Como garantir que seu e-mail passe – e seja lido

Nota do editor: este é um post convidado do GlockApps, uma ferramenta que usamos pessoalmente e recomendamos a todos os clientes do Mailshake para verificar e melhorar a capacidade de entrega de seus e-mails frios.

Antes de se preocupar em garantir que seus e-mails sejam lidos, você precisa garantir que eles realmente cheguem às caixas de entrada de seus leitores. Muitos fatores podem afetar se um email chega ou não ao destino pretendido, incluindo o domínio do remetente, endereço IP, endereço de email e modelo de email.

Como os provedores de caixa de correio geralmente não estão dispostos a ajudar os remetentes com problemas de entrega de e-mail, não há uma maneira fácil de saber com certeza por que certos e-mails são filtrados como spam. Você pode executar um teste de capacidade de entrega para a mensagem e obter pontuações altas para o IP, domínio e conteúdo, mas ainda assim ter uma baixa taxa de caixa de entrada.

Para ajudar a resolver esse mistério e ajudar os profissionais de marketing por e-mail a determinar as coisas que afetam sua capacidade de entrega, decidi realizar um estudo de caso com testes reais de e-mail. Vasculhei a pasta de spam do meu Gmail e encontrei uma mensagem que recebi do MarketingProfs, que parecia ser uma boa opção para o meu estudo de caso. Aqui está o e-mail:

Fiz vários testes para esta mensagem usando GlockApps e consegui aumentar a taxa de caixa de entrada de 54% para 90%.

Vejamos mais de perto o que aconteceu.

Meu primeiro teste foi enviar a mensagem original através do servidor SMTP da nossa empresa e do endereço de e-mail da nossa empresa. A lista de teste consistia em 78 endereços de e-mail configurados com diferentes ISPs, incluindo os 5 grandes: AOL, Gmail, Hotmail, Outlook e Yahoo.

O resultado não foi terrível, mas não foi bem o que gostaríamos de ver em nossas campanhas de e-mail:

• Caixa de entrada – 54,8% (taxa de caixa de entrada é a porcentagem de mensagens que chegam à caixa de entrada)
• Guias – 23,3% (taxa de guias é a porcentagem de mensagens enviadas para diferentes guias da caixa de entrada, como Promoções no Gmail ou Newsletter no Netcourrier.com)
• Spam – 17,8% (taxa de spam é a porcentagem de mensagens enviadas para a pasta Spam)
• Ausente – 4,1% (taxa de falta é a porcentagem de mensagens não entregues às caixas de correio de teste)

Aqui está um detalhamento dos principais fornecedores:

• AOL – 100% Caixa de entrada
• Gmail e G Suite – 100% de promoções
• Hotmail – 100% Caixa de entrada
• Outlook: 8,33% Caixa de entrada – 91,67% Spam
• Yahoo! Mail – 100% Caixa de entrada

O Outlook e o Gmail destacaram-se claramente como as principais áreas de melhoria.

Pensei em como otimizar o e-mail para chegar à caixa de entrada do Outlook e à caixa de entrada “Primária” do Gmail, e comecei a remover alguns elementos do conteúdo para testar a capacidade de entrega após cada alteração.

Apaguei a foto e testei. Nenhuma diferença. As taxas gerais de caixa de entrada, guias e spam foram quase as mesmas do primeiro teste, e a mensagem foi para a guia "Promoções" do Gmail e para "Spam" no Outlook.

Em seguida, apaguei o pequeno texto com links no topo – isso também não ajudou. Apaguei dois links no conteúdo e encurtei o rodapé. Sem sorte. O Gmail ainda mostrava “Promoções” e o Outlook mostrava “Spam”.

Em seguida, removi o botão “Registrar” e adicionei um link.

A entregabilidade melhorou!

Mais emails foram para a caixa de entrada em vez de abas: Caixa de entrada – 72,6%, Abas – 5,5% e Spam – 17,8%.

