Como escrever o melhor e-mail de confirmação de compromisso (+ exemplos)

Confirmações — elas garantem que a realidade corresponda às suas expectativas. Pense em como as confirmações são essenciais em sua vida cotidiana.

Você vai ao McDonald's e pede seu café e biscoito de bacon e ovo — sem queijo —, mas o funcionário o apressa sem confirmar seu pedido. Então, você dirige pela estrada com seu café da manhã apenas para descobrir que sua bebida é chocolate quente e seu biscoito amanteigado está pingando queijo. Não bom.

Ou, em uma escala mais dramática, talvez você reserve o local da recepção dos seus sonhos para o sábado à noite após o casamento. Meses depois, você descobre que eles agendaram o domingo – e já reservaram o espaço do sábado à noite para outra pessoa. Maluco, certo?

Os e-mails de confirmação de agendamento evitam que calamidades ou até mesmo pequenos inconvenientes surjam. Eles são fáceis de enviar, tão simples e absolutamente poderosos.

Se você administra uma empresa que fornece serviços de agendamento (seja consultas, reuniões, entrevistas ou até mesmo tratamentos de pesticidas de acompanhamento), os e-mails de confirmação de agendamento são uma maneira simples de evitar whoops e melhorar a experiência do cliente. Embora não faça sentido chorar pelo leite derramado, há uma boa razão para um vegano chorar por um biscoito de queijo – você não quer fazer nenhum de seus clientes derramar uma lágrima!

Pronto para incorporar esses e-mails em suas comunicações? Felizmente para você, fizemos todo o trabalho duro. Abaixo, você encontrará exemplos de primeira linha de e-mails de confirmação de agendamento, scripts de amostra e dicas para escrever seus próprios e-mails do zero. Vamos começar!

O que é um e-mail de confirmação de agendamento?

O que é um e-mail de confirmação de agendamento? Está tudo no nome — é um e-mail que confirma um compromisso. Simples o suficiente.

Mas há um pouco mais do que isso. Qualquer um pode enviar qualquer e-mail de confirmação, mas é preciso um pouco de tato e estratégia para criar uma mensagem de qualidade. Aqui estão algumas práticas recomendadas simples que você pode seguir para escrever e-mails de confirmação de agendamento eficazes.

Como escrever um e-mail de confirmação de agendamento

A eficácia do seu e-mail está no design, conteúdo e entrega.

Projeto

E-mails de confirmação de compromisso devem ser dolorosamente simples. Permaneça na marca, mas não fique tão preso na criatividade que a mensagem perca sua intenção. Lembre-se, este não é um e-mail de marketing (mais sobre por que isso importa em breve). Você está apenas tentando confirmar um compromisso com o destinatário.

Veja este exemplo do Airbnb. Eles mantiveram as coisas no mínimo. Eles confirmaram a viagem, forneceram uma imagem da hospedagem (que me ajudou a lembrar qual eu escolhi), me deram as datas e forneceram alguns detalhes adicionais abaixo do link do itinerário completo. Simples mas eficiente.

Contente

Você não precisa de GIFs sofisticados, cópia inteligente ou CTAs atraentes. Forneça exatamente o que o destinatário está esperando: detalhes de confirmação para sua consulta. Nada mais nada menos.

Dependendo do seu serviço, você pode incluir imagens básicas ou um link para “Confirmar agendamento”. Está tudo bem, só não negligencie o propósito do seu e-mail – para confirmar o compromisso.

Entrega

No Twilio SendGrid, vivemos pelo lema: “Envie a mensagem certa, para a pessoa certa, na hora certa, com a frequência certa, no canal certo.” Sim, é um bocado, mas é uma excelente orientação para se comunicar com os destinatários.

• Mensagem: e-mail de confirmação de agendamento
• Pessoa: aqueles que marcaram uma consulta
• Horário: o mais rápido possível
• Frequência: um e-mail inicial e talvez um segundo acompanhamento se o compromisso for mais distante
• Canal: seu destinatário pode preferir e-mail e/ou texto

A entregabilidade também é um fator essencial a ser considerado. “Evite tentar adicionar mensagens de marketing em suas mensagens transacionais”, diz Will Boyd , especialista em entrega de e-mail no Twilio SendGrid. “Isso pode causar problemas porque os provedores de caixa de correio verificam seu conteúdo. Se eles sentirem que a mensagem está mais no lado do marketing, eles são mais propensos a colocar essa mensagem em spam do que se sentirem que é puro correio transacional.”

