Um guia rápido para cartões Kanban

Os cartões Kanban são uma ferramenta versátil de gerenciamento de projetos. Eles fazem parte do método kanban, um sistema simples, porém poderoso, que consiste em quadros kanban, cartões kanban e princípios de gerenciamento.

O método kanban pode ser usado para gerenciar projetos, processos de negócios e estoques, entre outras coisas. Foi introduzido pela primeira vez por Taiichi Ohno na fábrica da Toyota como um método de fabricação just-in-time que entregava apenas os materiais necessários no momento em que eram necessários.

Desde então, o sistema kanban foi adotado por muitas indústrias. As equipes responderam ao estilo visual do software kanban como uma maneira fácil de limitar o trabalho em andamento e se concentrar na tarefa em mãos. Os gerentes de projeto adoram a transparência no fluxo de trabalho do projeto que o Kanban oferece.

Mas antes de nos aprofundarmos nos cartões kanban e no software kanban, vamos definir rapidamente o que é um quadro kanban e como ele funciona.

O que é um quadro Kanban?

Um quadro Kanban é uma ferramenta visual usada para gerenciar o trabalho em andamento. Os quadros Kanban são feitos de cartões kanban, colunas e raias. Os cartões Kanban representam tarefas, também chamadas de itens de trabalho. As colunas Kanban indicam um estágio de conclusão dessas tarefas e, geralmente, medem o progresso da esquerda para a direita. As raias são linhas horizontais que limitam diferentes tipos de trabalho ou tarefas.

O que é um cartão Kanban?

Um cartão kanban é um elemento visual que representa uma tarefa ou item de trabalho em uma coluna do quadro kanban. À medida que os membros da equipe trabalham em suas tarefas, eles movem seus cartões kanban ao longo das colunas kanban. As equipes podem criar seus próprios cartões kanban físicos com notas adesivas, mas a maioria dos gerentes de projeto usa cartões kanban digitais.

Os cartões kanban digitais do ProjectManager permitem que você atribua tarefas aos membros da equipe, acompanhe seu progresso e gerencie sua carga de trabalho em tempo real. Nossa visualização de quadro kanban é simples de usar tanto para gerentes quanto para membros da equipe e pode ser facilmente personalizada para atender às necessidades de sua organização. Comece gratuitamente.

Objetivos dos Cartões Kanban

No sentido mais básico, os cartões kanban permitem que os membros da equipe vejam o trabalho atribuído a eles na coluna de tarefas e gerenciem seu trabalho à medida que concluem as tarefas. Mas isso é só o começo. Ao decidir qual é o melhor software kanban para sua equipe, você precisa ter certeza de que ele permite que você faça o seguinte.

Acompanhe o prazo de entrega e as datas de vencimento

Um dos principais objetivos dos cartões kanban é medir o lead time. Esse é o tempo que leva para um item de trabalho ser concluído do início ao fim. As colunas em seu quadro kanban devem cobrir o prazo de entrega de todos os itens de trabalho, e os cartões kanban ajudam os gerentes a obter mais informações sobre cada estágio de conclusão e as datas de vencimento das entregas e subtarefas.

Melhore a colaboração da equipe

Os cartões Kanban incluem informações importantes que ajudam os membros da equipe a entender no que todos estão trabalhando. Além disso, os cartões kanban digitais permitem que os gerentes atribuam tarefas, deixem comentários e compartilhem arquivos. Esses e outros recursos ajudam a construir uma atmosfera colaborativa com as equipes.

Limitar trabalho em andamento

Os limites de trabalho em andamento, ou limites WIP, são uma parte importante de um sistema kanban. Embora o termo “limites de WIP” possa parecer complicado, significa simplesmente que você pode limitar o trabalho em andamento de sua equipe definindo o número máximo de cartões kanban que podem estar em uma coluna simultaneamente.

Por exemplo, definir um limite de WIP de dois cartões kanban em uma determinada coluna garantirá que a equipe se concentre apenas nessas duas tarefas antes de passar para os próximos itens de trabalho. Isso aumenta a eficiência de sua equipe e ajuda a evitar gargalos.

Estas são apenas algumas das coisas que você pode fazer com o ProjectManager. Nossos quadros kanban possuem recursos avançados de gerenciamento de projetos que podem ser usados ​​com outras visualizações de projetos, como gráficos de Gantt, listas de tarefas e calendários de projetos. Nossa visualização kanban permite que você personalize quadros, colunas e cartões para atender às necessidades de sua equipe.

Modelos de Cartão Kanban

Oferecemos dezenas de modelos de gerenciamento de projetos para diferentes setores, como construção, marketing, fabricação e desenvolvimento de produtos. Aqui estão três exemplos que mostram como os cartões kanban podem ajudá-lo a otimizar seus processos.

• Modelo de campanha de marketing
• Modelo de Sprint Ágil
• Modelo de lançamento de produto

5 Dicas do Cartão Kanban

O cartão kanban é uma tarefa, mas é um meio de acompanhar o progresso conforme ele se move de uma coluna para a próxima no fluxo de trabalho. Isso confere maior transparência à produção dessa tarefa. Para dominar esse processo, aqui estão cinco dicas para aproveitar ao máximo seus cartões kanban.

1. Dados Críticos

O cartão kanban deve ser preenchido com os dados críticos necessários para concluir a tarefa. Isso inclui quem na equipe é responsável pelo trabalho, o que é esse trabalho em uma breve descrição, quando é devido e se há dependências vinculadas à tarefa. Documentos e imagens de suporte são anexados ao cartão para maior orientação e clareza.