O Gmail enviou esta versão da mensagem para a guia "Principal" para quase todos os endereços de e-mail de teste. No entanto, o Outlook ainda o enviou para o spam. O teste ainda não acabou.

Achei que faria sentido tentar um servidor SMTP diferente, pois a reputação do endereço IP de envio faz a diferença. Enviei a mensagem original para a lista de teste usando a conta de e-mail de nossa empresa com o Amazon SES sem fazer alterações no conteúdo. O endereço de e-mail de envio foi o mesmo dos testes anteriores.

A taxa de Spam para este teste diminuiu significativamente: foi apenas 1,4% vs 17,8% quando a mesma mensagem foi enviada através do servidor SMTP da nossa empresa.

Abaixo estão os resultados dos dois testes para que você possa ver por si mesmo.

Mensagem original enviada via SMTP da empresa:

Mensagem original enviada por meio do Amazon SES:

Esse teste também melhorou muito os resultados do Outlook: a mensagem foi enviada para a caixa de entrada de todos os endereços de email de teste. No entanto, o Gmail ainda enviou a mensagem para “Promoções”.

Resolvi fazer mais um teste para ver se conseguia resultados ainda melhores: testei a mensagem otimizada enviando-a para a lista de sementes usando o Amazon SES. Os resultados foram impressionantes! A taxa de caixa de entrada saltou para 90,4% e a taxa de guias diminuiu para 4,1%. Obtive a taxa de 100% da Caixa de entrada com endereços de e-mail do Outlook e, com o Gmail, apenas 2 dos 14 endereços de e-mail de teste receberam a mensagem na guia "Promoções".

Mensagem otimizada enviada via SMTP da empresa:

Mensagem otimizada enviada via Amazon SES:

Então, qual é o ponto de partida? Você nunca saberá por que suas mensagens acabam como spam se não as testar — o teste de entrega de e-mail deve ser uma etapa obrigatória para todos os programas de e-mail. Recomendamos testar os e-mails fazendo alterações simples primeiro, como remover imagens, links e botões, e testar após cada alteração. Também é uma boa ideia testar uma versão em texto simples da mensagem e ver como ela se comporta. Às vezes, pode ser necessário alterar o modelo de e-mail.

Se nada ajudar, talvez seja necessário alterar o provedor de serviços de e-mail, o servidor SMTP, a conta de envio ou o domínio de envio. Tudo importa e pode fazer a diferença se sua mensagem vai ou não chegar à caixa de entrada do destinatário.

Dito isto, sua reputação de remetente é a chave primária para o sucesso. A reputação do remetente é calculada por cada ISP com base em métricas como:

• O volume de emails enviados do domínio/IP
• Frequência de envio (tráfego consistente ou envios grandes com longos intervalos de silêncio)
• Porcentagem de e-mails devolvidos (alta porcentagem indica práticas ruins de gerenciamento de listas)
• Porcentagem de e-mails relatados como spam pelos usuários (alta porcentagem indica e-mails não solicitados
• Porcentagem de acertos de spam trap (alta porcentagem indica métodos ruins de aquisição de e-mail)

Se você notar uma queda significativa e inexplicável em sua taxa de abertura de e-mail que não melhora com o tempo ou piora, provavelmente é um problema de reputação do remetente.

Comece testando sua capacidade de entrega com uma ferramenta de teste de e-mail como GlockApps. Se a taxa de spam for alta, aqui estão as etapas que você pode seguir para restaurar sua reputação de remetente:

1. Verifique a configuração do seu domínio

Se o seu domínio tiver problemas com autenticação (SPF, DKIM ou DMARC), muitos provedores de caixa de correio filtrarão seus e-mails para a pasta de spam.

2. Analisar dados DMARC

Os relatórios DMARC permitem que você tenha mais visibilidade de todas as fontes de e-mail que enviam e-mails em nome do seu domínio. Você poderá saber se seu domínio foi usado por spoofers ou spammers de e-mail e poderá interromper a falsificação de e-mail aplicando a política p=reject DMARC.

