20 modelos e planilhas do Excel de gerenciamento de projetos obrigatórios

Antes de planejar seu projeto, você precisa ter as ferramentas certas para coletar os dados necessários para formular uma estratégia - e os modelos do Excel de gerenciamento de projetos são um ótimo lugar para começar.

Como usar o Excel para gerenciamento de projetos

Pense em todas as coisas que você precisa processar ao longo do caminho para um projeto bem-sucedido – programação, planejamento de recursos, definição de tarefas e marcos, etc. Os dias de post-its e cadernos cheios de pedaços de papel já se foram. Felizmente, hoje os gerentes de projeto podem usar modelos do Microsoft Excel para gerenciamento de projetos.

O Microsoft Excel faz muitas coisas bem: matemática, análise, organização. Mas não é intuitivo para gerenciamento de projetos devido ao seu formato de planilha em branco. Portanto, sem usar planilhas ou modelos de gerenciamento de projetos pré-criados, é difícil executar o gerenciamento de projetos no Excel.

Melhores modelos e planilhas de gerenciamento de projetos para Excel

Visite nossa página de modelos e você encontrará modelos do Excel e do Word para criar todos os documentos de projeto necessários para gerenciar seu projeto. Mas, se você só precisa de planilhas e modelos gratuitos de gerenciamento de projetos do Excel, não procure mais.

Aqui estão 20 modelos essenciais do Excel de gerenciamento de projetos que você pode baixar e usar agora. Transforme suas planilhas do Excel sem graça em modelos de gerenciamento de projetos projetados por especialistas e leve seus processos do Excel de gerenciamento de projetos para o próximo nível.

1. Modelo de gráfico de Gantt

Um gráfico de Gantt é uma ferramenta visual que ajuda você a ver rapidamente o agendamento de tarefas e suas dependências ao longo do cronograma do projeto. Isso o torna um ótimo modelo de planejador de projeto.

Embora seja verdade que um gráfico de Gantt possa ser excessivamente complexo em planilhas do Excel, especialmente quando você precisa de recursos de agendamento mais avançados, como dependências de tarefas e alocação de recursos, eles continuam sendo uma parte vital do kit de ferramentas de qualquer gerente de projeto. É por isso que recomendamos o uso do software de gráfico de Gantt online para ajudar a planejar tarefas e projetos de forma colaborativa com sua equipe.

As ferramentas on-line de gráficos de Gantt se integram ao software de gerenciamento e planejamento de projetos, para que possam ser atualizados em tempo real. Isso permite alterações fáceis de arrastar e soltar e pode ser codificado por cores para personalizar conforme necessário. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que faz tudo isso e muito mais. Experimente você mesmo hoje!

Mas, para criar rapidamente um gráfico de Gantt a partir de suas listas de tarefas, baixe este modelo gratuito do Excel de gráfico de Gantt para uma maneira fácil de criar um cronograma de projeto. Basta adicionar tarefas e prazos a esta planilha do Excel e visualizar quanto tempo seu projeto levará.

2. Modelo de Relatório de Status do Projeto

A necessidade de um relatório de status do projeto é óbvia. Se você não tem boas informações sobre o que está acontecendo no projeto, então você está gerenciando às cegas. Você não tem ideia se está no caminho certo ou se os recursos estão sendo bloqueados.

Com este modelo de relatório de status de projeto gratuito do Excel, você tem uma ferramenta para melhorar muito a comunicação do seu projeto, tanto com as partes interessadas ao fazer uma apresentação, mas também com os membros da equipe.

Cabe a você decidir sobre a frequência dos relatórios. Mas com um modelo de relatório de status do projeto, muito do trabalho árduo que pode afastá-lo de um projeto já está feito, oferecendo maior acesso às informações de que você precisa.

3. Modelo de estrutura de detalhamento de trabalho

Um projeto é composto de entregas e essas entregas são criadas por tarefas. A estrutura analítica do projeto (WBS) é uma maneira de visualizar as entregas do projeto, as tarefas e as subtarefas necessárias para realizá-las.

O ProjectManager possui um modelo WBS gratuito que estrutura o processo de desmembrar o projeto grande em tarefas cada vez menores, em um visual hierárquico que permite visualizar todo o escopo do trabalho do projeto.

Este é um elemento-chave do planejamento do projeto, mas também é fundamental para estimar os custos do projeto e estabelecer um cronograma realista. Melhor ainda, como nosso modelo gratuito de WBS é uma planilha do Excel, ele pode ser carregado no software ProjectManager para iniciar um projeto, atribuir tarefas aos membros da equipe e monitorar e acompanhar o progresso assim que o projeto for executado.

