Apresentações de projeto: como preparar e entregar uma apresentação de projeto

Alguma coisa pode fazer o coração de um gerente de projeto afundar mais rápido do que ouvir que ele precisa fazer uma apresentação do projeto para o conselho de administração? A pressão. A responsabilidade. Claro, você está feliz porque os diretores da empresa confiam em você o suficiente para querer sua opinião no projeto, mas ter que se apresentar para esses jogadores poderosos está fazendo seus níveis de estresse aumentarem.

Se você ainda não se deparou com esses pedidos de apresentação de gerentes seniores, você irá! Esses cenários são comuns em projetos, especialmente projetos que introduzem um novo produto ou envolvem mudança organizacional. Mas não se sinta sobrecarregado. Fazer apresentações de projetos pode parecer assustador, mas você pode planejar e se preparar para elas como em qualquer outra reunião.

O que é uma apresentação de projeto?

Uma apresentação do projeto é uma oportunidade para você explicar os processos e as entregas do projeto às principais partes interessadas. Estes podem ser informais, como uma atualização rápida por meio de relatórios com alguns indivíduos, ou formais. As apresentações formais de projetos geralmente exigem horários de reunião adequados, apresentações de slides bem pensadas, revisão de metas e muito mais. Passaremos a maior parte do tempo discutindo como preparar e fazer uma apresentação formal do projeto.

Uma apresentação formal do projeto requer bons dados. O software de gerenciamento de projetos pode fornecer os painéis e relatórios necessários para complementar seus pontos e atualizações de progresso. O ProjectManager possui painéis em tempo real que você pode compartilhar com as partes interessadas e oito diferentes relatórios detalhados do projeto que você pode criar com apenas alguns cliques. Comece gratuitamente hoje!

Por que uma apresentação de projeto é tão importante?

Uma apresentação do projeto é sua oportunidade de transmitir a importância do trabalho que você e sua equipe vêm realizando. Se você não conseguir articular seu progresso e conquistas, as principais partes interessadas não entenderão por que dinheiro, tempo e recursos estão sendo gastos em seu projeto.

Quando você pensa assim, não é de admirar por que as pessoas gastam tanto tempo se preparando para as apresentações de seus projetos. Continue lendo para ver como você pode fazer sua próxima apresentação sair do parque.

Como se preparar para uma apresentação de projeto

A preparação para a apresentação de um projeto pode ser mais importante do que a entrega real. Isso porque uma boa preparação pode prepará-lo para o sucesso no grande dia. Vamos passar por algumas técnicas de preparação que você pode fazer para a apresentação do seu projeto.

1. Crie um convite de calendário para a apresentação do seu projeto

Você não pode simplesmente esperar que as pessoas apareçam – elas precisam saber que há um evento importante que exige sua presença, então anote em suas agendas. As pessoas planejam suas reuniões e compromissos do calendário às vezes com bastante antecedência, avisando com bastante antecedência. Agende a apresentação o mais rápido possível e verifique com as pessoas (ou seus assistentes) se não obtiver uma resposta sobre a disponibilidade delas.

Se você foi convidado para a reunião de outra pessoa para falar sobre seu projeto, certifique-se de que está em seu planejador e reserve um tempo para planejá-lo com antecedência. Se não o fizer, corre o risco de ficar sem tempo para preparar o seu material.

2. Selecione um formato para sua apresentação

Como você vai passar a sua mensagem? Se você agendou uma reunião, é provável que esteja esperando uma apresentação formal. Tudo bem, mas como? Você usará slides ou flip charts ou espelhará seu iPad em um monitor? Você espera que o público participe de alguma parte da apresentação? Você pode falar sem anotações ou seria melhor ter algumas dicas com você no dia?

Você também deve considerar onde fará a apresentação. Por exemplo, um formato adequado para uma sala pequena e um público limitado, como uma atualização de projeto pouco estruturada com alguns slides, não será apropriado para uma sala cheia de participantes, organizada como uma sala de aula com você em um púlpito na frente.

3. Pratique sua apresentação de gerenciamento de projetos

Fazer apresentações é uma habilidade. Pratique, pratique, pratique. Antes da apresentação do seu grande projeto, ofereça-se para fazer alguns menores, como briefings de equipe ou atualizações mais curtas em reuniões de equipe. Você quer se sentir confortável em pé na frente da sala e com o material. Execute sua apresentação em casa ou em uma sala de reuniões vazia para se lembrar onde estão as transições de slides. Pratique usando o projetor e um clicker para avançar os slides. Escreva seus flip charts várias vezes para que se torne uma segunda natureza.

A prática e o treinamento tornarão sua apresentação muito mais polida e profissional e proporcionarão ao seu público uma experiência muito melhor.

4. Escreva grande para que sua apresentação seja legível

Se você estiver usando slides ou flip charts, escreva grandes ou use fontes grandes. Muitas vezes é difícil ver o que está na tela, mesmo em uma sala pequena – e isso significa que sua mensagem não está sendo transmitida. E é uma desculpa para os membros da audiência verificarem seus telefones em vez de ouvir você.

