O que é Scope Creep e como posso evitá-lo?

Antes de podermos explicar como evitar o aumento do escopo em seus projetos, precisamos entender o que são o escopo do projeto e o aumento do escopo.

Qual é o escopo de um projeto?

Em termos simples, o escopo do projeto refere-se a todo o trabalho necessário para concluir um projeto. Você pode usar uma estrutura analítica do projeto (WBS) para ajudá-lo a identificar todas as tarefas, atividades e entregas individuais de seus projetos. Em seguida, você precisará de uma declaração de escopo, que é um documento de planejamento do projeto onde você define o escopo do seu projeto.

O que é Scope Creep no gerenciamento de projetos?

Scope creep é o que acontece quando mudanças são feitas no escopo do projeto sem nenhum procedimento de controle como solicitações de mudança. Essas mudanças também afetam o cronograma do projeto, orçamento, custos, alocação de recursos e podem comprometer a conclusão de marcos e metas. A fluência do escopo é um dos riscos de gerenciamento de projetos mais comuns.

Geralmente, a fluência do escopo ocorre quando novos requisitos do projeto são adicionados por clientes do projeto ou outras partes interessadas após o início da execução do projeto. Muitas vezes essas mudanças não são devidamente revisadas. Portanto, espera-se que a equipe do projeto conclua mais tarefas, entregas e marcos com os mesmos recursos e no mesmo tempo do escopo original.

Por outro lado, você pode acabar com um projeto com muitas mudanças aprovadas e consideradas, que nunca terminam porque toda vez que você pensa que terminou, um novo requisito do projeto, como um novo recurso do produto, chega à sua caixa de entrada e você precisa fazer mais mudanças.

Para controlar o escopo do seu projeto e evitar o aumento do escopo, você precisará de um escopo, mudanças e planos de gerenciamento de riscos.

Plano de Gerenciamento de Escopo

O plano de gerenciamento do escopo é um componente do plano do projeto que descreve como o escopo do projeto será estabelecido e controlado. Este documento inclui sua estrutura analítica do projeto, declaração de escopo e o processo pelo qual o escopo será aprovado pelas partes interessadas como uma linha de base para seu projeto.

O plano de gerenciamento do escopo ajuda os gerentes de projeto a garantir que as partes interessadas entendam a linha de base do escopo do projeto e como as mudanças nela afetarão o plano geral de gerenciamento do projeto.

Plano de Gerenciamento de Mudanças

Naturalmente, mudanças acontecem nos projetos o tempo todo, mas é importante ter um plano de gerenciamento de mudanças para poder controlar essas mudanças. É muito raro que os projetos progridam exatamente como foi definido no plano do projeto. Na maioria dos casos, os gerentes de projeto precisam ajustar o cronograma, orçamento e escopo. No entanto, sem algum controle sobre o processo de gerenciamento de mudanças, um gerente de projeto tem poucas chances de manter o controle do trabalho e gerenciar o projeto de forma eficaz.

Plano de gerenciamento de riscos

Caso esse aumento de escopo ocorra porque as partes interessadas, clientes ou membros da equipe não seguiram o escopo e os procedimentos de gerenciamento de mudanças, você terá que consultar seu plano de gerenciamento de riscos. O plano de gerenciamento de riscos do seu projeto é um documento que estabelece as estratégias, funções, responsabilidades e financiamento para o gerenciamento de riscos. Em palavras simples, é um plano que contém todas as informações que você precisa para prevenir e mitigar riscos como o aumento do escopo.

Exemplo de deslocamento de escopo

Durante um período de três meses, um gerente de projeto foi encarregado de entregar um novo software. Após algumas semanas na fase de planejamento, o patrocinador do projeto adicionou novos recursos ao produto. Depois que o gerente de projeto incluiu os novos requisitos no escopo do projeto, o patrocinador fez ainda mais alterações conforme solicitado pelos clientes do projeto.

Obviamente, o gerente de projeto respondeu que os novos recursos do produto não seriam um problema se as solicitações de mudança fossem enviadas e se ele recebesse mais recursos para executar o trabalho extra que foi adicionado ao escopo. Perto do prazo de três meses, o patrocinador ficou chateado e reclamou que o projeto estava atrasado e os clientes esperavam entregas. O plano de projeto de linha de base era muito ambicioso para que o trabalho adicional chegasse dentro do cronograma, explicou o gerente de projeto.