4. Modelo de Plano de Ação

Um projeto é iniciado para completar a realização de um objetivo. Mas atingir esse objetivo requer uma estratégia e, em seguida, as etapas para implementar essa estratégia com sucesso. Em suma, um plano de ação.

Os projetos são pragmáticos e o plano de ação é uma estrutura para coletar seus pensamentos sobre a execução do plano do projeto de maneira eficaz e eficiente. Com nosso modelo de plano de ação gratuito, você pode apenas preencher os espaços em branco para garantir que cobriu todas as bases e fazer seu projeto começar com o pé direito. É um ótimo modelo complementar para um plano geral de projeto e termo de abertura do projeto.

Desde a priorização de tarefas até a atribuição e anotação do status, cronograma e recursos, temos tudo o que você precisa. E, novamente, o plano de ação pode ser carregado perfeitamente no ProjectManager, para que você possa usar todos os nossos excelentes recursos para visualizar o fluxo de trabalho com quadros kanban e monitorar o progresso com nosso painel em tempo real.

5. Modelo de Rastreador de Projetos e Lista de Tarefas

O acompanhamento do projeto é crucial para garantir que ele permaneça dentro do cronograma. Isso significa também manter o controle sobre o trabalho em nível de tarefa.

Este modelo de lista de tarefas e rastreador de projetos pode ajudar como uma lista de tarefas pendentes e inclui colunas para a duração planejada e real do projeto para saber o que está funcionando e o que precisa de mais atenção.

Depois de integrar seu projeto e modelo de rastreamento de tarefas em um sistema de software de gerenciamento de projetos, você pode produzir gráficos de Gantt para obter uma visão clara da linha do tempo do projeto, bem como obter esses dados entregues ao seu painel para observar o progresso do projeto em tempo real. E, claro, você pode importar seus arquivos do Excel e do Microsoft Project perfeitamente para o ProjectManager. Nosso software pode transformar seus arquivos estáticos do Excel em ferramentas de gerenciamento de projetos dinâmicas e impressionantes.

6. Modelo de Registro de Risco

O risco faz parte do gerenciamento de um projeto. O trabalho envolve ser capaz de antecipar quais riscos provavelmente ocorrerão e, em seguida, formular uma resposta para colocar o projeto de volta nos trilhos. É aí que entra este modelo gratuito de rastreamento de risco do Excel.

Primeiro, ele permite que você liste todos os possíveis riscos que você acredita que possam ocorrer ao longo do projeto. Em seguida, você pode definir como isso afetará o projeto. Você determina o nível de risco e atribui a ele um proprietário, para que alguém seja responsável por ficar de olho nele.

Agora você tem um plano para resolver esse risco rapidamente e um documento que pode ser compartilhado para que o risco nunca tenha a chance de atrapalhar um projeto.

7. Modelo de rastreador de problemas

Problemas são quando algo está acontecendo agora em seu projeto. Então, o que você faz quando isso acontece? Você rastreia esses problemas e os resolve com a ajuda deste modelo de rastreador de problemas gratuito.

A primeira coisa, é claro, é identificar esses problemas à medida que eles ocorrem. Este é o documento no qual você pode coletar essas informações. O modelo de acompanhamento de problemas serve para garantir que todas as etapas, desde a identificação até a resolução do problema, sejam documentadas.

É claro que você desejará compartilhar o modelo do rastreador de problemas e poderá com este modelo gratuito do Excel, mas apenas como um documento estático. Em um programa de software de gerenciamento de projetos, essas informações são fáceis de coletar e compartilhar, além de serem editadas em tempo real.

8. Modelo de Formulário de Solicitação de Mudança

Uma coisa que é constante em qualquer projeto é a mudança. Essas mudanças, no entanto, devem ser gerenciadas. É aí que entra o formulário de solicitação de alteração.

Nosso modelo de formulário de solicitação de alteração gratuito oferece a estrutura para identificar, rastrear e resolver essas alterações quando elas surgirem em um projeto. O modelo gratuito tem espaço para anotar qual é a mudança, dar a propriedade de um membro da equipe para liderar a tarefa de resolvê-la e, em seguida, aprová-la.

Quando usado em conjunto com o ProjectManager, o formulário de solicitação de mudança é mais dinâmico. Ele pode atuar como uma plataforma colaborativa na qual os membros da equipe podem se comunicar e anexar documentos relevantes, até mesmo transferências e aprovações. Manter tudo sob o mesmo teto é algo que você não vai querer mudar.