Melhores Práticas

Aqui estão algumas dicas extras curtas e doces para ajudá-lo a criar e-mails de confirmação de compromisso estelares:

1. Crie uma linha de assunto óbvia. Agora não é hora de ficar fofo. Torne seu assunto super transparente. Por exemplo, tente “Confirmação de consulta de cabelo” ou “Confirmação para sua próxima consulta com o dentista”. Seu destinatário não terá problemas para adivinhar do que se trata este e-mail e também poderá pesquisar facilmente o e-mail se estiver com dificuldades para encontrá-lo mais tarde.
2. Deixe claro de quem é o e-mail. De acordo com nosso recente relatório de engajamento de e-mail , o remetente é o elemento mais importante de um e-mail que afeta se um destinatário abrirá um e-mail ou não. “Para alguns destinatários, apenas o remetente é toda a informação necessária para abrir um e-mail.” Ah, e evite endereços de e-mail sem resposta (como “[email protected]”). Aqui está o porquê .
3. Inclua botões de adicionar ao calendário. Essa conveniência adicional aumenta as chances de seus destinatários comparecerem ao agendamento - uma vantagem para você e seus clientes.
4. Forneça informações de contato. Facilite para seus destinatários entrarem em contato com você se houver um problema com o agendamento ou se eles precisarem reagendar.

Exemplo de script de e-mail de confirmação de compromisso

A voz e o tom de seus e-mails variam dependendo da sua marca. Abaixo, incluí um modelo de e-mail simples para uma confirmação mais formal. Sinta-se à vontade para usá-lo como está ou ajustá-lo às suas necessidades.

Assunto: Sua nomeação está confirmada

Olá [nome],

Seu compromisso [tipo de compromisso] está confirmado para [dia da semana], [mês] [data]], [ano].

Precisa alterar seu agendamento?

Para fazer alterações em seu compromisso, clique aqui , ligue para 000-0000-000 ou responda a este e-mail.

Simples, certo? Isso é tudo que seu e-mail de confirmação de agendamento precisa incluir.

Exemplos de e-mail de confirmação de agendamento

Procurando alguma inspiração para seus e-mails de confirmação de agendamento? Aqui estão alguns exemplos simples (mas eficazes).

Massagem florescente

Confie em mim, eu nunca perderia minha massagem anual. Ainda assim, é ótimo receber um e-mail de confirmação de compromisso como um lembrete amigável. A Blooming Massage chega aqui com um design básico e todos os elementos essenciais: quem, o quê, quando, onde, como – tudo o que preciso saber.

Fidelidade

Fidelity fica aqui com tudo o que é essencial. Eu sei quando é a reunião, onde preciso estar, o que vamos discutir e com quem vou me encontrar. Todas as informações estão em negrito, fáceis de ler e rápidas de encontrar. E se o tempo não funcionar mais, há um grande botão laranja que posso clicar para reagendar meu compromisso.

SpotHero

Este e-mail de confirmação de agendamento da SpotHero tem todos os detalhes que eu poderia pedir. Eu sei com qual placa é aquela com a qual reservei o lugar, onde fica o local, quando posso entrar, quando preciso sair e quanto me custou. Além disso, eles incluem um link para o meu cartão de estacionamento no e-mail – uma coisa a menos para eu acompanhar.

Para encontrar modelos de email de confirmação de compromisso e outros designs de email pré-criados, confira nossa galeria de modelos de email grátis!

Usando SMS com e-mail

O e-mail sempre foi um método testado e comprovado para alcançar públicos globais, mas agora o SMS está se tornando uma ótima maneira de as empresas se conectarem com seus clientes também. Mais e mais empresas estão usando mensagens SMS para se comunicar com seus clientes sobre tudo, desde promoções a descontos e lembretes de compromissos.

O e-mail é ótimo para mensagens mais longas que podem incluir imagens e anexos ou informações que seus destinatários podem querer salvar para mais tarde. O SMS é perfeito para informações curtas e oportunas (como um lembrete sobre um compromisso futuro).

Se você está com dificuldades para decidir se deve usar e-mail ou mensagens de texto para confirmar seus compromissos, confira E- mail vs. SMS: qual canal você deve escolher? Independentemente de seus clientes preferirem mensagens de texto ou e-mails, as mensagens de confirmação de agendamento aumentarão a comunicação com o cliente - comece mais cedo ou mais tarde!