Mapeamento do processo de vendas: o que é e como fazer

Quando se trata de vendas e receita, você precisa de um plano. Você precisa de um processo de vendas . E para mantê-lo consistente, você precisa mapeá-lo e disponibilizá-lo para todos os envolvidos.

Você fez aquilo?

O que é um processo de vendas

Um processo de vendas são as etapas explícitas tomadas em cada estágio da jornada do comprador para levar os clientes em potencial de um para o outro e, eventualmente, convertê-los em clientes pagantes.

No entanto, ter quatro processos de vendas diferentes para quatro indivíduos ou departamentos diferentes é uma perda de tempo. Você precisa de consistência. Você precisa de todos na mesma página.

E é aí que entra o mapeamento do processo de vendas. Com ele, você trava as etapas. Você cria um guia detalhado que todos podem acessar e utilizar, não importa quem sejam ou onde o cliente em potencial com quem estão lidando está no grande esquema das coisas.

Pode ser linear ou, mais realisticamente, será um fluxograma que explica o que deve acontecer se eles fizerem A versus B em todos os pontos de decisão.

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Uma vez criado, implementado e usado em toda a sua empresa, um mapa do processo de vendas reduzirá o tempo necessário para mover um cliente potencial por ele. Isso dará aos seus vendedores mais confiança ao lidar com os clientes e suas objeções.

Ele fornecerá taxas de conversão e receita mais altas. 70% das empresas com um processo de vendas padronizado são de alto desempenho e obtêm um aumento de 28% na receita em comparação com as empresas sem um.

Aqui está o que você precisa fazer.

Mapeando seu processo de vendas

É importante observar que seu processo de vendas pode não se parecer com o de outra pessoa, e tudo bem. Uma metodologia de vendas pode ser usada em muitas empresas e setores. Um processo de vendas pode ser incrivelmente específico e exclusivo para você e seus clientes.

Comece no fim

Você precisa começar com o objetivo em mente – um objetivo claro e concreto. Não se prenda a esta parte, no entanto. Sua meta pode ser expandir seu alcance, aumentar as vendas em X%, retenção de clientes ou atingir um valor específico em dólares em uma determinada data. Mantenha simples.

Planejar qualquer rota requer saber onde você quer chegar. Qual é o seu objetivo? Uma vez que você sabe disso, é mais fácil identificar as etapas ou curvas necessárias para chegar lá.

Incluir todas as partes interessadas

Questionário: Vendas envolve apenas o departamento de vendas – verdadeiro ou falso?

Claro que é falso. Cada venda é o resultado de um esforço de equipe genuíno, envolvendo várias combinações de marketing, atendimento ao cliente, vendas, distribuição, TI e assim por diante, dependendo do seu produto e nicho.

Da prospecção, nutrição e conversão ao acompanhamento, retenção e advocacia, quais departamentos e indivíduos estão envolvidos em cada etapa?

Para mapear com precisão o seu processo de vendas, você precisa conversar e envolver todas as partes interessadas. Todos devem ter voz. Planeje reunir todos ou agende reuniões com cada departamento individualmente.

Colete os Passos

Apenas afirmando o óbvio aqui, mas o objetivo de se reunir com todos é coletar os passos específicos que eles tomam para ir de A a B. Que passos eles tomam para fazer de forma rápida e eficaz o que for necessário para deslizar essa perspectiva mais para baixo? funil?

Além disso, observe as etapas reais envolvidas no seu último número X de vendas.

Como eles jogaram fora? Eles podem se desviar do típico, mas é importante examinar esses valores discrepantes. Tudo correu conforme o planejado, ou houve obstáculos inesperados na estrada? Se sim, como você lidou com eles?

Considere o tempo entre cada etapa e o tempo do início ao fim. O que as vendas mais rápidas têm em comum? Você pode replicar isso?

Mantenha uma mentalidade de ajuda em primeiro lugar, centrada no cliente, e mapeie o processo que está acontecendo, não o que você acha que deveria acontecer.

Alinhar as etapas com as etapas da jornada do comprador

Os clientes em potencial precisam de coisas diferentes em diferentes estágios de sua jornada pelo funil de vendas. Conscientização, consideração, decisão, defesa. Prospectar, conectar, pesquisar, apresentar, fechar. Não importa como você descreva ou rotule, certifique-se de saber o que é.

