6 coisas que aprendemos em 2021 como uma agência WordPress

Em 2020, publicamos uma postagem no blog sobre o DevriX 2020 em revisão, que descrevia os projetos empolgantes nos quais nos envolvemos e as lições valiosas que aprendemos como uma agência WordPress em crescimento. Enfrentamos alguns desafios sérios em 2020, que nos ensinaram muito. Tomamos nota e reestruturamos nosso processo para continuar fazendo o que amamos enquanto crescemos de forma constante.

Estamos quase em 2022, e nossa equipe de mais de 50 pessoas está trabalhando ativamente em vários projetos de ponta, ajudando empresas com desenvolvimento web WordPress, crescimento de negócios, arquitetura de sistemas, marketing e trabalho criativo, ao mesmo tempo em que entrega ótimos resultados e mantém um bom portfólio de projetos. Isso foi possível graças a algumas lições que aprendemos no ano passado e gostaríamos de compartilhá-las com nossos colegas consultores e agências do WordPress que também estão se esforçando para crescer, construir equipes distribuídas diversas e trabalhar com incríveis clientes em todo o mundo.

Há muito mais planejado para 2022, e estamos ansiosos pelos próximos desafios. Mas antes de passarmos para o novo, vamos refletir sobre o antigo. Aqui está o que nos ajudou a melhorar nosso negócio e o crescimento da equipe até agora.

1. Modelos de proposta e funil de vendas

A conquista de novos clientes e parceiros é um processo que requer o envolvimento de todos os participantes da conversa. No entanto, entender os requisitos do cliente é incrivelmente demorado. Requer uma série de chamadas, indo e voltando por e-mail e mensagens instantâneas, fazendo todo tipo de perguntas, revisando a base de código até o momento e preparando uma longa proposta personalizada com um contrato como etapa final.

No final de 2020, recebemos um bom número de consultas a cada mês, mas muitas delas não decolaram devido à falta de orçamento suficiente, falta de comunicação, falta de compreensão do nosso modelo de serviço e outros vários motivos. Além disso, todos os itens acima levaram uma eternidade para serem preparados e até interromperam nosso fluxo de trabalho de desenvolvimento. E quando você gasta dezenas de horas (ou mais) preparando uma proposta, que não dá certo, acaba sendo um enorme desperdício de tempo e recursos.

É por isso que, no final de 2021, passamos um tempo definindo nossas principais ofertas de serviços de desenvolvimento web WordPress, delineando um formato para páginas de destino incluindo a base de nossas soluções e padronizando um questionário para shows pontuais personalizados.

Os principais tipos de trabalho com os quais lidamos incluem:

1. Retentores de Desenvolvimento WordPress
2. Soluções de desenvolvimento empresarial
3. Manutenção e suporte contínuo do WordPress

Nossos planos de retenção e manutenção agora são definidos em detalhes, com diferentes opções para diferentes tipos de negócios. Como as soluções web personalizadas variam e oferecemos vários serviços como parte do pacote – desenvolvimento, design, crescimento do negócio, gerenciamento de sistemas e marketing. Preparamos um questionário inicial que responde à maioria das perguntas que faríamos a cada cliente, reduzindo drasticamente o tempo de pré-venda.

Com o feedback de nossos clientes, percebemos que isso tem ajudado alguns deles a entender o que fazemos melhor e a definir com mais clareza seus principais objetivos. Os clientes geralmente procuram uma solução web, sem entender o porquê, e nosso formulário foca em objetivos de negócios importantes, pesquisando a concorrência, definindo diretrizes de interface do usuário, fornecendo dados mensuráveis ​​e muito mais, o que muitas vezes também é a base de nossas propostas.

Falando em propostas, tendo essas três principais soluções de serviço prontas para venda, pudemos preparar modelos de proposta padrão e contratos para cada uma delas. Parte do trabalho foi definir nosso Acordo de Nível de Serviço (SLA), períodos de manutenção, detalhes de propriedade e licenciamento da base de código, detalhes legais, protocolos de comunicação, tempos aceitáveis ​​para resposta, o que precisa ser entregue antecipadamente e qual seria o resultado final quando entrega do projeto (ou mensalmente para negócios em andamento).