2. Mantenha a simplicidade

O objetivo dos cartões kanban é manter o foco no que deve ser feito agora. Quando você começar a usar cartões kanban, comece simples. Você sempre pode acelerar mais tarde. Um cartão kanban passará por três iterações: fazer, fazer e feito. Claro, ele pode fazer muito mais do que isso, mas a princípio, é melhor se ater ao básico. Conforme você se sentir confortável, expanda o que seu kanban faz.

3. Configurar Políticas

Antes de começar a usar os cartões kanban, estabeleça políticas claras de metodologia. Se todos na equipe entenderem o que os cartões kanban fazem, o processo será mais bem-sucedido. Por exemplo, quando uma carta pode ser trabalhada, o que ela pode mover de uma coluna para outra, etc.? Esses são limites importantes a serem configurados para garantir que seu fluxo de trabalho ágil seja suave.

4. Ciclos de Feedback

O cartão kanban não está escrito em pedra. À medida que o projeto muda, o cartão kanban e o quadro também devem mudar. Sempre há espaço para melhorias em seu fluxo de trabalho e o kanban está lá para responder a isso. Reserve um momento regularmente para examinar seu kanban e ver se ele pode ser melhorado.

5. Não confunda sua coluna de ações

Você não quer ter um gargalo obstruindo o processo do seu trabalho. A ideia de limitar sua coluna de trabalho em andamento (WIP) evita que essa fila receba muitos cartões kanban e potencialmente deixe muitos desses cartões desfeitos. Você não quer cartões em um estado inacabado ou começar a multitarefa em um esforço para fazer as coisas muito rapidamente. Apenas trabalhe em cartões de prioridade.

Gerente de projeto e cartões Kanban

Isso é o básico, mas os quadros kanban se desenvolveram exponencialmente à medida que foram transformados em ferramentas de software de gerenciamento de projetos maiores. ProjectManager é um software online intuitivo que organiza projetos com alguns dos recursos kanban mais dinâmicos disponíveis.

Uma experiência personalizável

Alguns quadros kanban também podem ser escritos em pedra: eles não estão abertos à forma como você trabalha. O ProjectManager possui colunas kanban que são personalizáveis, para que você possa nomeá-las conforme apropriado para o seu projeto. Crie quantos forem necessários para o projeto.

As equipes querem um Kanban que seja fácil de usar e flexível. Os cartões podem ser arrastados e soltos de uma coluna para a próxima para atualizar facilmente o progresso. Mas esses cartões são mais do que meras tarefas.

Os cartões kanban do ProjectManager são altamente dinâmicos. Por exemplo, você pode adicionar uma lista de tarefas ao cartão atribuído a você e gerenciar seu próprio fluxo de trabalho. Cada cartão pode ser marcado e priorizado para facilitar a classificação. Além disso, os gerentes de projeto podem anexar ao cartão quantos documentos e imagens relevantes forem necessários.

Recursos de colaboração

Uma vez que o cartão tenha sido formatado e atribuído, você não quer que ele fique apenas parado. O ProjectManager tem cartões que facilitam o trabalho conjunto das equipes.

As equipes podem comentar, marcar outros membros do projeto e anexar arquivos. Tudo isso está anexado à tarefa para que você não precise percorrer uma massa de e-mails para encontrar o que precisa.

Os gerentes têm prioridades diferentes ao atribuir e acompanhar o projeto. Com o ProjectManager, você pode atribuir tarefas do cartão kanban. Os membros da equipe são notificados quando são designados para que todos estejam na mesma página.

Várias visualizações de projeto para mais controle

No entanto, nem tudo o que você faz em um projeto pode ficar em quadros kanban. É por isso que o ProjectManager tem várias visualizações de projeto. As equipes podem preferir o fluxo de trabalho visual de uma visualização kanban, enquanto os gerentes podem querer ver as tarefas dispostas em uma linha do tempo em um gráfico de Gantt, para que possam vincular dependências. Há também exibições de lista de tarefas e calendário.

Relatórios acionáveis

É importante ter dados para acompanhar um projeto. Você não quer ter que mudar para outro software para ver como o projeto está indo. ProjectManager tem tudo sob o mesmo teto. Relatórios de um clique informam como as tarefas estão progredindo, pois as atualizações de status são refletidas instantaneamente no software. Ele fornece os dados que você precisa para fazer a escolha certa.

As partes interessadas também querem saber como o projeto está avançando, mas não querem que você vá com eles. O ProjectManager tem um painel em tempo real para uma visualização de alto nível, incluindo o progresso da tarefa, para manter as partes interessadas informadas.

Kanban não é apenas para fabricantes. Também é uma ferramenta favorita para equipes de scrum que trabalham em um ambiente ágil, equipes de marketing, equipes de RH e qualquer pessoa envolvida no gerenciamento de um projeto. Com os cartões Kanban, seu projeto certamente será uma mão vencedora.

O ProjectManager possui uma ferramenta kanban robusta que fornece visibilidade dos projetos e permite que as equipes tenham autonomia para trabalhar em conjunto de forma mais produtiva. Seu software online oferece aos gerentes e equipes de projeto os dados mais atualizados possíveis, o que significa decisões mais informadas. O kanban é apenas uma das quatro visualizações do projeto, todas totalmente integradas ao software, mantendo todos na mesma página. Experimente a ferramenta kanban do ProjectManager hoje, fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias.