O que é uma trilha de auditoria e como conduzi-la

Acompanhar o que você faz é essencial para a execução adequada. Sem uma imagem clara de onde você está, você nunca terá um caminho claro para onde precisa estar. Em relação ao gerenciamento de projetos, uma trilha de auditoria é uma forma de entregar projetos no prazo e dentro do orçamento.

Uma trilha de auditoria não é usada apenas no gerenciamento de projetos e atende a muitos setores. Qualquer negócio com transações, processos de trabalho, contabilidade e negócios pode se beneficiar de saber o que é uma trilha de auditoria, os diferentes tipos de trilhas de auditoria e como fazer uma.

O que é uma trilha de auditoria?

Uma trilha de auditoria captura os detalhes de uma transação financeira, evento de trabalho, fase de desenvolvimento de produto ou entrada no livro-razão financeiro. Essas informações são carimbadas com a data e hora em que são coletadas para melhor avaliá-las no contexto.

Apesar de serem usados ​​em diferentes indústrias, todos os logs de auditoria compartilham o mesmo propósito: rastrear uma sequência de eventos ou ações em ordem cronológica. Isso pode ser transações de corretagem em finanças, registros médicos em saúde e documentação de processos em gerenciamento de projetos.

O uso de uma trilha de auditoria no gerenciamento de projetos fornece um registro histórico do projeto que pode ser acessado como pesquisa ao planejar projetos semelhantes. Embora uma trilha de auditoria possa ser coletada manualmente, tornou-se mais comum que o processo seja feito automaticamente com registros eletrônicos.

Mais do que um registro histórico, as trilhas de auditoria podem comprovar a conformidade e a integridade operacional. Na verdade, eles servem a muitos propósitos, como fornecer informações para uma auditoria, mas também manter registros financeiros, transações de comunicação e muito mais. Como o nome sugere, as trilhas de auditoria fornecem uma trilha de dados que inclui a data, hora e informações do usuário associadas às informações.

O software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a gerar, rastrear e arquivar a trilha de auditoria. O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projetos que captura trilhas de auditoria em tempo real e possui armazenamento de arquivos ilimitado para arquivá-los em um hub de fácil acesso. Use nosso recurso de relatório de um clique para gerar auditorias em tempo, tarefas, carga de trabalho e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para focar em dados específicos, facilmente compartilhados e armazenados para referência futura. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Benefícios das trilhas de auditoria

A capacidade de rastrear e gerenciar registros e usar uma trilha de auditoria para rastrear esses registros até sua origem é útil por vários motivos. Primeiro, cria mais responsabilidade do usuário. As ações do usuário são registradas automaticamente e podem ser rastreadas até elas, o que promove o uso adequado e pode evitar a infecção por vírus.

Se houver alguma investigação sobre algo, a trilha de auditoria fornece uma maneira de ver quando, quem e o quê do evento. As trilhas de auditoria fornecem visibilidade do processo e podem ser usadas para evitar futuras invasões, falhas do sistema e outros dados corrompidos.

Ao mesmo tempo, você pode detectar rapidamente qualquer comportamento suspeito ou acesso não autorizado. Isso protege sua propriedade intelectual, informações pessoais, registros financeiros e muito mais. Além disso, o monitoramento em tempo real pode ajudar a detectar outros problemas e resolvê-los rapidamente antes que eles resultem em falha do sistema, erros operacionais ou permitam que atividades suspeitas ocorram sem recurso.

Tipos de trilhas de auditoria

Embora seja verdade que as trilhas de auditoria possam ser encontradas em diferentes setores, os tipos de trilhas de auditoria são menos variados. Existem três tipos principais de trilhas de auditoria que são usadas para diferentes indústrias e servem a diferentes propósitos. No entanto, para entender o escopo do que uma trilha de auditoria pode ser, é importante entender a diferença entre auditorias externas, internas e do Internal Revenue Service (IRS).

Auditorias externas

Uma auditoria externa é executada por uma agência independente, geralmente um contador público certificado (CPA), que é contratado por uma organização para capturar uma imagem imparcial e clara das finanças da empresa. Isso oferece uma visão externa da situação financeira de sua empresa e o ajudará a confirmar suas próprias descobertas internas.

Audições internas

As auditorias internas são feitas dentro da empresa. Existem vários tipos diferentes de auditorias internas, incluindo auditorias de conformidade, operacionais, financeiras e de tecnologia da informação. É necessário treinamento dos funcionários para auditar os diferentes departamentos e garantir que os processos, protocolos e tarefas gerenciais sejam executados corretamente.

Auditoria do IRS

Esta é a auditoria com a qual a maioria das pessoas provavelmente está familiarizada (e temida), pois pode ser feita tanto para instituições quanto para indivíduos. O IRS geralmente visa uma empresa ou indivíduo com uma auditoria se suspeitar que não está pagando sua parte justa nos impostos. A Receita Federal está fazendo uma auditoria para ver se há de fato uma discrepância entre os documentos financeiros e os valores registrados nos documentos fiscais ou não.

