O processo orçamentário no gerenciamento de negócios e projetos

Há uma coisa que todas as empresas têm em comum com o gerenciamento de projetos: dinheiro. Sem financiamento e o processo orçamentário adequado, os projetos em qualquer setor ficam paralisados. O orçamento é como esses fundos são gastos.

Mas primeiro, vamos definir o que é um orçamento e explorar os tipos de orçamentos e métodos para fazer um orçamento. Ao entender o processo orçamentário para gerenciamento de negócios e projetos, fica mais fácil entender como fazer um orçamento para sua empresa ou projeto.

O que é um orçamento?

Um orçamento é uma estimativa das receitas e despesas que ocorrem durante um período de tempo. É um documento vivo que é revisto e revisto periodicamente. Qualquer empresa que gasta dinheiro usará um orçamento para gerenciar seus custos, seja um negócio, projeto, agência governamental ou até mesmo uma residência pessoal.

Outra maneira de olhar para um orçamento é como um plano financeiro. Ele planeja seus gastos em um período de tempo específico. Usar um orçamento é essencial para realizar qualquer esforço financeiro com sucesso. É por isso que existem orçamentos corporativos, orçamentos de projetos e orçamentos criados pelo governo para apoiar vários serviços.

Um processo de orçamento descreve os recursos necessários para gerenciar um negócio ou projeto, mas isso não é tudo que um orçamento pode fazer. É uma ferramenta para estabelecer metas para o trimestre ou ano, medir resultados e planejar contingências. Esteja você administrando um negócio ou gerenciando um projeto, o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a planejar, gerenciar e controlar seu orçamento.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado com gráficos de Gantt robustos que ajudam você a gerenciar recursos e custos em tempo real. Você pode organizar suas tarefas e anexar recursos e custos a cada uma. Vincule dependências para evitar atrasos dispendiosos e até filtre o caminho crítico para saber quais tarefas são essenciais para o sucesso do projeto. Depois de definir uma linha de base, você pode rastrear seus custos planejados em relação aos custos reais em tempo real. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Tipos de Orçamentos

Considerando que os orçamentos podem ser aplicados a tantas entidades diversas, não é surpresa que existam muitos tipos diferentes de orçamentos. Cada um desses orçamentos ajuda a orientar os gastos ao longo do ano para que você não gaste demais. Eles são cruciais para tomar decisões financeiras importantes, mas diferem com base em várias necessidades de negócios e projetos.

Orçamento do projeto

Um orçamento de projeto é usado para estimar os custos de um projeto. Ele é criado pelo gerente de projeto e usado para acompanhar os custos ao longo da fase de execução do projeto e fazer quaisquer ajustes que mantenham o projeto nos trilhos financeiramente. O orçamento do projeto divide os custos em tarefas individuais e os recursos necessários para concluí-las.

Orçamento mestre

Como o nome sugere, o orçamento mestre é composto de todos os orçamentos individuais, como vendas, produção etc., usados ​​em um negócio. Isso é feito para fornecer um quadro financeiro completo da empresa e mostrar como determinadas receitas e despesas se encaixam no negócio. Um orçamento mestre é mais comumente encontrado em empresas maiores, embora uma empresa menor possa usá-lo para examinar as finanças por categoria ou departamento.

Orçamento operacional

Um orçamento operacional lista todas as despesas e receitas que uma empresa estima para suas operações mensais ou anuais. Esta é uma maneira de entender quanto dinheiro você precisa para operar bem o seu negócio. O orçamento operacional é composto por custos fixos e custos variáveis, receitas e despesas inesperadas. Eles são uma combinação de orçamentos de vendas e produção, materiais diretos e mão de obra e despesas gerais e administrativas.

Relacionado: Modelo de orçamento operacional gratuito para Excel

Orçamento de vendas

O orçamento de vendas se preocupa em estimar a receita que você espera gerar com vendas e despesas durante um período de tempo. Ao criar um orçamento de vendas, você pode planejar seus gastos e ajustá-los conforme necessário. Quanto mais preciso for o seu orçamento de vendas, melhor você poderá garantir que terá os materiais e o estoque disponíveis para atender à demanda do cliente.

