5 matadores de produtividade para equipes de e-mail: gravação de webinar + perguntas e respostas

Quando a produtividade é alta, sua equipe está em sincronia e você cumpre os prazos com facilidade, lançar as campanhas pode ser - ouso dizer? - divertido. Mas uma máquina tão bem oleada é uma ocorrência rara.

Por que a maioria das equipes de e-mail são menos produtivas do que gostariam? Fizemos uma parceria com os especialistas em produtividade da Trello para analisar os maiores erros que matam a produtividade da equipe e compartilhar o que você pode fazer para ajudar sua equipe a criar e-mails melhores e mais rápidos.

Não teve a chance de assistir ao webinar ao vivo? Não se preocupe. Você pode acessar a gravação completa e baixar os slides a qualquer momento e ler as perguntas e respostas abaixo.

Q&A

Um grande obrigado a todos que colaboraram durante o webinar com uma pergunta! Aqui está uma recapitulação de nossas respostas às perguntas mais populares, junto com nossa opinião sobre algumas das perguntas que não respondemos durante o webinar ao vivo. Tem mais perguntas? Por favor, deixe-os nos comentários.

Como o Litmus e o Trello lidam com as aprovações?

Jason Rodriguez : Cada vez mais, contamos com ferramentas centralizadas para coletar aprovações. Para nós, usamos Litmus Proof para feedback de campanha e aprovação antes de enviar, e Asana para gerenciamento de projeto, onde os membros da equipe marcam as aprovações como tarefas que são atribuídas no início do projeto pelo proprietário do projeto.

A chave aqui é usar métodos combinados para coletar aprovações em vez de métodos ad-hoc. Conversamos com muitas equipes que usam threads de email, feedback verbal e outros canais não confiáveis ​​para tentar obter aprovações de diferentes pessoas e departamentos, o que quase sempre é um grande assassino de produtividade. Tivemos dores semelhantes, e é por isso que construímos o Litmus Proof em primeiro lugar.

Chris Kaundart : No Trello, lidamos com nossa análise e aprovação dos cartões Trello. Temos um processo bem definido com prazos consistentes que (geralmente) nos mantém no caminho certo. Além disso, todos nós projetamos e construímos nosso processo juntos, de modo que todas as partes interessadas estejam na mesma página.

Como você pode evitar edições de última hora em um e-mail depois que ele já foi aprovado?

Chris : Esse é um problema difícil de resolver. Tão difícil que você nunca vai escapar de verdade das edições de última hora. Dito isso, acho que existem algumas abordagens diretas que você pode adotar para torná-lo um pouco mais suave.

Em primeiro lugar, recomendo tentar conduzir uma mudança de mentalidade sobre o processo de e-mail. Tive sucesso ao tentar estruturar nosso processo como uma experiência colaborativa, em vez de apenas aceitar solicitações e atendê-las (como uma agência interna). Quando consigo um stakeholder mais envolvido no processo, tudo fica significativamente mais tranquilo. A maior oportunidade de colaboração é inicial ao definir e definir o escopo de uma campanha.

Em segundo lugar, adicionar um pouco de preenchimento às suas linhas do tempo pode ser muito útil. Empurrar e estruturar o processo para dar algum espaço para respirar entre a aprovação final e a implantação pode ajudar. Por exemplo, se você precisa absolutamente de aprovação até as 16h, tente definir o prazo para 14h e veja se isso ajuda.

Como você pode ter certeza de que está recebendo requisitos completos e precisos de sua equipe desde o início, em vez de caçá-los?

Jason : Formalizar seus requisitos e processo de coleta é uma ótima maneira de evitar caçá-los mais tarde. Configurar um formulário em algo como o Formulários Google para coletar informações, usar um resumo por e-mail ou criar modelos de cartão padrão no Trello são boas maneiras de formalizar esse processo. O segredo é usar a mesma ferramenta para cada campanha e garantir que ela colete todas as informações de que você precisa, desde metas e público até criar e copiar ativos, KPIs, partes interessadas e muito mais.

