Contratar um assistente virtual é uma das melhores decisões que você pode tomar para o seu negócio.

Não só lhe dá mais tempo para se concentrar no que importa, mas também lhe dá acesso a um profissional experiente que sabe lidar com todos os tipos de tarefas.

Mas com tantas opções por aí, como você sabe qual empresa será a certa para suas necessidades? Este post do blog tem dicas e truques que ajudarão você a encontrar o VA perfeito!

O que é um Assistente Virtual?

Um assistente virtual é alguém que executa tarefas para você remotamente – geralmente usando e-mail, Zoom e outras ferramentas online.

Ao contratar um assistente virtual, você poderá liberar o tempo que antes era gasto em tarefas de negócios para que você possa se concentrar nos aspectos mais importantes do seu negócio.

Se você deseja encontrar um assistente virtual, pode postar um anúncio no Upwork, Fiverr, Freelancer.com e outros quadros de empregos.

O que você pode terceirizar?

É importante pensar em quais tarefas você está terceirizando no momento ao contratar um assistente virtual.

Se você trabalha com várias empresas de VA, quanto mais específica for a descrição do seu trabalho, melhor – permitindo que você encontre um candidato ideal.

Aqui estão algumas tarefas comuns para as quais muitos contratam assistentes virtuais:

Além disso, os VAs podem ajudá-lo nas mídias sociais, como compartilhar postagens em várias plataformas e realizar pesquisas para uma nova campanha.

VAs podem ajudar com seu atendimento ao cliente; isso pode incluir responder a e-mails ou mensagens de bate-papo ao vivo para que você não precise fazer isso.

Os VAs também podem ajudar a realizar pesquisas de mercado analisando dados em uma planilha ou escrevendo seus relatórios sobre um tópico.

O que procurar no assistente virtual certo?

Ao contratar uma empresa ou indivíduo, há algumas coisas que você deve procurar para garantir que você obtenha o melhor VA possível:

Empresa vs. Indivíduo

Há muitos benefícios em usar um indivíduo em vez de uma empresa. Por exemplo, um indivíduo geralmente terá mais disponibilidade para atender às suas necessidades e poderá fornecer um nível mais alto de qualidade, pois você o contrata apenas para projetos específicos.

No entanto, esse pode não ser o melhor caminho se você precisar de alguém que dedique regularmente um determinado período de tempo.

Ao contratar um indivíduo, é importante considerar como ele se comunicará com você. Por exemplo, você deve certificar-se de que a pessoa entenda inglês, pois é o idioma de negócios internacionais – e que ela tenha uma camada adicional de segurança em sua conta (como autenticação de dois fatores) em caso de invasão ou roubo.

Agendamento flexível

É importante poder se comunicar com seu assistente virtual. Isso geralmente é feito por meio de um escritório virtual como Zoom ou Skype, e permitirá que você compartilhe arquivos e interaja entre si conforme necessário.

Ao contratar uma empresa, um dos benefícios é que ela oferece mais flexibilidade de agendamento do que um indivíduo.

Assim, se você precisa de alguém que possa trabalhar em projetos específicos regularmente, esse pode ser o melhor caminho a seguir.

Projetos por hora vs. preço fixo

Algumas empresas oferecerão determinados projetos por uma taxa horária, enquanto outras os farão por um preço fixo.

Por exemplo, se você precisar de alguém que possa concluir regularmente tarefas de entrada de dados no Excel, provavelmente pagará uma taxa por hora.

No entanto, se você precisar de alguém que possa realizar pesquisas de mercado para um projeto específico, talvez seja melhor pagar uma taxa fixa, pois isso será feito de uma só vez.

A qualidade do trabalho versus preços

Claro, ao contratar um indivíduo ou empresa, você deve considerar seus preços.

No entanto, embora o custo possa parecer um fator primordial na contratação de um assistente virtual, você também deve considerar a qualidade do trabalho.

É importante lembrar que um trabalho de baixa qualidade pode levar a mais custos no futuro – pois exigirá acompanhamento ou correções adicionais que podem exceder o que você está pagando.