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9. Modelo de Orçamento do Projeto

Um projeto pode ter um ótimo plano, mas sem o apoio financeiro para custeá-lo nada pode acontecer. É por isso que um orçamento de projeto, por mais tedioso que seja, é uma das fases mais importantes para colocar um projeto no caminho certo para uma conclusão bem-sucedida.

Com este modelo de orçamento de projeto gratuito do Excel, você pode literalmente ver quando está no vermelho, porque é codificado por cores. E este documento, mais do que apenas um que é crucial para o início de um projeto, é também uma forma de acompanhar esse orçamento ao longo do ciclo de vida do projeto.

Este modelo tem espaço para cobrir todos os seus custos, desde os fáceis de coletar – como mão de obra e materiais – até os que mudam ou transitam de projeto para projeto. Os orçamentos são estimativas, mas com este modelo gratuito esses números serão mais precisos.

10. Planilha do Quadro de Horários do Projeto

Os membros da equipe precisam ter uma maneira de rastrear seu trabalho por meio das tarefas que lhes são atribuídas, e um simples quadro de horários pode fornecer uma maneira fácil de mantê-los dentro do cronograma, além de fornecer as informações necessárias para saber onde estão em suas tarefas.

A planilha de horas gratuita do Excel pode calcular o custo por hora e inclui colunas de férias e horas extras, para registrar com precisão o tempo gasto dentro e fora do projeto. Mas as planilhas de horas do projeto são úteis para vários propósitos diferentes, portanto, esta é uma ferramenta útil.

Quando você gerencia planilhas de horas com software de gerenciamento de projetos on-line, a borracha cai na estrada. Você poderá filtrar colunas e personalizar relatórios, compartilhar facilmente em um e-mail, PDF ou arquivo Excel e CSV. Além disso, sua equipe pode enviar planilhas de horas com base em tarefas reais no sistema, e você será alertado por e-mail quando isso acontecer.

11. Modelo de painel do projeto

O painel do projeto é o que mantém você no comando enquanto viaja pelo ciclo de vida do projeto. Ele permite que você monitore o projeto, acompanhando o status da tarefa, orçamento e muito mais em um só lugar.

A partir deste painel de gerenciamento de projetos gratuito para Excel, você cria gráficos e tabelas que fornecem uma visão visual e facilmente digerível de seu gerenciamento de tarefas e carga de trabalho, bem como de custos. É uma maneira segura de se manter no topo de um projeto em geral e saber onde você precisa se aprofundar em detalhes.

Você pode adicionar mais poder aos seus painéis de PM ao usar o software de gerenciamento de projetos online. Dessa forma, quando os membros da equipe estão atualizando os status das tarefas, os painéis são preenchidos com dados em tempo real.

12. Modelo de Plano de Projeto

Um modelo de plano de projeto tem tudo o que você precisa para mapear seu projeto depois de aprovado. Tem espaço para você definir os objetivos do seu projeto, atividades, tarefas, bem como todos os recursos necessários para executar o trabalho. Você pode começar a agendar suas atividades, tarefas e a duração de cada uma em uma linha do tempo do projeto. Existe até um local para identificar dependências de tarefas.

Os planos de projeto são adaptados ao seu projeto e não há dois iguais. É por isso que este modelo de gerenciamento de projetos tem um local para adicionar apêndices. Aqui é onde você pode anexar um plano de gerenciamento de escopo, custo e cronograma ou uma estrutura analítica do projeto (WBS), bem como seu caso de negócios, estudo de viabilidade e termo de abertura do projeto. para o sucesso quando o projeto é executado.

13. Modelo de estimativa de projeto

Este modelo de estimativa de projeto gratuito para Excel ajudará você a prever um orçamento mais preciso e um cronograma realista. Antes de planejar um projeto, você precisa identificar todos os custos que serão associados a ele. Esta planilha de gerenciamento de projetos gratuita permite que você faça uma coleta mais detalhada do que você precisará gastar em sua mão de obra, materiais e recursos do projeto.

De uma descrição de trabalho a detalhes de estimativa, este modelo de projeto é uma ótima maneira não apenas de descobrir seu orçamento, mas também de coletar os vários fornecedores e empreiteiros que você contratará para ajudá-lo a executar o projeto. Crie quantas fases do projeto você precisar. Cada um é subtotalizado e esses subtotais são então contabilizados automaticamente para uma soma final. É impossível evitar mudanças ao gerenciar um projeto, mas quanto mais precisa sua estimativa, maior a probabilidade de você entregar no prazo e dentro do orçamento.

