10 automações de fluxo de trabalho da agência para lidar com suas tarefas diárias

Administrar uma agência pode ser avassalador.

Você tem que gerenciar várias equipes e projetos. Você trabalha com muitos clientes diferentes. Você precisa manter tudo organizado – e ainda trazer novos negócios pela porta.

As tarefas diárias podem consumir muito tempo. Mas e se eu te disser que eles não precisam?

Esta postagem tem 10 automações de fluxo de trabalho de agência instantaneamente utilizáveis, projetadas para devolver um pouco desse tempo. Com essas automações, você pode:

• Atribuições de trabalho internas e externas (menos o incômodo)
• Manter o controle e acompanhamento do projeto para garantir a satisfação
• Traga contatos para o seu funil e alimente-os de acordo

Aqui estão as 10 automações de fluxo de trabalho da agência:

1. Entrega de iscas digitais e criação de negócios
2. Fluxo de pré-atribuição
3. Revisão final da atribuição - Contato
4. Revisão final da atribuição - Empresa
5. Automatize a disponibilidade de contatos
6. Fluxo de lembrete de atualização do projeto
7. Check-in de conclusão do projeto
8. Atribua proprietários de negócios de maneira uniforme
9. Configuração de chamada de consulta - integração
10. Fluxo de audiência do Facebook baseado em pontuação

1. Entrega de iscas digitais e criação de negócios

Você está oferecendo algo valioso para as partes interessadas, como um e-book ou white paper, e deseja começar a rastrear o lead interessado imediatamente.
Aqui estão as etapas dessa automação:

1. Quando um contato envia seu formulário, ele é a isca digital que você prometeu
2. No back-end, você cria um negócio para armazená-los em seu CRM
3. O proprietário do novo negócio recebe uma notificação e sua primeira tarefa de toque é criada.

Quando as pessoas enviam uma isca digital em seu site, elas estão dizendo a você um pouco sobre o que elas estão interessadas. no frio, você pode fechar mais negócios.

2. Fluxo de pré-atribuição

Como você pode garantir que o trabalho seja feito a tempo? Preparando-se de acordo.

Esse fluxo de trabalho de automação foi projetado para enviar uma série de e-mails a um contratado independente, fornecendo todos os detalhes necessários para concluir uma tarefa futura.

(Observação: você também pode ajustar facilmente a automação para usar os membros da equipe interna)

Veja como essa automação funciona:

1. Você criou um campo personalizado para "Disponibilidade de atribuição", que indica se o membro da sua equipe está livre para aceitar uma nova atribuição
2. Esse campo pode ser alterado para “Em uma atribuição”, o que indica que o membro da sua equipe está trabalhando em algo (e aciona essa automação)
3. Um segundo campo personalizado tem a data de início da atribuição
   A automação envia e-mails de lembrete duas semanas antes da tarefa, uma semana antes e no dia anterior
4. No dia em que a tarefa começa, a automação envia um e-mail com as diretrizes de trabalho da empresa e informações da tarefa

Usar um modelo básico e tags de personalização pode ser uma ótima maneira de criar um e-mail com aparência profissional enquanto fornece informações específicas ao contato.

3. Revisão Final da Atribuição - Contato

Essa automação foi projetada para encerrar projetos e coletar feedback de membros da equipe e contratados.

Veja como essa automação funciona:

1. Um campo personalizado contém a data de término da atribuição
2. Uma semana antes do término da tarefa, a automação envia um e-mail com todas as informações para a remoção de uma tarefa
3. Um dia após o término da tarefa, o contato recebe um e-mail com um link para um formulário de feedback

Você desejará criar seu formulário de feedback para coletar qualquer feedback que considere mais valioso sobre o tempo do contato gasto na tarefa.

A coleta dessas informações permite que você saiba de quaisquer problemas ou preocupações que o contato teve durante o projeto.

Após o envio do formulário, uma ação IF/ELSE verifica se o contato enviou o formulário. Caso contrário, eles recebem um lembrete a cada poucos dias até que o formulário seja enviado. Depois de enviar o formulário, eles saem da automação.

4. Revisão Final da Atribuição - Empresa

Certifique-se de acompanhar seus clientes e seus contratados. Essa automação é semelhante à anterior, mas usa etapas de notificação para enviar e-mails para a empresa em vez do contato.

1. Um campo personalizado contém a data de término da atribuição
2. Outro campo personalizado contém o e-mail da empresa para a qual o contato está trabalhando
3. Uma semana antes do término da tarefa, a automação envia um e-mail com todas as informações para o desligamento do contato que trabalha para a empresa
4. Um dia após o término da tarefa, a empresa recebe um e-mail com um link para um formulário de feedback

Você desejará projetar o formulário para coletar qualquer feedback que considere mais valioso sobre o tempo do contato trabalhando para a empresa do ponto de vista da empresa. Isso permite que você resolva quaisquer preocupações que a empresa possa ter.

Uma ação IF/ELSE verifica se a empresa enviou o formulário após alguns dias. Caso contrário, eles entram em um ciclo em que um lembrete é enviado a cada poucos dias até que o formulário seja enviado. Depois de enviar o formulário, eles saem da automação.

