Esteja preparado para os próximos prazos de relatórios fiscais dos EUA

Um novo ano significa novas resoluções, novos começos e o fim do ano financeiro anterior. Isso também significa que há algumas considerações fiscais para afiliadas sediadas nos EUA que você pode precisar agir.

Com 2017 em nosso retrovisor, esperamos que você possa olhar para trás e descobrir que foi um ano de sucesso para você e seus afiliados. Seu relacionamento com seus afiliados é uma coisa maravilhosa. Quanto mais eles trabalham, mais dinheiro vocês dois ganham. É como ter uma equipe de vendas sem a sobrecarga de realmente contratá-los.

Se você estiver executando um programa de afiliados nos Estados Unidos ou tiver afiliados que residem nos EUA, esse relacionamento pode gerar alguns requisitos de declaração de impostos para você.

Geralmente, os pagamentos a afiliados são classificados como remuneração de não funcionários . Os afiliados não são funcionários, portanto, não pagam impostos sobre a folha de pagamento sobre as comissões pagas a eles. No entanto, você é responsável por relatar os valores pagos a eles ao IRS se totalizar mais de US $ 600 durante o ano.

O que isso significa para os gerentes de programas de afiliados?

Como gerente do programa de afiliados, há algumas coisas pelas quais você pode ser responsável, além de pagar seus afiliados em dia. Se você fez pagamentos no total de $ 600 ou mais durante o ano para qualquer afiliada sediada nos EUA, você precisará relatar esses pagamentos a suas afiliadas no formulário 1099-MISC do IRS.

Para preencher um 1099-MISC, você precisará de algumas informações básicas.

• Formulário W-9 do IRS. Um W-9 deve ser obtido de seus afiliados antes de você pagar US$ 600. Geralmente esta é uma boa prática para evitar correr para obter as informações na hora do imposto. O W-9 permite que os afiliados forneçam informações como nome, tipo de entidade (individual, LLC, corporação, etc.), endereço e número de identificação do contribuinte.
• Verifique as informações W-9. O IRS é muito particular que as informações que você inclui no 1099-MISC correspondem aos seus registros. Eles verificam se o nome do contribuinte e o número de identificação do contribuinte correspondem. A falta de correspondência pode resultar em penalidades. Seu contador pode ajudar a verificar essas informações. Ou você pode verificar diretamente pelo IRS ou por vários serviços de terceiros.
• Informações do seu negócio. Você já deve ter essas informações à mão. Você precisará do nome da empresa, endereço, número de telefone e número de identificação fiscal federal.
• Total de pagamentos para cada afiliado. Você terá que somar os pagamentos de cada afiliado durante o ano, e isso pode ser uma tarefa demorada se feito manualmente. Qualquer afiliado que tenha ganho $ 600 ou mais precisará receber um 1099-MISC. WP1099 é um plugin do WordPress que se conecta à sua loja e fornece uma exportação de todas as informações de pagamento necessárias para o ano.

Prazos de arquivamento

Você deve preencher qualquer formulário 1099-MISC com remuneração não-funcionário, incluindo comissões de afiliados, até 31 de janeiro de 2018. Seus afiliados também devem receber suas cópias do formulário até essa data. Os afiliados precisarão desses formulários para apresentar seus próprios impostos de renda em abril. Entregar o formulário a eles em janeiro lhes dará tempo suficiente para preparar seus próprios impostos.

Se você não apresentar o arquivo até o prazo de 31 de janeiro, pode haver penalidades financeiras significativas do IRS.

Arquivo de papel versus arquivo eletrônico

Arquivo de papel
Sim, as pessoas ainda podem arquivar seus formulários fiscais em papel!

Se você estiver arquivando em papel, precisará arquivar menos de 250 formulários por ano. Qualquer coisa mais, e você terá que e-arquivo.