Orcamento financeiro

Um orçamento financeiro é usado para determinar quanto dinheiro você precisa para atingir suas metas de curto e longo prazo. Ele faz isso olhando para seus ativos, passivos e patrimônio líquido. Quando isso é feito, você tem um instantâneo da saúde do seu negócio e se ele está estável. Um orçamento financeiro é frequentemente usado quando uma empresa está procurando financiamento ou se posicionando para uma oferta pública inicial (IPO).

Orçamento de fluxo de caixa

Saber o dinheiro que entra e sai do seu negócio durante um período de tempo é importante, e um orçamento de fluxo de caixa ajuda a prever esse fluxo de caixa. Conhecer seu fluxo de caixa é fundamental para tomar decisões financeiras importantes, mas também ajuda a encontrar problemas e evitar gastos excessivos. Idealmente, você deseja garantir que haja dinheiro suficiente entrando para cobrir o dinheiro que sai do seu negócio. Fluxo de caixa negativo é quando você não tem dinheiro suficiente para cobrir as despesas de compensação.

Métodos de orçamento

Os métodos de orçamento são como você implementa um processo de orçamento. Assim como existem muitos tipos de orçamentos, existem muitos métodos de orçamento. E, como acontece com os tipos de orçamento, não há uma escolha certa. Você tem que tomar essa decisão com base em hábitos de consumo e planejamento estratégico. Aqui estão quatro métodos de orçamento para ajudá-lo a começar.

Orçamento Base Zero

O orçamento base zero é simplesmente receita menos despesas igual a zero. É um dos métodos de orçamento mais comuns e começa com a suposição de que todos os orçamentos são zero e são reconstruídos do zero. Isso cria um orçamento muito apertado e evita gastos que não são necessários para o sucesso de um negócio. É um método de orçamento de baixo para cima usado para contenção de custos, mas é demorado.

Orçamento Incremental

Um orçamento incremental funciona usando os números reais do ano anterior e adicionando ou subtraindo uma porcentagem disso para determinar o orçamento do ano atual. É um método de orçamento muito comum, pois é simples e melhor usado quando os direcionadores de custos primários permanecem inalterados de ano para ano. Mas pode perpetuar ineficiências, resultar em folga orçamentária e ignorar fatores externos de atividade e desempenho.

Orçamento Baseado em Atividades

O orçamento baseado em atividades é uma abordagem de cima para baixo. Ele determina a quantidade de entradas que são necessárias para suportar as saídas definidas pelo negócio. As atividades que incorrem em custos são registradas, analisadas e pesquisadas. É um método de orçamento rigoroso que ajuda a reduzir os custos de produção enquanto aumenta a eficiência da produção e determina como tornar os produtos mais econômicos.

Orçamento de proposta de valor

Ao usar o orçamento de proposta de valor, você se perguntará por que isso está incluído no orçamento, cria valor para o cliente, equipe ou partes interessadas e o valor desse item é maior que seu custo? Se não for, qual é a sua justificativa para o custo? Fazer essas perguntas garante que tudo em seu orçamento agregue valor aos seus clientes.

Como fazer um orçamento para um projeto ou negócio em 6 etapas simples

Um processo orçamentário começa com a elaboração do orçamento. Quer esteja a gerir um negócio ou um projeto, estes são os seis passos a seguir para criar um orçamento.

1. Escolha uma abordagem de orçamento

Conforme ilustrado acima, há muitas abordagens para fazer um orçamento. O processo orçamentário certo para você é a primeira etapa na definição do orçamento do seu negócio ou projeto. Observe sua situação financeira atual e quais são suas prioridades e escolha uma abordagem de orçamento que corresponda às suas metas financeiras.

2. Defina a finalidade do seu orçamento

Novamente, há vários motivos para um orçamento, como orçamento de vendas, orçamento operacional, etc. Antes de começar, você precisa saber que tipo de orçamento está fazendo. Isso irá guiá-lo através do processo orçamentário.

3. Faça um Plano de Ação

Agora que você tem um método e um propósito, é hora de criar um plano de ação, que são as etapas que o levarão a um orçamento completo. Você desejará definir o escopo, como as metas e as entregas planejadas. Em seguida, você deseja colocar isso em uma linha do tempo para acompanhar seu orçamento durante um período específico.