Nossas propostas de modelos incluem seções relevantes para todos os nossos conhecimentos. Estes são adaptados ao projeto em questão para incluir os detalhes específicos que nossos clientes devem estar cientes.

Além disso, automatizamos parte desse processo, para poder falar com mais prospects. Em seguida, identificamos melhor nossas soluções, reduzimos o número de leads não qualificados e reduzimos as perdas por ir e voltar com clientes em potencial que não precisavam de nossos serviços.

Também apresentamos oficialmente os planos de sessão de descoberta pagos para clientes que ainda não sabiam o que queriam. Para conseguir isso, trabalhamos em estreita colaboração com eles para definir uma estratégia de negócios que atendesse às suas necessidades exclusivas.

2. Relações Empresariais Contínuas

O trabalho contínuo sempre foi um dos nossos principais objetivos na DevriX. Isso foi possível através da construção e manutenção de fortes relações comerciais, que incluem dois ramos diferentes:

1. Construção de contratos contínuos com novos clientes que chegam até nós.
2. Construir parcerias com prestadores de serviços que ofereçam serviços complementares ao que fazemos.

Construindo contratos contínuos com clientes

Anteriormente, aceitamos mais shows com taxas fixas do que o necessário e, devido à falta de propostas adequadas, enfrentamos vários problemas com atrasos constantes, informações ou ativos ausentes de clientes, soluções de hospedagem problemáticas (como Yahoo! - sim, eles realmente oferecem hospedagem à moda antiga) e muito mais. Além disso, os clientes muitas vezes não estavam interessados ​​no trabalho contínuo para seus sites e, um ou dois anos depois, os problemas continuavam surgindo - sites invadidos com uma versão muito desatualizada do WordPress ou administradores instalando controles deslizantes vulneráveis ​​e outras adições que continuou afetando a solução inicial que fornecemos.

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Agora aceitamos muito poucos shows de taxa fixa e vendemos principalmente retentores de desenvolvimento contínuo. No entanto, mesmo os projetos de taxa fixa incluem um contrato de manutenção contínua que nos permite controlar o futuro da pilha técnica da melhor maneira possível, mantendo um alto nível de segurança e desempenho.

Gerenciar alterações em servidores de teste, mesmo para clientes pequenos, ajuda com incompatibilidades e regressões, algo em que estamos trabalhando sem forçar a produção. Lidar com atualizações, revisões de código, monitoramento de tempo de atividade e gerenciamento de recursos também garante a estabilidade dessas soluções, que costumava ser um requisito interno apenas para plataformas maiores.

Parcerias com outros fornecedores

No final de 2021, focamos inteiramente em parcerias. Nosso departamento de marketing estava lidando com o conteúdo do site, criação de links ou publicidade que estava trazendo leads, mas a equipe de gerenciamento desenvolveu uma estratégia para parcerias contínuas.

Conseguimos fechar vários contratos estratégicos com agências na Europa, América do Norte e Ásia. Alguns deles eram agências técnicas que não conseguiam entregar tudo e preferiam terceirizar o trabalho pesado para nós, ou descarregar quando há muito trabalho para eles.

Outros envolvidos em diferentes áreas de negócios – publicidade, relações públicas, SEO, marketing, criação, empresas de hospedagem que procuram um parceiro de desenvolvimento WordPress sólido que se adapte aos seus processos, ajude-os a crescer e forneça serviços de desenvolvimento contínuo para suas contas quando necessário.

Além de trazer uma boa receita contínua, isso nos permitiu ampliar nossos horizontes de desenvolvimento de negócios, explorando diferentes estratégias de vendas, marketing e crescimento, processos de gerenciamento de projetos e padrões legais que nos ajudaram a crescer. Depois de passar tempo com os mesmos parceiros, tornou-se possível assumir mais trabalho deles, entregar melhores resultados e em menos tempo. Isso também convenceu alguns deles a oferecer serviços de desenvolvimento do WordPress formalmente em seus sites e descarregar esses leads para nós.

As parcerias são o núcleo da nossa filosofia na DevriX, e temos o prazer de complementar os portfólios de serviços de nossos parceiros com o trabalho de desenvolvimento do WordPress, permitindo que eles se concentrem no que fazem de melhor.

