7 dicas para um melhor controle de custos e controle de despesas

Para entender o controle de custos, é preciso primeiro entender por que ele é usado: monitorar despesas e identificar riscos para aumentar os lucros. Para não ser confundido com gerenciamento de custos, o controle de custos tem seu próprio conjunto de objetivos que podem economizar dinheiro para as empresas.

O que é controle de custos?

O controle de custos é o processo de estimar custos para planejar e ajustar um orçamento. Para fazer estimativas de custos precisas, todas as despesas devem ser monitoradas e os gastos controlados para acomodar quaisquer alterações.

A previsão de riscos é outro fator chave no controle de custos. Ao analisar os riscos com precisão antes que eles aconteçam, você pode modificar o orçamento do projeto antes que qualquer alteração ocorra. Isso diminui a probabilidade de exceder o orçamento. Os projetos de construção são especialmente propensos a ultrapassar o orçamento, mas o controle de custos adequado evita que isso aconteça e fornece informações para fazer previsões futuras.

O controle de custos do projeto começa com o monitoramento e acompanhamento de alterações nas despesas. Essas mudanças são chamadas de variações e podem ser “favoráveis” ou “desfavoráveis”. Essas variações podem ser usadas para fazer previsões mais precisas no futuro.

O que é controle de despesas?

O controle de despesas é o processo de fazer alterações diretas nos gastos. Idealmente, essas mudanças são informadas por dados de controle de custos. Onde o controle de custos se concentra tanto no quadro geral quanto nos detalhes menores, o controle de despesas faz mudanças imediatas nos hábitos de gastos para manter os projetos nos trilhos.

Para acompanhar e controlar as despesas, elas devem ser identificadas e classificadas em uma de duas categorias: despesas diretas e despesas indiretas.

Despesas Diretas

As despesas diretas vão diretamente para as necessidades tangíveis de um projeto. Três dos exemplos mais comuns de despesas diretas são materiais, mão de obra e equipamentos. Essas despesas serão específicas do projeto e “criarão” algo tangível. Nosso modelo de orçamento gratuito pode ajudá-lo a prever e gerenciar suas despesas diretas.

Despesas Indiretas

As despesas indiretas são custos que se acumulam constantemente em segundo plano. Alguns exemplos comuns de despesas indiretas são salários de funcionários, benefícios de funcionários e aluguel de escritórios/instalações. Controlar as despesas indiretas pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto.

Sete dicas para um melhor controle de custos

Todos os projetos têm riscos e, provavelmente, sofrem mudanças. Isso não significa que eles têm que ir além do orçamento. Estas práticas recomendadas para controle de custos preparam seu processo para o sucesso:

1. Defina KPIs importantes

Para cada tarefa ou processo, um gerente de projeto deve decidir sobre os principais indicadores de desempenho. Esses KPIs são métricas predeterminadas que uma equipe estabelece antes de iniciar um projeto e são consultadas durante todo o projeto para verificar o progresso.

2. Antecipar a inflação

O custo de bens e serviços flutua dependendo de fatores de mercado. Isso pode resultar em aumento de despesas. Essas mudanças de preços exigem ajustes nos orçamentos e gastos. Em termos de controle de custos, você deve levar essas mudanças em consideração ao se preparar para riscos e variações.

3. Crie Planos de Contingência

Não importa o quão bem um projeto seja planejado, ainda há uma chance de algo dar errado. Você precisa antecipar esses riscos financeiros e criar estratégias para se adaptar a eles sem incorrer em variações desfavoráveis. Pense nessas contingências como planos de backup. Quanto mais você puder imaginar o inesperado, mais preparado estará para o pior cenário.

4. Acompanhe as despesas em tempo real

Um aspecto crucial do controle de custos é rastrear e documentar as despesas. Esta é a única maneira de detectar variações e corrigi-las daqui para frente. Ao acompanhar as despesas em tempo real, você pode identificar variações e fazer as alterações apropriadas. Dessa forma, mesmo variações desfavoráveis ​​podem informar como você controla os custos para o restante do projeto.

5. Colete dados regularmente

Consistência é o nome do jogo. Quando o projeto parece estar funcionando sem problemas, a coleta de dados pode parecer uma prioridade baixa. Mas quando permitimos que isso aconteça, os dados se tornam distorcidos e menos úteis no futuro. Afinal, o controle de custos deve ser sobre detectar variações favoráveis ​​tanto quanto as desfavoráveis.

A frequência com que você coleta dados varia de acordo com o tamanho e o escopo do projeto, mas um cronograma para fazer a coleta deve ser definido - seja semanal, quinzenal, mensal etc.

6. Documente todas as Variações

Mesmo as menores variações devem ser documentadas. Eles podem parecer insignificantes no momento, mas é provável que sejam úteis mais tarde. Se os funcionários horistas precisarem de algumas horas extras para concluir uma tarefa, essa é uma despesa indireta inesperada. Pequenas variações como essas podem parecer golpes de sorte, mas podem ser usadas para fazer orçamentos mais precisos no futuro.

7. Comunique-se com a equipe

O controle de custos não é um show de um homem só. Para criar orçamentos mais inteligentes, você deve transmitir as variações e suas causas para toda a equipe. Isso mantém todos na mesma página e cientes dos contratempos e sucessos. Nunca cometa o erro de pensar que os dados não são relevantes para os membros da equipe. O controle de custos é principalmente sobre a coleta de dados, mas se ninguém os estiver usando, os dados se tornarão inúteis.

Coisas a evitar ao controlar custos e despesas

O controle de custos é um processo diferenciado, mas existem maneiras de torná-lo um pouco menos complicado. Aqui estão três erros comuns de gerenciamento de custos que até mesmo os melhores gerentes de projeto cometem. Felizmente, eles são evitáveis ​​quando você sabe o que observar:

Negligenciar Considerar Despesas Indiretas

As despesas indiretas são muitas vezes esquecidas. Essas despesas ficam no fundo de qualquer projeto, mas os custos se somam. Além disso, quando você não acompanha consistentemente as despesas indiretas, não notará custos como aumento no aluguel, benefícios dos funcionários e outras formas de inflação. Em um mundo perfeito, essas despesas seriam estáticas, mas não levar em conta suas constantes mudanças pode facilmente fazer com que você ultrapasse o orçamento.

Subestimando os relacionamentos de empreiteiros e fornecedores

Um bom relacionamento com um empreiteiro ou fornecedor pode tornar o controle das despesas diretas muito mais simples. Quando você tem um relacionamento forte com um fornecedor, é mais provável que ele o informe sobre os aumentos de preços com antecedência. Manter esses relacionamentos saudáveis ​​pode facilitar a renegociação de contratos, se necessário.

Variações favoráveis ​​podem significar que você pode comprar mais suprimentos ou contratar mais ajuda. Variações desfavoráveis ​​podem significar que você precisa reduzir. De qualquer forma, um bom relacionamento torna o processo indolor.

Não usar ferramentas automatizadas

O segredo para um controle de custos eficaz é ficar por dentro das despesas, riscos e outros fatores que afetam o orçamento. Para isso, você deve usar ferramentas para gerenciar dados, acompanhar despesas e recursos, criar relatórios e fazer ajustes no orçamento em tempo real.

Quando a execução dessas tarefas é um processo longo, os dados podem já ter sido alterados e você não pode documentar todas as variações. Em vez disso, use soluções automatizadas que permitem ver todas as informações necessárias de uma só vez e fazer os ajustes e relatórios necessários.

Como o ProjectManager ajuda no controle de custos

O ProjectManager é uma solução de gerenciamento de projetos baseada em nuvem que permite gerenciar todos os aspectos do seu projeto de qualquer lugar em que você trabalhe. O controle de custos requer dados atuais e relatórios rápidos para fazer as estimativas mais precisas. Quando você não pode acessar e atualizar essas informações em movimento, o processo de controle de custos é interrompido.

Gestão de recursos

Nosso software de gerenciamento de recursos permite rastrear exatamente como os recursos estão sendo usados ​​e, em seguida, permite criar relatórios e identificar exatamente onde esses recursos podem ser usados ​​com mais eficiência para diminuir as despesas.

Acompanhamento de custos em tempo real

O ProjectManager oferece a você o poder de visualizar todas as informações necessárias em um painel em tempo real que reflete todas as alterações do projeto. Isso significa identificar variações antes que elas afetem negativamente seu orçamento.

O controle de custos e despesas é um processo orientado por dados que requer um software robusto de gerenciamento de projetos para digerir e distribuir as informações. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com ferramentas, como um painel em tempo real, que pode coletar, filtrar e compartilhar seus resultados em gráficos e tabelas digitalizáveis. Experimente hoje com esta avaliação gratuita de 30 dias.