7 dicas para uma melhor comunicação no local de trabalho

A comunicação no local de trabalho é um dos fundamentos de um negócio de sucesso. Mesmo que você monte uma equipe de profissionais motivados e perspicazes, se eles não se comunicarem e colaborarem de forma eficaz, sua empresa sofrerá.

As empresas geralmente priorizam a comunicação B2B e com o cliente, mas quando os relacionamentos internos não são produtivos, isso atrasa os processos, afeta os fluxos de trabalho e cria gargalos. Além disso, quando a gerência não consegue transmitir suas mensagens com sucesso aos funcionários, isso cria mais confusão e até caos.

Na verdade, a falta de comunicação faz com que grandes empresas percam US$ 62,4 milhões por ano e pequenas empresas US$ 420.000 por ano. O problema é tão profundo que estima-se que metade de todos os funcionários não sabe o que se espera deles no trabalho e luta para entregar por causa disso.

Neste artigo, fornecemos ideias práticas sobre como melhorar a comunicação no trabalho e garantir maior produtividade. Leia mais para descobrir!

Como a comunicação pode melhorar a produtividade?

Agora que sabemos quais são os danos, vamos nos concentrar no positivo e ver como a comunicação pode melhorar a produtividade:

• Reduz mal-entendidos . Quando todos sabem o que fazer e sabem a quem pedir conselhos, as pessoas ficam menos propensas a cometer erros.
• Melhora a Eficiência . Instruções e objetivos claros permitem um fluxo de trabalho mais eficiente e permitem que as pessoas realizem suas tarefas mais rapidamente.
• Menos Frustração . Quando as pessoas não sabem o que devem fazer, mas sabem que precisam entregar resultados, elas se sentem frustradas e isso reduz a produtividade.
• Melhor Resolução de Conflitos . As brigas no local de trabalho prejudicam a produtividade e criam um ambiente tóxico. A melhor maneira de resolver problemas é comunicá-los, esclarecer mal-entendidos e chegar a acordos quando necessário.
• Colaboração Eficiente . Funcionários que estão em boas relações profissionais e podem se comunicar com uma atitude amigável são mais propensos a colaborar de forma eficiente e trabalhar de forma mais produtiva.
• Equipe Mais Feliz . As pessoas se sentem melhor quando são capazes de comunicar suas necessidades, sentimentos e pensamentos. Ser compreendido nos torna mais confiantes e mais capazes de manter o bom trabalho.
• Incentiva a Lealdade e a Confiança . A comunicação é um dos pilares da lealdade e confiança. Funcionários que se sentem informados sobre atualizações relevantes, se sentem valorizados e importantes e são mais leais à empresa.

Como melhorar a comunicação no local de trabalho

Para melhorar com sucesso a comunicação no local de trabalho, você deve criar uma estratégia em colaboração com sua equipe de RH e ter o cuidado de segui-la.

Aqui estão algumas dicas práticas sobre como fazer isso:

1. Crie um ambiente seguro

Quando as pessoas estão felizes no local de trabalho, se sentem apreciadas e têm suas necessidades atendidas, é mais provável que expressem uma atitude de trabalho positiva e comuniquem os problemas livremente. Se houver algo que eles não conheçam, entendam ou com o qual não se sintam confortáveis, os membros da equipe devem se sentir à vontade para falar o que pensam e serem ouvidos. Caso contrário, os problemas não comunicados se acumularão e afetarão o desempenho das pessoas e poderão influenciar sua atitude em relação ao trabalho.

No entanto, o RH e a gestão devem certificar-se de ouvir o que as pessoas dizem, reconhecer e abordar os problemas de acordo. Mesmo que não haja solução disponível, isso deve ser discutido, ou então a pessoa pode sentir que está sendo ignorada. Os funcionários que falaram e permanecem negligenciados são ainda mais propensos a se sentirem infelizes do que aqueles que relutam em compartilhar seu descontentamento.

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Algumas maneiras eficazes de criar um ambiente seguro no trabalho são:

• Realize sessões regulares de feedback . Diga às pessoas que elas são valorizadas, discuta seu desenvolvimento de carreira na empresa e forneça feedback prático sobre como melhorar seu trabalho.
• Incentive a fazer perguntas . Esforce-se para criar um ambiente onde as pessoas se sintam seguras para fazer perguntas e não se sintam julgadas. Deve fazer parte de sua cultura de trabalho que todos aprendam com os outros e estejam dispostos a compartilhar seus conhecimentos profissionais e pessoais.
• Promova a comunicação de duas vias . A comunicação no local de trabalho é uma via de mão dupla e o gerenciamento e o RH também devem estar abertos ao feedback. Faça saber que as pessoas são bem-vindas para lhe dizer como se sentem e dar sugestões. Ouvir o que eles dizem pode ajudá-lo a trabalhar de forma mais produtiva e se sentir melhor no local de trabalho.

2. Seja claro sobre o protocolo e as regras de comportamento

As pessoas consideram certos tipos de comportamento apropriados e têm limites diferentes tanto na sociedade quanto no local de trabalho. Fornecer um conjunto de regras sobre como os funcionários devem se comunicar uns com os outros, qual tom de voz é apropriado e quais formas de comunicação devem ser usadas pode parecer redundante. No entanto, pode melhorar drasticamente a qualidade das relações profissionais e reduzir a possível tensão que ocorre quando as pessoas exageram.

Considere criar seminários e tutoriais em vídeo discutindo a comunicação no local de trabalho e fornecendo um conjunto claro de regras e protocolos de comportamento. Pode beneficiar apenas um punhado de pessoas, mas definitivamente vale a pena.

Tornar as regras conhecidas contribuirá para um local de trabalho mais agradável e, além disso, poderá poupar-lhe complicações com a lei.

3. Estabeleça uma cultura de trabalho positiva

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A cultura de trabalho positiva permite que os funcionários prosperem e desenvolvam todo o seu potencial profissional. As empresas devem incentivar as pessoas a apoiar e ajudar umas às outras, em vez de se concentrar apenas em seu próprio trabalho. Dessa forma, eles podem criar mais do que um local de trabalho agradável – eles podem construir uma equipe forte.

Os funcionários que se sentem motivados e confortáveis ​​no trabalho e compartilham a mesma visão e valores da empresa são mais propensos a se comunicar de forma aberta e produtiva. Além disso, eles podem se esforçar para resolver problemas e otimizar o desempenho, em vez de insistir em problemas e não fazer seu trabalho.

Locais de trabalho que não lidam com conflitos e incentivam a rivalidade criam um ambiente hostil onde a comunicação tóxica gera uma comunicação mais tóxica. Isso leva as pessoas a se concentrarem nos aspectos negativos e prejudica sua produtividade.

Alguns recursos que podem ajudá-lo a melhorar a comunicação por meio do jogo em equipe são:

• Time construindo atividades.
• Área de lazer no escritório.
• Sessões regulares de RH.
• Projetos em Grupo.
• Coaching e Mentoria Interna.

4. Entenda as necessidades individuais dos funcionários

Pessoas diferentes precisam de diferentes tipos de motivação. Enquanto alguns prosperam quando um líder os pressiona a alcançar mais, outros são automotivados e precisam ver seu trabalho duro e valor apreciados.

A gerência que não entende os funcionários individualmente e como se comunicar com eles corre o risco de perdê-los para concorrentes que valorizam mais sua força de trabalho.

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Por exemplo, se uma empresa pressiona continuamente os funcionários para atingir metas impossíveis, corre o risco de criar um local de trabalho onde as pessoas se sintam fracassadas, mesmo quando fazem o melhor. Alguns funcionários podem se esforçar para provar a si mesmos, indo além de seus próprios limites, e isso levará ao esgotamento. Outros tendem a se sentir desvalorizados e desmotivados. Em ambos os casos, a produtividade cai.

Deixar de comunicar os problemas dificultará a retenção de funcionários e levará a retrocessos no processo.

5. Defina um fluxo de trabalho de comunicação claro

As empresas devem criar um processo passo a passo claro, elaborando como deve proceder a comunicação sobre tarefas e atribuições e o que isso envolve. As pessoas tendem a colaborar com mais eficiência se tiverem um protocolo de como comunicar o progresso do trabalho, quais detalhes compartilhar e quando.

O fluxo de trabalho deve permitir que os membros da equipe forneçam aos colegas instruções claras e acesso a todos os ativos relevantes. Deve também salientar que esta informação deve ser solicitada caso não seja fornecida.

Presumindo que o processo seja fácil de seguir e direto, tanto a gerência quanto os funcionários podem se acostumar rapidamente a segui-lo e pode ser integrado às suas atividades diárias.

6. Incentive a resolução produtiva de problemas

Quer as pessoas estejam em um relacionamento pessoal ou profissional, discussões e mal-entendidos são sempre uma possibilidade. Quando os funcionários ocupam um espaço compartilhado, há uma chance significativa de que as diferenças pessoais possam se tornar motivo de desentendimentos, brigas e até rixas.

A gerência deve ficar atenta a esses desenvolvimentos e, se as pessoas não forem capazes de comunicar e resolver esses problemas entre si, elas devem ser escaladas para o RH.

7. Escolha as ferramentas de comunicação inteligentes

Hoje em dia, muitas equipes são parcialmente remotas. No entanto, mesmo se você estiver no escritório, pode ser difícil manter uma comunicação ativa e ficar por dentro de todas as atualizações relevantes do projeto. Além disso, mesmo os profissionais mais diligentes ocasionalmente esquecem e comunicam mal as coisas.

O uso de ferramentas modernas de comunicação, gerenciamento de projetos, gerenciamento de processos de negócios e fluxo de trabalho permite que as equipes permaneçam conectadas e organizem seu trabalho. Seja Slack, Asana, Zoom ou outra solução, isso permite que os membros da equipe troquem e solicitem informações, colaborem e acompanhem o desenvolvimento das tarefas.

De fato, pesquisas mostram que a implementação da tecnologia de comunicação pode melhorar a produtividade da gerência e dos funcionários em até 25%.

Por exemplo, uma ferramenta de comunicação como o Slack é ótima para trocas diárias, sincronizações rápidas e atualizações pessoais. A Asana, por outro lado, otimiza a comunicação do gerenciamento de tarefas – as pessoas têm todas as informações sobre uma tarefa em um só lugar, podem sair ou solicitar atualizações de andamento, adicionar colaboradores e sempre acompanhar suas tarefas e projetos pendentes. O Zoom permite que as equipes realizem reuniões, webinars e tutoriais em tempo real e se comuniquem cara a cara, mesmo à distância.

Em suma, as ferramentas inteligentes tornam possível melhorar a qualidade da comunicação no local de trabalho e conectar as pessoas. O resto depende da sua cultura de trabalho positiva e da atitude certa.

Resultado final

A comunicação é uma parte importante da gestão de um negócio. No entanto, enquanto a maioria das empresas se concentra na comunicação eficiente com seus clientes, muitas se esquecem de melhorar a comunicação interna.

As empresas devem garantir que os membros da equipe se entendam bem, troquem informações suficientes sobre suas tarefas e os processos pelos quais são responsáveis ​​e comuniquem os problemas com eficiência.

Uma melhor comunicação no local de trabalho é o primeiro e mais importante passo para um ambiente de trabalho positivo e produtivo e seu sucesso.