Você consegue adivinhar o que aconteceu em seguida? Sim. O gerente de projeto foi retirado do projeto, acusado de ser “muito lento” pelo patrocinador. Este é um exemplo típico de fluência de escopo. Embora os novos recursos do produto tenham sido adicionados por meio de solicitações de mudança e houvesse recursos suficientes para executar as tarefas adicionais, a restrição de tempo não mudou e, portanto, o gerente de projeto não conseguiu entregá-los dentro da linha de base do cronograma do projeto planejado.

Como evitar fluência do escopo

Não deixe que a trepadeira do escopo prejudique seu projeto. A seguir estão cinco maneiras de manter o controle do escopo do seu projeto.

1. Documentar os Requisitos do Projeto

A coisa mais importante para evitar o aumento do escopo é documentar os requisitos do projeto. Uma definição clara dos requisitos do projeto permite que você defina o escopo do seu projeto. Converse com todas as partes interessadas e usuários do projeto para descobrir exatamente o que eles querem do projeto. Anotá-la. Gerenciar conflitos. Digamos que uma parte interessada queira que seu novo site seja azul e um cliente queira que seja verde, encontre alguém para arbitrar e tomar uma decisão final. Priorize os requisitos, pois pode não ser possível fazer todos eles.

Pode ser demorado registrar tudo o que as partes interessadas dizem, mas, depois de fazer isso, capture todos os requisitos em um documento. Este documento é conhecido como plano de gerenciamento de requisitos e deve conter todas as informações necessárias para gerenciar os requisitos do projeto, como como eles serão rastreados e o processo para alterá-los. Compartilhe esse documento online para que todos possam vê-lo facilmente.

2. Configure os Processos de Controle de Mudanças

O documento de requisitos é apenas um ponto de partida. O que acontece quando alguém quer mudar alguma coisa?

Não é realista pensar que nada vai mudar. O que você precisa para evitar o aumento do escopo é uma mudança gerenciada e controlada em seu projeto. Para isso, você precisará de um plano de gerenciamento de mudanças que defina os procedimentos do processo de controle de mudanças que devem ser seguidos quando o plano do projeto precisar ser alterado. Além disso, é importante que você tenha um plano de gerenciamento de riscos que estabeleça com que frequência o status geral do seu projeto será monitorado para que você possa acompanhar os riscos, como o aumento do escopo.

Um processo de controle de mudanças é muito simples. Essencialmente, alguém sugere uma mudança por meio de uma solicitação de mudança, ela é revisada, aprovada ou rejeitada e, se aprovada, incorporada ao plano do projeto. Se o seu software de gerenciamento de projetos tiver a funcionalidade de gerenciamento de mudanças, use-a.

Configurar o processo de gerenciamento de mudanças para seu projeto significa pensar em quem irá revisar e aprovar as mudanças. Você pode discuti-los com o patrocinador do projeto ou em uma reunião de equipe.

Sem um processo, a mudança simplesmente... acontece.

3. Crie um cronograma de projeto claro

Use os requisitos das partes interessadas para determinar o escopo do projeto. Em seguida, você pode usar uma estrutura analítica do projeto (WBS) para criar uma lista de tarefas detalhada. O cronograma do projeto é o resultado de saber o que seu projeto irá entregar; deve mostrar todos os requisitos e como eles serão alcançados, na forma de tarefas, atividades e marcos. Isso geralmente é feito em um gráfico de Gantt.

Você pode fazer uma referência cruzada do cronograma do projeto com o documento do plano de gerenciamento de requisitos para garantir que não tenha esquecido nada.

Depois de ter delineado o cronograma, certifique-se de ter planejado alguma contingência. Como mencionado acima, a mudança acontece. A fluência do escopo do projeto só ocorre se as mudanças não forem tratadas conforme definido em seu plano de gerenciamento de mudanças.

4. Verifique o Escopo do Projeto com as Partes Interessadas

É importante verificar se você entendeu corretamente os requisitos das partes interessadas. O que você acha que o patrocinador do projeto quer dizer sobre as entregas do projeto pode não ser o que ele quis dizer. Muitas vezes as pessoas falam com propósitos contraditórios sem perceber. Reserve um tempo para retornar às partes interessadas, como clientes, investidores ou patrocinadores de projetos, e compartilhe a documentação de requisitos com eles. Você também pode mostrar a eles o cronograma do projeto e garantir que todos os elementos que eles esperavam ver estejam representados na lista de tarefas.

Você pode descobrir que eles mudaram de ideia sobre coisas como recursos do produto ou prazos de entrega. É importante certificar-se de ajustar seu plano de projeto no início do processo de planejamento para mitigar o risco de aumento do escopo, em vez de descobrir mais tarde, depois que o projeto for iniciado.

Você também pode usar essas discussões para conversar com seu patrocinador e partes interessadas sobre o processo de controle de mudanças. Explique como você gerenciará as mudanças no plano do projeto e qual aprovação você precisará deles para prosseguir. Este é um momento útil para lembrá-los de que eles podem ter praticamente o que quiserem – se estiverem dispostos a pagar por isso e se o projeto demorar mais se incluir novos requisitos!

Se os stakeholders estiverem “muito ocupados” para querer detalhar o cronograma neste estágio, lembre-os gentilmente em que estágio você está. Às vezes, uma comunicação ruim significa que os principais stakeholders não foram informados sobre como o processo de coleta de requisitos realmente terminou!

5. Envolva os membros da equipe do projeto

Quando as partes interessadas do projeto estiverem felizes, não deixe de garantir que os membros da equipe do projeto também estejam felizes. Eles precisam saber sobre o processo de controle de mudanças e como isso os afetará. Eles precisam ser guardiões, protetores do escopo do projeto, não agentes de mudança.

Às vezes, os membros da equipe do projeto querem ser úteis e concordam em mudar algo sem aplicar o processo formal de gerenciamento de mudanças. Explique que eles não podem dizer sim às mudanças sem que a mudança seja aprovada porque isso afetaria o plano do projeto e poderia causar um aumento do escopo. Se eles quiserem ajudar uma parte interessada, a melhor coisa a fazer é explicar o processo de controle de mudanças e oferecer ajuda para documentar a mudança.

A fluência do escopo é um problema real em projetos, especialmente quando o gerente de projeto, a equipe e as partes interessadas não entendem o impacto que as mudanças podem ter nos recursos, no orçamento e no cronograma. Felizmente, não precisa ser um problema importante se você tiver clareza sobre o escopo inicial do projeto e gerenciar cuidadosamente as mudanças no plano do projeto durante o ciclo de vida do projeto.

Para evitar o aumento do escopo e gerenciar os requisitos em constante mudança do seu projeto, você precisa de um software de gerenciamento de projetos online que esteja à altura da tarefa, que ofereça recursos de gerenciamento de alterações para adicionar novas alterações e revisá-las em tempo real. Com ProjectManager.com um gerente de projeto pode priorizar essas mudanças e atribuir o trabalho aos membros da equipe, e quando uma mudança é aprovada, alguém pode trabalhar nela imediatamente.

Mudança de escopo no gerenciamento de projetos, explicada por um PMP

Os gerentes de projeto estão sempre atentos ao aumento do escopo em seus projetos, mas o problema persiste. Este vídeo oferece sete maneiras de mitigar esse risco antes que seus projetos descarrilem.

Em Revisão: Desvio do Escopo de Gerenciamento de Projetos

Jennifer Bridges, PMP, oferece este breve tutorial sobre como evitar o aumento de escopo em seus projetos. Ela fornece técnicas de planejamento que podem ser aplicadas para gerenciar o projeto conforme planejado, bem como gerenciar mudanças. Ela descreve sete maneiras de prevenir e lidar com a fluência do escopo:

• Defina o escopo
• Registre as alterações
• Re-baseline
• Solicite mais financiamento e/ou recursos
• Fique atento aos sinais
• Estabeleça prioridades
• Evite as armadilhas

É importante observar que, às vezes, a causa do aumento do escopo são seus recursos (este artigo o ajudará a determinar quando sua equipe está fora de controle). Quem está causando problemas em seu projeto causando fluência de escopo? Eles podem variar de membros da equipe a partes interessadas. Você pode usar as mesmas técnicas de planejamento descritas acima para ajudar a gerenciá-las.

Dica profissional : Lembre-se de ficar de olho em você também! Como gerente de projeto, você deseja garantir que não seja você quem estende o escopo adicionando recursos e requisitos adicionais. Desenvolver uma equipe colaborativa livre para discutir e compartilhar impactos ao projeto, é a melhor forma de apoiar o projeto.

O vídeo entra em maiores detalhes sobre todos esses pontos. É uma boa cartilha que aborda um obstáculo importante no caminho para a conclusão bem-sucedida de seu projeto.

Como o ProjectManager.com reduz o atraso do escopo

Gerenciar a fluência do escopo é um pouco como gerenciar um projeto. Você tem que controlar muitas peças e juntá-las, como um quebra-cabeça. ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos premiado que organiza projetos e equipes para mantê-lo dentro do cronograma.