3. Ajude diferentes públicos

Onze anos atrás, quando começamos, nossa equipe era composta por apenas algumas pessoas. Não tínhamos mão de obra suficiente para atender grandes projetos empresariais e não fornecíamos vários serviços para vender um pacote completo. Com perseverança suficiente, fomos capazes de crescer, aumentar nosso conjunto de habilidades e construir uma equipe que agora trabalha em projetos de ponta, incluindo grandes plataformas multisite para fabricantes automotivos, grandes portais de mídia, soluções escaláveis ​​de Software as a Service e muito mais.

Isso, no entanto, mudou também nossos processos de gestão – introduzindo pessoas com diferentes habilidades de diferentes países. Pessoas responsáveis ​​por eles na forma de gerenciamento ou liderança de equipe, QAs, ferramentas e sistemas internos e custos adicionais para que tudo isso funcione a longo prazo. Isso rapidamente se tornou muito caro para clientes menores, e a falta de um portfólio público devido aos vários NDAs que assinamos tornou mais difícil para novos leads dar um salto de fé com os contratos de cinco dígitos (ou mais).

Desenvolvimento WordPress como um Serviço

Para nos tornarmos mais flexíveis nesses casos, discutimos o que poderia ser feito para clientes de diferentes públicos. Definir nossas buyer personas e classificar os diferentes níveis de clientes foi um passo importante para avançar.

Nós nos especializamos em várias direções, como a construção de soluções SaaS (com diferentes planos de pagamento e recursos), grandes multisites, migrações personalizadas de diferentes plataformas (PHP, Java, Python, .NET) e grandes projetos personalizados integrando todos os tipos de APIs de terceiros . Essa mudança nos permitiu construir processos separados para cada um deles, extrair certos componentes reutilizáveis ​​e aumentar o nível de experiência dos membros de nossa equipe, o que, por sua vez, permitiu que eles entregassem continuamente mais em menos tempo com menos problemas pelo caminho.

Identificamos maneiras de desacoplar um núcleo de serviço principal de trabalho que precisamos fazer para cada cliente e definimos outros sub-serviços que poderíamos vender ou combinar.

Por exemplo, construir uma grande plataforma técnica do WordPress e hospedar em uma infraestrutura confiável geralmente é o nosso principal. No entanto, poderíamos descarregar a hospedagem para um provedor de hospedagem WordPress gerenciado, como o Pagely, delegar o design para outra pessoa e não assumir os esforços de marketing e crescimento.

Temos experimentado internamente diferentes ferramentas e plugins por meio de nosso processo de verificação e agora eles podem ser usados ​​em projetos sem que tenhamos que nos preocupar com desempenho ou segurança (ou construí-los do zero). Formamos relacionamentos com muitos de seus autores contribuindo com patches anteriores ou tendo um ponto de contato direto para relatar problemas ou discutir possíveis novos recursos.

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Atualizando serviços completos

Fonte

Para clientes que estavam dispostos a pagar pelo pacote completo de serviços, mas tinham dificuldade em se comprometer com uma grande quantia antecipadamente, aprimoramos nossos planos de retenção de desenvolvimento do WordPress de uma maneira que permitia que eles se inscrevessem para uma "avaliação" e veja como trabalhamos, pague mensalmente por cada marco em vez de se comprometer com o valor total desde o início. Além disso, isso nos permitiu implementar novos requisitos durante o processo de desenvolvimento, redefinir metas , construir iterativamente (deixar o cliente decidir qual componente precisa de mais trabalho ou recursos e qual está pronto) e geralmente economizar muito dinheiro enquanto damos a flexibilidade para adicionar ou remover coisas durante o processo de trabalho.

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Alguns de nossos clientes começaram com um plano de manutenção de 10h/mês, que logo foi convertido para 40h/mês, outros saltaram de 40h/mês para 100h/mês.

Algumas negociações iniciais que eram para projetos de MVP de US$ 10.000 estão agora na casa dos cinco dígitos, graças à oportunidade de fornecer trabalho contínuo mês a mês, mostrando adições incrementais criadas com flexibilidade e extensibilidade em mente, lançando MVPs e iterando com base no usuário feedback e constantemente introduzindo melhorias nos sistemas existentes.

