Escrituração 101: Como manter registros para sua pequena empresa

É verdade que fazer sua própria contabilidade pode ser um pesadelo completo.

Esteja você começando um novo negócio ou administrando uma loja online há anos, aprender a controlar suas despesas e receitas pode parecer um grande desafio.

Você não está sozinho. Quase três quartos dos proprietários de pequenas empresas sentem que não têm muito conhecimento quando se trata de escrituração e contabilidade.

Além de administrar seus negócios, você também precisa gerenciar uma conta de ativos, declarações fiscais, estorno de cartão de crédito e muito mais. Pode ser confuso e esmagador se você estiver mergulhando pela primeira vez. Mas não precisa ser.

Quer se tornar um profissional em sua própria contabilidade? Neste artigo, você aprenderá tudo sobre como começar a manter livros para uma pequena empresa e como você pode se tornar mais lucrativo hoje.

O que é escrituração?

A escrituração contábil é o processo de registrar e gerenciar todas as transações financeiras da sua empresa, incluindo vendas, compras e pagamentos. Os guarda-livros rastreiam todos os custos e receitas, para ajudar uma empresa a tomar decisões financeiras informadas.

O objetivo da contabilidade é mostrar a você o quadro financeiro maior do seu negócio, equilibrar suas contas e melhorar a gestão do fluxo de caixa de uma forma mais estratégica.

Noções básicas de contabilidade

Na contabilidade empresarial, uma conta é um registro de todas as entradas de débito e crédito de um determinado tipo, como contas a pagar ou folha de pagamento.

Existem cinco tipos básicos de contas:

• Bens. Recursos ou coisas de valor pertencentes a uma empresa como resultado de suas transações (por exemplo, estoque, contas a receber).
• Passivos. As obrigações e dívidas devidas por uma empresa a fornecedores, bancos, credores ou outros fornecedores de bens e serviços (por exemplo, empréstimos, contas a pagar).
• Receitas ou rendimentos. Dinheiro ganho pela empresa por meio de vendas ou prestação de um serviço.
• Despesas. Dinheiro que sai da empresa para pagar bens ou serviços (por exemplo, serviços públicos, salários).
• Capital próprio. , O valor restante da participação de um proprietário em uma empresa, após a subtração de todos os passivos (por exemplo, ações, lucros acumulados).

A contabilidade para pequenas empresas começa com a configuração de cada conta para que você possa registrar as transações na categoria apropriada. Isso compõe seu livro-razão geral. Você provavelmente não terá os mesmos processos de contabilidade exatos da próxima loja de comércio eletrônico, mas muitos métodos de contabilidade diferentes são comuns, dependendo das necessidades do seu negócio.

Como guardar seus livros

1. Manter e atualizar registros financeiros

A contabilidade envolve trabalhar com números. A maior parte do trabalho envolve matemática básica e contabilidade. Os detalhes dependem do tipo de negócio que você possui, mas podem incluir tarefas como liquidação de contas a receber e extratos bancários, registro de transações financeiras, faturamento, cobrança e acompanhamento da folha de pagamento.

Você também cuidará de outros assuntos relacionados a finanças, incluindo:

• Escrituração fiscal para folha de pagamento, renda, emprego e até mesmo deduções fiscais para pequenas empresas.
• Planejamento orçamentário para ajudar a empresa a permanecer no caminho certo e crescer.
• Preparar as demonstrações financeiras (balanços patrimoniais, demonstração de resultados, fluxo de caixa e mudanças no patrimônio) para as partes interessadas.

A contabilidade requer uma análise cuidadosa e um pouco de conhecimento jurídico. No caso de sua empresa ser auditada, você quer ter certeza de que seus registros estão em ordem e as deduções são legítimas.

2. Acompanhe o que todos estão fazendo (e gastando)

A contabilidade financeira pode levar muito tempo. Você precisa garantir a precisão de cada transação financeira, além disso, precisa equilibrar os livros todos os dias e acompanhar os pagamentos de entrada e saída dos funcionários.

Isso significa que, para dominar a contabilidade e a contabilidade, você deve ter excelentes habilidades de comunicação e organização. Em qualquer dia, você pode precisar coletar recibos de funcionários, gerenciar despesas de viagem ou reembolsar pessoas por custos. A criação de um sistema para envios e reembolsos ajuda a garantir que você não perca uma transação e que os registros permaneçam atualizados e precisos.