4. Estimar Custos Fixos e Variáveis

Primeiro, os custos fixos são aqueles que não são alterados, como aluguel, contas de serviços públicos, folha de pagamento assalariada, seguro, juros de empréstimos, impostos sobre a propriedade, etc. Custos variáveis ​​são aqueles que podem mudar, como matérias-primas, mão de obra, comissões de vendas , envio, etc. Juntos, eles irão compor uma grande parte do seu orçamento.

5. Estime a receita esperada

A receita esperada é a quantia de dinheiro que uma empresa estima que gerará com as vendas. Pode ser tão simples quanto o número de unidades vendidas multiplicado por quanto foi vendido. Mas a receita não contabiliza custos e despesas. Use dados históricos e pesquisas de mercado para estimar o que você espera ganhar durante o período orçamentário.

6. Crie um Fundo de Contingência

Como você pode ver, todos esses números são estimativas. Eles devem ser o mais precisos possível e baseados em pesquisas e dados, mas não são garantidos. É por isso que é tão importante ter um fundo de contingência ao criar um orçamento. É uma soma de dinheiro reservada para compensar a imprecisão inerente à estimativa de custos e receitas em um orçamento, bem como para cobrir riscos.

Como o ProjectManager ajuda no processo orçamentário

O ProjectManager é um software premiado que ajuda no processo orçamentário. Ao iniciar um projeto importando um arquivo Excel ou Microsoft Project ou usando um de nossos modelos específicos do setor, você pode definir o orçamento do projeto. Mostramos como você pode planejar seu orçamento em gráficos de Gantt que organizam suas tarefas e seus recursos e custos associados. Mas há muito mais que você pode fazer para gerenciar e acompanhar seus custos ao longo do ciclo de vida do projeto.

Monitore custos com painéis em tempo real

O processo orçamentário não se restringe ao planejamento, mas também deve monitorar e mudar para evitar gastos excessivos. Com nossos painéis em tempo real, você pode ter uma visão geral de alto nível de seus custos, bem como outras métricas que podem alertá-lo sobre problemas para que você possa resolvê-los rapidamente. Nosso painel ao vivo coleta automaticamente dados em tempo real e os exibe em gráficos e gráficos fáceis de ler. Ao contrário do software leve, não é necessária nenhuma configuração demorada para configurar nosso painel. Está pronto quando você estiver.

Use quadros de horários e gráfico de carga de trabalho para rastrear recursos

Recursos são tudo o que você usa para realizar seu trabalho, desde mão de obra até materiais e tudo mais. É importante rastrear seus recursos para manter seu orçamento, e nossa ferramenta possui recursos de gerenciamento de recursos que facilitam isso. Ao integrar a equipe, você pode adicionar sua disponibilidade, incluindo PTO, férias e feriados globais, o que facilita a atribuição de trabalho a eles. Nossos quadros de horários seguros simplificam a folha de pagamento e permitem que você veja onde cada membro da equipe está concluindo suas tarefas para que você possa ver se eles estão dentro do cronograma. Há também um gráfico de carga de trabalho com código de cores que mostra se alguém está superalocado. Você pode balancear as cargas de trabalho diretamente no gráfico para mantê-las trabalhando em sua capacidade sem gastar horas extras.

Nossos recursos de gerenciamento de recursos ajudam você a ficar dentro do orçamento, assim como nossas ferramentas de gerenciamento de tarefas e riscos. Se sua equipe ficar para trás, isso significa que dinheiro extra e problemas podem desviar seu projeto e impactar negativamente o orçamento. O uso de nossos recursos de relatório permite que você se aprofunde nos dados além do painel e acompanhe o status do projeto, variação e muito mais. Todos os relatórios são personalizáveis ​​para filtrar apenas as informações que você deseja ver e podem ser facilmente compartilhados com as partes interessadas, que têm interesse em seu projeto.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que ajuda a planejar, gerenciar e acompanhar orçamentos em tempo real. Nossa plataforma colaborativa permite que você compartilhe arquivos, comentários e muito mais, conectando todos, independentemente de estarem no próximo escritório ou em um local diferente. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que usam nosso software para alcançar o sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.