normalmente recomendamos que nenhum e-mail fique sem uma análise sólida por mais de três meses - o risco de proporcionar uma experiência difícil para seus assinantes e afetar negativamente seus resultados financeiros é muito alto. Vale a pena o tempo gasto.

Estou tendo dificuldade em justificar a acessibilidade do e-mail para o resto da minha equipe. Qual conselho você pode dar que ajuda a explicar por que vale a pena gastar tempo extra para tornar os e-mails acessíveis?

Whitney: Tornar seus e-mails acessíveis beneficia a todos . Como Jason mencionou acima, a acessibilidade não é apenas para pessoas com deficiência permanente. Existem deficiências temporárias, como quebrar o braço, e deficiências situacionais, como caminhar sob o sol forte ou viajar no metrô e perder a conectividade. Quando você pensa em acessibilidade dessa forma, é fácil ver como de repente todos podem ser afetados por algo que é inacessível.

Ignorar a acessibilidade não apenas cria experiências de usuário frustrantes, mas o impede de criar relacionamentos duradouros e valiosos com a maioria de sua base de assinantes e seus futuros assinantes. Há muito que você pode fazer para tornar seus e-mails acessíveis, mas talvez comece com pequenos passos. Crie um plano que comece com a implementação de algumas pequenas mudanças - como adicionar tags de idioma ou alinhar seu texto à esquerda - que você pode aumentar com o tempo, para que não pareça que está adicionando muito tempo ao seu fluxo de trabalho de uma vez uma vez.

No webinar, você menciona concentrar seus esforços de teste nos clientes de e-mail que seus assinantes usam - mas como você sabe disso?

Whitney: É definitivamente possível que seu ESP não forneça esse tipo de dados. Usar uma ferramenta como o Litmus Email Analytics pode ajudar a preencher essas lacunas. Quais dispositivos seus assinantes estão usando? Em qual versão eles estão? Uma ferramenta de terceiros pode ajudá-lo a ver como é o panorama de assinantes de e-mail para e-mail.

Jason: Se você não tem acesso a uma ferramenta de terceiros, pode ter uma boa noção do que seus assinantes estão usando, dando uma olhada em sua lista de assinantes. Muitas pessoas podem ter se inscrito usando seus endereços do Gmail e do Yahoo, por exemplo. Você também pode sempre descobrir perguntando! Faça uma pesquisa por e-mail e pergunte a eles suas preferências, e use isso para adaptar seus projetos e técnicas a esse público.

Quando se trata de aprovações para campanhas mais urgentes ou urgentes, como você agiliza as aprovações entre várias partes interessadas de vários departamentos - e que têm diferentes habilidades no que diz respeito ao uso de tecnologia?

Whitney: Se uma campanha é urgente e você precisa de feedback e aprovação rapidamente, é ainda mais provável que os comentários se percam e os erros apareçam. Então, se você está trabalhando em uma marca onde envios espontâneos e tempos de resposta rápidos são garantidos, é mesmo mais importante manter todos os comentários em um local centralizado. Uma ferramenta como o Litmus Proof pode manter o feedback organizado e pode ajudar a manter os projetos em andamento rapidamente.

Alguma recomendação para agilizar o fluxo de trabalho de email quando você é uma equipe de email de uma mulher?

Whitney: Quer você seja uma equipe de um ou muitos, comece observando onde você está gastando mais tempo no processo de produção. É copywriting? É codificação e teste? Está coletando feedback e aprovações das partes interessadas? As alterações de processo na etapa com maior consumo de tempo podem ter o maior impacto em seu fluxo de trabalho geral.

Além disso, sempre observe onde você está fazendo o trabalho mais manual e repetitivo. Como uma equipe de um só, é fácil aceitar tarefas pesadas e tirá-las do caminho - porque dedicar um tempo para descobrir como melhorar seu fluxo de trabalho significa que você está evitando fazer a próxima campanha sair pela porta. Mas a verdade é que, com uma equipe de um, a automação de tarefas manuais de e-mail pode fazer uma enorme diferença no tempo de produção geral com cada e-mail - mesmo se você passar algumas horas configurando automações.