Noções básicas de gerenciamento de custos

O que é gerenciamento de custos?

O gerenciamento de custos é o processo de planejamento e gerenciamento do orçamento de um negócio ou projeto. No caso de um projeto, ajuda o gerente de projeto a estimar o custo do projeto e definir controles para reduzir as chances de o projeto ultrapassar o orçamento.

O gerenciamento de custos é uma das responsabilidades mais importantes de um gerente de projeto; os projetos sempre precisam de recursos como materiais, mão de obra e equipamentos, que geram custos. Esses custos devem ser estimados e controlados ao longo do ciclo de vida do projeto para concluir o projeto.

O gerenciamento de custos eficaz requer o software certo. ProjectManager é a ferramenta perfeita para rastrear custos, recursos e carga de trabalho do projeto. Nossos gráficos de Gantt, calendários de projetos e planilhas de horas permitem que você gerencie custos, tempo e tarefas em um só lugar. Comece gratuitamente.

Como gerenciar os custos do projeto em 4 etapas

As quatro etapas abaixo descrevem como o processo de gerenciamento de custos funciona no gerenciamento de projetos.

1. Planejamento de recursos

O planejamento de recursos é o processo de previsão das necessidades futuras de recursos para um negócio, projeto ou escopo de trabalho. Para criar um plano de recursos, você precisa começar definindo o escopo do projeto, um documento que detalha as atividades do projeto que serão realizadas.

Uma vez que as atividades do projeto tenham sido definidas, os gerentes de projeto geralmente confiam em dados históricos, opiniões de especialistas e ferramentas de planejamento de recursos, como uma estrutura analítica de recursos (RBS) para estimar os recursos que serão necessários.

2. Estimativa de Custos

A estimativa de custos consiste em atribuir custos aos recursos necessários para executar seus projetos, como mão de obra, materiais e equipamentos. A estimativa de custos é uma das etapas mais importantes no processo de gerenciamento de custos, pois estabelece a base para o orçamento do projeto. Existem várias técnicas de estimativa de custos que você pode usar dependendo das características do seu projeto.

3. Orçamento de custos

Com base em suas estimativas de custo, agora você pode criar um orçamento de projeto, que é simplesmente a soma de todos os custos do projeto. Certifique-se de incluir todos os tipos de custos do projeto, incluindo custos diretos, indiretos, fixos e variáveis. Um orçamento do projeto também deve incluir reservas para contingências caso haja trabalho que precise ser refeito, ou um risco tenha atingido o projeto e estratégias de mitigação de risco precisem ser tomadas.

Depois que o projeto é iniciado, o orçamento do projeto é uma linha de base usada para comparar os custos reais com os custos estimados. Portanto, os orçamentos de projeto permitem que os gerentes de projeto entendam rapidamente se seus custos são muito altos e se há risco de estouro de custos.

4. Controle de Custos

O controle de custos refere-se a todas as atividades, diretrizes e procedimentos adotados para minimizar e acompanhar os custos do projeto. O controle de custos deficiente pode afetar a lucratividade de um projeto, mas felizmente o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a acompanhar facilmente os custos com ferramentas como planilhas de horas, planejadores de carga de trabalho e painéis de projetos.

As saídas dessas 4 etapas podem ser documentadas em um plano de gerenciamento de custos, um componente crítico do plano do projeto.

O que é um plano de gerenciamento de custos?

Um plano de gerenciamento de custos parece simples. É um esboço da estimativa de custos para o projeto, mas inclui toda a alocação e como o gerente de projeto controlará esses custos para trazer o projeto conforme o orçamento.

Um plano de gerenciamento de custos deve levar em consideração os recursos que impactam o orçamento do projeto, sejam materiais ou pessoas. Há também custos fixos, variáveis ​​e custos indiretos. Tudo isso deve ser calculado para saber qual será o seu compromisso financeiro com o projeto.

Por último, mas não menos importante, está o stakeholder, que tem interesse em manter os custos baixos. O excesso de custos é um problema que muitos projetos enfrentam, mas não é um problema que as partes interessadas irão tolerar bem. Mantenha a parte interessada em mente ao formular seu plano de gerenciamento de custos. Eles precisam ficar atualizados e obter relatórios durante todo o projeto.

Esboço do Plano de Gerenciamento de Custos

Aqui estão alguns elementos-chave que devem ser incluídos em um plano de gerenciamento de custos:

• Métodos de estimativa: Explique qual método de estimativa de custos foi empregado, como paramétrico, bottom-up, três pontos, etc.
• Unidades de Medida: Para medir os custos com precisão, é importante estabelecer unidades de medida para sua mão de obra, materiais e equipamentos. Alguns exemplos de unidades de medida podem ser horas de trabalho, pés quadrados, toneladas, quilogramas, etc.
• Linha de base de custo: com base em suas estimativas de custo, você deve definir uma linha de base de custo que marca o limite de gastos do seu projeto.
• Limites de controle de custos: É importante estabelecer limites para monitorar o desempenho dos custos. Isso significa simplesmente que, quando a variação de custos atinge um determinado percentual, a equipe do projeto tomará medidas de gerenciamento de custos.
• Métodos de medição de desempenho: Estabeleça como o desempenho de custo será medido para ver se você está atendendo às metas e expectativas do projeto. Para fazer isso, você precisará de um sistema de rastreamento de custos e técnicas de gerenciamento de valor agregado (EVM).
• Diretrizes para relatórios: Você precisa ter um formato e canais de comunicação para relatar suas descobertas à medida que monitora o progresso do projeto e apresenta esses dados às partes interessadas.