14. Modelo de Matriz RACI

Usar um modelo de matriz RACI é uma ferramenta essencial para organizar projetos. Os projetos podem ser confusos e, se as pessoas não tiverem certeza de seus papéis, problemas ocorrerão. O modelo RACI para Excel é uma ferramenta gratuita para identificar e definir os diversos papéis e responsabilidades de todos os envolvidos no projeto.

Este modelo do Excel de gerenciamento de projetos é dividido por fase do projeto à esquerda e na parte superior todas as várias posições do projeto são listadas. Em seguida, na caixa correspondente abaixo do título, é preenchido com R, A, C ou I para explicar sua relação com aquele ponto específico do projeto. RACI significa responsável, responsável, consultado, informado. Definir essas funções com esta planilha do Excel leva a operações mais suaves.

15. Alterar planilha de registro

Experimente nosso modelo de registro de alterações gratuito para Excel e crie um processo de gerenciamento de alterações bem-sucedido. A mudança acontecerá em todos os projetos, sejam solicitações das partes interessadas ou de forças externas, como problemas climáticos ou da cadeia de suprimentos. Estar preparado para a mudança e como responder a ela vai fazer ou quebrar seu projeto.

Esta planilha Excel de gerenciamento de projetos permite numerar as alterações que você identifica no projeto para rastreá-las mais facilmente. Há um lugar para capturar quando a mudança foi descoberta pela primeira vez, quem é o proprietário e está encarregado de lidar com essa mudança. Há até espaço para anotar seu status e definir a prioridade para que você saiba quais alterações devem ser tratadas primeiro. Ter um log de alterações significa que você pode gerenciar as alterações e não permitir que as alterações afetem negativamente o seu projeto.

16. Modelo de Plano de Recursos

Recursos são tudo o que você precisa para um projeto. Nosso modelo de plano de recursos gratuito para Excel é o primeiro passo para gerenciar sua equipe e recursos. Você pode usá-lo para identificar, listar e organizar todos os recursos do seu projeto, bem como descobrir quanto de cada você precisará e quanto isso custará. Você pode usar este modelo de projeto do Excel para integrá-lo ao seu cronograma e orçamento para acompanhar os custos à medida que executa o projeto.

Embora você queira iniciar seu plano de recursos durante a fase de planejamento do projeto, ele deve ser um documento vivo que é atualizado regularmente à medida que as coisas mudam ao longo do ciclo de vida do projeto. Depois que o projeto for concluído, você poderá salvar o modelo e usá-lo ao planejar recursos para projetos futuros semelhantes. Usar este modelo de gerenciamento de projetos gratuito para Excel mantém todos informados, o que leva a um projeto de execução melhor.

17. Planilha de Análise das Partes Interessadas

As partes interessadas são investidas no projeto e os gerentes de projeto devem mantê-los atualizados e gerenciar suas expectativas. É aí que entra este modelo de análise de partes interessadas gratuito para Excel. Ele ajuda você a identificar e gerenciar todas as partes interessadas em seu projeto. Este modelo gratuito é a base de qualquer plano completo de gerenciamento de partes interessadas.

O modelo de análise das partes interessadas inicia com uma visão geral do projeto, seguida por uma lista de todas as partes interessadas envolvidas no projeto. Há um menu suspenso para observar se esse stakeholder específico é de alta, média ou baixa influência. Isso significa, quanto poder eles têm para impactar o projeto. Essa informação é crucial para como gerenciá-los. Em seguida, você identifica cada parte interessada na planilha conforme eles se relacionam com o projeto. Observe a frequência com que você precisa se comunicar com cada parte interessada e mais para gerenciá-los e manter o projeto avançando.

18. Modelo de Análise de Lacunas

Se você deseja melhorar seus negócios e permanecer inovador, precisa deste modelo de análise de lacunas para Excel. É uma das ferramentas que você pode usar para obter uma análise estratégica de onde você está agora e como chegar onde deseja estar no futuro. Esta planilha de gerenciamento de projetos ajudará você a elaborar um plano de ação para levá-lo de seu estado atual de coisas para onde quer que você planeje levar sua organização no futuro, seja um aumento na participação de mercado ou um produto no mercado rapidamente.

