6 dicas para desenvolver um fluxo de trabalho de conteúdo eficiente [+Modelo]

A redação de conteúdo é um processo criativo e orientado para os negócios e, como tal, precisa seguir regras claramente definidas para ser eficiente e produtivo. A melhor maneira de conseguir isso é configurar um fluxo de trabalho de conteúdo e fornecer informações detalhadas sobre cada estágio do pipeline.

Embora a organização e a criatividade sejam frequentemente consideradas incompatíveis, quando seus pontos fortes são combinados, as empresas podem otimizar e aprimorar a produção de conteúdo. Isso permite que todos os envolvidos se concentrem em seu trabalho, em vez de perder tempo e energia descobrindo o processo e seu papel nele. Além disso, quando o fluxo de trabalho é documentado e inequívoco, o risco de erros e atrasos é minimizado.

Neste artigo, forneceremos uma lista de dicas e truques acionáveis ​​para desenvolver um conteúdo eficiente e um fluxo de trabalho editorial. As técnicas podem ser aplicadas tanto ao marketing de conteúdo quanto ao jornalismo, e adaptadas a qualquer tipo de conteúdo.

Então continue lendo para otimizar seus esforços e aumentar seus resultados!

1. Mantenha um estoque sólido como backup

Não importa o que alguém diga, a regra número um para um fluxo de trabalho de conteúdo eficiente e bem-sucedido é manter um estoque sólido de conteúdo.

Mesmo se você tiver um processo à prova de balas sólido e não houver um único preguiçoso em sua equipe, você deve estar pronto para enfrentar possíveis contratempos de produção. Isso pode ser causado por dias de folga, armadilhas de produtividade, fatores externos inesperados, rotatividade de funcionários e outros enfeites. A melhor maneira de evitar esses atrasos é ter um estoque de artigos à mão que estão esperando e prontos para serem publicados.

Dessa forma, você terá flexibilidade para alterar prioridades, explorar novas ideias e gerenciar emergências sem prejudicar a integridade do seu calendário editorial. Publicar regularmente e dentro do cronograma é vital para sua estratégia e, para reter seu público e manter o engajamento, você deve ser consistente em todas as circunstâncias.

Além disso, ter um backup ou estoque permite manter a qualidade do conteúdo, pois você não precisa apressar nenhuma etapa do processo criativo e tem tempo suficiente para polir cada peça que produz.

No entanto, se você está apenas começando com seus esforços de conteúdo e está com poucos funcionários, isso pode ser difícil de conseguir, pois pode ser difícil para você acompanhar sua agenda de qualquer maneira. O curso de ação mais seguro neste caso é construir um estoque antes de começar a publicar completamente. Isso minimizará o estresse envolvido no cumprimento de prazos e garantirá que sua estratégia não seja comprometida quando você estiver com pouco tempo.

2. Mapeie o processo de criação de conteúdo

Mapear o processo de criação de conteúdo significa listar as etapas do fluxo de trabalho de conteúdo em ordem consecutiva e adicionar um breve resumo sobre cada uma delas. Fornecer essas informações em preto e branco (ou, por que não, em gráficos coloridos) ajuda as empresas a otimizar a criação de conteúdo e garante que ninguém entenda mal seu lugar nela.

A transparência que o mapa proporciona pode beneficiar muito tanto a gestão quanto os funcionários, pois permite que as pessoas concluam suas tarefas sem perder etapas importantes do processo. Como resultado, a produção funciona sem problemas e os possíveis gargalos são claramente visíveis e mais fáceis de gerenciar.

As etapas a serem incluídas dependem do tipo de conteúdo que você cria e de quais membros da equipe fazem parte do processo. Além disso, você precisa configurar um fluxo de trabalho individual para cada tipo de conteúdo em seu calendário.

No final deste artigo, fornecemos um modelo de fluxo de trabalho de conteúdo para criar artigos e postagens de blog. Referir-se a ele pode ajudá-lo a ter uma ideia do que incluir no seu.

3. Preparar Documentação Exaustiva

Além de resumir o que cada etapa do fluxo de trabalho de conteúdo envolve, você deve fornecer documentação exaustiva sobre como implementá-lo. Nele, você deve descrever o que se espera da pessoa a quem a tarefa é designada, onde ela pode encontrar recursos adicionais e a quem recorrer caso tenha mais dúvidas.

Em suma, deve fornecer instruções claras que permitam a cada pessoa completar suas tarefas sem contratempos e incertezas.

A documentação pode se referir às diretrizes da sua marca e base de conhecimento ou ser apresentada na forma de um pdf independente.

Além disso, certifique-se de fornecer uma lista de todas as ferramentas que podem ou devem ser usadas no processo, bem como instruções sobre como operá-las. Se necessário, forneça treinamento e incentive os funcionários a solicitar assistência se não estiverem confiantes em suas habilidades.

4. Distribuir responsabilidades adequadamente

Cada pessoa deve estar ciente das etapas pelas quais é responsável e quem é responsável pelo resto. Dessa forma, eles saberão a quem passar a tarefa quando terminarem sua parte e também a quem recorrer em caso de contratempos.

Além disso, deve haver uma pessoa responsável por todo o processo, que pode ser um gerente de projeto, um estrategista de marketing de conteúdo, um gerente de conteúdo ou um proprietário de projeto dedicado. Essa pessoa garante que o conteúdo criado se encaixe na estratégia de conteúdo da empresa, mitiga problemas e monitora o desempenho do conteúdo depois de publicado.

No entanto, lembre-se de que, em diferentes empresas, as funções de fluxo de trabalho de conteúdo podem ser combinadas para serem implementadas por um especialista em marketing ou pode haver várias pessoas no trabalho.

Além disso, para que o fluxo de trabalho de conteúdo funcione sem problemas, todos os membros da equipe devem saber a quem podem delegar suas responsabilidades, caso precisem se ausentar. Dessa forma, os dias de férias são menos propensos a criar bloqueios ou problemas de produção.

5. Defina os prazos das tarefas

Essa parte do fluxo de trabalho de conteúdo geralmente permanece esquecida, mas pode facilmente se tornar o motivo de você fazer ou quebrar.

Na documentação, você deve fornecer instruções claras sobre quanto tempo cada tarefa deve levar. Caso contrário, você corre o risco de que as pessoas entendam mal suas prioridades e criem gargalos.

Além disso, todos precisam estar cientes não apenas de seus próprios prazos, mas de todo o cronograma do processo, para que possam planejar adequadamente suas tarefas diárias, semanais e mensais.

No entanto, certifique-se de que os prazos e prazos fornecidos sejam realistas e alcançáveis. Não há necessidade de todos terem dezenas de tarefas atrasadas. Isso desmotiva as pessoas. Se você perceber que a equipe está regularmente ficando para trás, você deve investigar o motivo e revisar sua estratégia, se necessário.

6. Implemente uma ferramenta BPM

As ferramentas de gerenciamento de processos de negócios (BPM) facilitam acompanhar e monitorar processos, identificar problemas e manter todos no caminho certo com seu trabalho. Eles não apenas promovem a transparência, mas podem simplificar o fluxo de trabalho de conteúdo tanto para a gerência quanto para os funcionários.

Existem muitas soluções SaaS BPM disponíveis que são acessíveis tanto para pequenas e médias organizações quanto para grandes empresas. A implementação de um em sua empresa pode fornecer uma visão geral melhor não apenas do fluxo de trabalho de conteúdo, mas de todas as operações. Além disso, pode melhorar a comunicação, permitir que a gestão tenha uma abordagem mais individualizada em relação ao desempenho dos funcionários e contribuir para uma melhor produtividade.

Além disso, facilita a definição e o cumprimento de prazos. O fluxo de trabalho pode ser organizado em modelos e mostrar notificações para datas de vencimento próximas. Além disso, pode ser automatizado e ajustado quando necessário.

Bônus: Modelo de fluxo de trabalho de conteúdo

Criamos um modelo de fluxo de trabalho de conteúdo para você que pode ser usado ao publicar artigos e postagens de blog. Você pode adaptá-lo às suas necessidades de negócios com base nas etapas do seu pipeline e nos recursos que você tem à sua disposição.

Mapa de criação de conteúdo:

1. Brainstorming e Sugestão de Título. Criar uma lista de títulos de conteúdo ou posts pilares que contribuam para a estratégia da empresa. Adicionando os títulos ao calendário editorial e atribuindo-os aos escritores. Responsável: Estrategista e/ou redator Prazo: Deve ser feito pelo menos uma vez por mês para garantir que haja tópicos suficientes para alimentar o pipeline.
2. Pesquisa de palavras-chave. Encontrar os melhores termos de pesquisa para cada título para combinar a intenção do usuário com os objetivos da empresa. Fornecer uma lista de subtópicos que precisam ser mencionados para garantir uma cobertura aprofundada do tópico. Responsável: Estrategista e/ou redator Prazo: A palavra-chave principal deve ser fornecida durante a sugestão de título. Termos e tópicos de pesquisa adicionais podem ser entregues posteriormente.
3. Atribuição de Resumo e Título . Fornecendo informações sobre como o tema será abordado e atribuindo-o a um escritor. Responsável: Estrategista, gestor de conteúdo e/ou redator Prazo: De acordo com o calendário editorial e os prazos do processo. Deve ser entregue com antecedência suficiente para garantir que a equipe possa implementar a tarefa no prazo.

4. Pesquisa e Esquema. Pesquisando o tema e delineando o artigo. Dependendo das habilidades, experiência e conhecimento do escritor sobre o assunto, ele pode enviar o esboço para aprovação ou prosseguir diretamente com a redação do artigo e enviar o rascunho assim que estiver pronto. Responsável: Escritor Prazo: 1 dia

5. Escrevendo. Criando o texto, otimizando-o com palavras-chave e formatando-o adequadamente com títulos e subtítulos. O escritor também pode adicionar links internos e fornecer uma lista de artigos relacionados, bem como sugerir links externos para pesquisas, estatísticas e informações relevantes. O escritor também deve fornecer idéias para imagens e gráficos. Responsável: Escritor Prazo: 2 dias
6. Análise. Revisar o texto para certificar-se de que está de acordo com o brief e de acordo com os requisitos da empresa. O responsável também pode realizar uma verificação de plágio para confirmar que o conteúdo é original e não cria problemas de duplicação. Em seguida, eles atribuem a tarefa de volta ao escritor para implementar edições e fazer ajustes, se houver. Responsável: Gerente de conteúdo ou redator sênior Prazo: 1 dia
7. Aprovação do Especialista no Assunto. Dependendo do tópico, o texto pode ser designado para ser revisado por um especialista que pode verificar erros factuais e outros problemas e sugerir melhorias. Responsável: Especialista no assunto Prazo: 1 dia
8. Edição. Revisão do texto para eliminar erros gramaticais e ortográficos e problemas de legibilidade. Responsável: Editor Prazo: 1 dia
9. Design gráfico. Formatar todas as imagens e capturas de tela fornecidas, criar uma imagem em destaque e criar os gráficos, visuais, infográficos, gif, etc. solicitados. Uma vez que os visuais tenham sido aprovados, o conteúdo está pronto para publicação.
   
   Responsável: Designer gráfico Prazo: 2-3 dias
10. Carregando e Publicando. Carregar o conteúdo no CMS, junto com as imagens. A pessoa responsável cuida de qualquer otimização de SEO adicional, como marcação de esquema, meta descrição, tags alt de imagem, otimização de URL e assim por diante. Feito isso, o conteúdo é publicado online. Responsável: Gerente de conteúdo Prazo: 1 dia, dependendo da programação de conteúdo
11. Distribuição. Redefinir o conteúdo para a estratégia de marketing omnicanal da empresa, incluindo compartilhamento de mídia social, boletins informativos por e-mail, podcasts, vídeos etc. Essa etapa pode incluir criativos e textos adicionais, que podem estar sujeitos a um fluxo de trabalho de conteúdo diferente. Responsável: Gestor de redes sociais, gestor de email marketing Prazo: 1 dia, consoante o respetivo horário

Documentação necessária:

• Comprimento do conteúdo (em palavras ou caracteres)
• Tom de voz
• Vocabulário e estilo
• Formatação
• Modelos
• Estrutura
• Estilo de caixa de título
• Uso de vírgula Oxford
• Ferramentas de escrita e SEO

Lista de recursos adicionais:

• Diretrizes de design gráfico e visual
• Diretrizes de mídia social
• Diretrizes de e-mail marketing

Resultado final

Embora seja possível executar com sucesso a criação de conteúdo sem um fluxo de trabalho, a omissão de documentar o processo e fornecer instruções claras a todos os envolvidos, sem dúvida, compromete a eficiência.

Ao fornecer diretrizes e prazos e distribuir as responsabilidades de acordo, você possibilita que as pessoas façam seu trabalho sem distrações. O fluxo de trabalho pode ser tanto um roteiro que permite que as pessoas naveguem pelo processo com confiança quanto uma rede de segurança que fornece segurança sobre como proceder em caso de dúvida.

Dito isso, o maior benefício dos fluxos de trabalho é que eles fazem maravilhas pela produtividade e podem transformar uma equipe em uma máquina bem lubrificada.