Quem são seus clientes potenciais (certifique-se de que você tem personas detalhadas de clientes prontas)? O que eles precisam em cada nível?

Mais importante ainda, quais são os gatilhos específicos que mais se movem de um estágio para o próximo? Veja seus dados históricos. Identifique aqueles “Eureka!” momentos que obrigam as perspectivas a avançar. Destaque aqueles.

Que obstáculos ou atritos causaram o maior êxodo? Elimine ou reduza-os.

Encontre os itens, momentos, recursos ou ofertas que motivam as pessoas a comprar. Livre-se de tudo que os atrapalha.

Construindo um Mapa do Processo de Vendas

Mary Goethe, CEO da Sales BQ, compartilha seu processo de 4 etapas para construir um mapa do processo de vendas.

Quais informações você precisa incluir? Os mapas de processo de vendas mais eficazes incluem 4 informações:

1. Nome de cada etapa
2. Definição do que permite que um negócio esteja em cada estágio
3. Detalhes do que acontece nesta fase
4. Lista de verificação do que deve ser realizado para que o negócio passe para a próxima etapa

Agora, vamos ver as 4 etapas que você seguirá para construir um mapa de processo de vendas eficaz.

Passo 1: Defina o ponto de partida

O primeiro passo na construção do seu mapa de processos de vendas é decidir onde você gostaria de iniciar o mapa de processos, seja no topo do funil (que pode ser considerado mais uma função de marketing) ou na primeira interação de vendas, seja na prospecção ou qualificação em uma entrada.

Etapa 2: nomeie seus estágios

Em segundo lugar, nomeie seus estágios. Aqui está um exemplo de estágios de um mapa de processo de vendas expandido:

1. Conhecimento da marca
2. Engajamento da marca
3. Lead qualificado de marketing
4. Interação de vendas
5. Lead qualificado para vendas
6. Descoberta / análise de necessidades / levantamento de requisitos
7. Demonstração / apresentação da solução
8. Proposta / orçamento / orçamento
9. Acordo verbal
10. Contrato assinado
11. Implementação
12. Ativar/iniciar
13. Novo cliente
14. Cliente existente

Passo 3: Defina cada estágio

Em seguida, defina cada estágio e indique claramente como um negócio avança para esse estágio, o que acontece durante o estágio e o que precisa acontecer para que ele saia desse estágio.

Aqui está o que você precisa pensar para cada etapa do mapa do processo de vendas.

Conhecimento da marca

De propriedade do Marketing, isso envolve o posicionamento estratégico da marca diante do público-alvo por meio de vários canais e métodos, não se limitando à publicidade tradicional ou digital, SEO, mala direta, feiras e e-mail marketing.

Engajamento da marca

Uma vez que um comprador interage com a marca, é considerado engajamento. Isso pode ser a atividade de um comprador em um site, como enviar um formulário de contato, baixar white papers/estudos de caso/folhetos ou comunicar-se com um bot de bate-papo.

Outros exemplos de envolvimento da marca incluem a participação em um webinar informativo promovido por marketing, a resposta a um e-mail ou mala direta de marketing ou a solicitação de mais informações.

Lead Qualificado de Marketing

O engajamento se transforma em um lead qualificado de marketing quando os requisitos mínimos de qualificação são atendidos.

Isso é diferente para cada empresa. Talvez você queira confirmar que o comprador atende aos seus requisitos geográficos e demográficos, como localização, tamanho da empresa e setor.

Uma vez que o lead é considerado qualificado pelo marketing, ele é repassado para a equipe de vendas.

Interação de vendas

A primeira interação que a equipe de vendas tem com um MQL deve ser para qualificar ou desqualificar ainda mais o comprador. Essa também pode ser a primeira etapa do mapa do processo de vendas se você optar por excluir o marketing e começar com o processo da equipe de vendas.

A equipe de vendas deve ser treinada para conhecer os psicográficos que compõem um cliente ideal. Mais comum, as equipes de vendas devem saber qual dor ou problema o comprador está procurando resolver, confirmar se têm orçamento, entender o cronograma e o processo de decisão.

Essa etapa pode ser dividida em subcamadas que descrevem todas as subetapas da prospecção de saída, incluindo o uso de plataformas sociais como LinkedIn, prospecção de e-mail de saída, rede, telemarketing, quedas pessoais ou chamadas frias.

