Gestão de Benefícios para Projetos: Como Fazer um Plano de Gestão de Benefícios

Um projeto é um veículo para entregar benefícios aos seus stakeholders. Esses benefícios incluem qualidade aprimorada, custo de produção reduzido, melhor atendimento ao cliente, maior retenção de clientes e assim por diante.

Identificar, descrever e medir esses benefícios é chamado de gerenciamento de benefícios. Ter um plano de gerenciamento de benefícios permite que os gerentes de projeto maximizem esses resultados para a organização e as partes interessadas, e isso faz parte de qualquer plano de gerenciamento de projeto bem-sucedido.

O que é Gestão de Benefícios?

O gerenciamento de benefícios é o método de investir tempo e recursos para impulsionar mudanças positivas em um projeto. Isso é feito através da identificação, planejamento, medição e acompanhamento dos benefícios desde o início do projeto até o final, quando todos os benefícios foram alcançados.

A gestão de benefícios envolve benefícios específicos, mensuráveis, acordados, realistas e com prazo determinado. Esses benefícios podem ser aplicados à mudança organizacional, processo, benefícios do projeto ou planejamento estratégico. Todas essas definições respondem a uma necessidade de alinhamento dos resultados do projeto e das estratégias de negócios.

Embora o gerenciamento de benefícios possa atingir resultados maiores do que um projeto individual, ele sempre visa aumentar o sucesso de qualquer projeto. De acordo com o Project Management Institute (PMI), muitas organizações não medem (e, portanto, não gerenciam) os benefícios, o que significa que apenas um pequeno número de organizações está alcançando seus benefícios almejados. Atender às expectativas em um projeto deve ser o mínimo e mais atenção deve ser focada na gestão de benefícios.

Qual é o objetivo da gestão de benefícios?

Pense no gerenciamento de benefícios como o elo que conecta a entrega de um projeto bem-sucedido com o gerenciamento de mudanças. Ou seja, o objetivo do gerenciamento de benefícios é garantir que o gerenciamento de mudanças seja impulsionado por benefícios. Isto é como obter o máximo valor do seu investimento no projeto.

Mantenha os benefícios em mente

O gerenciamento de benefícios é usado para gerenciar os investimentos de uma organização, garantindo que todos se concentrem nos benefícios à medida que os processos de negócios são executados. O gerenciamento de benefícios identifica se os projetos podem produzir os resultados de negócios para os quais foram projetados. Em seguida, ele minimiza os riscos envolvidos na obtenção desses benefícios e maximiza a oportunidade de obter mais benefícios. Em outras palavras, a gestão de benefícios garante que o projeto continue a criar valor.

O foco nos benefícios leva a uma melhor tomada de decisão no gerenciamento de projetos e na alocação de recursos relacionados a esses projetos. O gerenciamento de benefícios vai além de apenas medir projetos pela eficiência para incluir o retorno do investimento ao longo do tempo.

Quando um programa deve focar nos benefícios?

Os benefícios devem ser contabilizados no início de um projeto e acompanhados até o fim. Como qualquer plano, o plano de gerenciamento de benefícios define o curso antecipadamente e continua a ajustar esse curso à medida que as mudanças ocorrem ao longo do projeto.

Os benefícios, no entanto, geralmente são percebidos durante a fase de entrega do projeto. Antes disso, a gestão de benefícios pode adicionar custos ao projeto. À medida que o projeto avança para o encerramento, esses custos diminuirão e os benefícios aumentarão, que continuam após a conclusão do projeto. No entanto, nesse ponto, eles geralmente são gerenciados por outra organização.

O que é um Plano de Gestão de Benefícios?

Um plano de gerenciamento de benefícios explica quais são os benefícios da área do projeto e como e quando eles serão entregues. O plano faz isso incluindo o seguinte.

• Descrevendo qual é o benefício
• Criação de um cronograma para quando o benefício será entregue
• Identificando quem detém os benefícios
• Definir a métrica usada para medir o benefício e qual será a linha de base
• Listar as premissas e riscos associados à obtenção do benefício

Diferentes tipos de benefícios

O plano de gestão de benefícios tratará de dois tipos de benefícios: tangíveis e intangíveis. Benefícios tangíveis podem ser medidos, como redução de custos, enquanto os intangíveis não podem ser medidos com precisão, como reconhecimento de marca.