4. O controle de qualidade é inestimável

Nossa primeira contratação de controle de qualidade foi em 2014, mas ele estava envolvido apenas em testar nosso principal projeto de SaaS no qual estávamos trabalhando na época. À medida que o número de contas em andamento continuava crescendo, percebemos que o controle de qualidade é uma unidade essencial em nosso processo. Contratamos outro controle de qualidade e um assistente para ajudar a configurar páginas de demonstração ou listar recursos, ajudar com agendas de demonstração e coisas do tipo.

Com uma equipe de controle de qualidade consistente, agora podemos atribuir marcos aos desenvolvedores, deixá-los trabalhar em tarefas altamente desacopladas e atribuir o trabalho de teste aos nossos controles de qualidade.

O processo de controle de qualidade inclui extrair as versões mais recentes do Git localmente, testar diferentes ramificações, monitorar logs e relatar todos os tipos de regressões ou recursos incompletos que precisam de casos de borda limpos. Além de testar diferentes ambientes (incluindo o servidor de teste), podemos pegar várias pegadinhas entre versões de servidor, ambientes de hospedagem, limites de memória e muito mais.

Isso melhorou a qualidade geral de nossos produtos e liberou algum tempo de desenvolvimento para que nossos engenheiros do WordPress possam se concentrar em resolver problemas e implementar recursos enquanto alguém está constantemente tentando interromper seu trabalho nesse meio tempo. O controle de qualidade também inclui testes móveis e jogos com diferentes navegadores, o que ocasionalmente leva a correções de CSS de acompanhamento ou até mesmo a troca de bibliotecas inteiras que não suportam mídia para iOS ou determinados navegadores.

5. Comunicação e Documentação

Ter uma equipe de 5 a 8 pessoas é gerenciável, mas à medida que a equipe cresce e pessoas com diferentes conjuntos de habilidades ou experiência se juntam, trabalhar em mais projetos e gerenciar todos eles rapidamente se torna um pesadelo sem o processo e as ferramentas certas.

Contamos com o Slack para comunicação interna, onde criamos canais para cada projeto e cada uma de nossas equipes – desenvolvedores, designers, profissionais de marketing e gestão.

Integramos alguns dos serviços que usamos para cada canal, como Asana ou GitHub, puxando os últimos commits, tarefas, pull requests e comentários de problemas, o que permitiu manter o contexto em um só lugar e trabalhar com cada equipe (por habilidade ou projeto) de uma maneira muito mais organizada.

Além disso, também definimos um processo mais limpo para gerenciamento de projetos na Asana, usando datas de vencimento, vários rótulos de prioridade e utilizando o calendário da equipe para monitorar o panorama geral dos sprints semanais. A introdução de kick-offs e chats regulares mantém as pessoas atualizadas, cientes de quando as demonstrações estão se aproximando, trocando ideias, atribuindo tarefas a outros membros da equipe e comunicando-se internamente. Isso garante que tenhamos mais tempo para revisões de código, gerenciamento de fluxo de trabalho, respondendo a questões arquiteturais importantes ou ajudando com recursos específicos.

Recentemente, começamos a documentar nossos projetos também, o que nos forneceu uma maneira estruturada de descrever o crescimento do projeto em tempo real, novos recursos criados a cada duas semanas, coisas em andamento que precisavam ser tratadas no futuro. Esses documentos estão disponíveis para as pessoas que ingressam em um novo projeto, a fim de reduzir a quantidade de P&D, tendo uma visão detalhada do projeto, progresso, metas, membros da equipe responsáveis ​​pelas funcionalidades e muito mais.

6. Listas de verificação

Grandes oradores costumam dizer que “ as balas estão mortas ”, mas são incrivelmente úteis em certos casos, incluindo a definição de longos fluxos de trabalho com um grande número de etapas simples.

Estabelecemos vários processos diferentes para diferentes partes do nosso negócio – o funil de vendas, a criação de um novo projeto, a entrega de uma solução web, implantações, contratação de novas pessoas, apresentação de membros da equipe a um novo projeto etc. No entanto, lidar com muitos departamentos diferentes ao mesmo tempo, distribuídos em vários projetos diferentes, acabaram sendo desafiadores – em termos de tempo e acompanhar os pequenos detalhes.

