Como fazer sua agência crescer sem aumentar o quadro de funcionários

Não há como adoçar, cultivar uma agência da maneira tradicional é estressante.

Você consegue mais clientes e precisa de mais funcionários. Você contrata mais funcionários e precisa de mais clientes. É um ciclo vicioso que resulta em muitas horas de pessoas sobrecarregadas (incluindo você) ou margens de lucro reduzidas.

O bom é que operamos em um mundo que permite que as empresas cresçam sem aumentar o número de funcionários. É chamada de economia de “gig”.

Na economia de gig, as empresas contratam freelancers, empreiteiros e trabalhadores temporários em vez de funcionários em tempo integral. Ele acelera o processo de recrutamento e reduz o risco de grandes despesas indiretas.

Além dessa tendência de trabalho temporário, outras forças estão em jogo. Há um aumento no trabalho remoto - 97% dos funcionários não querem trabalhar em um escritório em tempo integral e um grande apetite para começar um trabalho paralelo - 1 em cada 3 americanos já tem um. Combinadas, essas forças estão criando a tempestade perfeita para agências que buscam crescer sem aumentar o número de funcionários.

Um modelo de contratação de agência terceirizada é a maneira inteligente de acelerar o crescimento em 2021.

Os prós e contras de um modelo de agência terceirizada

Só porque as forças sociais criam um ambiente para fazer isso, não significa que você precisa, certo? Portanto, há um caso de negócios genuíno para a escolha de um modelo de agência terceirizada ou a abordagem tradicional de “crescer com o quadro de funcionários” é a melhor maneira?

Vejamos os prós e os contras:

Os profissionais da terceirização

Como aludi na introdução, existem vários aspectos positivos para a contratação de freelancers, empreiteiros, trabalhadores temporários ou firmas de marca branca conforme você dimensiona sua agência. Aqui estão alguns desses profissionais:

• Menos risco. Uma das maiores batidas no modelo de negócios de agência tradicional é sua dependência do quadro de funcionários. Cada gerente de conta ou especialista de equipe pode lidar com um número limitado de clientes. Em algum momento, você precisará contratar mais pessoas. Mas, assim que você contrata novas pessoas, de repente passa a ter capacidade demais para sua lista de clientes. É quase impossível ter a proporção perfeita entre equipe e cliente por qualquer período de tempo. Ao terceirizar tarefas para terceiros, você reduz o risco porque pode atribuir-lhes mais ou menos trabalho, dependendo das necessidades de seus clientes - eles não estão na folha de pagamento em tempo integral.
• Custo mais baixo. Um efeito de fluxo do modelo de agência com grande número de funcionários é mais espaço de escritório, aumento de salários e vários outros custos associados ao gerenciamento de uma grande equipe. Terceiros especializados geralmente têm seu próprio escritório e cuidam de outras despesas de negócios sozinhos. Sim, a taxa por hora pode ser mais alta do que se você contratasse um júnior, mas será cobrado o valor exato de horas de que precisa para entregar os resultados do cliente. O custo “verdadeiro” de contratar um funcionário é estimado em mais de US $ 4.000, e isso é apenas para colocá-los em funcionamento.

• Acesse a experiência. Na maioria das vezes, quando as agências contratam novas pessoas, elas as trazem como juniores. Pessoas com pouca ou nenhuma experiência podem ser treinadas e qualificadas para atender às demandas dos clientes, mas não custam muito dinheiro. Trabalhar com especialistas terceirizados reduz o custo e o tempo de treinamento de trabalhadores não qualificados e dá a você acesso a mentes experientes. Claro, você precisará integrar novos contratados para que sejam congruentes com seus processos e expectativas, mas este é um processo muito mais tranquilo do que ensiná-los a obter resultados para os clientes. Essencialmente, você obterá melhores resultados com menos treinamento e melhorará sua taxa de ataque para encontrar os membros certos da equipe.
• Construído em escala. O modelo de terceirização permite que você aumente ou diminua a escala, dependendo de suas necessidades a qualquer momento. Se você perder um cliente, simplesmente pagará menos horas faturáveis ​​ao seu contratante que estava trabalhando nesse cliente. Se você conseguir um novo cliente, pode atribuir-lhes mais horas. Este é um processo muito mais fácil do que procurar talentos, conduzir um processo de entrevista, contratá-los, treiná-los e colocá-los em dia com o trabalho do cliente. Isso pode levar meses, que é o tempo que você não tem se uma nova oportunidade de cliente está à sua porta. Não surpreendentemente, o treinamento de novos funcionários é classificado como um dos principais desafios para as agências de marketing:

• Mais dedicado à causa. Pode parecer estranho sugerir que um terceiro se dedica mais a alcançar os resultados do cliente do que alguém que você contrata internamente. Mas você precisa se lembrar que freelancers, empreiteiros e serviços de marca branca estão administrando um negócio próprio. Eles têm uma maneira de pensar diferente de quem quer ser contratado por uma agência e receber um salário fixo. É um relacionamento mutuamente benéfico; se sua agência for bem-sucedida, o negócio dela também será.