Dicas para trabalhar com assistentes virtuais

Depois de estabelecer que você precisa contratar um assistente virtual, aqui estão algumas dicas sobre como trabalhar melhor com eles:

Crie uma lista de tarefas e agende tarefas adequadamente

Ao trabalhar com alguém localizado em outro país, pode haver uma diferença horária de várias horas. Assim, pode ser melhor configurar uma lista de tarefas que você envia durante horários específicos do dia.

Além disso, também pode ajudar a oferecer metas diárias ou semanais sobre quantas horas eles devem dedicar à conclusão de tarefas para você.

Isso garantirá que todos saibam a carga de trabalho de cada dia e o que esperar durante determinadas semanas.

Comunique-se com frequência

É importante garantir que você se comunique regularmente com seu assistente virtual sobre o que você precisa fazer e como deve ser concluído. Isso também ajudará o VA a fornecer um nível mais alto de qualidade, pois eles saberão exatamente o que você espera deles.

Use um sistema de gerenciamento de tarefas

Como você enviará uma lista de tarefas que precisam ser concluídas, é melhor usar um sistema de gerenciamento de tarefas para poder acompanhar o que precisa ser feito e quando terminar.

Por exemplo, um assistente virtual provavelmente usará uma ferramenta como o Trello para gerenciar tarefas – e isso lhe dará uma visão geral de tudo o que está sendo feito.

Crie responsabilidade com marcos

Além de configurar um sistema de gerenciamento de tarefas, também é importante usar marcos ao trabalhar com assistentes virtuais. Os marcos são metas definidas que precisam ser cumpridas durante determinadas semanas ou meses ao trabalhar com um VA.

Isso não apenas fornece responsabilidade para você, mas também oferece ao assistente virtual a chance de ver seu progresso – e isso pode motivá-lo a seguir em frente.

Mantenha todos informados sobre as mudanças

É melhor sempre informar seu assistente virtual sobre qualquer alteração nos prazos ou tarefas que precisem ser feitas. Isso é importante para garantir que não haja mal-entendidos em relação à carga de trabalho ou cronograma.

Dependendo das circunstâncias, você pode até querer manter seu assistente virtual informado se estiver viajando ou tirando uma folga. Isso os ajudará a planejar adequadamente, pois eles saberão exatamente o que está acontecendo com seus projetos.

Mantendo relacionamentos com assistentes virtuais

Por fim, é importante lembrar que os relacionamentos nos negócios são construídos com base na comunicação e na confiança. Portanto, para ajudar a garantir um relacionamento duradouro com seu assistente virtual, você deve certificar-se de que:

• Você está cumprindo prazos
• Você está fornecendo atualizações regulares
• Você está sendo honesto sobre o que precisa ser feito

Ao manter esses relacionamentos, você não apenas terá acesso a excelentes talentos que podem fazer o melhor trabalho para você, mas também poderá confiar mais neles, tornando os assistentes virtuais uma ótima solução para empreendedores e proprietários de pequenas empresas que precisa completar várias tarefas ao mesmo tempo.

Assistentes virtuais x freelancers

A seguir, vamos dar uma olhada nas diferenças entre freelancers e assistentes virtuais:

Um freelancer pode oferecer mais flexibilidade e habilidades mais especializadas do que um assistente virtual. Por exemplo, um freelancer pode oferecer uma comunicação melhor ou ter um trabalho de maior qualidade do que um assistente virtual.

Isso ocorre porque eles têm experiência em trabalhar de forma independente com clientes ou são especialistas em seu campo devido a anos de educação e prática. Como resultado, você pode construir um relacionamento longo com um freelancer do que com um VA.

Um freelancer é mais caro que um assistente virtual e pode exigir mais tempo para construir o trabalho para você. Na maioria dos casos, é melhor contratar um assistente virtual se precisar de ajuda para realizar tarefas administrativas – e contratar um freelancer se precisar de um especialista em sua área ou de um artista.

Os freelancers geralmente são autônomos – e isso nem sempre é o caso dos assistentes virtuais. Além disso, muitos freelancers trabalham em casa ou em cafeterias e podem não oferecer um alto nível de profissionalismo ou disponibilidade no que diz respeito à comunicação.