Por que o gerenciamento de custos é importante?

A principal razão pela qual o gerenciamento de custos é tão importante no gerenciamento de projetos é que seu plano de gerenciamento de custos inclui as diretrizes e procedimentos necessários para permanecer dentro do orçamento. Isso é fundamental porque, caso contrário, a organização pode perder dinheiro, pois os custos excedem os lucros.

O processo de gerenciamento de custos começa na fase de planejamento do projeto, onde os custos são estimados e, em seguida, é definido um orçamento do projeto. Então, quando o projeto é executado, as despesas são cuidadosamente monitoradas e registradas para garantir que estejam alinhadas com o orçamento.

Quando você tem um orçamento de projeto, ele define uma linha de base para os custos do projeto. Isso significa que ele governa as decisões e orientações que você toma ao gerenciar os custos do seu projeto. Isso ajuda você a manter o projeto nos trilhos sem gastar demais.

Dicas de gerenciamento de custos

A seguir estão algumas dicas a serem lembradas ao trabalhar no gerenciamento dos custos do projeto.

• Plano para a inflação: O preço não é definitivo, e qualquer bom orçamento levará isso em consideração, permitindo uma variedade de custos.
• Contabilize Desastres Naturais ou Eventos Potenciais: Esperar o inesperado pode parecer bobo, mas você deve ter espaço em seu orçamento para um evento climático, problema pessoal ou outro desconhecido que atrase o projeto.
• Outros Custos Inesperados: Nem todos os custos inesperados são aleatórios. Pode haver questões legais, penalidades associadas ao projeto ou custos trabalhistas inesperados, todos os quais você não pode orçar, mas pode informar seu orçamento.
• Acompanhe em Tempo Real: Ter um software para monitorar o orçamento enquanto você executa o projeto é fundamental para gerenciar os custos. No entanto, se você estiver analisando dados que não estão atualizados, não poderá agir com rapidez suficiente para resolver problemas. Portanto, você deseja ter um software com rastreamento de dados em tempo real.
• Responda prontamente: Independentemente de como você descobre uma discrepância no custo do projeto, você deve agir imediatamente. Quanto mais você espera, mais dinheiro é desperdiçado.
• Tamanho Conseqüente: Algumas pessoas pensam que projetos menores não precisam de gerenciamento de custos do projeto. Mas pequeno ou grande, você vai querer gerenciar os custos.

Para gerenciar melhor os custos do projeto, você precisa conhecer seu projeto por dentro e por fora. A melhor maneira de fazer isso é no início do projeto, criando um termo de abertura completo.

ProjectManager é o seu software de gestão de custos

O ProjectManager é um software online com as ferramentas necessárias para o planejamento de gerenciamento de custos em todas as fases do seu projeto. Como nosso software é baseado em nuvem, os dados do projeto são entregues em tempo real para que você possa avaliar imediatamente a precisão de suas estimativas de custo em relação às despesas reais.

Nosso recurso de gerenciamento de recursos ajuda você a manter sua carga de trabalho equilibrada, o que reina nos custos. Também temos planilhas de horas fáceis de usar, onde os membros da equipe podem enviar com um clique e os gerentes de projeto podem aprovar com um clique. Mas, nosso recurso mais poderoso para gerenciamento de custos é nosso painel de projetos, que rastreia os custos do projeto em tempo real para que você possa acompanhar de perto seu orçamento.

Modelos gratuitos de gerenciamento de custos

Oferecemos dezenas de modelos de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a gerenciar seus projetos. Aqui estão alguns modelos para ajudá-lo durante o processo de gerenciamento de custos.

Modelo de orçamento do projeto

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Modelo de Plano de Recursos

Você não pode gerenciar custos sem um planejamento sólido de recursos. Nosso modelo de plano de recursos é a ferramenta perfeita para acompanhar todos os diferentes recursos necessários para executar seus projetos.

Modelo de Análise de Custo-Benefício

Os projetos devem ser rentáveis, caso contrário, não é uma boa ideia executá-los. Antes de iniciar um projeto, certifique-se de fazer uma análise de custo-benefício de antemão. Nosso modelo de análise de custo-benefício é um ótimo lugar para começar.

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Saiba mais sobre como gerenciar o custo do projeto

Ao trabalhar no gerenciamento de custos, você está estabelecendo políticas e procedimentos para gerenciar e controlar os custos do projeto. Jennifer Bridges, PMP, fala com o conhecimento básico que você precisa saber para entender o gerenciamento de custos em qualquer projeto neste breve vídeo tutorial.

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