5 etapas simples para escolher o software certo, sempre

Presumimos, desde o início da era digital, que escolher o pacote de software certo é difícil. Não tem que ser. Mas é extremamente importante. Se você é um profissional de marketing, pode estar escolhendo um sistema CRM completo ou uma ferramenta de escuta online mais focada. Seja qual for a sua necessidade, o futuro da sua organização pode depender do sucesso do processo de seleção.

Provavelmente, você está improvisando. Se você nunca fez isso antes, pode não saber realmente quando começar ao procurar um novo software. Então você acessa a internet para fazer pesquisas sem um plano definido.

Para aqueles que já estiveram envolvidos na seleção de uma ferramenta, pense no último software selecionado. Quão direto foi isso? Quanto tempo levou? Os usuários ficaram satisfeitos? Está resolvendo todas as suas necessidades? No final do dia, a implementação correu bem - e continuou a funcionar muito depois de você ter configurado tudo pela primeira vez?

Se já se passaram anos desde que você o instalou pela primeira vez, você adia a renovação ou substituição porque tem medo de lidar com mais um complicado processo de seleção?

Conforme o tempo passa e você não renova o software, pode estar prejudicando sua capacidade de atender aos objetivos de negócios com mais eficiência.

Para alguns, essa jornada de seleção simplesmente leva mais tempo do que deveria, e as escolhas vêm de um pressentimento ou preconceito pessoal, em vez de depender de dados ou analisar o impacto nos negócios.

Para outros, um vendedor pode fazer um show de cães e pôneis, vender por meio de uma demonstração e convencer o comprador de que, independentemente de sua situação, eles são a única escolha que vale a pena considerar. Ambos os cenários acabam com o mesmo resultado - as partes interessadas não estão felizes, as chances de a implantação dar certo são baixas, a taxa de adoção é baixa e a taxa de satisfação também é baixa.

Fonte: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Mas não precisa ser assim. Em vez disso, permita-me apresentar a você um processo direto, em 5 fases - e repetível - que o ajudará a otimizar a maneira como você seleciona o software. Ao segui-lo, você reduzirá o número de pessoas envolvidas, fará isso em menos de 30 dias, aumentará a satisfação e gerará uma taxa de adoção mais alta.

Fase 1: Conscientização

Seja por meio de sua própria pesquisa, preconceito pessoal ou de alguém que veio lhe contar, de alguma forma você descobriu que precisava de um software.

Não importa como você tenha chegado aqui, esta etapa deve começar entendendo “O que a empresa realmente precisa e por quê ?”

Você pode fazer isso completando uma avaliação de impacto nos negócios, especificamente:

Fonte: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Uma avaliação de impacto nos negócios ajuda a encontrar os pontos problemáticos reais, identificar lacunas de capacidade e perceber as necessidades e impactos potenciais nos negócios. Não comece com a ferramenta, comece com as necessidades, lacunas e oportunidades. Caso contrário, você corre o risco de implementar uma ferramenta realmente desnecessária sem qualquer esperança de ROI.

Em seguida, identifique não mais do que cinco principais partes interessadas - patrocinador de negócios, líder de TI, especialista técnico de TI, especialista em processos e o usuário de negócios. Quanto mais pessoas e vozes você se envolver, mais demorado será o processo e menos satisfeitos os usuários ficarão com o produto final.

Fase 2: Educação e descoberta

Você provavelmente está atolado e provavelmente está se atualizando à noite e nos fins de semana.

Como você pode conseguir tempo para fazer avaliações de mercado? Como você peneirar o ruído das complexidades do mercado, sites confusos e preconceitos e mensagens claras do fornecedor? Quem é o melhor jogador, quais são seus recursos e capacidades, e como é realmente estar preso a um contrato de longo prazo com eles?

A melhor decisão que você pode tomar é descobrir informações do fornecedor a partir de uma ampla gama de fontes confiáveis, aproveitando fontes de terceiros para informações do fornecedor, informações da categoria de aplicativo e, finalmente, tendências do cenário de software.

Encontre um parceiro confiável para agregar dados importantes e ajudá-lo a entender o que essas ferramentas podem fazer, o que os clientes pensam desses fornecedores e como é sua experiência geral. Isso também aumentará seu conhecimento sobre as tendências de aplicação e do setor.

Ao procurar um parceiro confiável, evite aqueles que operam em um sistema de revisão pay-to-play ou que alavancam fatores aceleradores de presença no mercado. Procure um parceiro que apresente análises colaborativas e independentes do fornecedor, pois isso fornecerá a você uma janela pura e inalterada do que os clientes reais pensam sobre cada fornecedor em particular.

Mas não pare por aí - tente encontrar outras pessoas, sejam especialistas da indústria ou colegas que também usaram este software ou fornecedor e reúna seus pensamentos e experiências.