Chris : A estrutura é sua amiga aqui! Crie um processo de solicitação consistente e repetível para ajudar a reunir os requisitos no início. No Trello, usamos um Formulário Google conectado a uma placa Trello por meio do Zapier. Os solicitantes devem preencher todas as perguntas do formulário para fazer a solicitação. Isso leva a menos tempo procurando informações e mais tempo às campanhas de envio.

Como você pode fazer com que sua equipe de gerenciamento se comprometa com um processo de e-mail?

Chris : Embora cada gerente e equipe de gerenciamento sejam diferentes, geralmente acho a liderança muito receptiva a uma boa narrativa baseada em dados. Se você puder começar a ilustrar os custos reais e as desvantagens da falta de um processo de e-mail, poderá influenciar o pensamento deles.

Os slides deste webinar (além do Relatório do Estado do Email do Litmus ) devem ajudá-lo a ilustrar que a falta de um processo está custando caro para sua empresa.

Qual é a melhor maneira de analisar a lista de visualizações de e-mail que analisamos? Como podemos saber quais clientes de e-mail são mais populares entre nossos assinantes?

Jason : A melhor maneira é usar uma ferramenta como Litmus Email Analytics (ou algo fornecido por seu ESP) para ver quais clientes de e-mail e mecanismos de renderização seus assinantes realmente usam. Nós permitimos que você veja quantos assinantes abrem na web, desktop e celular - incluindo quais clientes reais eles estão usando - para ter certeza de não perder tempo testando em clientes de e-mail para os quais você nem mesmo envia. Se você não é um cliente Litmus, pode ter uma boa ideia dos clientes de e-mail mais populares visitando emailclientmarketshare.com . Todos os meses, agregamos dados anônimos de nossa plataforma analítica e classificamos os dez principais clientes de e-mail em todo o mundo.

Chris : Com base no que Jason disse, este é um ótimo lugar para aplicar o Princípio de Pareto . A ideia é que 20% do seu esforço gerará 80% dos seus resultados. Use as ferramentas analíticas disponíveis para descobrir como seus assinantes estão abrindo seu e-mail. Certifique-se de que seus e-mails tenham uma boa aparência nos principais clientes. Tudo bem se não for perfeito em um cliente de e-mail que não está sendo muito usado por seus assinantes.

Como devemos abordar as reuniões por e-mail para que não sejam uma perda de tempo de produtividade?

Jason : Como em todas as reuniões, você deve seguir algumas diretrizes:

• Restrinja a reunião apenas às partes necessárias para evitar a perda de tempo das pessoas.
• Tenha uma agenda clara com links para recursos (como resumos por e-mail) e objetivos da reunião.
• Seja explícito quanto ao resultado que você espera da reunião. Trabalhe para esse resultado sem sair pela tangente. Você sempre pode levar as coisas para o Slack ou outra reunião, se necessário.
• Tenha um horário de início e término claro que respeite os calendários das pessoas. Tente não diminuir o tempo de trabalho das pessoas para evitar multitarefas dispendiosas .

Muitas reuniões podem ser evitadas por meio de um processo e responsabilidades claros, combinados com uma fonte central de informações para campanhas por e-mail - então, tente resolver as coisas primeiro.

Chris : No Trello, conseguimos fazer a grande maioria do nosso trabalho de e-mail de forma assíncrona no Trello. Quando precisamos nos encontrar para discutir um e-mail, sempre apresentamos uma agenda clara sobre o que precisamos discutir.

Projetar um bom processo pode ajudar muito na redução da necessidade de reuniões. Por exemplo, se você estiver realizando reuniões para coletar requisitos de e-mail, implemente um processo de solicitação formal que basicamente preenche um resumo de e-mail. Isso por si só provavelmente poderia reduzir ou eliminar a necessidade desses tipos de reuniões.

