Pedidos de mudança em gerenciamento de projetos, construção e outros setores

As mudanças fazem parte da entrega de qualquer projeto. Para manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento, essas mudanças precisam ser gerenciadas. Um pedido de mudança (ou uma emenda) é um mecanismo que identifica, define e rastreia essas mudanças de uma forma aceitável para todas as partes. Isso inclui quaisquer custos adicionais ou tempo necessário para implementar a mudança.

Ter um pedido de alteração e um registro de pedido de alteração são documentos especialmente importantes no gerenciamento de projetos de construção, onde os contratos entre o proprietário do projeto e os vários empreiteiros que trabalham para executar o plano são vitais para a progressão de um projeto. Mas um pedido de alteração de contrato pode ser aplicado a muitos setores.

O que é um pedido de mudança?

Um pedido de mudança é um documento de gerenciamento de mudanças que aborda qualquer mudança no escopo do projeto, detalhando o que precisa acontecer, quanto custará e quando se espera que seja concluído.

O pedido de alteração é um meio de modificar os contratos existentes e, de fato, ajustar o preço e o cronograma do projeto. Devido a essas alterações no orçamento e no cronograma, os pedidos de alteração não são executados até que o proprietário do projeto e o contratado responsável pela alteração concordem com os termos e condições. Existem dois tipos de ordens de mudança: aditivas e dedutivas.

Aditivo

Uma mudança aditiva é aquela que pode ser tão simples quanto uma cor diferente de tinta ou mover uma estrutura de um lugar para outro no local do projeto. Eles não tiram nada do projeto, simplesmente mudam uma parte da execução.

Dedutivo

Por outro lado, se você estiver solicitando a exclusão de uma parte do trabalho, trata-se de um pedido de alteração dedutivo. Ao contrário da ordem de mudança aditiva, uma mudança dedutiva provavelmente resultará em uma redução de custos e pode até mesmo reduzir algum tempo do cronograma do projeto.

Os pedidos de mudança são uma parte crítica do processo de controle de mudanças. Eles também costumam fazer parte de um processo que começa com uma solicitação de informações (RFI), que é um documento que responde a quaisquer dúvidas que possam surgir ao longo da execução de um projeto de construção. É usado para esclarecer algo ou pedir informações adicionais. Isso geralmente pode levar a uma alteração no contrato, que acionará o formulário de pedido de alteração.

Por que usar uma requisição de mudança?

Um pedido de alteração é usado quando uma alteração é solicitada. Nenhum plano é feito em pedra, especialmente para projetos de construção que são empreendimentos complexos. Os gerentes de projeto podem se preparar para o risco, mas é impossível prever tudo o que pode acontecer.

Como esses dois tipos de mudanças que podem afetar o escopo aparecem em um projeto, há a necessidade de controlá-los e gerenciá-los. É por isso que usar um formulário de pedido de alteração é tão importante. Ele captura os detalhes da alteração solicitada, quanto custará e o tempo envolvido, para que todas as partes possam tomar a decisão de prosseguir ou não.

O que é um registro de requisição de mudança?

Se a alteração for aprovada, ela exigirá um log de pedido de alteração. Um log de requisição de alteração captura as alterações feitas em um projeto e garante que elas estejam ocorrendo conforme o programado. É também um local onde todos os pedidos de alteração são coletados, pois geralmente há mais de um ao longo de um projeto. Com um log de alterações, é menos provável que essas alterações sejam perdidas na execução do projeto.

O log de requisição de mudança também ajuda você a escolher quais mudanças iniciar e mantém esse processo organizado dando um número a cada requisição de mudança. O tipo de mudança pode ser identificado, definido e a causa da solicitação de mudança observada.

O registro do pedido de mudança é um local para anotar como a mudança afetará o projeto, o que ajuda a tomar a decisão final sobre avançar ou não. Outros detalhes do formulário de pedido de alteração são coletados aqui, como a data em que o pedido de alteração foi criado, quem o criou, qual é seu status (se aprovado), quem o aprovou (ou por que foi rejeitado) e as ações necessárias.

