O que é um relatório de orçamento? Finalidade, componentes e benefícios

Esteja você administrando uma empresa ou um projeto, terá que lidar com um orçamento. Um orçamento é o plano de gastos que você prevê usando estimativas de receitas e despesas. Para garantir que você esteja cumprindo esse sempre importante orçamento operacional, você fará um relatório orçamentário regular, além de fazer referência às demonstrações financeiras.

Um relatório de orçamento é uma ferramenta necessária para gerenciar suas finanças e manter seu negócio ou projeto viável. Para evitar um potencial poço de dinheiro, aprenda o que é um relatório orçamentário, para que serve e do que é feito. Explicaremos os muitos benefícios de usar um relatório de orçamento, bem como demonstraremos como fazer um com o software de gerenciamento de projetos.

O que é um relatório de orçamento?

Um relatório de orçamento é uma imagem financeira de um negócio ou projeto durante um período de tempo específico. Ele coleta dados relacionados aos gastos reais e os compara com o que foi projetado para aquele período em termos de orçamento.

Isso significa que um relatório de orçamento ajuda a determinar se você está gastando de acordo com seu orçamento ou se está acima ou abaixo dele. O relatório de orçamento tem pelo menos duas colunas: uma para os gastos planejados orçados para o período relatado e outra para os gastos reais desse período.

Ao gerar um relatório de orçamento, é importante que você use uma ferramenta que reúna dados em tempo real para fornecer uma visão mais precisa de seus gastos reais durante esse período. O ProjectManager é um premiado software de gerenciamento de projetos com geração de relatórios em tempo real. Explicaremos como fazer um relatório de orçamento mais tarde, mas se você quiser obter uma visão de alto nível de seus gastos a qualquer momento, use nosso painel ao vivo. Ao contrário das ferramentas leves, nosso painel não requer nenhuma configuração demorada. Está pronto para mostrar os custos reais quando você quiser vê-los. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Qual é a finalidade de um relatório de orçamento?

O principal objetivo de um relatório de orçamento é compilar dados sobre quanto você está gastando em seu negócio ou projeto em um período específico. Essas informações são cruciais para administrar uma empresa ou projeto de sucesso; você não pode gastar cegamente e esperar permanecer no negócio ou entregar um projeto bem-sucedido.

Ser capaz de ter um controle de gastos adequado é o que mantém um negócio à tona. Isso é especialmente verdade quando as economias passam por bons e maus momentos. Uma empresa não pode ignorar o cenário econômico e esperar sobreviver; em vez disso, os relatórios orçamentários regulares ajudam você a agitar seus negócios nas águas agitadas do setor.

Outro objetivo de executar um relatório de orçamento é definir expectativas e parâmetros claros para suas equipes. É mais provável que eles gastem de acordo com o orçamento se entenderem o que é esse orçamento e como seus gastos o afetam. Esse tipo de competência financeira leva a gastos mais eficazes.

Um orçamento também é o melhor palpite de quanto uma empresa ou projeto vai gastar. A precisão é baseada em pesquisas e dados históricos. Seus relatórios de orçamento podem, portanto, ser arquivados e acessados ​​ao planejar orçamentos futuros para fazer uma estimativa melhor de quais serão seus custos e despesas.

Componentes de um relatório de orçamento

Um relatório de orçamento pode incluir diferentes colunas, dependendo do negócio ou projeto. Frequentemente, o relatório de orçamento faz parte de um relatório de status maior que captura um conjunto mais amplo de pontos de dados. Isso pode ajudar a colocar os custos em contexto e fornecer uma imagem melhor não apenas do que foi gasto, mas por quê.

Mas se você reduzisse um relatório orçamentário a seus elementos essenciais, ele revelaria estes quatro componentes: custos reais, custos planejados, orçamento e orçamento restante. Qualquer relatório de orçamento criado deve incluir esses quatro componentes. Vamos examinar mais de perto essas quatro partes de um relatório básico de orçamento.

Custos reais

Os custos reais em um relatório de orçamento são as despesas totais que a empresa ou projeto gastou ao longo do tempo refletido no relatório. É importante entender que uma previsão ou um orçamento tenta ser preciso, mas nunca está totalmente correto. Quase sempre há despesas inesperadas, custos, etc., que impactarão seu orçamento. Os custos reais, portanto, fornecem dados concretos sobre quanto você gastou, para que você possa compará-los com o que pensou que gastaria nesse período.

Custos planejados

Os custos planejados são aqueles que você antecipa para o negócio em um período de tempo específico ou para um período de um projeto mais longo. Estes são custos estimados com base em um orçamento e cronograma predeterminados. Alguns desses custos incluem matérias-primas, custos de mão de obra e despesas gerais, como serviços públicos.

Orçamento

O orçamento é um plano financeiro usado por uma empresa ou projeto para ilustrar o dinheiro necessário para operar durante um período ou para que um projeto entregue seu produto ou serviço com sucesso. Mostra quanto dinheiro é necessário e o tempo em que esse dinheiro deve ser gasto para realizar as operações de um negócio ou executar a meta de um projeto.

Orçamento remanescente

Finalmente, o orçamento restante é o que resta em termos de seu orçamento geral após as despesas do período relatado. Ele mostra quanto dinheiro você ainda tem para continuar operando seu negócio ou entregar seu projeto. Isso deve ser suficiente, mas se você gastou demais durante o período de tempo relatado, terá que abordar o tempo, o escopo ou os custos de seu negócio ou projeto para voltar aos trilhos.

