Definindo e implementando fluxos de trabalho de aprovação

Nunca negligencie a qualidade. Se você concluir suas entregas no prazo, mas não atender às expectativas de seus stakeholders, você terá problemas. Um fluxo de trabalho de aprovação pode ajudar a garantir a qualidade e pode até agilizar os processos quando faz parte de um fluxo de trabalho automatizado maior.

Existem diferentes tipos de fluxos de trabalho de aprovação e nem todos são automatizados. Depois de aprender a definição, você pode escolher aquela que será melhor para seus processos. Vamos dar uma olhada no que é um fluxo de trabalho de aprovação e como automatizar os fluxos de trabalho de aprovação pode ajudá-lo a trabalhar melhor e com mais eficiência.

O que é um fluxo de trabalho de aprovação?

Um fluxo de trabalho de aprovação é uma maneira de encaminhar algo para um indivíduo com autoridade para mover esse item para o próximo estágio da produção. Faz parte de um fluxo de trabalho que pode ser feito manualmente ou automaticamente. Isso ajuda a garantir a qualidade ao longo do pipeline, mas também evita atrasos nas aprovações necessárias.

A sequência lógica de tarefas é interrompida por um fluxo de trabalho de aprovação em que o trabalho é interrompido até que a tarefa seja aprovada pela pessoa designada. Automatizar fluxos de trabalho reduz gargalos e aumenta a eficiência, o que melhora a produtividade no local de trabalho.

A pessoa com autoridade para aprovar o trabalho geralmente é o gerente direto de qualquer equipe que esteja realizando esse trabalho, mas também pode ser uma pessoa de garantia de qualidade ou um gerente interdepartamental, dependendo do processo. Pode haver muitas ou poucas aprovações no fluxo de trabalho, dependendo do escopo do produto e da organização.

Ao automatizar tarefas e adicionar fluxos de trabalho de aprovação, as empresas podem ajudar as equipes a trabalhar de forma mais produtiva, garantindo que a qualidade do trabalho permaneça em um alto padrão. O ProjectManager é um software online que automatiza fluxos de trabalho e possui configurações de aprovação de tarefas para otimizar o trabalho. Adicione aprovações de tarefas ao seu fluxo de trabalho personalizado ou junto com a automação para configurar um aprovador antes que os status possam ser atualizados. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Tipos de fluxos de trabalho de aprovação

Existem muitos tipos diferentes de estruturas de fluxo de trabalho, mas começaremos com um portal de envio de tarefas. É aqui que um documento, pedido de compra ou algum tipo de tarefa é enviado para que uma parte interessada, gerente ou aprovador possa aprová-lo.

Isso leva à definição de quem são esses aprovadores no fluxo de trabalho. Por exemplo, muitas ferramentas de software com automação têm uma maneira de conceder a uma pessoa específica o direito de editar, visualizar ou administrar o envio.

O fluxo de trabalho de aprovação geralmente tem um prazo para evitar atrasos, gargalos e atrasos. Muitas vezes, quando enviada para aprovação, a tarefa acionará uma notificação para alertar o aprovador de que o trabalho está pronto para sua revisão.

Existem vários tipos de fluxos de trabalho de aprovação, cada um empregado para fornecer maior eficiência aos processos das organizações. Eles permitem que o trabalho continue avançando sem demora, sem negligenciar a qualidade do trabalho que passa por um fluxo de trabalho de aprovação. Existem três tipos principais de fluxos de trabalho de aprovação.

1. Fluxo de Trabalho de Aprovação do Processo

Esse processo de aprovação é empregado ao trabalhar com tarefas previsíveis e repetíveis. Esse fluxo de trabalho é melhor usado em processos em que os membros da equipe sabem o resultado que desejam alcançar e têm um caminho claro para atingir esse objetivo. Por exemplo, na aprovação de documentos, o fluxo de trabalho de aprovação do processo é comumente empregado.