O caso de negócios informará seu plano de gerenciamento de benefícios, que detalha os benefícios do projeto. O plano incluirá uma linha de base para que os benefícios possam ser medidos à medida que o projeto é executado.

Uma vez que um plano de gerenciamento de benefícios é feito, ele será revisado ao longo do ciclo de vida do projeto. Isso ajuda a garantir que eles estejam de acordo com o plano. Alguns benefícios só serão entregues após a conclusão do projeto. Nesse caso, o titular dos benefícios é responsável por acompanhá-los.

Como criar um plano de gerenciamento de benefícios

O plano de gerenciamento de benefícios identificará, monitorará e rastreará os benefícios ao longo do ciclo de vida do projeto e, muitas vezes, após o término do projeto. Isso é usado para garantir que a organização e os proprietários de benefícios (aqueles que são os principais beneficiários) permaneçam focados nos benefícios durante todo esse processo.

As etapas a seguir são comuns para criar a maioria dos planos de gerenciamento de benefícios:

• Identifique os benefícios. Quais são os resultados benéficos para as partes interessadas do projeto e para a organização maior? Isso precisa ser feito antes de iniciar o projeto.
• Crie um plano que realize os benefícios; incluir quaisquer suposições, riscos e as tarefas necessárias para alcançar esses benefícios potenciais.
• Cada benefício precisará ter uma métrica para medir o resultado, a fim de rastreá-lo e garantir que, à medida que o projeto esteja sendo executado, ele esteja alinhado com o plano.
• Defina os papéis e responsabilidades daqueles que irão gerenciar os benefícios.
• Adicione um plano para cuidar dos benefícios que continuarão após o encerramento do projeto.
• Desenvolva um plano de relatórios para comunicar o status do projeto às partes interessadas, seja por meio de relatórios regulares, reuniões ou conferências presenciais.
• Implemente o plano.
• Avalie o desempenho do projeto após seu fechamento para sustentar os benefícios após a implementação do projeto.

Criar um Mapa de Dependência de Benefícios

É útil criar um mapa de dependência de benefícios, que vincule os benefícios aos objetivos estratégicos de negócios da organização. Este é dividido em cinco partes:

1. Um objetivo mensurável que se alinha com a visão da organização
2. O benefício final que motiva as partes interessadas a investir no projeto
3. Os benefícios intermediários somam-se ao benefício final
4. As mudanças necessárias para atingir os objetivos de negócios
5. Qualquer processo ou sistema que suporte as alterações acima

Há também uma rede de dependência de benefícios que define os objetivos de investimento, benefícios, mudanças nos negócios, mudanças de habilitação e qual tecnologia será necessária.

Como o ProjectManager ajuda seu plano de benefícios

Os planos de gerenciamento de benefícios exigem o mesmo agendamento, atribuição e relatório de qualquer plano de projeto, e é por isso que você precisa do ProjectManager para gerenciar os planos com mais eficiência. Nosso software baseado em nuvem fornece dados em tempo real para tomar melhores decisões em seus projetos.

Depois de ter uma lista de tarefas, insira-a em nossa ferramenta e abra a visualização do projeto do gráfico de Gantt. Para preencher essas tarefas em uma linha do tempo, adicione uma data de início e término a cada tarefa. Agora você tem uma visão geral de todo o projeto. Você pode dividir essa visão maior definindo marcos, que são datas importantes, como o início de uma fase do projeto e o fim de outra.

Há mais maneiras de monitorar o projeto e manter todos atualizados sobre seu progresso. Para uma visão de alto nível, há painéis em tempo real que rastreiam tempo, custos e muito mais, obtendo dados ao vivo automaticamente e calculando-os em gráficos e tabelas fáceis de ler.

Quando você se reúne com as partes interessadas, precisa de relatórios com um clique na ponta dos dedos, que podem ser facilmente compartilhados como PDF ou impressos. As informações atualizadas são a imagem mais precisa do desempenho e do progresso do projeto, desde o tempo restante nas tarefas até os relatórios de status do portfólio se você estiver gerenciando mais de um projeto.

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