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5 Benefícios dos Relatórios Orçamentários

Já discutimos o propósito de um relatório orçamentário, mas também há benefícios. Naturalmente, a finalidade faz parte dos benefícios, mas um relatório orçamentário é tão importante que vale a pena enfatizar a importância de usá-lo na gestão de um negócio ou de um projeto.

1. Identifica ameaças

Um benefício é que o relatório orçamentário é capaz de mostrar possíveis ameaças que podem impactar negativamente sua empresa ou projeto. Portanto, você tem tempo para respondê-los antes que eles possam atrapalhar seu trabalho. Se você perceber que há problemas, poderá alterar sua programação ou escopo de trabalho para manter o orçamento e permanecer no caminho certo.

2. Informa estimativas futuras

O arquivamento de relatórios de orçamento, conforme observado acima, pode ser útil ao planejar seu próximo orçamento ou projeto, pois eles fornecem um registro histórico que pode informar suas estimativas futuras. Isso pode ajudar as empresas a identificar o crescimento ou determinar a viabilidade ou fraqueza de um projeto futuro.

3. Monitora o desempenho

Em termos do ambiente de negócios atual ou do projeto em andamento que você está gerenciando, um relatório de orçamento ajuda a monitorar o desempenho. Também é útil para aplicar melhor os fundos e identificar onde há desperdício que pode ser reduzido para fazer seu dinheiro render mais.

4. Estabelece Responsabilidade

Outro benefício de usar um relatório de orçamento é a prestação de contas. O orçamento pode ser criado pela administração, mas os trabalhadores de uma empresa e as equipes que executam os projetos gastam esse dinheiro. Quer se trate do trabalho ou dos recursos que empregam para realizar seu trabalho, ter relatórios orçamentários regulares permite que eles saibam se estão trabalhando com eficiência ou se precisam ser mais cuidadosos.

5. Descreve a Posição de Liquidez

Há também informações que um relatório orçamentário fornece sobre a posição de liquidez de uma empresa. Ou seja, quanto dinheiro está disponível. Isso informa o orçamento de caixa, que permite que uma empresa saiba se ela tem caixa suficiente para lidar com as entradas e saídas exigidas por suas necessidades operacionais. Ele atua na tomada de decisão mais ampla de uma empresa, oferecendo informações sobre sua posição de devedor e recuperação futura, identificando se uma empresa pode cumprir suas dívidas e oferecendo informações úteis aos investidores.

Como fazer um relatório de orçamento com o ProjectManager

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos on-line que permite criar relatórios em tempo real personalizáveis ​​para mostrar apenas o que você deseja ver. Depois que um relatório é gerado, você pode compartilhá-lo em vários formatos e distribuí-lo às partes interessadas para mantê-los atualizados sobre o orçamento. Aqui está um passo a passo sobre como criar um relatório de status, que inclui informações sobre seu orçamento.

Comece definindo uma linha de base

Use nossos gráficos de Gantt robustos para planejar e agendar seu trabalho. Você pode organizar suas tarefas, recursos e custos. Mapeie seu trabalho em uma linha do tempo para ver tudo o que você precisa fazer em um só lugar e, em seguida, defina a linha de base. Isso captura seu esforço planejado para que você possa compará-lo com seu esforço real ao gerar um relatório de status.

Clique no ícone de relatório

Agora, quando estiver pronto para gerar um relatório, localize e clique no ícone de relatórios, que se parece com uma prancheta com papel pautado. A partir daí, você será direcionado para a página do relatório. No lado esquerdo, há uma lista de todos os relatórios que você pode criar. Há um relatório de portfólio, relatório de status, plano de projeto, tarefas, quadros de horários, disponibilidade, carga de trabalho e variação.

Selecione o relatório de status do projeto

Ao escolher o relatório de status do projeto, haverá um filtro no lado direito. A partir daí, selecione o título, o status do projeto e as colunas que deseja incluir no relatório. Basta marcar aqueles que você deseja relatar. Por exemplo, há uma opção de orçamento que você pode selecionar. Se você escolher saúde, verá custos e carga de trabalho.

Em seguida, você pode visualizar o relatório em seu navegador da Web ou clicar em PDF ou Excel para fazer o download e compartilhá-lo com as partes interessadas. O relatório mostrará o custo planejado, o custo planejado do recurso, a porcentagem concluída e muito mais.

Relatórios personalizáveis ​​são apenas parte do que nosso software oferece. Temos as ferramentas necessárias para trabalhar com equipes multifuncionais. Nossas múltiplas visualizações de projeto significam que o que está planejado no gráfico de Gantt pode ser compartilhado em quadros kanban, listas e visualizações de calendário. Todos os dados são atualizados em tempo real para que todos trabalhem na mesma página. Há também recursos de gerenciamento de tarefas, gerenciamento de riscos e gerenciamento de recursos para mantê-lo produtivo e dentro do orçamento.

O ProjectManager é um software premiado que capacita as equipes a planejar, gerenciar e acompanhar seu trabalho em tempo real. Nossas poderosas ferramentas de relatórios ajudam você a manter o cronograma e o orçamento. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que estão usando nosso software para obter sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.