6 maneiras de cortar despesas de negócios (e aumentar a renda!)

Você já percebeu que precisa cortar custos de negócios e cortar despesas, mas está preocupado em prejudicar seus negócios?

Não se preocupe, nós cuidamos de você! Nosso segundo episódio da série Survive and Thrive se concentra em cortar despesas em seu negócio de forma inteligente e se preparar para o sucesso a longo prazo!

Os anfitriões Alisa Meredith e Jeff Sieh se juntaram a ninguém menos que Andrew English, o próprio diretor financeiro do Tailwind, para ensinar aos nossos espectadores o que eles precisam saber sobre como lidar com suas despesas comerciais no curto prazo.

Assista ao show completo abaixo e role para baixo para ver as notas do show, os principais tópicos e uma planilha incrível para ajudá-lo a lidar com seus próprios custos!

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Conheça Andrew English, Diretor Financeiro do Tailwind App!

Andrew English (também conhecido como Andy), nosso querido Diretor Financeiro, entrou neste episódio especial do Survive and Thrive para um bate-papo sobre seu tópico favorito:

Dinheiro! Especificamente, salvá-lo.

Frequentemente chamado de “James Bond of Finances” no escritório, Andy tem uma riqueza de conhecimento e experiência acumulada em mais de 16 anos gerenciando finanças nos setores de tecnologia e mídia .

Antes de ingressar na equipe da Tailwind, Andy foi vice-presidente de finanças da publicação internacional The Economist . Escusado será dizer que, se você tiver dúvidas sobre como gerenciar seu dinheiro, ele é o único a perguntar!

Ficamos tão honrados que ele fez uma pausa na caça aos recibos de despesas da equipe Tailwind (desculpe, Andy!) para este FB Live especial.

Continue lendo para obter dicas práticas e perspectivas sobre como cortar suas despesas comerciais e aumentar sua receita.

E não se esqueça de baixar a planilha gratuita que criamos para ajudá-lo a lidar com todas essas despesas agora mesmo!

Dica nº 1: comece classificando suas despesas de negócios

Quando se trata de determinar quais despesas podem ser cortadas, Andy começa com um sistema de classificação simples.

Passei as últimas duas ou três semanas analisando nossa lista de fornecedores, listando todos eles. Qual é o nome deles, quanto custam, qual é a próxima vez que precisamos pagá-los e quanto é isso?

Então, basicamente, estou colocando-os em três grupos: há os “ Obrigatórios ”, o “ Agrega valor, mas precisa de revisão ” e, em seguida, o “ Não precisa ”. Estas são coisas que podemos facilmente fazer sem, ou são descuidos que precisamos fazer algo sobre.

Andy English

Em seguida, ele traça um plano de ataque diferente com base em qual balde um fornecedor cai!

Procure oportunidades para economizar em seus “must-haves”

Você provavelmente não pode se livrar de seus itens obrigatórios com segurança, pois eles são essenciais para suas operações comerciais . No entanto, isso não significa que você não pode procurar oportunidades para economizar algum dinheiro com eles!

Por exemplo, se você usa uma plataforma de software baseada em usuários, todos na sua empresa precisam de uma licença para acessá-la?

Mesmo que você precise reduzir os assentos em seu software no curto prazo para enfrentar o COVID-19, essa pode ser uma maneira fácil de economizar algum dinheiro - e você sempre pode adicioná-los de volta quando as coisas melhorarem!

Pese o balde “Agrega valor” e esteja preparado para tomar decisões difíceis

Para Andy, o balde de valor agregado tende a conter coisas que agregam valor ao negócio, mas não têm impacto imediato nas operações . Eles podem se parecer com um software, um empreiteiro ou um recurso de design, por exemplo!

O complicado desse balde é que geralmente há algum impacto de cortar essas despesas.

Muitas vezes são coisas que, se tivéssemos isso, teriam um impacto de longo prazo em nossos negócios. Podemos não ver isso da noite para o dia, mas você não reduz apenas os agregadores de valor porque isso afetará seus negócios em algum momento.

Então esse é o balde mais difícil de passar, há muitas coisas pesando umas contra as outras.

Andy English

Então, como você começa a tomar essas decisões? Isso ajuda a manter dois ou mais itens neste bucket um contra o outro e descobrir qual deles oferece mais valor, economiza mais tempo ou oferece o maior retorno do seu investimento .

Corte suas despesas “não precisa”

Este balde é o mais fácil de enfrentar e, se você estiver sobrecarregado, Andy sugere que você comece aqui .

Há uma sensação de assumir o controle sobre isso, sentindo que você fez isso, que está irritado. Isso certamente me fez sentir melhor com o progresso que estamos fazendo no lado dos custos, tanto quanto a quantia que economizamos nas últimas semanas!

