7 dicas para evitar o excesso de custos em projetos

Evitar o excesso de custos é a chave para fechar um projeto bem-sucedido. A qualidade das entregas e a execução oportuna podem sair pela janela se o projeto for entregue acima do orçamento.

Claro, é fácil dizer que você vai manter um orçamento apertado. Mas o excesso de custos pode acontecer em tantos lugares que manter os custos baixos às vezes pode parecer um jogo de bater na toupeira.

O que é superação de custos?

O termo excesso de custos refere-se a custos inesperados que acabam excedendo o orçamento do projeto. O excesso de custos pode ocorrer em qualquer projeto e é particularmente comum em projetos de construção, fabricação e desenvolvimento de software. A superação de custos também é conhecida como aumento de custos ou superação do orçamento e pode ser causada por vários motivos.

Antes de nos aprofundarmos nos motivos pelos quais os projetos podem ultrapassar o orçamento, vejamos o software de gerenciamento de projetos que pode ajudá-lo a evitar o excesso de custos. ProjectManager é um software que coleta dados em tempo real para ajudá-lo a monitorar melhor suas despesas. Nosso painel ao vivo coleta e calcula automaticamente seis métricas de projeto, incluindo custo, e as exibe em gráficos coloridos e fáceis de ler. Ao contrário das ferramentas leves, não há necessidade de configuração. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Principais Causas de Excesso de Custos

A gestão de custos pode ser uma tarefa exaustiva. Como gerente de projeto, você precisará verificar constantemente os custos do projeto para garantir que tudo esteja indo bem o tempo todo. Além disso, você também precisará monitorar outras restrições do projeto, como tempo, escopo, risco e qualidade.

Listamos abaixo as principais causas de estouro de custos para que você possa evitar esse problema e entregar seus projetos dentro do prazo e do orçamento.

• Estimativas de projeto ruins: A estimativa de custos é fundamental para o sucesso no gerenciamento de projetos porque todo gerente de projeto deve estimar todos os custos do projeto antes de criar um orçamento do projeto. Certifique-se de usar todas as ferramentas à sua disposição, como dados históricos ou um painel de especialistas, para ajudá-lo a definir os custos do projeto. Se o orçamento do seu projeto for insuficiente, é muito provável que você enfrente um excesso de custos.
• Scope Creep: O Scope Creep ocorre quando o escopo do projeto não está bem definido. Em termos simples, isso significa que você terá tarefas inesperadas aparecendo durante a fase de execução. A execução de tarefas imprevistas aumenta seus custos, tornando muito provável que exceda o orçamento do projeto e cause excesso de custos.
• Gestão de Riscos Fraca: Qualquer projeto enfrenta muitos riscos potenciais. É responsabilidade do gerente do projeto e da equipe de gerenciamento do projeto criar um plano de gerenciamento de riscos que descreva todos os riscos potenciais e as estratégias de mitigação a serem implementadas, se necessário. Quando um plano de gerenciamento de riscos não é criado, você pode ter riscos inesperados afetando seu projeto, o que eleva os custos e, portanto, causa excesso de custos.
• Falta de comunicação: Um projeto é um empreendimento que requer trabalho em equipe e comunicação. Como gerente de projeto, você deve ser a cola que mantém o patrocinador do projeto, a equipe do projeto e as partes interessadas do projeto juntos. A falta de comunicação pode resultar em mudanças inesperadas no plano do projeto ou levar a outros problemas que podem causar excesso de custos.

Como evitar custos excessivos

O excesso de custos, ou qualquer tipo de despesa que empurra um projeto além do orçamento acordado é algo com o qual um gerente de projeto deve estar constantemente vigilante. Existem várias maneiras de evitar o excesso de custos.

Aqui estão sete dicas para ajudar a manter o controle sobre seu orçamento.

1. Planejamento completo do projeto

A melhor maneira de impedir o excesso de custos é planejar antes de executar um projeto. Quanto mais completas e precisas suas estimativas, maior a probabilidade de você ficar dentro do orçamento. Os riscos do projeto podem ser contabilizados com um plano de gerenciamento de riscos exaustivo. Ao planejar qualquer projeto, você deve considerar todos os cenários possíveis e usar dados históricos, entrevistas e experiência. Uma vez que esse plano tenha sido detalhado, assine com as partes interessadas do projeto para que todos estejam na mesma página em termos de expectativas.

2. Conheça seus fornecedores

Muitos projetos exigem a ajuda de fornecedores externos, seja para ajudar em tarefas específicas ou fornecer materiais e equipamentos. Um relacionamento com qualquer fornecedor externo abre seu projeto a custos excessivos que muitas vezes estão além do seu controle. Isso torna fundamental fazer a devida diligência antes que os relacionamentos sejam cimentados.

Primeiro, entenda a capacidade do fornecedor e se ele atenderá às suas necessidades. Quando o fornecedor cotar um custo, certifique-se de que ele esteja correto. Então, antes de assinar o contrato, faça uma verificação de antecedentes para ver se o fornecedor cumpre os prazos e veja o que os outros têm a dizer sobre trabalhar com eles.

3. Mantenha o escopo planejado

A fluência do escopo é uma das maiores ameaças ao envio de um projeto para uma superação de custos. As solicitações de mudança sempre sobrecarregam as mesas dos gerentes de projeto. Estes vêm de partes interessadas ou clientes, mas também de membros da equipe. Todos eles têm desejos e necessidades. Muitos deles podem ser apropriados e até benéficos para o projeto. No entanto, muitas mudanças podem impactar drasticamente o projeto, tornando os custos excessivos inevitáveis. Pense no quadro geral antes de aumentar o escopo do projeto.

4. Use uma ferramenta de planejamento de projeto

É certo que uma ferramenta poderosa facilitará o trabalho de um gerente de projeto, aumentará a produtividade do projeto e aumentará a eficiência. Também ajuda a manter os custos excedentes no mínimo. Uma ferramenta de agendamento como um gráfico de Gantt pode ajudar a manter o projeto nos trilhos e evitar estouros de custos.

5. Mantenha as partes interessadas atualizadas

Se não houver uma linha clara de comunicação entre as partes interessadas e os gerentes de projeto, os atrasos são inevitáveis. Atrasos levam a estouros de custos e há um risco muito grande de que o trabalho comece na tarefa errada na hora errada. Esse tempo perdido ameaça tirar todo o projeto dos trilhos.

As partes interessadas, assim como as equipes, precisam de comunicações adequadas, mas cada uma deve obter as informações corretas. As equipes querem detalhes, enquanto as partes interessadas querem traços gerais para garantir que o projeto esteja progredindo conforme o planejado.

6. Monitore o progresso

O painel em tempo real do ProjectManager também é ideal para acompanhar o andamento de um projeto à medida que ele acontece. Antes que os problemas se tornem problemas que ameacem o cronograma e o orçamento do projeto, eles podem ser resolvidos. O painel em tempo real mede não apenas o progresso do projeto, mas também a carga de trabalho da equipe e os prazos para conclusão planejada e real, incluindo derrapagens do projeto e muito mais.

7. Reatribuir Recursos

Se você descobrir um projeto que está gastando mais do que o orçado, você responderá realocando recursos. Mas você também pode se preparar para esse cenário avaliando os recursos antecipadamente e colocando-os onde serão mais eficazes. Isso é especialmente verdade com seu recurso mais valioso: sua equipe.

Ao reunir os membros da equipe mais experientes e qualificados, você pode ter um projeto mais produtivo e eficiente. Esses recursos podem custar mais, mas se você fez seu planejamento e reservou fundos, economizará dinheiro no back-end quando houver menos problemas para lidar.

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ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projetos que pode ajudá-lo a gerenciar seus projetos, agilizar processos e colaborar com sua equipe online. Além disso, oferecemos centenas de blogs, modelos e guias de gerenciamento de projetos. Aqui estão alguns guias rápidos para melhorar suas habilidades de gerenciamento de custos.

Análise de custo-benefício

Antes de iniciar qualquer projeto, a equipe de gerenciamento do projeto deve avaliar os custos e os benefícios potenciais esperados do projeto, a fim de convencer as partes interessadas de que os benefícios excederão os custos e seu investimento é seguro.

Estimativa de Custos em Gerenciamento de Projetos

A estimativa de custos é uma das responsabilidades mais importantes de um gerente de projeto, porque uma estimativa de custo ruim leva a um excesso de custos e ao fracasso do projeto.

Como fazer um plano de gerenciamento de custos

Um plano de gerenciamento de custos é um documento que contém todas as estratégias, procedimentos e diretrizes de gerenciamento de custos a serem seguidos pela equipe de gerenciamento de projetos para monitorar os custos e manter os projetos dentro do orçamento.

ProjectManager é a ferramenta perfeita para manter seus custos em linha

O ProjectManager possui um gráfico de Gantt on-line poderoso e fácil de usar. Ele promove a colaboração e atualiza os status instantaneamente para que o gerente e a equipe do projeto fiquem atualizados sobre o andamento do projeto. O agendamento adequado ajuda a manter as estimativas precisas e evita o tempo ocioso, o que leva a um risco de estouro de custos.

As dependências de tarefas podem ser vinculadas no gráfico de Gantt do ProjectManager. Enquanto outros membros da equipe completam seu trabalho, essas dependências impedem que outros sejam bloqueados ou deixados esperando sem nada para fazer. Os membros da equipe podem comentar no nível da tarefa para uma execução mais colaborativa e eficiente. Cada tarefa pode ter arquivos anexados, sejam documentos ou imagens.

Painéis em tempo real do ProjectManager são atualizados instantaneamente

O ProjectManager possui painéis em tempo real que tornam os relatórios para as partes interessadas rápidos e fáceis. O painel em tempo real mostra instantaneamente atualizações de status por meio de uma série de gráficos e tabelas que refletem muitas métricas do projeto. Os gerentes de projeto podem filtrar esses gráficos e tabelas para mostrar os dados de que precisam. Imprimir esses gráficos e tabelas é uma opção se você quiser uma cópia impressa por perto. Ao apresentar para as partes interessadas, você pode responder a perguntas encontrando mais detalhes em apenas alguns cliques.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que oferece aos gerentes de projeto as ferramentas necessárias para planejar, acompanhar e relatar. O excesso de custos é mais controlado e menos propenso a atrapalhar e afundar um projeto devido ao nosso software dinâmico e colaborativo, incluindo quadros Kanban de fluxo de trabalho visual e gráficos de Gantt interativos. Experimente hoje com nosso teste gratuito de 30 dias.