Como fazer uma trilha de auditoria: o que incluir

No gerenciamento de projetos, é essencial manter um registro de todas as alterações no projeto, plano de trabalho e tarefas. Qualquer que seja o tipo de auditoria e o tipo de negócio que está realizando a auditoria, existem alguns itens que precisam ser incluídos.

Relacionado: Modelo de registro de alterações gratuito para Excel

É importante incluir tudo o que for necessário para mostrar quais eventos ocorreram, quem era a pessoa ou qual sistema os causou. Esses registros mostram o que aconteceu com o ID do usuário associado a ele, o programa ou comando que criou o evento e qual foi o resultado.

Cada um desses itens deve ser carimbado com a data e a hora em que ocorreu. Basicamente, uma trilha de auditoria é composta pelas ações realizadas e os comandos realizados por cada usuário, os arquivos e recursos acessados ​​com a data e hora dessas ações.

Exemplos de trilhas de auditoria

As trilhas de auditoria podem ser muito simples ou complexas. Uma trilha de auditoria pode ser tão simples quanto um recibo de compra de um item. O recibo teria a data da transação, o preço, o local onde foi comprado e quem esteve envolvido na transação.

Outro exemplo é quando uma empresa está comprando equipamentos de escritório. Primeiro, eles precisariam criar um pedido de compra para autorizar essa compra. Onde quer que o equipamento esteja sendo vendido, fornecerá uma fatura com os detalhes da data de venda, valor e descrição do item adquirido. Esta é a trilha de auditoria.

Como você mantém uma trilha de auditoria?

Para manter uma trilha de auditoria, você precisa coletar os dados, incluindo entradas contínuas e trabalho de gerenciamento de dados. Isso é o mesmo se você estiver criando uma nova política, um fluxo de trabalho ou adaptando fluxos de trabalho existentes.

Todas as entradas e ações são gerenciadas e registradas para que sejam facilmente acessíveis para referência futura. A criação de uma trilha de auditoria para esses fluxos de trabalho envolve a manutenção de um hub de documentação para acompanhar os formulários. Os arquivos de auditoria devem ser mantidos durante a vida dos registros.

Indústrias que precisam de trilhas de auditoria

Como mencionado anteriormente, as trilhas de auditoria são necessárias em muitos setores. Certamente, qualquer organização que precise permanecer em conformidade e segura precisará de trilhas de auditoria. Os registros eletrônicos precisam especialmente de trilhas de auditoria para se defender contra violações de segurança e manter relatórios de conformidade. Isso é tanto para auditorias externas quanto internas.

Organizações como agências governamentais e universidades lidam com dados confidenciais e qualquer outro setor que lide com essas informações precisará de trilhas de auditoria. Ele é necessário para rastrear registros ou transações nos departamentos financeiro, contábil e de cobrança, bem como nos controles de projeto de fabricação e assistência médica.

Você também encontrará a necessidade de trilhas de auditoria em dados de pesquisa clínica, gerenciamento de conteúdo, registros de alunos, comércio eletrônico, investigações legais e de pesquisa, registros médicos e até mesmo registros de votação e cédulas. As trilhas de auditoria podem ser encontradas em todos os setores, do governo à educação ou em qualquer organização que gerencie registros seguros.

ProjectManager ajuda com trilhas de auditoria

O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projeto que pode gerar relatórios em tempo real e acompanhar seu trabalho conforme ele acontece para ajudá-lo a detectar problemas e resolvê-los antes que se tornem problemas. Use nosso software para gerenciar projetos, mas também como um hub central para toda a sua documentação e registros. Eles estão sempre disponíveis, não importa onde você esteja trabalhando.

Veja o desempenho e o progresso com painéis em tempo real

Nosso painel ao vivo captura dados em tempo real e calcula as informações automaticamente. Em seguida, ele exibe os resultados de seis métricas do projeto em gráficos e tabelas fáceis de ler. Você pode ver como seu projeto está indo em termos de tempo, custos e muito mais. Ao contrário de outras ferramentas inferiores, nenhuma configuração é necessária. Audite seu trabalho enquanto ele acontece.

Processos de controle com fluxos de trabalho automatizados

Configure fluxos de trabalho automatizados para dar tempo à sua equipe para trabalhar em assuntos mais importantes, garantindo a qualidade e tendo um registro de todas as etapas do seu processo. Você determina quantos acionadores deseja criar para resultar em ações, como alterar tags ou responsáveis. As configurações de aprovação de tarefas garantem que nenhum status seja alterado até que um membro autorizado da equipe as aprove. Com o ProjectManager, você tem o poder de configurar a trilha de auditoria com automação.

Nossa ferramenta tem armazenamento de arquivos ilimitado para que você possa manter toda a sua documentação e registros importantes em um só lugar que pode ser acessado a qualquer hora e em qualquer lugar. Use nossa pesquisa global para simplificar a localização rápida do que você procura. Chega de vasculhar e-mails antigos ou arquivos ocultos em seu computador, tudo está ao seu alcance.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalhos premiado que ajuda você a criar, organizar e rastrear registros. Nossa plataforma colaborativa conecta equipes em qualquer lugar e a qualquer momento, ajudando-as a trabalhar de forma mais colaborativa. Torne-se mais produtivo como as equipes da NASA, Siemens e Nestlé que usam nosso software. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.