Como auditar, categorizar e escolher as melhores ferramentas de agência

Você já se sentiu oprimido pela quantidade de ferramentas que sua agência usa?

O profissional de marketing digital médio usa 12,4 ferramentas para apoiar a entrega de campanhas de marketing baseadas em dados.

E isso é apenas uma média ... Alguns estão usando mais de 30 ferramentas para alcançar os mesmos resultados!

Para as agências, isso pode sair rapidamente do controle. Você não apenas tem seu próprio conjunto de ferramentas de escolha, mas também precisa trabalhar com os aplicativos e software que seus clientes escolherem e combiná-los em uma estratégia coesa.

Claro, você não pode jogar o bebê fora com a água do banho. As ferramentas da agência são um mal necessário - elas trazem maior eficiência, melhores resultados para o cliente e processos escaláveis.

Como você encontra um meio termo? Como você monta um conjunto de ferramentas de agência que aproveita esses benefícios sem sobrecarregar o software?

Comece se organizando

A primeira etapa para desmistificar a complexidade é reunir todas as suas entradas e organizá-las em uma estrutura digerível.

Quando se trata das ferramentas de software da sua agência, reserve um tempo para listar todos os aplicativos em que você, sua equipe e seus clientes dependem para realizar as tarefas.

O processo de capturar uma lista de todas as suas ferramentas pode ser uma experiência reveladora em si. Você ficará surpreso com a quantidade de aplicativos disponíveis.

Depois de obter sua lista principal, categorize-os em áreas de negócios e funções de cliente. Aqui estão algumas categorias abrangentes que você pode usar:

• Vendas e marketing - os aplicativos e ferramentas internos que você usa para expandir a agência e fechar negócios.
• Gerenciamento e comunicação de projetos - o software no qual você confia para realizar tarefas e colaborar com colegas e clientes.
• Campanhas - As ferramentas que o ajudam a executar e gerenciar campanhas para clientes.
• Relatórios - o que você usa para criar e fornecer atualizações de progresso aos clientes.
• Especialidade - Todas as ferramentas especializadas de que sua agência precisa, com base em sua área de especialização.

Ao categorizar as ferramentas que você está usando atualmente, você pode encontrar ineficiências ou lacunas em seu conjunto de ferramentas. Por exemplo, várias ferramentas podem fazer a mesma coisa, permitindo que você elimine aquelas de que não precisa. Ou você pode descobrir que está faltando alguma coisa.

Para ajudá-lo ainda mais com esse processo, vamos analisar cada uma das categorias acima e examinar algumas ferramentas de agências de práticas recomendadas para cada uma.

Vendas e Marketing

Como você bem sabe, administrar uma agência é mais do que apenas entregar resultados para o cliente. A prospecção e a geração de leads são essenciais para o sucesso de longo prazo de uma empresa de serviços.

Pode haver alguma sobreposição nas ferramentas que você usa internamente para vendas e marketing com aquelas que você escolhe para entrega ao cliente, mas existem algumas sutilezas.

Aqui estão alguns exemplos das ferramentas de que você precisa para divulgar sua agência e fechar negócios regularmente.

• Software de CRM e gerenciamento de leads - há uma infinidade de aplicativos de rastreamento de vendas que podem beneficiar o processo de vendas da sua agência. De CRMs completos que automatizam acompanhamentos por email e rastreiam chamadas de vendas, como HubSpot ou Salesforce, a ferramentas que se concentram em um componente restrito do ecossistema de vendas, como io.

• Software de proposta - a maioria das agências inicia o processo de proposta com apresentações em PowerPoint, cadeias de e-mail não rastreadas e métodos de acompanhamento inconsistentes. Essa abordagem é adequada no início, mas se você quiser escalar, precisará de um software robusto de criação e rastreamento de propostas, como o Proposify.

• Conjunto de ferramentas de marketing - suas ferramentas serão diferentes dependendo de sua estratégia de marketing. Provavelmente, você terá alguma forma de automação de e-mail, gerenciamento de sites, criação de documentos, design e ferramentas de gerenciamento de mídia social. Abordarei isso com mais detalhes nas seções de entrega ao cliente abaixo.

É fácil se envolver na entrega ao cliente e ter uma colcha de retalhos de ferramentas de vendas e marketing, mas não é escalável.

Gestão e comunicação de projetos

A vida da agência tem um número enorme de peças móveis. Talvez mais do que qualquer outro negócio, porque você está lidando com as necessidades e personalidades de vários clientes, funcionários, freelancers e fornecedores ao mesmo tempo.

Isso torna o gerenciamento de projetos e as ferramentas de comunicação essenciais para garantir que tarefas importantes não escapem pelas rachaduras.

Aqui estão alguns exemplos das ferramentas de que você pode precisar em seu arsenal:

• Gerenciamento de documentos - você criará e compartilhará todos os tipos de documentos com sua equipe e clientes que requerem armazenamento em nuvem, vários níveis de acesso e integração inteligente. É difícil ir além do Google Workspace para isso.

