Um guia completo para PMIS

Uma abundância de informações é criada, transferida e armazenada ao longo do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Sem uma maneira de organizar a documentação produzida, seu projeto pode estar fadado ao fracasso. É aí que entra o PMIS, sigla para sistemas de informação de gerenciamento de projetos. Um PMIS permite um fluxo organizado e controlado de informações para que nada seja desviado ou extraviado.

O software de gerenciamento de projetos que é colaborativo e oferece armazenamento ilimitado de arquivos, como o ProjectManager, é um dado adquirido. Nossa ferramenta pode organizar seus documentos e torná-los acessíveis à equipe do projeto em qualquer uma de nossas múltiplas visualizações de projeto. Por exemplo, a exibição de lista permite que as equipes compartilhem arquivos e comentem tarefas em tempo real para promover uma melhor comunicação. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

O que é PMIS?

Um sistema de informações de gerenciamento de projetos (PMIS) é como as informações de um projeto são organizadas. Ele coleta e usa informações do projeto por meio de um ou mais aplicativos de software. Esses programas ajudam os gerentes de projeto a planejar, executar e fechar seus projetos e permitem que eles organizem a enxurrada de informações para que não se afoguem em dados.

Existem diferentes tipos de software PMIS, mas a maioria compartilha conjuntos de recursos que incluem ferramentas para agendamento, autorização de trabalho, coleta e distribuição de informações, etc. .

Para que serve um PMIS?

Um PMIS é feito para dar suporte a todos os aspectos do gerenciamento de projetos, incluindo as informações necessárias para monitorar ou coletar. Isso inclui gerenciamento de integração, gerenciamento do escopo do projeto, gerenciamento de custos do projeto, gerenciamento do tempo do projeto, gerenciamento da qualidade do projeto, gerenciamento das comunicações do projeto, gerenciamento de riscos do projeto, gerenciamento de aquisições do projeto e gerenciamento das partes interessadas do projeto.

Características essenciais de um PMIS

São muitas informações para acompanhar e, ao gerenciar um projeto, é crucial poder extrair imediatamente as informações necessárias de todos esses dados. Um PMIS é uma ferramenta importante que lhe dá acesso instantâneo ao sinal no ruído. As informações também são críticas para projetos futuros para ajudar a reduzir riscos, melhorar a eficiência e reduzir custos.

Se um PMIS captura todos os dados do projeto e os armazena de forma organizada, também deve ser recuperável, pesquisável, categorizável, compartilhável e analisável. Para conseguir isso, um PMIS típico possui uma série de ferramentas.

• Cronograma e planejamento: calcula o cronograma antecipado e tardio, tempos de folga e o caminho crítico
• Gerenciamento de recursos: inclui carregamento de recursos, nivelamento, alocação, etc.
• Orçamento: Custos associados a tarefas individuais para uma estimativa e geração de orçamentos mais precisas.
• Controle e Desempenho: Analise e controle o custo e o desempenho, atualize os planos existentes como reais em relação às alterações de dados planejadas e forneça cenários hipotéticos para o gerente de projeto.
• Reporting and Communication: Criação de gráficos, relatórios e tabelas de dados coletados e analisados ​​que podem ser compartilhados com stakeholders e membros da equipe.
• Integração e facilidade de uso: Alguns PMIS acessarão dados de diferentes projetos para análise multiprojetos, integrando-se com outros sistemas, como folha de pagamento, estoque, etc. Quanto mais fácil for usar um PMIS, menos tempo e dinheiro serão necessários para treinar.

Como o PMIS funciona ao longo do ciclo de vida do projeto?

Um PMIS tem funções diferentes dependendo da fase do projeto. Em um nível básico, um PMIS deve oferecer a possibilidade de rastrear o escopo, tempo e custos do seu projeto. Um PMIS robusto deve incluir uma ampla variedade de recursos de software de gerenciamento de projetos que você pode usar durante o ciclo de vida do projeto.

O ProjectManager possui recursos avançados de gerenciamento de recursos, rastreamento de tempo, gerenciamento de trabalho e gerenciamento de projetos que você precisa de um PMIS, além de recursos de colaboração em tempo real, painéis, relatórios e muito mais. Veja como você pode usar um PMIS avançado para gerenciar o ciclo de vida do seu projeto.

Iniciação do projeto

Durante a fase de iniciação, um gerente de projeto usa um PMIS para estabelecer um orçamento preliminar, incluindo estimativas de custos e recursos. Um PMIS usado em conjunto com outras ferramentas pode ajudar a programar o projeto. Em termos de aprovação, um PMIS ajuda a definir o escopo de trabalho, auxilia na preparação da licitação e pode ser usado na apresentação de dados aos tomadores de decisão.