Andy English

Neste balde estão coisas que você simplesmente não precisa gastar dinheiro agora. Nem sempre precisa ser um cancelamento estrito de um software ou serviço. Você também pode:

• Mudar para um plano de nível inferior
• Reduza o número de usuários
• Cancelar complementos, serviços e recursos que você não usa
• Eliminando duplicatas

Por exemplo, Andy encontrou recentemente três assinaturas de software para realizar reuniões e duas para agendá-las em uso na empresa. Estas são duplicatas e uma maneira fácil de cortar despesas que não são cruciais.

Dica profissional: você não precisa economizar analisando seus fornecedores e assinaturas para tempos difíceis. Coloque uma nota em seu calendário a cada 6 meses para revisar suas despesas e certifique-se de que está gastando com sabedoria!

Dica 2: Fique à vontade para falar sobre dinheiro

Para aproveitar ao máximo nossa primeira dica, será muito importante que você fique o mais confortável possível falando sobre dinheiro . Se isso parece incrivelmente estranho, não se preocupe! Use a função de bate-papo se estiver disponível.

Antes de começar a trabalhar em seus dois primeiros baldes e procurar oportunidades para cortar despesas ou mudar os planos, descreva o seguinte com muita clareza. Você pode usar um documento do Word e até copiar e colar se planeja falar com vários fornecedores!

Aqui está o que abordar:

• Em que situação você está (ex: preciso cortar custos imediatamente)
• Por que você está fazendo isso (ex: estou tentando economizar dinheiro por esse motivo)
• A meta que você deseja alcançar (ex: preciso economizar um valor X ou preciso obter 50% de desconto)
• Peça por ajuda

Quando você fala com alguém, 9 em cada 10 vezes você obtém uma resposta melhor do que enviar um e-mail. Seja transparente e claro; realisticamente, eles estão lá tentando ajudar.

Andy English

Saiba como você pode reduzir custos sem apenas pedir um desconto

Para tornar mais fácil para ambas as partes encontrar uma solução comum, ajuda ter algumas opções prontas para usar em vez de apenas pedir um desconto .

Por exemplo, você pode mudar para um contrato diferente, cortar usuários ou adiar o pagamento enquanto mantém o serviço por mais alguns meses?

Quando você faz sua lição de casa sobre soluções potenciais, você dá aos fornecedores e empreiteiros mais espaço para encontrar uma solução que funcione para ambos – então a situação se transforma em uma situação vantajosa para todos!

Ligue para empreiteiros ou pessoas que trabalharam pessoalmente com você

Uma parte importante da negociação de contratos e corte de despesas é preservar os relacionamentos. Se você trabalhou pessoalmente com um contratado ou um freelancer ou provedor de serviços, você deve optar por ligar para eles ou entrar em um bate-papo por vídeo para conversar sobre as coisas.

Consulte o plano que você fez e enfatize o porquê por trás de sua pergunta.

O porquê é realmente importante – pode ser manter os negócios funcionando, garantir que você possa fornecer coisas para sua família, etc. O porquê é muito importante comunicar, porque as pessoas são receptivas e compreensivas. Estamos juntos nessa.

Andy English

Procure aqui soluções comuns que possam reduzir custos de qualquer maneira que faça sentido. Talvez seja renegociar escopo de serviços, pedir pagamento em atraso, ou algo mais específico para o relacionamento.

Acima de tudo, seja aberto, transparente e trabalhe para preservar o relacionamento. Afinal, esta situação não vai durar para sempre!

Dica nº 3: Penteie seus pagamentos para Auto – Renovações

Não há nada pior do que esquecer uma assinatura de aplicativo ou plataforma, apenas para vê-la atingir sua conta bancária no pior momento possível!

Certifique-se de listar as datas de pagamento e renovação – e se você sabe que é uma assinatura da qual não precisará no futuro, cancele-a agora.

Temos coisas que pagamos anualmente por causa de um desconto, mas sabemos que não precisaremos de longo prazo.

Se você tiver algum desses, vá e cancele agora, por três meses ou seis meses... sempre que chegar ao fim, para que você não seja atingido por essa renovação automática.

Andy English

Dica nº 4: Leia as letras miúdas de seus contratos

À medida que fazemos a transição para um novo normal de trabalho em casa, eventos cancelados e portas fechadas, é importante vasculhar seus contratos em busca de cláusulas que possam ajudar.

Por exemplo, as cláusulas de força maior permitem que você explore o cancelamento de contratos em caso de desastre ou forças fora de seu controle . Isso pode liberar algumas despesas e colocar o dinheiro de volta no bolso que você pode precisar!