2. Fluxo de Trabalho de Aprovação do Projeto

Se você precisar de um fluxo de trabalho mais flexível, provavelmente usará um fluxo de trabalho de aprovação de projeto. Esse fluxo de trabalho também é adequado para tarefas com objetivos definidos, porém, diferentemente de um fluxo de trabalho de aprovação de processo, o caminho para atingir esses objetivos não é claro. Esse fluxo de trabalho de aprovação é frequentemente usado em projetos criativos, pois o fim é conhecido, mas como chegar lá é mais improvisação coletiva. Tomemos, por exemplo, campanhas de marketing, que têm metas específicas e devem atingir indicadores-chave de desempenho (KPIs), mas como esses KPIs são alcançados não é claro e pode levar várias tentativas.

3. Fluxo de Trabalho de Aprovação de Caso

Alguns fluxos de trabalho não têm um caminho claro. Nesse fluxo de trabalho, você aplicaria um fluxo de trabalho de aprovação de caso. Este é um fluxo de trabalho ideal quando a meta não é definida quando a equipe inicia seu trabalho, mas entra em foco claro à medida que trabalha com informações adicionais no processo de trabalho. Para entender melhor um fluxo de trabalho de aprovação de caso, pense em uma reivindicação de seguro. O resultado de uma reclamação de seguro não é claro até que mais informações sejam coletadas à medida que avançam em seu processo.

Automatizando fluxos de trabalho de aprovação

Conforme mencionado, os fluxos de trabalho de aprovação podem ser feitos manualmente ou o processo pode ser automatizado. No último caso, automatizar os fluxos de trabalho de aprovação move os itens pelo fluxo de trabalho acionando uma resposta assim que uma determinada ação for concluída.

Os processos de aprovação manual são problemáticos. Isso pode causar feedback conflitante, falta de clareza em termos de quem tem autoridade quando há vários revisores, falta de comunicação de metas, muitas revisões, prazos perdidos e muito mais. Os fluxos de trabalho de aprovação automatizados podem evitar essas lombadas e manter os fluxos de trabalho avançando sem problemas.

Automatizar os fluxos de trabalho de aprovação garante que o processo tenha responsabilidade e permaneça produtivo. Isso é algo que organizações de qualquer tamanho podem se beneficiar. Mas primeiro, as etapas de um fluxo de trabalho devem ser claramente definidas. Considere como os envios são solicitados, os critérios que devem ser atendidos para que a tarefa seja aprovada, quem são esses aprovadores em todo o fluxo de trabalho, a rota dos envios após a aprovação ou rejeição etc.

Benefícios do fluxo de trabalho de aprovação

O principal benefício de usar um fluxo de trabalho de aprovação é que ele agiliza seus processos. Ele melhora a eficiência movendo itens mais rapidamente pelo pipeline e resulta em menos erros, definindo as etapas desse fluxo de trabalho, aprovando e garantindo que todos na equipe estejam focados em seu trabalho.

Também garante que o item foi devidamente aprovado e que a aprovação foi prontamente entregue. Isso ajuda as equipes a cumprir seus prazos, independentemente de a tarefa ter um ou vários aprovadores.

Também há menos erros ao trabalhar com um fluxo de trabalho de aprovação. A automação garante que as aprovações só aconteçam quando os critérios para aprovações forem atendidos. Isso significa menos erros que terão que ser reparados posteriormente, causando atrasos. Isso economiza tempo e evita correções dispendiosas e frustrantes.

A automação também é uma maneira de melhorar a comunicação em termos de rastreamento do status da tarefa e garantir que a equipe esteja ciente das atualizações ou aprovações pendentes. Esse tipo de transparência no processo ajuda a evitar mal-entendidos que atrasam ainda mais o processo.

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Gargalos são problemas comuns em fluxos de trabalho e causam atrasos e frustrações. Os fluxos de trabalho de aprovação reduzem esses bloqueios caros por meio da automação. Por exemplo, se houver muitos aprovadores em uma tarefa, o fluxo de trabalho de aprovação automatizado pode ser configurado para enviar a todos os aprovadores uma solicitação para avançar a tarefa mais rapidamente.