3. Use os serviços de contabilidade para melhorar os processos

Um bom software de contabilidade ou contabilidade deve estar no seu kit de ferramentas de contabilidade para pequenas empresas. Com o aumento da contabilidade virtual e outros tipos de serviços de contabilidade online, os proprietários de pequenas empresas precisam acompanhar as tecnologias mais recentes.

Com bons serviços ou software de contabilidade, você pode simplificar a entrada de dados, criar relatórios financeiros detalhados, consolidar dados e automatizar a manutenção de registros. Também é uma maneira fácil de melhorar a precisão em toda a sua empresa e eliminar o tempo gasto em tarefas repetitivas.

Escrituração de partidas dobradas versus partidas únicas

No método de escrituração de entrada única, as transações comerciais são registradas à medida que você faz depósitos e paga contas na conta da empresa, como manter um registro de cheques. Esse método funciona melhor para empresas menores com uma pequena quantidade de transações.

A contabilidade de partidas dobradas é para empresas de qualquer tamanho e complexidade. Neste método, quando um lançamento é feito em uma conta, um lançamento correspondente e oposto é feito em uma conta diferente. Por exemplo, se você registrar uma receita de $ 100, você faria dois lançamentos: um lançamento de débito de $ 100 para aumentar seu balanço de caixa e um lançamento de crédito de $ 100 para aumentar a "receita" da conta de demonstração de resultados.

Como dominar a contabilidade para pequenas empresas

Compreender e rastrear seus dados financeiros é uma parte essencial das finanças de pequenas empresas. É por isso que, quando você está administrando um negócio, é algo que você precisa aprender com aulas de contabilidade ou terceirizar.

Felizmente, não apenas é possível aprender a gerenciar seus próprios livros, mas também existem alguns benefícios notáveis ​​em lidar com isso sozinho.

Conversamos com dois especialistas para ajudá-lo a gerenciar suas finanças por conta própria: Charlie Ashbourne, contador interno aqui no Shopify, e Sheena Brady, gerente de sucesso comercial do Shopify Plus que também administra um negócio de sucesso, Tease Tea, e construiu um sistema para gerenciar os livros de sua empresa.

Se você é novo no controle de suas contas e não pode pagar uma empresa de contabilidade ou um contador autônomo, ainda pode aprender o básico e gerenciar as coisas por conta própria. Aqui está uma olhada especificamente na contabilidade de comércio eletrônico de uma perspectiva diária, mensal, trimestral e anual.

O que fazer diariamente

Diariamente, a única parte geral da contabilidade que precisa estar em sua mente são os recibos.

Mantenha um rastro em papel de tudo o que acontece em sua empresa, o que pode significar manter o recibo de sua reunião de café com um novo fornecedor ou marcar o recibo de e-mail para sua última rodada de anúncios digitais.

A razão pela qual é tão importante manter esses registros é simples. Para obter o benefício fiscal total de reivindicar despesas comerciais legítimas, você precisa ser capaz de sustentá-las.

“Se você não tiver o suporte adequado, poderá ser negado tanto os créditos fiscais quanto as despesas dedutíveis, o que, se você realmente tiver direito a eles, pode ser um grande sucesso na hora do imposto”, diz Charlie.

Portanto, sua tarefa diária de contabilidade é garantir que você tenha um plano para acompanhar recibos, faturas e e-mails relevantes. Você deseja que esses documentos sejam facilmente acessíveis para que trabalhar com eles não exija tempo ou esforço significativo.

Recibos e faturas podem ser mantidos em uma pasta específica. Se você costuma receber e-mails de remetentes específicos (seus fornecedores de software, anúncios digitais e similares), pode configurar uma regra simples em sua caixa de entrada para afunilá-los em uma pasta chamada “Recibos e faturas”.

Você pode até criar um simples item de lista de tarefas para lidar com esse processo, que é o que Sheena fez para Tease Teas.

“Sempre que uma fatura ou recibo nos é enviado por e-mail (95% hoje em dia), eu carrego o anexo no Google Drive, em uma pasta de fatura dividida por mês. Isso significa que raramente tenho que imprimir, arquivar ou armazenar qualquer uma dessas informações, o que por si só economiza muito tempo.”

O que fazer semanalmente

A contabilidade não deve se transformar em uma enorme tarefa semanal em sua lista de tarefas. Há duas coisas importantes para ficar de olho todas as semanas: sua demonstração de fluxo de caixa e suas despesas variáveis, especialmente quando são novas.

