7 maneiras pelas quais empreendedores ocupados podem arranjar tempo para projetos importantes

Ser um empreendedor significa responsabilidades infinitas sobre cada pequeno assunto relacionado ao seu negócio. Isso significa que os empreendedores fazem malabarismos com zilhões de tarefas diariamente. Desde o planejamento de estratégias, orçamento, recrutamento, cumprimento de metas, monitoramento do desempenho dos departamentos, até a garantia de que a empresa está entregando o trabalho com sucesso e os clientes estão satisfeitos com o produto ou serviço de sua empresa.

Isso torna o empreendedorismo um trabalho difícil, que requer uma série de diferentes habilidades e qualidades de liderança. E a gestão do tempo é uma qualidade superior que todo empreendedor deve ter. Eles devem saber a quantidade certa de tempo para alocar para cada tarefa em seu agitado cronograma de trabalho e reservar tempo para projetos importantes.

Mas o gerenciamento do tempo não é uma coisa fácil de fazer, porque seu horário de trabalho não vai magicamente esclarecer para que você possa se concentrar em projetos importantes, você precisa gerenciar ativamente seu tempo para isso. E aqui estão 10 maneiras pelas quais você pode dominar a arte do gerenciamento do tempo e reservar tempo para projetos importantes.

• Use ferramentas de gerenciamento de projetos e produtividade

Como empreendedor, você tem a responsabilidade de negligenciar e gerenciar projetos em andamento para garantir que eles atinjam seus objetivos. No entanto, com vários projetos em andamento ao mesmo tempo, colaborar com seus gerentes e membros da equipe em relação ao progresso e às metas pode ser uma atividade demorada e complexa. Convocar reuniões para acompanhar todos os aspectos do projeto pode ser um desperdício de tempo para você e seus funcionários.

Em vez disso, você pode usar diferentes tipos de software disponíveis para gerenciamento de projetos e monitoramento de produtividade. Softwares como Trello, Atlassian JIRA, Huddle e Basecamp podem ajudá-lo a supervisionar as atividades do projeto, distribuição de tarefas, cronograma e outras informações relevantes sobre projetos em andamento. Dessa forma, você pode economizar tempo e se manter atualizado com o progresso de seus projetos.

• Programe tudo no seu calendário

Para uma gestão eficaz do tempo, um empreendedor deve usar seu calendário religiosamente. É impossível para você se lembrar de todos os compromissos, reuniões e tarefas que precisa fazer durante o dia. Portanto, você precisa ter o hábito de agendar tudo em um calendário, até mesmo o seu tempo livre para que seu dia flua sem problemas. Isso não apenas aliviará sua mente de ter que se lembrar de tudo, mas também permitirá que você se concentre nas coisas importantes. Para isso, você pode usar um calendário de mesa tradicional ou usar um aplicativo de software de calendário para agendar seus compromissos, tarefas e prazos. Você também deve criar o hábito de consultar seu calendário todas as manhãs para ter uma ideia das atividades programadas para o dia.

• Aprenda a delegar tarefas

Como um empreendedor que lidera todo o negócio, você pode sentir que precisa gerenciar tudo sozinho. Fazer o trabalho sozinho pode ser muito demorado e às vezes impossível de gerenciar sozinho. E para não ficar preso em uma única tarefa e perder tempo, é fundamental que você aprenda a delegar tarefas.

Isso não significa que você passará todas as tarefas para outras pessoas. Em vez disso, significa que antes de iniciar cada tarefa por conta própria e quando você se encontra preso em uma tarefa sem fim, você precisa se perguntar 'quando' e 'o que' você pode delegar a outras pessoas para fazer o trabalho. Procure por pessoas que estejam disponíveis e possam emprestar seus conhecimentos a você e delegar algumas tarefas. Isso esclarecerá sua agenda de trabalho e deixará você com tempo para investir em outros trabalhos de alto valor. Aqui está um guia para você aprender como delegar trabalho.

• Comece com a tarefa mais simples

É uma tendência humana comum adiar o início de qualquer tarefa que seja difícil. Muitas vezes você pode se encontrar preso em um projeto e sem vontade de prosseguir com o trabalho. Isso pode significar que você perde tempo desnecessário procrastinando e se sentindo ansioso. Para evitar isso, você deve seguir a abordagem de começar com as tarefas mais simples primeiro.

Divida todo o seu projeto em tarefas pequenas e simples e comece com o que é fácil. Dessa forma, talvez você não consiga concluir todo o projeto de uma vez, mas poderá começar de algum lugar. E quando você termina as primeiras tarefas, ele se espalha para a próxima e assim por diante, e algum tempo depois você consegue terminar uma quantidade considerável de trabalho que achou difícil começar em primeiro lugar

• Tenha uma rotina de trabalho

Ter e seguir uma rotina de trabalho também é outra ótima dica para gerenciar o tempo e mantê-lo produtivo. Saiba em quais momentos do dia você é mais produtivo, crie uma rotina em torno disso e cumpra-a. Por exemplo, você pode ter uma rotina diária como:

1. Treino matinal às 5:00 da manhã
2. Verifique seu calendário e faça um brainstorming de uma lista de coisas para fazer às 7:00 da manhã
3. Faça uma lista de 5 coisas para completar antes do almoço às 8:00 da manhã
4. Responda a e-mails às 9h e feche a guia de e-mail por algumas horas
5. Trabalhe em tarefas ininterruptas por uma hora e depois faça uma pausa por 10 minutos – Faça isso repetidamente ao longo do dia

Aderir a uma rotina como essa fará você se sentir realizado e tornar seu dia mais produtivo e você encontrará bastante tempo durante o dia para trabalhar em projetos importantes.

• Audite seu tempo

Para avaliar como você utiliza seu tempo, você deve realizar uma auditoria de tempo. Fazer uma auditoria semanal das atividades realizadas durante a semana e o tempo que você levou para concluí-las revelará uma grande quantidade de informações. Você pode manter uma planilha de tarefas executadas diariamente e seu tempo e avaliar semanalmente quais tarefas foram de maior valor e exigiram menos tempo e quais tarefas ocuparam a maior parte do seu tempo durante a semana.

Uma auditoria de tempo apresenta uma imagem clara sobre como você utiliza seu tempo e você pode usá-lo para tomar melhores decisões sobre como gastar seu tempo em diferentes tarefas no futuro.

• Siga o método 'ABCDE'

Seguir o método ABCDE é outra ótima prática para gerenciamento de tempo. Essa regra permite priorizar suas tarefas para que você gaste seu tempo no trabalho mais valioso. Você começa fazendo uma lista de tudo o que precisa fazer em um dia e rotulando cada tarefa na lista da seguinte maneira:

R: As tarefas de alta prioridade devem ser rotuladas como A. Essas são tarefas que você deve fazer e não fazê-las pode ter sérias consequências.

B: Essas são tarefas de prioridade média que você deve fazer e falhar nelas pode resultar em consequências leves.

C: Tarefas de baixa prioridade sem consequências no seu trabalho. Você pode realizá-los se tiver tempo ou pode optar por ignorá-los.

D: As tarefas podem ser delegadas a outras pessoas.

E: Tarefas desnecessárias que não agregam valor ao seu trabalho e devem ser eliminadas.

A regra geral do método ABCDE é que você não pode executar tarefas rotuladas A, B e C fora de ordem. Para executar uma tarefa B, você deve concluir todas as tarefas A primeiro e nunca poderá executar uma tarefa C antes de concluir as tarefas A e B. Essa é uma maneira simples e fácil de priorizar seu trabalho para que você possa concentrar seu tempo em tarefas de alta prioridade.

Vamos resumir!

Para os empreendedores, gerenciar seu tempo para se concentrar em projetos importantes pode ser uma tarefa difícil. Exige que eles façam mudanças em seu estilo de vida e hábitos, como adotar uma rotina, usar calendários, seguir regras etc. delegando seu trabalho.

Se você é um empreendedor que deseja gerenciar seu tempo, deve seguir todas as dicas acima, ou ficará preso em sua agenda de trabalho agitada sem ter tempo e espaço para se concentrar em projetos importantes e de alto valor.

Biografia do autor: Emily Williamson é redatora técnica da Goodcore Software. É uma empresa de software e desenvolvimento web sob medida no Reino Unido. Focamos em ajudar empreendedores, pequenas e médias empresas a criar softwares competitivos e vencedores. Sou apaixonado por explorar e escrever sobre inovação tecnológica, aplicativos móveis e soluções de software.