Além de bloquear tentativas de falsificação, a aplicação do DMARC permitirá que você use o padrão BIMI, ou Brand Indicators for Message Identification, para reconhecimento de marca. BIMI é um novo padrão que os remetentes podem usar para fazer com que os clientes de e-mail mostrem seu logotipo ao lado do endereço de e-mail De na caixa de entrada do destinatário. O BIMI ajuda a garantir visibilidade de e-mail, reconhecimento de marca e entrega, pois os provedores de caixa de correio confiam mais nos remetentes com autenticação de e-mail forte.

3. Verifique seu IP

Verifique seu endereço IP de envio em relação às listas negras populares, especialmente se você enviar de um IP dedicado. Se estiver na lista negra, passe pelo processo de exclusão.

4. Gerencie sua lista de e-mail

Verifique sua lista e remova e-mails de devolução definitiva. Lide com e-mails devolvidos, e-mails FBL e usuários não inscritos em tempo hábil.

5. Reaqueça seu domínio/IP

Segmente sua lista de e-mail com base nas aberturas de e-mail e mova os destinatários mais ativos que abriram suas mensagens nos últimos 3 a 6 meses para uma nova lista. Se enviar com frequência, use um período de 3 meses, se enviar raramente, use um período de 6 meses. Envie e-mails apenas para a lista mais ativa. Se a lista for grande, comece com 1.000 emails por envio e dobre o volume a cada vez.

6. Verifique seu conteúdo

Execute sua mensagem através de filtros de spam para ver se ela contém links arriscados, HTML, anexos e qual é a pontuação. Certifique-se de enviar conteúdo relevante. Se você tiver diferentes tipos de assinaturas, respeite a escolha do destinatário.

Como o GlockApps ajuda

As ferramentas GlockApps podem ajudá-lo a entender e aplicar SPF, DKIM e DMARC para ajudar sua organização com a capacidade de entrega de e-mail.

O GlockApps fornece um monitor DMARC para criar seu registro DMARC e receber dados sobre suas fontes de e-mail enviando mensagens compatíveis e não compatíveis com SPF, DKIM e DMARC.

O GlockApps possui uma ferramenta SPF gratuita onde você pode inserir seu domínio e verificar seu registro SPF. Você também pode usar o BIMI Inspector gratuito no GlockApps para verificar o domínio fornecido para um registro BIMI.

A ferramenta executará uma série de verificações de diagnóstico em relação ao registro para garantir sua conformidade com os padrões e a disponibilidade do logotipo para provedores de caixa de entrada. O BIMI Inspector também permite criar um registro BIMI com o certificado VMC (opcional neste momento, mas será necessário quando o certificado VMC se tornar obrigatório).

Por fim, as ferramentas de teste de e-mail GlockApps fornecem uma análise aprofundada de sua infraestrutura de envio, HTML e cabeçalhos de e-mail e dão visibilidade sobre o posicionamento de e-mail com provedores populares de caixa de entrada. Você receberá etapas acionáveis ​​a serem seguidas para otimizar e melhorar sua capacidade de entrega de e-mail.

Pensamentos finais

Seguir as melhores práticas de e-mail, monitorar a integridade do sistema de envio, testar e otimizar suas mensagens de e-mail são essenciais se você quiser ter sucesso. Pode levar meses para ver uma melhoria na entrega da sua caixa de entrada, mas tudo valerá a pena, porque se você não acertar a caixa de entrada, nada mais importa!

Julie Gulevich

Julia Gulevich é especialista em email marketing e entregabilidade e consultora de atendimento ao cliente na G-Lock Software com mais de 15 anos de experiência. Ela é autora de vários artigos, jornais e e-books sobre marketing por e-mail, criação de listas e entregabilidade de e-mail.