Exemplo de um modelo de formulário de pedido de mudança

O ProjectManager tem uma biblioteca de postagens de blog e vídeos tutoriais que se concentram em todos os aspectos do gerenciamento de projetos, incluindo dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos, incluindo nosso modelo de formulário de pedido de alteração.

Nosso modelo de formulário de pedido de alteração tem espaço para capturar informações internas sobre o proprietário e o projeto, bem como quais oportunidades podem ser feitas ao aceitar a alteração. Também há espaço para explicar qual é a mudança e como ela afetará o projeto.

Mais adiante, há espaço para coletar os detalhes, como detalhes da mudança e como os custos serão afetados. A parte inferior do formulário tem uma assinatura e uma linha de data para quando a alteração for aprovada ou negada. Além disso, é personalizável para atender às suas necessidades específicas.

Práticas recomendadas para pedidos de alteração de construção

O objetivo de um pedido de alteração é gerenciar as alterações e entregar seu projeto no prazo e dentro do orçamento, dando ao proprietário e ao contratado a chance de concordar com os termos e evitar disputas posteriores.

Para garantir que seus pedidos de alteração estejam cumprindo essas funções e para gerenciar o processo para obter os melhores resultados no projeto geral, é importante seguir as práticas recomendadas. A seguir estão algumas sugestões que podem ajudá-lo a manter seus pedidos de alteração fazendo o que eles deveriam fazer.

Conheça seu contrato original

O pedido de alteração altera o contrato que você já concordou; portanto, é importante que você esteja muito familiarizado com esse contrato original. O escopo do trabalho acordado permitirá que você analise a mudança e o ajude a determinar o quão confortável você está fazendo essa mudança (e assumindo mais custos).

Acorde os custos antes de fazer o trabalho

O orçamento do projeto será afetado pelo pedido de mudança, mas, a menos que esses custos sejam identificados e acordados, pode haver problemas. Por exemplo, pequenas mudanças podem ser consideradas apenas parte do projeto original. É fundamental que todos estejam na mesma página antes que qualquer trabalho seja feito.

Obtenha sua mudança por escrito

Pode parecer óbvio, mas um formulário de pedido de alteração é criado para evitar falhas de comunicação. Portanto, um aperto de mão ou um acordo verbal não é uma ordem de mudança. Pode ser a faísca que coloca a ordem de mudança em movimento, mas todas as decisões devem ser detalhadas no papel e acordadas.

Tenha um processo em vigor

Sem um processo para lidar com pedidos de mudança, você terá problemas com empreiteiros, orçamentos e cronogramas. Um registro de pedido de alteração é o primeiro passo para organizar seu processo, mas criá-lo e rastreá-lo pode ser simplificado com o software de gerenciamento de projeto.

Como o ProjectManager ajuda a processar pedidos de mudança

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que organiza projetos e equipes e mantém seus processos funcionando com eficiência. Nossa ferramenta tem armazenamento de arquivos ilimitado, o que a torna o hub ideal para centralizar todos os documentos do seu projeto, incluindo formulários de pedido de alteração.

Para simplificar o processo, crie seu formulário de pedido de alteração em nosso software. Usando a ferramenta kanban, que visualiza o fluxo de trabalho com cartões como tarefas e colunas como etapas de produção, transforme seu pedido de alteração em um cartão. Os cartões Kanban podem ter anexos, tags de prioridade e muito mais, descrições detalhadas e depois serem atribuídos.

Você pode acompanhar as horas registradas na mudança e até agilizar o processo de pagamento usando nossas planilhas de horas. Eles podem ser preenchidos automaticamente para tarefas recorrentes e, uma vez enviados para pagamento, são bloqueados por segurança. Como nosso software é baseado em nuvem, sua equipe pode atualizar seu status no local e o progresso é refletido em tempo real. Gerenciar seus pedidos de alteração é fácil quando o progresso permanece em uma ferramenta.

O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que mantém suas equipes trabalhando de forma colaborativa. Gerencie todos os aspectos do projeto, desde o planejamento com gráficos de Gantt on-line até o monitoramento do progresso e do desempenho em um painel em tempo real, e mantenha as partes interessadas atualizadas com recursos de relatórios fáceis. Veja como podemos controlar as alterações do seu projeto e muito mais fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias hoje.