Menos risco, custos mais baixos, melhores resultados para o cliente e escalabilidade ... parece bom demais para ser verdade, certo? Bem, talvez seja - vamos dar uma olhada no outro lado.

Os contras da terceirização

A terceirização não é só rosas e borboletas. Afinal, se é tão bom, por que mais de 41% das agências ainda usam o modelo tradicional de aumentar o quadro de funcionários internamente?

Aqui estão algumas desvantagens de terceirizar o trabalho do cliente que você deve considerar:

• Controle de qualidade. Talvez a maior preocupação das agências que terceirizam o trabalho para terceiros seja garantir o controle de qualidade. Enquanto você trabalha com especialistas, todos eles terão seus próprios estilos e nuances que podem não corresponder às suas expectativas de qualidade em algumas áreas. É essencial que você documente seus padrões e expectativas para que possa integrar novos fornecedores terceirizados de uma forma que mantenha a qualidade do trabalho que está sendo entregue aos clientes. Uma ferramenta como o Confluence pode ajudá-lo neste processo:

• Alinhando prioridades. Naturalmente, bons empreiteiros terão um livro completo de trabalho. Se você pode preencher esse livro 100% do tempo, ótimo. Mas um dos principais benefícios da terceirização é que você pode aumentar ou diminuir com base em suas necessidades. Se você contratar um novo cliente, não pode garantir que seus melhores contratados estarão disponíveis. A prioridade deles é sustentar o próprio negócio, não estar disponível para sustentar o seu.
• Comunicação com clientes. A comunicação regular com os clientes é essencial para um engajamento bem-sucedido. Se você tiver vários terceiros trabalhando em uma conta, isso pode complicar o processo de comunicação e resultar em solicitações perdidas ou mensagens incongruentes. Eu recomendo usar o Asana para rastrear todas as tarefas do cliente e comunicação da equipe:

• Consistência da marca. A comunicação não é a única coisa que pode ser prejudicada com a contribuição de várias partes para um único cliente. Você estará compartilhando documentos, trocando e-mails e se comunicando por outros canais com toda a equipe. Isso pode diminuir potencialmente a consistência de sua marca aos olhos do cliente se terceiros usarem suas próprias contas para conduzir o trabalho e a comunicação.

Como você pode ver, terceirizar o trabalho do cliente tem algumas desvantagens potenciais. No entanto, você pode minimizar esses riscos documentando controles de qualidade rígidos, processos, diretrizes de comunicação e procedimentos de integração de novos contratados.

Introdução à terceirização de agências

Se você já aderiu ao conceito de terceirização, pode estar se perguntando por onde devo começar?

Bem, você pode literalmente terceirizar tudo. Mas isso não significa que você deva.

Eu recomendo fortemente manter a liderança, estratégia e gerenciamento de contas internamente. Isso permite que você defina regras e estabeleça padrões para sua agência. A equipe de liderança cria os padrões e os gerentes de conta os mantêm, sendo a cola entre seus contratados e clientes.

Além disso, você pode terceirizar qualquer quantidade de especialidades. SEO, compra de mídia, criação de conteúdo, gerenciamento de campanha, gerenciamento de mídia social, desenvolvimento de site, administração e muito mais. Existem empreiteiros especializados, freelancers e serviços de marca branca com experiência em todas essas áreas.

Por exemplo, ShortStack executa campanhas de marketing personalizadas e concursos para seus clientes. Eles são especialistas neste espaço e o serviço de nicho perfeito para confiar se você está realizando campanhas regulares para clientes.

Existem também sites como o UpWork, onde você pode encontrar freelancers em todas as diferentes disciplinas, ou agências de marketing de marca branca que cuidam do seu quadro de funcionários e assumem sua marca.

A grande vantagem da terceirização é que você pode testá-la sem correr muito risco. Mergulhe o dedo do pé e veja como fica. Você pode se surpreender com as oportunidades que ela abre para sua agência.