Quando as mudanças são sugeridas pelas partes interessadas, você precisa capturá-las. Nosso software tem armazenamento de arquivos ilimitado, para que os registros detalhados possam ser salvos em um só lugar. Depois de obter os requisitos, você precisa compartilhá-los, o que está a apenas um clique de distância com nosso software.

Quando surge uma alteração, adicionar controles é a melhor maneira de garantir que não ocorra o aumento do escopo. Para isso, temos quadros kanban que visualizam o fluxo de trabalho. As colunas são totalmente personalizáveis, para que você possa criar aquelas intituladas fazendo, testando e pronto. Agora você pode acompanhar cada solicitação e certificar-se de que não está impactando negativamente o projeto maior.

Se a alteração chegar à coluna concluída, é hora de criar um cronograma do projeto para implementar essa alteração na linha do tempo do projeto. Assim como você faz em seu plano de projeto, você deseja agendar o trabalho em um de nossos gráficos de Gantt online. Neste ponto, você pode configurar tarefas, vincular dependências e atribuir membros da equipe para fazer o trabalho.

Antes que você possa executar esse plano de projeto, as partes interessadas precisam vê-lo e aprová-lo. Felizmente, é simples compartilhar seus gráficos de Gantt com seus stakeholders para que eles aprovem. Em seguida, você pode compartilhar o plano com a equipe e priorizar suas tarefas para que seus recursos correspondam à sua capacidade. Mantenha a fluência do escopo afastada com ProjectManager.com!

Obrigado por assistir.

Transcrição

Olá, sou Jennifer Whitt, Diretora do ProjectManager.com. Bem-vindos fãs do ProjectManager.com. Acho que você vai gostar desta sessão do quadro branco de hoje, então obrigado por se juntar a nós no Preventing Scope Creep.

Quem causa fluência de escopo em seu projeto?

Bem, às vezes eu dou uma gargalhada porque meu inconsciente escreveu Preventing Scope Creeps, e eu sei que todos nós já experimentamos o scope creep antes, mas é melhor reconhecê-los. Você sabe, os recursos em nossos projetos ou nossas partes interessadas, ou talvez nossos clientes que são as pessoas que injetam os problemas que causam o aumento do escopo.

Então eu sinto que é importante, não apenas colocar técnicas em prática para gerenciar o aumento do escopo, mas também o aumento do escopo. Como eles se parecem?
Bem, às vezes achamos que o escopo se arrasta, as pessoas que inserem o escopo em nosso projeto são assustadoras. Talvez eles sejam maus. Mas o que aprendemos é que eles provavelmente são as pessoas que você mais gosta.

São as pessoas que te trazem os donuts e te levam para almoçar. Eles são seus melhores amigos. Você quer fazer tudo por eles. Então são eles que sempre pedem os pequenos extras. É sobre isso que vamos falar hoje. Aqui estão algumas técnicas que podemos colocar em prática para ajudar a gerenciar isso.

7 dicas para evitar fluência do escopo

Então, essas são sete dicas que aprendi sobre como ficar no caminho certo. Então, número um, defina o escopo. Fico constantemente surpreso com a quantidade de projetos com os quais trabalho e eles não identificaram realmente o escopo. Ou talvez eles tenham uma ideia do que é, mas é importante saber e definir o escopo antecipadamente antes do início do projeto e não após o início do projeto. Eu sei que você está rindo porque você também viu.

1. Defina o escopo do projeto antecipadamente

Portanto, é importante defini-lo antecipadamente, concordar com seu conselho de controle de mudanças, suas partes interessadas, seus clientes e a linha de base. É importante definir o escopo antes do início do projeto.

2. Mudanças no Escopo do Documento

Em seguida, registre as alterações. Novamente, aqui está outro. Totalmente chocado quando as mudanças no projeto ou no escopo não são documentadas. Portanto, recomendamos documentar a mudança, avaliar a mudança, que mudança ou como isso afetará seus projetos e aprová-la.

Saiba o que você vai fazer com isso. Vamos colocá-lo em espera? Vamos aprovar, implementar essa mudança, o que vamos fazer com isso? É importante que o conselho de controle de mudanças do seu projeto faça essa ligação e não você, o gerente do projeto, ou de outra forma, você ficará segurando a sacola do projeto no final.

3. Redefinir o cronograma do projeto ou o plano do projeto

Número três, re-baseline, então quando essas mudanças são aprovadas ou incorporadas ao projeto, é importante basear o cronograma ou o plano do projeto. Isso é uma coisa simples que pode ser feita, então eu não sei a estatística que você vê. Eu sei que várias organizações, incluindo Gartner e muitas outras organizações, analisam constantemente qual é o número de projetos fracassados?

Portanto, considere sua fonte. Uma fonte diz que 75% dos projetos falham. Bem, a maior parte disso está nesta área onde as pessoas não assumem o controle da mudança. Se apenas uma vez que essas mudanças são acordadas pelas partes interessadas e seu conselho de controle de mudanças, e depois aprovadas por esse grupo, então para redefini-la, então você pode não ter um projeto com falha. É uma diferença se você está nos 75% dos projetos fracassados ​​ou nos 25% dos bem sucedidos.

Então, se você olhar apenas para os números, se houver dez gerentes de projeto na sala com você, então 7,5, ou se você arredondar, oito de vocês estão gerenciando projetos fracassados ​​e dois de vocês são bem-sucedidos. A pequena diferença pode ser algo tão pequeno quanto se você está gerenciando as mudanças do escopo e redefinindo seus planos.

4. Solicitar Financiamento ou Recursos Adicionais

Número quatro, solicite financiamento ou recursos adicionais. Então, agora as mudanças foram aprovadas. Você redefiniu a linha de base. Mas às vezes, para algumas pessoas, é difícil voltar e solicitar recursos adicionais, o financiamento necessário para que essas mudanças aconteçam. Se você concorda com isso, mas não volta atrás e pede às pessoas, o financiamento, os recursos que você precisa para fazer essas mudanças, novamente, estamos de volta aqui na estatística.

5. Comunique-se com sua equipe de projeto e acompanhe o progresso

Número cinco, preste atenção nos sinais. Então para você como gerente de projetos, sempre observando sua equipe, os comportamentos de sua equipe. Sentimos que os sinais são quando as coisas ficam muito quietas, onde as pessoas estão trabalhando, mas você não está recebendo nenhum sinal da equipe ou nenhum feedback. Ou as coisas estão sempre bem quando você pergunta à sua equipe de projeto ou aos membros de sua equipe: “Como estão as coisas?” e tudo está no caminho certo. Bem, esses, nós sentimos, são sinais de que algo pode não estar certo.

Então é sempre bom voltar, checar os membros da sua equipe, seu projeto, ver as coisas que estão realmente sendo concluídas e ver e avaliar “Você está realmente no caminho certo?” Eles estão pegando os biscoitos e os brownies e os donuts do escopo, implementando essas mudanças e fazendo isso silenciosamente? Só para você descobrir no final do projeto onde o seu escopo se arrastou e você não sabia disso.

6. Defina prioridades

Número seis, defina prioridades. Novamente, isso remonta às etapas anteriores, tendo seu conselho de controle de mudanças para avaliar e priorizar as mudanças. Isso acontece quando normalmente vemos vários grupos, às vezes com seu projeto e você tem diferentes partes interessadas de diferentes, digamos, unidades de negócios que trazem mudanças para você, e então é uma disputa. Deixe o conselho de controle de mudanças decidir quais mudanças precisam ser aprovadas. Deixe o conselho de controle de mudanças fazer isso, caso contrário você estará em uma posição ruim na qual não gostaria de estar.

7. Evite armadilhas de deslocamento do escopo

Número sete, evite as armadilhas. Nós os vimos todos do escopo, onde as pequenas frases que eles dizem: "Bem, enquanto você está lá ..." Ou "Enquanto você está fazendo isso, você poderia fazer isso também?" Ou, “Tudo o que você precisa fazer é...” Eles têm uma solução simples, embora nunca a tenham feito antes. Ou o que eu mais amo: “Ei, não vai demorar tanto”.

Bem, com base em quê? Com base na avaliação de quem? Baseado neles que nunca fizeram isso antes? Com base em nenhuma alteração ou avaliação? Então, essas são pequenas armadilhas em que nos encontramos em que acabamos no número de 75% ou até mais de projetos fracassados.

Então, eu tenho que admitir, quando eu sou o cliente, eu sou realmente um idiota de escopo porque sou eu quem pega os biscoitos e os donuts e a pizza ou qualquer tática que eu possa encontrar para obter as coisas adicionais que eu querer. Então, algumas dessas dicas eu aprendi comigo mesmo, não apenas com meu projeto, mas comigo mesmo sendo um cliente em outros projetos onde eu sou o rastejante do escopo.

Portanto, se você precisar de dicas, ferramentas ou técnicas para gerenciar seu escopo, ou melhor ainda, identificar os desvios de escopo, visite-nos em ProjectManager.com.