Fique atento ao seu fluxo de caixa

Você tem dinheiro no banco, quanto e o que esse dinheiro precisa cobrir? Isso é o que você está olhando quando se trata de fluxo de caixa.

“Além de receitas e despesas, o principal é gerenciar seu caixa e seu fluxo de caixa. Geralmente, há um equívoco de que se você tem uma receita de valor X, então você tem dinheiro dessa quantia apenas parado, mas esse não é necessariamente o caso”, diz Charlie.

No dia-a-dia, você pode precisar tomar decisões sobre quando comprar algo ou quanto gastar em seu negócio. Entender quanto dinheiro você tem em mãos e o que mais esse dinheiro precisa cobrir é uma parte fundamental do gerenciamento de seus livros e seus negócios.

Quer um sistema de contabilidade simples para ajudar a planejar e analisar seu fluxo de caixa? Este artigo sobre por que o fluxo de caixa pode ser ainda mais importante que o lucro inclui uma planilha útil que você pode usar.

Fique de olho em despesas novas ou variáveis

Na maioria das vezes, observar e revisar suas despesas pode ser uma tarefa mensal. Mas se você tiver novas despesas, ou despesas variáveis, convém ficar de olho nelas para garantir que estejam alinhadas com as expectativas.

“Pegue as despesas de marketing, por exemplo: se você recentemente alocou um orçamento para veicular anúncios pagos e ele flutua dia a dia, você deve ficar de olho nele até se sentir confortável com o comportamento”, diz Charlie.

Afinal, se houver maneiras de avaliar novas iniciativas e despesas antes do final do mês, você poderá tomar decisões mais rápidas, mas ainda informadas.

O que fazer mensalmente

Se você estivesse trabalhando com um contador interno ou remoto, provavelmente entraria em contato com eles para verificar seus livros mensalmente. Como um DIY-er, você deve fazer um plano para sentar e dedicar algum tempo mensalmente para manter seus livros em ordem.

Obtenha um instantâneo de negócios

Mensalmente, você deve olhar para o seu negócio como um todo para entender como as coisas estão indo e ter uma ideia do quadro geral.

“No final do mês, você quer ter certeza de que incluiu todas as suas despesas e, em seguida, analise suas vendas, suas despesas, sua receita e sua posição de caixa como um todo”, diz Charlie. “Você também quer certificar-se de olhar para todas as áreas-chave do negócio em que está interessado.”

Use serviços ou software de contabilidade para rastrear as tendências que você está vendo mês a mês e pense em como lidará com o próximo mês do ponto de vista financeiro. Você também pode prestar atenção especial a quaisquer novos projetos, campanhas ou alterações operacionais para ver se estão afetando suas vendas, suas despesas ou ambos.

Fique de olho nas despesas

Sua revisão mensal é um bom momento para pensar de forma mais estratégica sobre como as despesas se encaixam no seu negócio.

“Sempre analiso profundamente as despesas, mesmo quando estamos tendo um bom desempenho em vendas”, diz Sheena. “Um grande indicador de sucesso nos negócios é a lucratividade, e muitas vezes você pode gerar lucros inesperados analisando suas despesas e encontrando maneiras criativas de reduzi-las.

Você pode encontrar diferentes maneiras de reduzir custos analisando descontos de fornecedores com base em seu histórico de pagamentos, pedidos em massa ou pré-encomenda de determinados produtos.

“No ano passado, olhei para um acessório de chá popular que vendemos e fiz algumas pesquisas. Perguntei ao nosso fornecedor se havia espaço para um desconto com base em nossa história e meu conhecimento do fabricante. Ele foi capaz de reduzir nosso custo por unidade, e economizamos mais de US$ 5.000 no ano passado apenas com essa solicitação.”

Mantenha-se organizado

Se há um clichê fiscal e contábil com o qual todo empreendedor pode se identificar, é a “caixa de sapatos cheia de recibos”. O sonho, é claro, é entregar essa caixa de sapatos a um contador ou a um dos muitos serviços de contabilidade que podem dar sentido a tudo isso, mas existem maneiras de lidar com a caixa de sapatos sozinho.

Durante sua revisão mensal, revise todos os recibos armazenados em seu e-mail, seu arquivo do Google Drive ou, sim, sua caixa de sapatos. Classifique-os em categorias de despesas, tanto para se manter organizado para a temporada de impostos quanto para ver quanto você realmente está gastando em pedidos de estoque versus publicidade.