Armazenar o endereço de e-mail da pessoa responsável pela empresa em um campo personalizado permitirá que você o preencha automaticamente com uma etiqueta de personalização na etapa de notificação.

5. Disponibilidade de Contato Automatizada

Depois que um contratado ou funcionário terminar uma tarefa, coloque-os novamente disponíveis para novos trabalhos (sem ter que levantar um dedo).

1. Use o campo personalizado para "Disponibilidade de atribuição" (das automações anteriores)
2. Esse campo pode ser alterado para “Em uma atribuição”, o que indica que o membro da sua equipe está trabalhando em algo (e aciona essa automação)
3. O contato será capturado em uma etapa Aguardar até que o dia seja o mesmo dia da Data de término da atribuição, uma data que você armazenará em um campo personalizado
4. O contato então passa para a etapa Atualizar contato e tem o campo "Disponibilidade de atribuição" definido como Disponível

Isso garante que você sempre saiba quem está disponível para um projeto (e quem já está no meio de um).

6. Fluxo de lembrete de atualização do projeto

Quando uma equipe está focada em um projeto, é fácil esquecer de se comunicar com sua empresa ou cliente. Essa automação envia lembretes automáticos para que eles compartilhem o status do projeto (além de lembrá-los de fazer o check-in uns com os outros).

1. Um projeto é atribuído e o negócio para movê-lo pelo pipeline é criado
2. O proprietário da transação recebe uma mensagem informando que lembretes regulares serão enviados para atualizações e o que é esperado na resposta
3. Após duas semanas, o proprietário do negócio recebe o e-mail de lembrete – e continuará recebendo o lembrete a cada duas semanas até que o negócio seja marcado como concluído (vencido ou perdido)

7. Check-in de conclusão do projeto

Depois que um projeto for marcado como concluído, faça um acompanhamento com o cliente para garantir que ele tenha uma boa experiência.

1. Quando o negócio marcado como ganho, o cliente recebe um e-mail 3 dias depois (para verificar se ficou satisfeito)
2. Dois links precisam ser criados na campanha (um para “satisfeito” e outro para “insatisfeito”).
3. Se clicar no link “satisfeito”, o cliente sai da automação.
4. Se clicar no link “insatisfeito”, o cliente receberá um e-mail para obter mais feedback sobre sua insatisfação. O negócio é reaberto e o proprietário do negócio recebe um e-mail informando que o projeto ainda precisa ser trabalhado.
5. Se o cliente não clicar em nenhum link por uma semana, ele sairá da automação

8. Atribuir igualmente proprietários de negócios

Certifique-se de que seus leads estejam distribuídos uniformemente em sua equipe. Essa automação distribui os leads uniformemente, mesmo que um proprietário de negócio saia ou seja adicionado.

1. Quando um negócio entra em um pipeline, os leads passam por uma série de ações divididas que os enviam uniformemente por 8 caminhos
2. No final dos cinco caminhos, há uma etapa Atualizar proprietário do negócio que altera o proprietário do negócio
3. No final de três caminhos, há uma ação Go-To que os envia de volta ao topo dos caminhos divididos - para que possam ser enviados e atribuídos a um proprietário do negócio

Isso permite que você distribua leads uniformemente para seus proprietários de negócios, não importa quantos proprietários de negócios a empresa tenha.

Você pode adicionar ou remover "atualizar proprietário da transação" ou etapas de ação com base em quantos proprietários da transação você tem. Você pode até adicionar mais ações de divisão se tiver mais de oito proprietários de negócios!

9. Configuração de Chamada de Consulta - Integração

Se você estiver usando um serviço como Calendly ou Acuity, essa automação é feita para você.

1. Os contatos enviam um formulário solicitando mais informações ou uma consulta
2. Os contatos recebem uma campanha com um link para sua integração de agendamento para que possam agendar a chamada.
3. Uma ação IF/ELSE verifica se eles configuraram a chamada
4. Se o contato não tiver configurado a integração, ele receberá um e-mail de lembrete com o link novamente para seu provedor de software de agendamento.

O uso de um serviço como o Zapier permite a comunicação bidirecional entre o ActiveCampaign e seu software de agendamento.

10. Fluxo de audiência do Facebook baseado em pontuação

Deixe que as ações de seus contatos determinem onde eles estão no marketing do Facebook. Use uma pontuação que meça o engajamento ou as ações desejadas para ajudá-lo a fazer isso.

1. Um negócio é criado e o contato é adicionado ao seu Público Personalizado inicial do Facebook
2. À medida que a pontuação do contato aumenta, adicione-os aos seus Públicos Personalizados mais focados e remova-os do anterior

Sinta-se à vontade para ajustar as pontuações e adicionar mais públicos conforme necessário.

“Como uma opção de marca branca, o ActiveCampaign também oferece mais liberdade. Além de domínios e logotipos personalizados, você também pode modificar o estilo da própria interface para combinar com sua marca.”

Aaron Brooks (Venture Harbor) sobre por que o ActiveCampaign é sua escolha para a melhor ferramenta de marketing por e-mail de marca branca para agências.