Aprofundamos e dividimos as etapas maiores do processo de negócios em componentes separados, consistindo em uma lista de verificação para cada um deles. Alguns estão relacionados à contratação – uma lista de soft skills profissionais e desejadas, um detalhamento dos objetivos da empresa – e a missão definida de forma que possamos usar durante as entrevistas para avaliar as pessoas em detalhes. O mesmo vale para preparar uma demonstração ou configurar um projeto – há muito que deve ser feito para cada um deles todas as vezes, alguns sendo maiores como “criar um novo repositório privado do GitHub” através de “enviar documentos X, Y, Z para o novo membros da equipe” ou “adicione isso a .gitignore”.

Adicionando listas de verificação específicas para testes, certificando-se de que as pastas internas não fazem parte do repositório, e-mails estão sendo alterados ou certos scripts são executados em todos os lugares, garante que não esqueçamos os pequenos detalhes importantes devido a uma centena de pequenos passos que tem que tomar todas as vezes.

Bônus: Automação e Reusabilidade

Essa última parte não é realmente revolucionária em si, mas no ano passado continuamos a planejar os esforços de automação e reutilização. Como parte de cada processo interno, identificamos as principais coisas que devem ser automatizadas, bem como componentes potenciais que podemos reutilizar ou construir e extrair como elementos modulares a partir daí.

Basicamente, a principal diferença é que gastamos um tempo real predefinido descobrindo o que pode ser reutilizado em diferentes cenários e quais são as etapas que desperdiçam muito tempo e podem ser automatizadas. Alguns não eram um problema quando éramos uma equipe menor, mas se 8 pessoas trabalhassem em um projeto e precisassem executar uma ação manual 5 vezes ao dia que leva 6 minutos, isso resulta em um total de 4 horas desperdiçadas todos os dias . Isso faz você pensar de forma diferente e planejar melhor antecipadamente.

Também é importante estabelecer quanto tempo leva para construir cada um ou quanto tempo leva para tornar um recurso da Web extensível. Uma vez estabelecido isso, alocamos tempo interno para melhorias e flexibilidade que é feita fora das horas pagas pelo cliente.

Introduzimos camadas adicionais de automação e reutilização em nossos processos internos e externos. Desde um script de provisionamento de integração contínua padronizado em uma instância de nuvem personalizada por projeto, até modelos para diferentes tipos de projeto ou dados de demonstração para entrega. Construir uma coleção de plugins e bibliotecas confiáveis ​​que são bem testados e que podem ser reutilizados sem afetar a estabilidade ou escalabilidade, otimizando os processos de comunicação, automatizando os relatórios da melhor forma possível, usando várias ferramentas para apoiar nosso processo.

Estamos usando várias integrações do Zapier na Asana, GitHub, Slack, WordPress para determinadas ações, incluindo envios do Gravity Forms, várias ferramentas de relatórios e outras. Temos duas plataformas de monitoramento de aplicativos e sistemas executando e rastreando soluções da Web e integramos uma boa ferramenta de comparação de interface do usuário executando análise de imagens em diferentes instantâneos do mesmo site.

Nosso CRM é um projeto personalizado construído em cima do WordPress que desenvolvemos ao longo do ano passado e continuamos integrando com ferramentas e sistemas externos, estendendo o mecanismo de relatórios para melhores revisões de processos finais. Nossa equipe também interage por meio de uma instância interna do BuddyPress que nosso CTO Stanko conectou ao Slack para postar atualizações de status e comentários. Estamos conectando nossos sistemas e economizando muito tempo de copiar e colar ou mudar de contexto, criando bots personalizados que acionam atividades por meio de serviços de terceiros e realizando monitoramento automatizado específico de negócios para determinados sites.

Aprendemos muito em 2021 e temos que agir rápido para garantir o crescimento da empresa. 2022 está chegando e já temos algumas novas contratações e um milhão de coisas acontecendo, incluindo novas parcerias, melhorias de processos adicionais, uma lista de pendências planejadas para os próximos 2-3 meses e muito mais.