Fonte: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Fase 3 - Priorizar requisitos e lista restrita

Você não pode fazer uma lista restrita se tiver muitos requisitos. Identifique os cinco principais recursos de diferenciação que atendem às suas necessidades mais críticas e que têm um vínculo claro com a diferenciação do fornecedor, não apenas os recursos básicos.

No final do dia, você não conseguirá atender a todos os requisitos. Portanto, você deve decidir objetivamente quais são absolutamente necessários e quais você pode viver sem. Se você tiver um grande número de requisitos, considere o uso do modelo de priorização MoSCoW para restringi-lo.

Fonte: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Por fim, use esses requisitos para conduzir uma comparação baseada em dados dos recursos e capacidades do fornecedor. Seu objetivo aqui é estreitar o campo para seus principais concorrentes.

Não tenha apenas uma lista restrita de um fornecedor sobre o qual seu amigo lhe falou - uma lista restrita de um é ruim e, da mesma forma, uma lista restrita de 15. Priorize implacavelmente seus requisitos para que você possa restringir uma lista restrita de quatro fornecedores potenciais ou soluções.

Fase 4 - Alinhamento em uma estrutura de decisão clara

Primeiro, seja claro sobre seus critérios de seleção. Embora sua avaliação ainda envolva alguma “arte” em vez de ciência, seu modelo de pontuação o ajudará a comparar objetivamente sua lista de seleção.

Inclua critérios que façam sentido com base na complexidade e tipo de ferramenta, como recursos funcionais, acessibilidade, extensibilidade, escalabilidade, viabilidade do fornecedor, etc. E não se esqueça de incluir também métricas de relacionamento.

Aproveitar as respostas emocionais de outros usuários finais pode atuar como um forte indicador de um forte relacionamento futuro cliente-fornecedor.

A partir daqui, decida qual dos quatro fornecedores passa para a fase de demonstração, mas avalie em seus termos, não nos deles. Elabore seus próprios casos de uso e avalie como a solução deles pode ajudar a resolver seus problemas reais, não em quantos recursos eles podem ter.

Mude a terminologia de uma demonstração do fornecedor para uma entrevista investigativa e peça referências. Embora eles provavelmente ofereçam referências que fornecerão feedback positivo, não tenha medo de se aprofundar nas entrevistas para entender algumas das limitações relacionadas à solução.

Depois de concluir esta fase, você deve ser capaz de reduzir essa lista a dois ou três fornecedores.

Fase 5 - Negociar para vencer

Depois de chegar a este ponto, você precisa manter suas opções em aberto. Você não deve negociar com apenas um fornecedor ou com mais de três. É perfeitamente normal ter um favorito, mas se você estiver lidando apenas com um fornecedor, provavelmente estará perdendo um desconto ou outros incentivos.

Por falar nisso, como você lida com as negociações? Você tem um escritório formal de gerenciamento de fornecedores ou de compras? Você entende todas as letras miúdas do contrato? Como saber se está obtendo o melhor preço? Se você não puder responder a essas perguntas, você corre o risco de assinar um contrato desfavorável.

Pense em quantas vezes sua equipe de vendas fechou um negócio ou deu um desconto para fechar uma venda. Isso é comum, então não tire proveito e aproveite várias propostas em seu benefício.

Não assine um contrato se você não entender o idioma ou no que está se metendo. Os fornecedores geralmente colocam no contrato uma linguagem que os favorece no longo prazo - algo tão simples como uma mudança de nome pode permitir a renegociação do contrato. Você chamaria um eletricista para consertar um sistema defeituoso em sua casa. Portanto, faça o mesmo com seus contratos e chame um profissional.

No final do dia, entrar sem um plano é, bem, entrar sem um plano. Nossa pesquisa mostra que as pessoas que possuem um forte processo de seleção de software obtêm maior satisfação com o produto final. Você também precisará de um plano de implementação, treinamento e integração, mas abordaremos essas áreas críticas em um artigo futuro.

Selecionar uma nova ferramenta ou software não é difícil, mas a decisão errada pode ter impactos de longo prazo na equipe de marketing e / ou nos negócios. Em vez de saltar às cegas, usando decisões intuitivas e instintivas, comece com uma estrutura para acelerar e melhorar a seleção de software.

Lembre-se de que um plano é melhor do que nenhum plano. Não fique preso.

Alan Neal é o diretor de crescimento da SoftwareReviews, uma empresa líder na área de revisão de tecnologia B2B. Alan se concentra em ajudar os usuários finais a tomarem as decisões de tecnologia certas, ao mesmo tempo em que permite que as equipes de vendas e marketing aumentem seus negócios de tecnologia.