Preparação do Backlog do Produto

Quer você chame isso de refinamento do backlog ou preparação do backlog, é uma tarefa crucial para os gerentes de produto e suas equipes. Sempre haverá um backlog de produto, mas nem todos os itens desse backlog são iguais.

O que é Grooming Backlog?

A preparação do backlog permite que o gerente de produto ou o proprietário do produto certifique-se de que haja um número apropriado de itens em sua lista de backlog do produto e que eles estejam listados em ordem de prioridade.

A preparação do backlog não é uma atividade única, mas que é regularmente revisitada e pode ser agendada como contínua em um projeto, geralmente pelo proprietário do produto, gerente do produto e partes interessadas relevantes.

O que é uma reunião de preparação de pendências?

Uma reunião de preparação de pendências é uma das 5 reuniões ágeis ou cerimônias de scrum. É conhecido por muitos nomes, como preparação de pendências, refinamento de pendências ou gerenciamento de pendências.

Qualquer que seja o nome que você queira usar, o objetivo da sessão é o mesmo: limpar o backlog para ajudar a fazer uma transição perfeita de um sprint ágil para o próximo. Essa é uma atividade que se tornou amplamente adotada no scrum e no gerenciamento ágil de projetos.

Ao pré-planejar, as equipes removerão essas histórias de usuários e tarefas que estão desatualizadas. Eles também adicionarão novas histórias de usuários que são necessárias devido aos insights recém-descobertos dos usuários. Se houver histórias de usuários grandes, chamadas de épicos, elas serão divididas em histórias menores. As equipes também reavaliarão as prioridades e reordenarão as histórias de usuários conforme necessário.

Isso é um monte de preparação de backlog e software de gerenciamento de projetos pode ajudar a organizar as mudanças e comunicá-las. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho baseado em nuvem que tem a flexibilidade que as equipes scrum precisam para o refinamento do backlog. Nossos quadros kanban permitem que as equipes gerenciem seu backlog e colaborem em tempo real para planejar sprints. Os gerentes obtêm transparência no processo de sua equipe e podem realocar recursos para evitar gargalos.

Quem deve participar das reuniões de preparação de pendências?

O processo de preparação do backlog geralmente é dirigido pelo proprietário do produto ou pelo gerente do produto. Eles tendem a liderar as reuniões e garantir que tudo corra bem. Quem quer que aquela pessoa que facilita a preparação do backlog está obviamente presente. Quanto aos outros, pode depender da sua organização e de quão apegada ao scrum e ao gerenciamento ágil de projetos ela está.

Muitas vezes, as equipes de sucesso do cliente, suporte e controle de qualidade têm representantes lá. Eles podem oferecer insights sobre o processo. No entanto, não é recomendável ter muitas pessoas envolvidas nesse processo colaborativo. Pode facilmente tornar-se esmagadora e improdutiva. É por isso que as equipes scrum usam software de gerenciamento de projetos para facilitar a colaboração da equipe.

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Atividades de preparação pendentes

O processo de preparação do backlog inclui muitas tarefas. Os gerentes de produto precisam equilibrar as necessidades de seus stakeholders, sua equipe e seus objetivos de projeto. Obviamente, eles precisam levar em consideração seus recursos e o poder de suas ferramentas de gerenciamento de projetos. Algumas das atividades necessárias para um backlog saudável são descritas abaixo.

Elimine e adicione histórias de usuários

Uma das manobras mais básicas de preparação do backlog é se livrar de qualquer história de usuário que não pareça mais relevante. Isso só vai atrapalhar o seu progresso. No entanto, à medida que algumas histórias de usuários caem no backlog, outras se tornarão importantes para incluir. Durante o projeto, novas necessidades surgirão e, em resposta, essas novas histórias de usuários terão que ser adicionadas ao backlog.

Atualizar prioridades e estimativas

Ao mesmo tempo, as prioridades vão mudar. Isso deve ser refletido no backlog do produto e na listagem das histórias do usuário. Portanto, a preparação do backlog é uma reavaliação regular da prioridade dessas histórias de usuários. As estimativas também mudarão. Essas mudanças devem ser refletidas no backlog. Os tempos podem se contrair ou expandir à medida que novas informações são descobertas, e essas mudanças devem ser atualizadas regularmente.