Uma boa dica é imprimir seus slides e colocá-los no chão. Se você ainda puder lê-los claramente de pé, o texto é grande o suficiente. Se você não conseguir ler as palavras ou tiver que se abaixar para lê-las, aumente o tamanho da fonte!

5. Tenha um plano de backup para sua apresentação

Os projetores quebram, as salas de reunião não têm telefones de conferência, as canetas acabam no momento crítico. Planeje para que tudo dê errado. O público da sua apresentação é formado por pessoas ocupadas e elas não querem ficar sentadas vendo você mexer na tecnologia. Faça tudo funcionar antes que eles cheguem e, se não funcionar quando você começar, certifique-se de ter um plano de backup (como uma impressão de seus slides) para que você possa continuar de qualquer maneira.

Como fazer uma apresentação de projeto

Quando chega o dia fatídico, há algumas coisas importantes a serem lembradas ao fazer a apresentação do seu projeto. Siga estas práticas recomendadas e você retratará seu projeto e sua equipe da melhor maneira possível.

1. Fale com clareza e não confie no jargão

As apresentações dependem de clareza e boa comunicação. Se você atolar sua apresentação com jargão e raciocínio complicado, perderá seu público. Certifique-se de usar uma linguagem que seu público entenda, para que eles possam acompanhar todos os pontos-chave que você precisa apresentar.

Lembre-se, nem todos nessa reunião vão entender todas as complexidades do seu projeto, na verdade, nenhum deles provavelmente vai. Portanto, fale devagar, com clareza e certifique-se de se comunicar.

2. Atenha-se ao que importa e use os dados

Ao fazer a apresentação do seu projeto, não perca de vista os objetivos e requisitos originais do projeto. Suas partes interessadas concordaram com certas metas no início, como você está tendendo para atingir essas metas? Às vezes é fácil focar em contratempos ou dificuldades, ou coisas que você pode achar fascinantes. No entanto, é melhor focar nos objetivos críticos de negócios.

É importante usar os dados para complementar a apresentação do projeto à medida que você aborda as principais metas e iniciativas. Mas não use muitos dados! As pessoas vão se perder nos números e pararão de ouvir o que você tem a dizer. É um equilíbrio delicado.

3. Conte uma história

Você provavelmente já assistiu a algumas apresentações em seu tempo, e imagino que tenha tentado parar de cochilar em algumas delas. As atualizações de status do projeto podem ser chatas. Se o assunto não é monótono, muitas vezes o orador é. Não deixe que seja você.

Uma maneira de manter a atenção do público é estruturar sua apresentação da maneira mais interessante. Considere o que eles acharão interessante (e não será o mesmo que você acha interessante). Contar a história do seu projeto é uma boa ideia. Pense em um começo, um meio e um fim para sua apresentação. Talvez siga o ciclo de vida da perspectiva de um cliente.

Concentre-se nos benefícios e não nos processos de gerenciamento de projetos. Se você não sabe se o seu material de apresentação faz sentido, mostre-o a um amigo ou familiar que não saiba nada sobre o seu projeto. Se eles não adormecerem, tudo bem!

4. Peça feedback sobre sua apresentação

Quando sua apresentação terminar, peça feedback. Você pode fazer isso diretamente no final da sessão, antes que as pessoas saiam da sala, ou alguns dias depois. É bom receber algum feedback, pois ajuda você a trabalhar no que melhorar para a próxima vez.

Peça às pessoas que deem suas impressões sobre suas habilidades de apresentação e também sobre o conteúdo da apresentação. Você pode descobrir que o conteúdo é realmente bom, mas não tem confiança para transmiti-lo ou, inversamente, que você é um apresentador envolvente, mas o material não é relevante para eles. Tudo isso é útil para saber e ajudará você a melhorar suas habilidades de apresentação para a próxima vez.

As apresentações de gerenciamento de projetos levam tempo para serem dominadas

Fazer apresentações não é uma ocorrência diária em projetos, mas é provável que você tenha que fazer uma ou duas durante o ciclo de vida do projeto – mais se o seu projeto envolver muitos workshops ou sessões de usuários.

Não entre em pânico - as habilidades de apresentação são algo que você pode aprender e ficará melhor com a prática! Depois de decifrá-lo, você se sentirá confiante para fazer apresentações e descobrirá que fica mais fácil se preparar para elas no futuro.

Os recursos de agendamento do nosso software podem ser usados ​​para agendar suas apresentações no calendário da equipe, que pode ser facilmente visualizado no painel do projeto. Com ele você tem a possibilidade de compartilhar pautas e slides após a apresentação com a biblioteca de documentos online. Então você pode continuar a discussão após a reunião usando a ótima ferramenta de bate-papo. Experimente o software do ProjectManager gratuitamente por 30 dias e veja como ele realmente é útil.