Negocie aluguel para empresas ou escritórios

Alugar um espaço de escritório, especialmente um espaço de coworking, pode ser inútil para você agora. Se você puder cancelar seu aluguel em um espaço de coworking como o We Work, explore isso – ou reduza o contrato ao mínimo de assentos no curto prazo.

Vale a pena conversar com seu gerente de conta, senhorio ou gerente de construção para opções de aluguel – pausar contratos ou adiar o pagamento até que os tempos sejam melhores e os negócios retornem.

Fale com seus corretores de seguros para qualquer assistência em potencial

Você vai querer entrar em contato com seus corretores de seguros ou fornecedores mais cedo ou mais tarde por dois motivos.

1. Atualize seu endereço para que eles saibam onde você está.
2. Pergunte se há algo em alguma de suas políticas que irá protegê-lo durante esse período

Por exemplo, a perda de renda pode estar embutida em algum lugar, ou algo em seu seguro de propriedade que pode significar um reembolso ou cobertura de despesas.

Acima de tudo, o seguro não é uma despesa que você deve cortar se puder ajudá-la. Vale a pena evitar o risco potencial pelo custo – a desvantagem de grandes problemas sem seguro é tão ruim que vale a pena mantê-lo, se puder.

Se você precisar cortar despesas de seguro, primeiro explore a mudança de datas de pagamento, adiando o pagamento ou cortando partes de sua cobertura para que você ainda tenha algum tipo de rede de segurança - mesmo que seja menor!

Dica # 5: Faça um plano de batalha para impostos

A boa notícia é que o Tax Day foi adiado por alguns meses. Isso significa uma de duas coisas para você, dependendo da sua situação fiscal.

Se você sabe que vai pagar impostos ao governo, espere para arquivar. Você pode demorar alguns meses para lidar com essa despesa, mantendo esse dinheiro no bolso quando precisar.

No entanto, se você sabe que tem direito a um reembolso, faça sua reclamação o mais rápido possível. O IRS está acelerando o processamento de reembolsos para devolver o dinheiro aos devedores o mais rápido possível. Isso significa que você receberá de volta dentro de algumas semanas na maioria dos casos.

Procure deduções comumente negligenciadas

Enquanto você está examinando seus extratos bancários para identificar despesas, é um bom momento para procurar despesas que você pode deduzir em seus impostos.

Passe o dedo pelo seu cartão de crédito ou extrato bancário e pergunte: “eu usei isso para o trabalho? Isso fazia parte da empresa e não da sua vida pessoal?”

Andy English

É um bom momento para conversar com seu contador, se você tiver um, ou usar a função de bate-papo nos serviços de arquivamento da Web para esclarecer deduções e obter ajuda! Se você estiver trabalhando em casa, pode designar parte de sua casa como um escritório para deduzir de seus impostos? Você pode gastar parte de sua hipoteca ou aluguel para esse fim?

Estas são apenas algumas das deduções potenciais mais negligenciadas que podem ser especialmente relevantes agora. Resumindo, você quer ir ao âmago da questão do seu extrato bancário para entender em que está gastando seu dinheiro!

Dica nº 6: Faça do seu banco seu novo melhor amigo

A dica nº 6 é aquela pela qual Andy jura: Fale com seu banco! Não importa em que situação você esteja, empréstimos do governo, empréstimos da SBA , etc., seu banco será seu primeiro ponto de contato.

De acordo com Andy, um banco local pode ser ainda mais útil e pessoal nessa situação do que um banco maior.

Uma das razões para isso tem a ver com os empréstimos da SBA: bancos maiores podem já ter atingido seu limite com o governo e não estão aceitando mais pedidos.

Isso não significa que não há dinheiro lá fora!

Se você se encontrar nessa situação ao explorar empréstimos para pequenas empresas dos recentes pacotes de estímulo COVID-19, converse com um banco local antes de desistir. Muito provavelmente, eles ficarão felizes em ajudá-lo a configurar uma conta e trabalhar com você – e é menos provável que já tenham atingido o limite.

Pegue a Planilha para Avaliar Suas Despesas

Pronto para avaliar suas despesas e começar a economizar seu dinheiro? A planilha GRATUITA abaixo irá ajudá-lo a começar!

Precisa de mais recursos de negócios enquanto navegamos juntos pela recessão do COVID-19? Fique atento à nossa série especial Survive & Thrive todas as terças -feiras no FB Live para obter mais conselhos de especialistas e planilhas úteis!

Tem uma pergunta urgente sobre corte de despesas ou negociação com fornecedores? Deixe nos comentários abaixo – nós lemos cada um!

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