Os assistentes virtuais geralmente estão disponíveis o tempo todo para perguntas e trabalham em seu escritório ou em casa. Muitos assistentes virtuais definiram horários em que estão disponíveis para conversar com clientes e outros funcionários – e é por isso que muitos começam de manhã cedo.

Assistentes virtuais oferecem flexibilidade

Na maioria dos casos, é muito mais fácil lidar com as tarefas quando você tem um assistente virtual à sua disposição. Isso ocorre porque eles podem fornecer disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que significa que você poderá contatá-los a qualquer momento e perguntar sobre uma tarefa ou atribuição.

Suponha que seu assistente virtual tenha trabalhado para você no passado. Nesse caso, também é possível estabelecer mais um relacionamento – o que pode tornar a comunicação ainda mais fácil se o seu VA conhecer suas necessidades e tiver mais informações sobre o que você está procurando.

No final, os assistentes virtuais são uma ótima maneira de economizar tempo, pois podem cuidar de tarefas regulares que, de outra forma, precisariam ser concluídas por um funcionário.

Isso significa que você tem mais tempo para se concentrar no crescimento de seus negócios, enquanto seu assistente virtual lida com as responsabilidades diárias necessárias para manter seus negócios funcionando.

perguntas frequentes

Quanto os assistentes virtuais cobram por mês?

Quanto você paga por VAs depende das tarefas que precisam ser feitas. Como eles fornecem serviços conforme a necessidade, suas taxas geralmente são determinadas pelo número de horas necessárias para concluir uma tarefa ou projeto.

Você também pode optar por contratar um assistente com base em determinadas taxas por hora ou ofertas de pacotes - o que pode ser especialmente útil se você precisar de ajuda com várias tarefas regularmente.

Há uma alta demanda por assistentes virtuais?

Os VAs estão se tornando mais populares à medida que pequenas empresas e empreendedores percebem os benefícios de contratar ajuda. Isso pode ocorrer porque eles geralmente trabalham com clientes a qualquer momento - o que significa que os assistentes virtuais podem cuidar de tarefas quando você está ocupado ou precisa de uma tarefa concluída fora do expediente.

Também é possível que empreendedores e proprietários de empresas contratem VAs que tenham experiência no mesmo setor que eles – o que significa que seu assistente virtual seria bem versado no que você precisa de ajuda.

Que tipos de carreiras podem ser terceirizadas para um assistente virtual?

Os assistentes virtuais geralmente são contratados para cuidar de tarefas administrativas, como gerenciamento de mídia social, gerenciamento de e-mail, organização de viagens e gerenciamento de projetos.

No entanto, os donos de empresas costumam contratar assistentes virtuais com experiência no mesmo setor. Assim, você pode encontrar alguém com conhecimento específico sobre seu nicho que possa ajudar a impulsionar seu negócio ou atingir seus objetivos.

Os assistentes virtuais são contratados?

Assistentes virtuais nem sempre são contratados. Alguns são freelancers – mas muitos VAs fixam horas e são pagos todos os meses por seus serviços.

Também é possível contratar VAs como funcionários. Isso é especialmente útil se você precisar de ajuda com várias tarefas regularmente, pois pode fazer um acordo para assistência em tempo integral ou um salário com base no número de horas necessárias para concluir as tarefas.

Últimos pensamentos

Sua empresa pode estar crescendo e você precisa de mais ajuda para acompanhar tudo.

Você está pensando em contratar um assistente virtual pela primeira vez, mas por onde começar? Reunimos este guia que descreve o que é um VA e como encontrar um que melhor atenda às suas necessidades.

Quando se trata de escolher entre um indivíduo ou uma empresa, considere que tipo de trabalho você deseja que eles façam.

Se você tiver tarefas administrativas, como entrada de dados ou agendamento de reuniões, contrate alguém por conta própria; se eles precisarem de acesso a informações confidenciais ou habilidades de alto nível (como design gráfico), escolha uma empresa.

Certifique-se também de levar em conta os custos antes de tomar qualquer decisão!