Planejamento do projeto

Ao planejar um projeto, o PMIS ajuda com detalhes de agendamento, incluindo análise de tarefas e caminhos críticos. Ele oferece suporte ao planejamento de gerenciamento de custos, incluindo análise WBS e integração de processos de controle. O PMIS também se mostra benéfico para o gerente de projeto no planejamento de recursos em termos de disponibilidade e nível. Também pode ajudar a estabelecer uma linha de base para o escopo, cronograma e custo do projeto.

Projeto de execução

Uma vez que o projeto tenha sido executado, o PMIS coleta, organiza e armazena os dados que chegam da equipe do projeto. Esses dados podem então ser comparados com as projeções da linha de base. O PMIS ajuda com as previsões de custo e cronograma para determinar se as mudanças são necessárias no meio do projeto. Gerenciamento de materiais, coleta de custos, medição de desempenho e, claro, relatórios são todos suportados pelo PMIS.

Monitoramento e Controle do Projeto

Um PMIS deve ter todos os recursos de gerenciamento de custos, gerenciamento de recursos, gerenciamento de tarefas e controle de tempo necessários para garantir que a execução do projeto ocorra conforme o planejado e que nada afete o cronograma ou orçamento do projeto. Caso um problema afete seu plano de projeto, você pode usar um PMIS para encontrar todas as informações necessárias para mitigar esse risco e ajustar seu plano de projeto.

Encerramento do projeto

Especialmente ao encerrar um projeto, um PMIS é uma grande ajuda. Ele ajuda a revisar os requisitos para garantir que o projeto tenha cumprido todas as suas metas e objetivos. Também organiza as informações coletadas ao longo do projeto para análise de desempenho, análise de produtividade, relatórios finais e mantém um arquivo de dados históricos para projetos futuros.

Vantagens de usar um PMIS online

Embora existam sistemas manuais de informações de gerenciamento de projetos, os benefícios de usar um sistema online ou baseado em nuvem são numerosos. Com um sistema de informação online, suporta-se a rapidez, capacidade, eficiência, economia, precisão e capacidade de lidar com projetos complexos. De todos esses benefícios, a velocidade é o mais prático.

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Uma vez que os dados são coletados, eles podem ser ajustados para refletir os resultados que um gerente de projeto precisa com grande velocidade e precisão. Um programa manual nunca vai corresponder a isso, nem pode criar e revisar planos, cronogramas ou orçamentos tão rapidamente. O que antes levava dias ou mais agora é concluído em questão de segundos.

Os gerentes de projeto e suas organizações podem armazenar grandes quantidades de dados com um PMIS. Esses dados também são facilmente acessados, priorizados e resumidos conforme necessário. E ao contrário de um sistema manual que é grande e requer muitos funcionários de suporte, um PMIS online requer muito menos suporte e espaço.

Com esses fatores, há também um custo-benefício. A vantagem de custo do PMIS digital sobre um PMIS manual geralmente é significativa, especialmente quando se considera armazenamento e processamento. E se as entradas estiverem corretas, a chance de erros diminui bastante com um PMIS baseado em nuvem.

Experimente o ProjectManager como seu PMIS

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos com recursos para fazer um ótimo PMIS.

O painel em tempo real oferece uma visão atualizada das métricas do projeto, processando números para você e criando gráficos e gráficos vívidos e fáceis de ler que podem ser impressos para apresentações ou compartilhados digitalmente. Eles também podem ser filtrados para refletir apenas os dados que você precisa mostrar para sua equipe ou parte interessada.

Armazenamento ilimitado de arquivos de projeto

Como o software é baseado em nuvem, há muito armazenamento de arquivos para arquivar seus documentos, imagens e outros arquivos. Agora eles estão todos em um só lugar, o que os mantém seguros, organizados e acessíveis quando você quiser.

Gerenciamento de Tarefas Eficiente

As comunicações entre os membros da equipe também são salvas, mas não são enviadas por e-mail ou perdidas em uma longa narrativa de texto, o que pode desperdiçar um tempo valioso procurando a informação certa. Em vez disso, com o ProjectManager, essas conversas são organizadas no nível da tarefa usando nossas ferramentas de gerenciamento de tarefas, incluindo anexar os documentos relevantes, para que todos saibam onde encontrá-los.

O PMIS é essencial para gerenciar as enormes quantidades de dados que fervilham em torno de cada projeto. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que possui os recursos que um gerente de projetos precisa para coletar, organizar, analisar e arquivar todas essas informações. É fácil de usar e toda a equipe pode colaborar. O que você está esperando? Experimente o ProjectManager gratuitamente com esta avaliação de 30 dias.