• Gerenciamento de tarefas - configurar projetos, criar cronogramas e atribuir tarefas é uma ocorrência diária no relacionamento agência-cliente. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Asana oferece visibilidade em toda a conta e tranquilidade de que tudo está sendo feito no prazo.

• Comunicação - Sim, uma parte da comunicação entre as partes interessadas será feita por e-mail, mas evitar a sobrecarga da caixa de entrada com ferramentas como o Slack pode melhorar significativamente a produtividade da agência. Você também vai querer um aplicativo de videoconferência, como o Zoom, para reuniões virtuais.

Folga

Embora esses aplicativos formem o núcleo do que você precisa para gerenciamento de projetos e comunicação em sua agência, existem inúmeras alternativas que alcançam um resultado semelhante.

Campanhas

A execução de campanhas para seus clientes deve ser o mais tranquila e eficiente possível. Você não quer apenas obter ótimos resultados, mas também precisa manter os clientes informados, cumprir prazos e outras expectativas ou resultados.

Cada campanha de marketing será diferente e as ferramentas que você usará dependerão de sua oferta principal a um cliente. No entanto, aqui estão algumas ferramentas gerais de que você precisará para executar campanhas de marketing.

• Plataforma de marketing de email - quase toda campanha de marketing tem alguma forma de captura de email, acompanhamento ou sequência envolvida. E o ecossistema de software de email marketing é vasto. A ferramenta certa para você dependerá da complexidade das campanhas de seus clientes. No final das contas, um aplicativo como o Mailchimp pode ser suficiente, ou para plataformas de automação mais intensivas, dê uma olhada no Ontraport.

• Construtor de páginas de destino - as campanhas não são executadas sem páginas de destino e você precisa ser capaz de criar páginas bem projetadas rapidamente que podem ser iteradas e testadas rapidamente. Se sua agência se concentra em captura de e-mail e campanhas de mídia social, o construtor de landing page da ShortStack é uma excelente ferramenta em que você pode confiar.

• Ferramenta de design gráfico - cada campanha que você lançar terá uma série de elementos que precisam ser projetados, como anúncios em banner, postagens em mídias sociais, gráficos de páginas de destino e muito mais. Muitas agências terão designers internos usando o Adobe Creative Suite, mas se você não tiver, o Canva é uma alternativa acessível e fácil de usar.

• Ferramentas de otimização de conversão - embora seu software de email marketing e página de destino tenha alguns recursos para analisar e otimizar suas campanhas, você pode querer levar a otimização de conversão a um novo nível com análise de dados, teste A / B ou ferramentas de mapeamento térmico. Um exemplo é VWO.

A maneira como você entrega e otimiza campanhas para seus clientes determinará quanto tempo eles permanecerão, portanto, é fundamental ter o conjunto de ferramentas certo.

Comunicando

Várias das ferramentas que discuti até agora têm um elemento de relatório que você pode usar para retransmitir atualizações de progresso de volta para seus clientes. No entanto, a análise que você obtém dessas plataformas é específica para o propósito da ferramenta.

Por exemplo, ShortStack fornece página de entrada detalhada e análises de email para suas campanhas, o que pode ajudar a identificar os principais indicadores para resultados positivos e melhorar o desempenho das campanhas. Mas há uma série de outros pontos de dados e insights nos quais seus clientes podem estar interessados, como engajamento em mídia social, melhorias na classificação de SEO ou taxas de conversão de PPC que constituem uma visão holística de seu trabalho em conjunto.

Ter uma ferramenta confiável onde você pode gerar relatórios de insight de dados significativos para os clientes pode economizar horas juntando coisas em uma planilha ou conjunto de slides.

Algumas ferramentas líderes no espaço de relatórios de agências incluem DashThis, AgencyAnalytics, Swydo e ReportGarden.

Relatórios consistentes que você pode replicar em todos os seus clientes em questão de minutos todos os meses irão melhorar drasticamente sua taxa de retenção.

Juntando tudo

Este artigo enfoca as ferramentas essenciais para qualquer agência de marketing. O outro software que você escolher dependerá das áreas em que você se especializou. Por exemplo, se você oferece serviços de SEO exclusivamente, uma ferramenta poderosa de análise de dados de SEO, como ahrefs ou SEMrush, precisará ser adicionada à lista. Ou, se você executar campanhas publicitárias escalonáveis ​​no Facebook para clientes, o AdEspresso pode estar em seu cinto de ferramentas.

Um artigo sobre ferramentas de agências pode durar para sempre ... Existem milhares e milhares de aplicativos de marketing que ajudam as agências a trabalhar de forma mais eficaz e produtiva. No final, o mais importante para você é identificar como seu conjunto de ferramentas obterá o melhor de sua equipe.

Você pode estar em busca de algumas soluções multifuncionais ou integradores de relatórios que criam eficiências em seus processos. No entanto, menos nem sempre é melhor. Você não quer sacrificar a qualidade pela facilidade de uso se isso significar diminuir os resultados do cliente.

Procure encontrar o equilíbrio certo entre ferramentas especializadas, integradores e processos de comunicação em toda a agência que fazem sua equipe trabalhar em uníssono para entregar os resultados do cliente.