Outra vantagem é que a automação leva a uma maior consistência, que é uma forma de agilizar os processos. Ele garante que qualquer coisa aprovada automaticamente atendeu aos critérios e à política da organização. Automatizar esse processo acelera o fluxo de trabalho, pois as revisões manuais não são mais necessárias.

Práticas recomendadas para fluxo de trabalho de aprovação

O primeiro e possivelmente mais importante aspecto de qualquer fluxo de trabalho de aprovação é certificar-se de que você escolheu quem tem autoridade para fazer aprovações. Todo o processo depende dessa decisão. Mesmo em fluxos de trabalho de aprovação automatizados, o aprovador é a proteção contra qualquer coisa que não atenda aos seus critérios de aprovação.

A automação é sugerida, especialmente ao lidar com vários aprovadores. Conforme observado, ele pode enviar avisos de aprovação para todos os aprovadores de uma só vez. Também o ajudará a identificar redundâncias em seu fluxo de trabalho, que podem ser excluídas para agilizar ainda mais o processo.

Definir datas de vencimento ajuda a evitar atrasos, não apenas para a conclusão da tarefa, mas também para aprovação e feedback. Para garantir que essas datas de vencimento não sejam perdidas no embaralhamento, procure uma ferramenta que tenha notificações automatizadas que enviem e-mails ou alertas no aplicativo.

ProjectManager e fluxos de trabalho de aprovação

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online com automação de fluxo de trabalho e aprovações de tarefas. Crie fluxos de trabalho personalizados e designe uma aprovação para um melhor gerenciamento de tarefas. As aprovações podem ser definidas para automatizar uma ação específica e otimizar fluxos de trabalho para maior produtividade.

Simplifique tarefas repetitivas com automação de fluxo de trabalho

A primeira etapa para fluxos de trabalho de aprovação é definir claramente as fases do seu trabalho. Os fluxos de trabalho personalizados ajudam você a definir regras que direcionam o caminho que as tarefas devem seguir. Eles também definirão os usuários que podem alterar o status ou avançar as tarefas. Fluxos de trabalho personalizados e aprovações de tarefas podem ser automatizados definindo acionadores que estabelecem determinadas ações. Defina acionadores para status, prioridade, progresso e outros que podem atribuir um usuário, remover um usuário, definir prioridade, porcentagem do processo e muito mais.

Receba notificações em tempo real para ficar por dentro das aprovações

Para agilizar os fluxos de trabalho, os aprovadores devem saber quando uma tarefa foi enviada a eles para aprovação. Nossas notificações permitem que os usuários vejam esses alertas em tempo real. Eles são enviados instantaneamente para sua caixa de entrada, mas também criam um alerta no software para que você não precise sair da ferramenta e interromper seu fluxo de trabalho. Você pode personalizar as notificações para fazer mais do que apenas alertá-lo quando forem necessárias aprovações, mas também quando atribuídas a uma tarefa, atualizações de andamento, alterações nas datas de vencimento e muito mais.

Outro recurso que ajuda no fluxo de trabalho são os dados em tempo real, que informam melhor a tomada de decisões. Obtenha uma visão de alto nível do projeto com nosso painel ao vivo. Não há necessidade de configuração, basta alternar para ver seu progresso em termos de custos, tempo, carga de trabalho e muito mais. Para obter mais informações, os relatórios personalizáveis ​​se concentram no que você deseja ver. Eles podem ser facilmente compartilhados com as partes interessadas para mantê-los atualizados.

O ProjectManager é um software premiado que automatiza fluxos de trabalho e define configurações de aprovação para manter as equipes produtivas, liberando-as de tarefas manuais e repetitivas. Outros recursos gerenciam riscos e recursos para mantê-lo no caminho certo. Junte-se às equipes da NASA, Siemens e Nestlé que usam nosso software para obter sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.