7 dicas para um melhor agendamento de recursos

O que são recursos? Eles são tudo que você precisa para um projeto. Isso inclui pessoas, lugares e coisas.

Em outras palavras, os recursos são essenciais. Lidar com eles e coordenar seu uso é um dos principais obstáculos que os gerentes de projeto precisam superar se quiserem cruzar a linha de chegada do projeto.

Os recursos serão conectados a todas as fases do seu projeto. Eles fazem parte do planejamento, programação e execução do projeto. Uma metodologia sólida é necessária para ter os recursos de que você precisa quando precisar deles. Você sabe onde isso vai dar. Sim, agendamento de recursos.

É difícil identificar o aspecto mais importante do gerenciamento de projetos. Tudo parece essencial. Mas definitivamente existem alguns pilares que sustentam o projeto e carregam mais peso do que outros. A programação de recursos é uma delas. Temos algumas dicas que ajudarão você a gerenciar melhor seus recursos.

O que é Agendamento de Recursos?

Antes de avançarmos, vamos nos certificar de que estamos todos na mesma página e definir o agendamento de recursos. O agendamento de recursos é a identificação e coordenação de seus recursos e talvez seja o aspecto mais importante do planejamento de recursos.

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O agendamento de recursos envolve o agendamento de datas de início e término para cada tarefa no projeto com base nos recursos necessários e em sua disponibilidade. Equilibrar a disponibilidade de recursos com a capacidade de trabalho das equipes é como manter um projeto dentro do cronograma. O agendamento de recursos oferece aos gerentes de projeto uma ferramenta para definir a duração das tarefas de sua equipe.

Ao alocar e programar recursos com base na capacidade, disponibilidade, esforço e escopo dos recursos, os projetos podem evitar sub e superalocação. Isso leva não apenas a concluir os projetos no prazo e dentro do orçamento, mas também aumenta o moral, promove melhores relacionamentos, ajuda na lucratividade e aumenta a satisfação das partes interessadas.

Se você quiser ver o quão eficiente o ProjectManager faz o agendamento, assista a este pequeno vídeo tutorial.

Benefícios do Agendamento de Recursos

Com o agendamento de recursos, vem uma organização superior para projetos, equipes, sites, equipamentos e qualquer outro recurso associado ao projeto. Tudo isso prepara o terreno para a distribuição inteligente de recursos entre as tarefas do seu projeto.

Isso inclui identificar recursos para cada tarefa, qual é sua disponibilidade e, em seguida, combinar esses recursos com a capacidade. Ou seja, quem em sua equipe é mais adequado para executar a tarefa.

Com essas informações, o agendamento de recursos também contribui para melhores estimativas de tempo, pois fornece mais uma métrica para medir o cronograma do projeto. Ele se baseia em relatórios e análises de agendamento de recursos de projetos anteriores e outros projetos semelhantes para obter informações.

O planejamento também se beneficia do agendamento de recursos, que ajuda a planejar o futuro ao descobrir a capacidade e a demanda. Quanto melhor você fizer isso, melhor sua equipe se sentirá ao trabalhar no projeto. Isso porque o planejamento de capacidade inteligente evitará a alocação excessiva. Eles confiarão nos gerentes de projeto, o que leva a uma maior retenção e produtividade dos funcionários.

7 dicas para um ótimo agendamento de recursos

1. Use um software de gerenciamento de recursos

Use o software de gerenciamento de recursos para ajudá-lo a acompanhar seus recursos e o cronograma do projeto. Um software de gerenciamento de recursos armazena todas as informações do seu projeto para ajudá-lo a gerenciar seus recursos humanos, materiais e equipamentos.

2. Use uma estrutura analítica do trabalho (WBS)

Você não pode começar a agendar seus recursos até saber quantos serão necessários e quando os usará. Isso envolve coletar todas as tarefas que levam à sua entrega final. Pode parecer uma tarefa assustadora, mas usar uma WBS garante que você não negligencie nenhuma etapa. É um diagrama de árvore com sua entrega final em cima e abaixo dela, os vários ramos que levam a ela. Quanto mais completa for sua lista, mais precisa será sua programação de recursos.

3. Experimente a suavização de recursos

Depois de ter todas as etapas, há muitas maneiras de agendar recursos. Uma técnica é a suavização de recursos, que se concentra na restrição de tempo sobre todas as outras. Aqui, o prazo é rei. Essa prática é melhor aplicada quando as coisas devem ser feitas no prazo, mesmo que isso signifique atrasar algum trabalho. Embora remova alguma flexibilidade em sua programação, ela tende a tornar a programação mais eficiente e econômica.

4. Pratique o nivelamento de recursos

Outra técnica de otimização de recursos a ser usada é chamada de nivelamento de recursos. Isso é usado quando você tem recursos suficientes disponíveis para concluir o projeto. Em seguida, ele distribui os recursos pelo trabalho uniformemente.

Isso ajuda a melhorar o moral e torna o cronograma realista e alcançável. Isso pode acontecer encurtando ou afrouxando o cronograma, o prazo pode até mudar, mas tudo bem porque você não está adicionando capacidade.

5. Esteja ciente das restrições

Existem restrições em qualquer projeto, como a tripla restrição de tempo, custo e escopo. Todas essas forças estão trabalhando em seus recursos, portanto, quanto melhor você definir como elas afetarão as tarefas da dica anterior, mais apertada será sua programação de recursos.

6. Saiba quantos recursos você precisa

Novamente, voltando à sua lista de tarefas, determine quantos recursos cada tarefa exigirá.

Que tipo de recurso é? Quantos de cada serão necessários para terminar a tarefa? Este valor pode ser numérico, como na quantidade necessária, mas também pode ser expresso no tempo. Você pode precisar do recurso por uma hora ou semanas. Isso tudo deve ser observado.

7. Controlar a Disponibilidade de Recursos

Você deseja controlar a disponibilidade futura de recursos. Para fazer isso, é necessário saber quanta capacidade você tem e sua utilização de recursos atual. Isso é, por exemplo, quanto trabalho sua equipe pode realizar em um período de tempo específico.

Os membros da equipe têm folga agendada durante esse período? Há feriados? Quanto mais dados sobre a disponibilidade de seus recursos, mais você poderá gerenciar o agendamento de seus recursos.

8. Atribua seus recursos com sabedoria

A dica final se aplica à atribuição de seus recursos depois de listar tarefas, identificar restrições, saber quantos recursos serão necessários e sua disponibilidade. Neste ponto, você tem as informações necessárias para criar uma programação de recursos que pode evitar gargalos dispendiosos.

Portanto, atribua com cuidado. Dependendo de seus recursos, demanda e capacidade, as datas de vencimento podem precisar ser alteradas ou até mesmo atrasadas. Um cronograma de recursos pode funcionar melhor do que folhas de chá para prever o futuro do seu projeto.

ProjectManager pode agendar seus recursos

O ProjectManager tem vários recursos para ajudá-lo a gerenciar e controlar melhor sua programação de recursos. Depois de criar uma lista de tarefas, você pode importar facilmente a planilha para o nosso software e criar um novo projeto.

Isso abre um gráfico de Gantt com as tarefas listadas à esquerda. Adicione uma data de início e término para criar a duração da tarefa e uma linha do tempo aparecerá à direita.

Atribuir tarefas e recursos com o Gantt

As atribuições podem ser feitas diretamente do gráfico de Gantt e as dependências de tarefas podem ser vinculadas para reduzir a escassez de recursos. À medida que você cria atribuições, a disponibilidade dos membros da equipe é atualizada em tempo real, para que você sempre saiba quais recursos estão disponíveis.

Você também pode rastrear recursos categorizando-os como equipes ou equipamentos. Ao adicionar taxas horárias a esses recursos, você também pode acompanhar seus custos. À medida que as horas são registradas nas tarefas, esses custos são atualizados automaticamente e comparados ao seu plano, para que você possa ver imediatamente se está saindo do caminho certo.

A página de carga de trabalho rastreia a disponibilidade e as programações

Em termos de disponibilidade, o ProjectManager permite bloquear dias úteis, feriados e horários planejados. Isso é especialmente útil quando você gerencia equipes distribuídas em diferentes países, com diferentes fusos horários e feriados.

Para equilibrar ainda mais as tarefas de sua equipe, temos uma página de carga de trabalho que fornece visibilidade de quanto cada membro da equipe é atribuído. Sua carga de trabalho é codificada por cores, para que você possa ver rapidamente se há algum desequilíbrio. Se houver, basta reatribuir tarefas da página de carga de trabalho.

Acompanhamento em tempo real com painéis

Como nosso software é baseado em nuvem, ele é atualizado em tempo real. Isso torna nosso recurso de equipe especialmente útil, que permite acompanhar o que sua equipe está fazendo diariamente ou semanalmente. Acompanhe facilmente o progresso da tarefa, quem está atribuído a quê e em que cada equipe está trabalhando. Se algo precisa ser reatribuído, leva apenas alguns cliques.

ProjectManager é um software baseado em nuvem que agenda recursos e os mantém sob controle. O painel em tempo real segue seis métricas de projeto para monitorar o progresso e o relatório de um clique aprofunda a variação, as tarefas e muito mais. Temos até planilhas de horas que são atualizadas automaticamente à medida que suas equipes concluem suas tarefas. Controle seus recursos e mantenha-os dentro do cronograma com esta avaliação gratuita de 30 dias do ProjectManager.