Dividindo histórias de usuários

Além disso, você deseja dividir histórias de usuários que ficaram maiores do que deveriam, o que é chamado de divisão. Isso é feito para as histórias de usuário que são de alta prioridade, mas muito grandes para caber confortavelmente em uma próxima iteração.

Benefícios de preparação do backlog

Talvez você ache que todo esse cuidado é mais problemático do que vale a pena. Talvez você seja um procrastinador que gosta de esperar até o último minuto para ter todas as tarefas alinhadas para o próximo sprint. Bem, certamente há benefícios na preparação regular do backlog, e alguns desses benefícios são abordados abaixo.

1. Aumenta a eficiência da equipe

A maior motivação de se envolver na preparação do backlog é ajudar as equipes a avançar continuamente e aumentar a produtividade geral. Como a história do usuário já está bem definida, elas não precisam de mais discussão.

No entanto, o planejamento do sprint é importante, e um backlog melhor ajudará a planejá-los com mais eficiência. Isso não significa que a lista de pendências seja sobrecarregada por detalhes, ela só precisa estar pronta para o trabalho.

2. Gerencia o caos do backlog

A lista de pendências é constantemente adicionada, seja pelo gerente de produto ou, dependendo da sua organização, testadores de controle de qualidade, desenvolvedores ou outros membros da equipe. Isso pode levar a um backlog solto e confuso.

Portanto, a preparação do backlog é uma maneira de pegar essa lista aparentemente caótica e limpá-la para que seja uma lista de tarefas gerenciável que seja mais fácil para a equipe usar.

3. Mantém todos atualizados

Outro benefício da preparação do backlog é que é uma maneira de todos verem onde a equipe do produto está em termos de diferentes recursos, projetos, correções de bugs e melhorias. É uma forma de manter a transparência entre todos os membros da equipe, garantindo que nenhum deles desconheça o estado atual dos acontecimentos.

Com um backlog bem preparado, ninguém precisa perguntar a outra pessoa o que está acontecendo. Quanto menos interrupções, mais produtivo o trabalho.

4. Fornece novas informações

A preparação do backlog também é uma ferramenta de comunicação. Muitas pessoas estão usando o backlog e, quando ele é atualizado, as informações são disseminadas por toda a equipe. Isso significa que todos estão na mesma página, mas também é uma via de mão dupla. As equipes de informações recebem feedback e a lista de pendências também captura o feedback dos clientes durante as demonstrações ao vivo.

Práticas recomendadas de preparação de pendências

Conforme observado, a preparação do backlog está em andamento. Normalmente, essas atualizações são feitas durante reuniões com as partes interessadas relevantes. O proprietário do produto conduzirá a reunião e fará com que todos examinem as histórias de usuários existentes para decidir quais delas podem ser retiradas da lista de pendências. As histórias do usuário também podem ser adicionadas neste momento, ou as histórias do usuário são divididas para torná-las mais gerenciáveis. Aqui estão algumas dicas para tornar o progresso mais eficaz.

Faça-o PROFUNDO

O defensor do Agile Roman Pichler criou o acrônimo DEEP, que significa detalhado apropriadamente, estimado, emergente e priorizado. Eles descrevem um backlog bem gerenciado.

“Detalhado apropriadamente” significa que os itens de prioridade mais alta devem ter mais detalhes do que os de prioridade mais baixa. Os itens do backlog devem ser “estimados” para entender o custo de implementação. “Emergente” afirma que o backlog é dinâmico e está sempre se movendo da ideia para o trabalho concluído. “Priorizar” fala para qual item é mais importante e deve ser abordado antes dos demais. Eles estão no topo da lista, que desce para a prioridade mais baixa por último.

Tenha melhores reuniões

O trabalho de preparação do backlog geralmente é feito em uma reunião, portanto, conduzir essas reuniões com mais eficiência contribui para um backlog mais eficiente. Portanto, você nem sempre precisa convidar todos. A única pessoa essencial é o proprietário do produto. Depois disso, convide apenas aqueles que são relevantes no momento. Se for necessária a contribuição de outras pessoas que não são necessárias na reunião, obtenha essas informações antes da reunião.

Como em qualquer reunião, venha preparado. Tenha uma agenda com objetivos claramente definidos e certifique-se de que todos os presentes estejam cientes de quais são esses objetivos e como eles devem contribuir para alcançá-los. Finalmente, mantenha a reunião curta. Embora as reuniões tendam a ser longas, é melhor mantê-las curtas. Saiba o que deve ser feito e só se encontre a cada duas semanas por uma ou duas horas.