Onde você realmente armazena ativos, cópias e códigos? Você usa algo como o Dropbox?

Jason : Usamos duas ferramentas principais para ativos de e-mail: Google Docs e Litmus Builder . Escrever é um esporte de equipe no Litmus e no Google Docs é onde praticamos. Uma vez que a cópia é processada, nossa incrível equipe de e-mail realmente projeta e desenvolve campanhas no Litmus Builder antes de sincronizar as coisas com o nosso ESP (depois de trabalharmos na Prova e na Lista de Verificação, é claro!).

Muitas equipes usam provedores de armazenamento em nuvem como Dropbox, Google Drive e OneDrive, por isso tornamos mais fácil para os clientes sincronizar e-mails com o Litmus com nossas integrações .

Chris : Definitivamente, recomendo usar um local centralizado para armazenar ativos. Ferramentas como Dropbox e Google Drive funcionam muito bem. No Trello, usamos muito Confluence, Litmus Builder e Google Docs para compartilhar e colaborar.

Existe uma maneira mais automatizada de obter aprovações para e-mails?

Jason : Sim! Nós construímos o Litmus Proof com isso em mente. O Litmus Proof permite que você reúna feedback e aprovações em um local centralizado, diretamente no próprio e-mail. A maneira mais fácil de automatizar esse processo é adicionar clientes ou partes interessadas como Revisores Litmus em sua conta. Uma vez adicionados, você pode @mencioná-los no Litmus Proof e nós acionaremos um e-mail solicitando que revisem e aprovem. A beleza do Proof é que - se houver problemas que precisam ser corrigidos - você pode voltar ao código no Builder para corrigi-lo e enviar essas alterações de volta ao Proof para uma segunda rodada de revisões.

Chris : Para uma dica de automação específica do Trello, você pode usar os comandos Butler para ajudar a remover algumas das etapas ao longo do caminho. Por exemplo, quando uma lista de verificação é concluída, você pode acionar outra ação (como um comentário para pedir ao aprovador final para dar uma olhada).

Dê uma olhada em qualquer tipo de tarefa que você executa repetidamente e você encontrará grandes oportunidades de automação!

Existe uma maneira de evitar que as partes interessadas se encarreguem de lançar uma campanha antes que ela esteja pronta?

Jason : Mais uma vez, acho que é aqui que as funções e o fluxo de trabalho claramente definidos entram em jogo. Certifique-se de que todos saibam as etapas corretas para enviar uma campanha. Se a parte interessada estiver ciente de que há uma rodada final de controle de qualidade antes do envio real, é mais provável que respeite essa etapa em vez de pulá-la e alegar ignorância. Também ajuda, pelo menos com equipes grandes o suficiente, ter funções dedicadas para cada parte do processo de produção de e-mail, incluindo o envio de campanhas. Ter alguém na equipe que analisa as listas de assinantes, segmentação, verificações de spam, etc. antes de enviar irá interromper a maioria dos problemas que surgem como resultado de se precipitar. Se uma parte interessada perde o controle rotineiramente e empurra as campanhas porta afora antes que estejam prontas, provavelmente será necessário limitar sua capacidade de enviar.

Como posso começar a implementar resumos de e-mail em meu fluxo de trabalho?

Jason : A melhor maneira é baixar nosso modelo de resumo de e- mail e usá-lo em sua próxima campanha! Mesmo que seja um exercício pessoal, usar nosso modelo de briefing por e-mail pode ajudá-lo a identificar as informações de que precisa em seu próprio briefing.

Depois de ter uma ideia de quais informações você precisa em seu briefing, é uma boa ideia fazer uma reunião inicial com qualquer pessoa que solicitar e-mails para apresentá-los ao formato, mostrar a eles como funciona, dar exemplos de informações úteis e inúteis e mostre-lhes como enviar um briefing corretamente. Como acontece com a maioria das coisas em e-mail, quanto mais você puder educar colegas e partes interessadas, melhor.