Ajuste com base no que você precisa saber

Não há dois negócios iguais e, embora existam fundamentos que são verdadeiros para todos os negócios, sua combinação única de receita e despesas pode levar a um conjunto ligeiramente diferente de necessidades de contabilidade dos outros.

“Eu costumava revisar meus livros com base em pedidos. Cada pedido que chegasse, eu garantiria que fosse registrado e rastreado com um software de contabilidade”, diz Sheena. “Acontece que isso não era necessário. Para nossos negócios, tudo o que importava para nossas análises eram as vendas gerais por mês.”

Se você estiver registrando tudo o que precisa para fins fiscais e contábeis e estiver obtendo as informações financeiras necessárias para tomar decisões estratégicas sobre seus negócios, poderá optar por agilizar os processos que não são críticos para nenhuma dessas coisas.

O melhor software de contabilidade para pequenas empresas

Se você está procurando maneiras de facilitar a contabilidade on-line, há várias ferramentas a serem consideradas, dependendo das necessidades do seu negócio:

1. A2X. Este aplicativo publica automaticamente as vendas da loja Shopify para Xero ou QuickBooks e reconcilia seus pagamentos para que você possa ver que tudo foi contabilizado corretamente. A A2X tem a confiança de centenas das principais empresas de contabilidade de comércio eletrônico.
2. Integrações OneSaaS. O OneSaas conecta aplicativos de negócios em contabilidade, comércio eletrônico, atendimento, CRM, cobrança e faturamento e marketing por e-mail. Você pode facilmente criar fluxos de trabalho personalizados e criar um sistema de contabilidade que cresce com o seu negócio.
3. FreshBooks. Este software de contabilidade na nuvem ajuda você a gerenciar pedidos da Shopify no FreshBooks com base em três objetos: itens, faturas e pagamentos. Ele também usa seu inventário da Shopify como fonte de verdade para todo o gerenciamento de inventário, atualizando as informações automaticamente.
4. Livros Rápidos. Quando você integra o Shopfiy ao QuickBooks, seus pedidos, estoque, clientes e envio são atualizados e precisos automaticamente. Você pode usar o QuickBooks para postar informações de pedidos de comércio eletrônico como entradas de diário em lote ou postagem granular em nível de pedido e sincronizar com outros mercados de comércio eletrônico, como Etsy e Amazon.
5. Banco. A Bench oferece serviços de contabilidade terceirizados acessíveis para sua loja Shopify. O aplicativo sincroniza diretamente com suas contas bancárias e de comerciante. Em seguida, uma equipe de contabilidade virtual equilibra seus livros mensais e prepara relatórios financeiros.

“Ao escolher o melhor sistema de contabilidade, considere um dos principais sistemas de contabilidade em nuvem, como QuickBooks ou Zero”, diz Ellen Main da A2X Accounting.

“Ao fazer a escrituração fiscal do seu negócio Shopify, não basta apenas registrar as vendas. Você precisa pegar todas as taxas e impostos”, acrescenta Ellen. “Esta não é uma tarefa pequena sem a ajuda de um aplicativo, conector ou integração.

Escolha um software de contabilidade que publique extratos resumidos e atribua todas as suas vendas e taxas ao seu sistema de contabilidade. Isso garantirá que, à medida que seu negócio cresce, seus livros sempre serão organizados e precisos.

Entender a contabilidade de pequenas empresas é fundamental para o crescimento

Se você faz toda a contabilidade sozinho ou decide que é melhor contratar um contador certificado, entender como o dinheiro flui pela sua empresa é um bom negócio.

“Ter dados adequados e saber onde você está, o que parece estar impulsionando sua receita e onde você pode reduzir alguns custos é fundamental”, diz Charlie. “Ter dados sólidos quando se trata de contabilidade para startups coloca você em uma posição melhor para ter sucesso no futuro.”

Mesmo que você tenha pouca experiência em contabilidade, agora você tem conhecimento em primeira mão e acesso a todas as suas finanças, o que o coloca em uma posição poderosa para tomar decisões informadas sobre o futuro de sua empresa. E embora haja valor em obter ajuda e aconselhamento especializado em contabilidade, certifique-se de nunca perder a sólida compreensão de seus números, não importa quem você gerencie no dia a dia.