Mantenha os clientes em mente

A preparação do backlog deve ter uma estrela guia a seguir e o guia é sempre o cliente. Pense neles como priorizando o backlog. Os clientes podem ser como uma regra contra a qual tudo o mais é medido. O produto está a ser produzido para os clientes e, por isso, os clientes são o destino a ter sempre à vista.

Identificar dependências

Às vezes, há histórias de usuários ou tarefas que não podem ser iniciadas até que outra seja concluída. Essas dependências, se não identificadas, podem bloquear os membros da equipe e atrasar o progresso. Portanto, certifique-se de identificar quaisquer dependências ao preparar o backlog.

Tenha dois Sprints no valor de histórias para trabalhar

Quando terminar com uma sessão de preparação do backlog, deve haver dois sprints de histórias de usuários nas quais a equipe está pronta para trabalhar. Dessa forma, eles têm trabalho suficiente para mantê-los engajados até a próxima preparação do backlog e também trabalho a fazer se as prioridades mudarem.

Ouça durante o processo de refinamento

Esse conselho é bom para uma infinidade de situações, tanto pessoais quanto profissionais, e por mais que seja repetido sempre merece mais atenção. Embora uma agenda com objetivos declarados seja fundamental para a preparação inteligente do backlog, isso não significa que esteja escrito em pedra. O proprietário do produto deve manter a mente aberta e ouvir o que a equipe tem a dizer, possivelmente ajustando conforme necessário.

Seja profissional

Em uma reunião de preparação do backlog, haverá opiniões diferentes, mas todos na equipe estão trabalhando para criar o melhor produto. Eles podem discordar sobre como fazer isso, mas sua motivação é paixão e experiência. Um proprietário ou gerente de produto deve ter isso em mente e agir gentilmente com todos. Que todos sejam ouvidos e respeitados, mas mantenha a equipe focada.

Como o ProjectManager ajuda com atrasos

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho premiado que conecta equipes scrum e facilita o processo de preparação do produto. Mas ele faz muito mais para conectar equipes, não importa onde estejam, como trabalhem ou em que departamento estejam. Nosso software híbrido significa que equipes ágeis e tradicionais podem trabalhar juntas de forma mais produtiva.

Automatize Processos para Controle de Qualidade e Produtividade

Mantenha sua equipe focada em seu sprint com automação de fluxo de trabalho e aprovações de tarefas. Os gerentes podem definir quantos gatilhos quiserem para liberar ações específicas, liberando sua equipe de trabalho. Para garantir que nenhuma história de usuário seja concluída incorretamente, há aprovação de tarefas para que apenas aqueles autorizados a alterar o status de uma tarefa possam movê-la para a coluna concluída em seu kanban.

Várias visualizações para uma melhor colaboração

O kanban é o favorito das equipes scrum, mas às vezes você está trabalhando com departamentos que possuem metodologias mais tradicionais. Nossa ferramenta híbrida possui várias visualizações de projetos que permitem que todos trabalhem como quiserem. Gráficos de Gantt para planejamento, listas de tarefas para seu próprio trabalho, visualizações de planilha e calendário — trabalhe como quiser. Todos os dados são atualizados em tempo real em todas as visualizações para que haja uma única fonte de verdade mantendo todos na mesma página.

Nosso software permite que você mantenha todos da equipe atualizados quando você altera itens em sua lista de pendências. Outros membros da equipe são notificados instantaneamente das alterações com alertas por e-mail. Todo mundo fica no loop. Os membros da equipe também são alertados quando recebem uma tarefa. Se houver uma alteração na data de vencimento, você saberá e poderá ajustar seu sprint de acordo. As comunicações são sempre claras com o ProjectManager.

A preparação de pendências é uma maneira de eliminar ineficiências e trabalhar de forma mais produtiva. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com recursos que ajudam os gerentes de produto com a preparação de pendências e muito mais. Os quadros Kanban coletam histórias de usuários e as compartilham entre a equipe, que pode atualizar seu progresso em qualquer lugar e a qualquer momento para manter todos trabalhando de forma colaborativa. Experimente você mesmo com esta avaliação gratuita de 30 dias.