Este modelo gratuito do Excel tem tudo o que você precisa para começar a atingir seus objetivos, desde informações gerais e o estado atual do seu negócio até o estado futuro que você pretende alcançar, qual é a porcentagem de lacunas e as ações necessárias para fechar essa lacuna. Você pode identificar quem na organização pode liderar a iniciativa e até acompanhar o status. Você tem que começar em algum lugar e uma análise de lacunas é onde tudo se junta.

19. Planilha de Análise Custo Benefício

Analise os números para saber se vale a pena prosseguir com seu projeto com nosso modelo de análise de custo-benefício gratuito para Excel. Você pode ver se o projeto pode ser entregue dentro de um prazo específico e custo razoável. Este modelo do Microsoft Excel permite comparar o que você espera gastar com os benefícios ou oportunidades que o projeto pode oferecer. Portanto, do ponto de vista de custo, você pode ver se o projeto é viável.

Seja um projeto pessoal ou profissional, nosso modelo de análise custo-benefício gratuito é uma ferramenta poderosa e flexível. Ele pode ser usado repetidamente, coletando as informações do projeto, os custos quantitativos (indiretos, intangíveis e de oportunidade) e, em seguida, os benefícios quantitativos (benefícios diretos, benefícios indiretos, benefícios intangíveis e benefícios competitivos). A soma das três seções de custo e das quatro seções de benefícios do modelo fornece um custo total para comparação com os benefícios totais. É uma análise essencial a ser realizada antes de se comprometer com qualquer projeto.

20. Planilha de Cronograma de Trabalho Semanal

Se você precisar de ajuda para lidar com seus recursos humanos, obtenha nossa planilha de horário de trabalho semanal gratuita para Excel. Você pode usá-lo para gerenciar o trabalho semanal de sua equipe e o fluxo de trabalho do projeto. Observe os dias em que sua equipe pode trabalhar e colete a taxa de pagamento e as horas em que trabalham em suas tarefas. Esse horário de trabalho flexível do funcionário pode ser aplicado à semana de trabalho normal das nove às cinco ou a um modelo mais híbrido.

Use este modelo de gerenciamento de projetos para Excel para obter informações sobre os membros de sua equipe e seu cronograma de trabalho. Você pode adicionar o nome, as tarefas atribuídas a eles e o projeto em que estão trabalhando. Há espaço para listar todos os dias em que eles estarão trabalhando. Este modelo do Excel é um ótimo lugar para capturar dados, mas é um documento estático. Se você quiser atualizá-lo, você deve fazer isso manualmente. Pode levar tempo e afastá-lo do gerenciamento do projeto e do trabalho de sua equipe.

Vá além dos modelos e planilhas do Excel com o ProjectManager

O software de gerenciamento de projetos pode levá-lo muito mais longe do que os modelos do Excel para gerenciamento de projetos jamais poderiam. ProjectManager, um software de gerenciamento de projetos premiado, é uma plataforma abrangente que permite planejar, acompanhar e relatar seus projetos online. Por ser uma ferramenta online, você obtém visibilidade ao vivo de sua equipe de projeto e suas tarefas.

Planeje seus projetos do início ao fim com nosso recurso de gráfico de Gantt. Esse recurso permite mapear todas as tarefas do projeto em fases e atribuí-las aos membros da equipe. Você pode até criar dependências e definir marcos. Além disso, você pode importar arquivos do Excel e arquivos do Microsoft Project para o gráfico de Gantt, dando vida aos seus modelos estáticos. Além disso, o ProjectManager se integra a mais de 1.000 aplicativos de terceiros, como Google Drive, Slack e Microsoft Office 365, para que você possa compartilhar seu projeto com todos da sua equipe.

Os membros da equipe (e gerentes) podem optar por gerenciar suas próprias tarefas na lista de tarefas ou na visualização kanban. A visualização kanban é a favorita dos trabalhadores visuais que têm muitos projetos diferentes em andamento. As colunas personalizáveis ​​em um quadro Kanban permitem que um usuário veja facilmente seu progresso ou classifique suas tarefas por projeto ou departamento. É claro que cada visualização, seja Gantt, Lista ou Quadro, permite que você colabore com outros membros da equipe e realize mais trabalho do que você jamais imaginou ser possível. Você vai se perguntar por que você já fez processos de gerenciamento de projetos do Excel.

Obtenha todos os recursos desses modelos de gerenciamento de projetos do Excel e muito mais ao usar o ProjectManager. Todas essas ferramentas estão disponíveis em nosso premiado software de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a planejar, acompanhar e relatar seu projeto em tempo real. Veja o que ele pode fazer por você fazendo um teste gratuito de 30 dias.