Para poder arquivar em papel, você deve solicitar cópias especiais do formulário 1099-MISC ao IRS. Essa versão em papel especial permite que o IRS digitalize o formulário em seu sistema. Essa cópia também usa um papel de cópia de carbono fino, portanto, uma impressora a jato de tinta ou a laser típica pode rasgar o papel ao imprimir. Arquivar uma versão em papel normalmente requer uma máquina de escrever antiquada ou uma impressora especial.

Um formulário de resumo do IRS 1096 também é necessário se você optar por arquivar em papel.

Arquivo eletrônico
O arquivamento eletrônico geralmente é o método preferido para preencher o formulário 1099-MISC. Reduz os tempos de processamento e os erros, por isso é provavelmente a melhor alternativa.

O IRS não exige um formulário de resumo 1096 ao fazer o depósito eletrônico. Isso significa menos burocracia para você!

Além disso, você pode fazer upload de um arquivo em massa com todas as informações 1099-MISC de seu afiliado, em vez de preparar manualmente cada formulário individualmente. Isso pode economizar muito tempo de processamento do seu lado. Quando você e-arquivo, o IRS enviará uma confirmação quando o formulário for recebido e processado. Com um arquivamento em papel, nenhuma confirmação é enviada, portanto, você pode não ter certeza de que foi recebido pelo IRS.

Finalmente, a maioria dos estados participa do Programa Combinado Federal/Estadual de Arquivamento. Este programa reduz o tempo de processamento para você, permitindo que o IRS arquive automaticamente com a agência fiscal do seu estado. Nem todos os estados participam do programa, portanto, você ainda pode precisar arquivar com eles separadamente.

Obtendo formulários 1099-MISC para afiliados

Independentemente de como você arquivar, você ainda precisará obter os formulários 1099-MISC para seus afiliados. Muitas empresas preferem enviar uma cópia em papel para suas afiliadas. Isso está perfeitamente bem, mesmo que você tenha preenchido o formulário com o IRS. O envio de cópias em papel elimina a chance de ser sinalizado como spam na caixa de entrada de seus afiliados.

Se você optar por enviar uma versão eletrônica aos seus afiliados, eles devem poder consentir em recebê-la. Se eles não derem esse consentimento, eles ainda devem poder receber uma cópia em papel.

Outras coisas a considerar

Sua empresa pode ter considerações fiscais exclusivas que podem não ter sido abordadas em profundidade aqui. É sempre aconselhável consultar um contador local especializado em impostos para ver se há mais alguma coisa que você precise considerar.

Por exemplo, os prazos de arquivamento do seu estado podem ser diferentes do que o IRS exige. Eles podem até ter métodos diferentes de arquivamento. Seu contador poderá esclarecer o que se aplica à sua situação fiscal.

Próximos passos?

Essa corrida de última hora para reunir informações é uma receita para erros. Aqui estão algumas coisas para manter em mente para se certificar de que você está preparado.

• Obtenha um formulário W-9 preenchido de todas as afiliadas sediadas nos EUA. Se você for uma empresa sediada nos EUA com afiliadas estrangeiras, precisará solicitar que preencham um formulário W-8BEN. É importante manter essas informações em arquivo porque o IRS pode auditar as informações em algum momento no futuro.
• Total de pagamentos para seus afiliados . Qualquer afiliado que ganhou $ 600 ou mais em comissões precisará receber um 1099-MISC. WP1099 é um plugin do WordPress que fará esse cálculo para você. Com alguns cliques, ele exportará todos os afiliados e o valor pago durante o ano em um formato amigável de arquivo eletrônico.
• Arquive com o IRS, sua agência fiscal estadual (se necessário) e suas afiliadas . Seu contador local pode arquivar os formulários para você com o benefício adicional de que eles verificarão tudo antes de arquivar. Como alternativa, você pode usar vários serviços de arquivo eletrônico de terceiros ou arquivar diretamente no IRS.

Se você se sentir despreparado para a hora do imposto, use essas dicas para voltar aos trilhos. Você vai agradecer a si mesmo neste momento no próximo ano também!