Para passar da interação de vendas para o próximo estágio, lead qualificado para vendas, os requisitos mínimos devem ser atendidos.

Lead Qualificado de Vendas

Todos os negócios nesta fase foram considerados qualificados, mas estão aguardando novas descobertas para serem agendadas e conduzidas.

Descoberta / Análise de Necessidades / Levantamento de Requisitos

Uma vez que a reunião de descoberta é agendada, o negócio mostra-se ativo nesta fase.

Dependendo da complexidade da sua venda, um negócio pode permanecer nessa categoria por um tempo. Não é incomum que várias reuniões de descoberta sejam necessárias para reunir todos os requisitos para configurar o negócio para o sucesso no estágio de demonstração/apresentação da solução.

Uma vez que todos os requisitos são reunidos e a demonstração está agendada, o negócio pode passar para o próximo estágio.

Demonstração / Apresentação da Solução

Muitos negócios são apresentados prematuramente. Defina requisitos claros sobre quando um negócio recebe uma demonstração ou apresentação da solução.

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Esta etapa requer preparação pelo engenheiro de vendas ou líder técnico. O representante deve se envolver no planejamento da estratégia pré-demonstração para garantir que o engenheiro de vendas esteja completamente informado sobre o que demonstrar ou apresentar, evitando uma longa demonstração enlatada que perde o interesse do comprador.

Proposta / Orçamento

Uma vez que a solução tenha sido apresentada ou demonstrada, uma proposta de preço ou estimativa precisa ser criada.

Descreva claramente as etapas para a criação da proposta aqui. Muitas equipes contam com um estimador ou um líder técnico para produzir estimativas ou cotações. O negócio permanece neste estágio até que a proposta seja apresentada ao comprador e um acordo verbal seja recebido ou o negócio seja confirmado como perdido.

Acordo verbal

Após a entrega da proposta, um acordo verbal deve ser garantido com um esboço claro e compreensão do processo do contrato. A maioria dos negócios fica nesse estágio por um curto período de tempo, pois um acordo verbal leva diretamente ao estágio de assinatura do contrato.

Contrato assinado

Um acordo não pode avançar para este estágio até que o contrato seja assinado. Este é um estágio de espaço reservado entre o acordo verbal e a implementação, indicando que o contrato foi assinado e o acordo está em transição para implementação.

Implementação

Algumas empresas têm períodos de implementação curtos e outras têm processos de implementação longos e extensos.

Descreva as subcategorias de implementação neste estágio, incluindo o que é necessário em cada etapa – como coleta de informações, teste de sistema, treinamento, beta, lado a lado e auditorias.

O negócio permanece neste estágio até que seja confirmado “ao vivo” no novo produto ou serviço.

Ativar

Depois que uma transação é confirmada ao vivo em seu produto ou serviço, a transação é movida para esse estágio. Normalmente, esse estágio aciona um pagamento de comissão ou redução de cota, a menos que isso ocorra quando o novo acordo for assinado ou enviado para implementação.

Novo cliente

O estágio de novo cliente é tipicamente um período de experiência em que um novo cliente é atendido por uma equipe de operações especiais ou permanece com a equipe de implementação por um curto período de tempo até que seja confirmado e funcionando sem problemas no novo produto ou serviço e não precisa de qualquer suporte de tipo de implementação adicional.

Um novo cliente sai desse estágio assim que se “gradua” de sua equipe de implementação ou de um novo cliente.

Cliente existente

Uma vez que um cliente está em seu produto ou serviço por um determinado período de tempo, ele não é mais considerado um novo cliente e agora é considerado um cliente existente.

Essa etapa deve ter várias subcategorias sobre como o cliente é apoiado para práticas de retenção, venda adicional e solicitação de referência.

Etapa 4: visualizar o fluxo

A última etapa na construção do seu mapa do processo de vendas é criar um visual fácil de seguir.

Depois que o mapa do processo de vendas for transformado em gráfico, você precisa garantir que cada membro da equipe entenda o fluxo, que o CRM o espelhe e que cada membro da equipe seja gerenciado por ele, para que você mantenha a continuidade entre as práticas de negócios.

Acompanhar, medir e gerenciar

Este é um bom conselho, não importa o que você esteja fazendo. Se você não está rastreando, você realmente não tem ideia de quão bem ele está indo.

Aquilo que é medido, é gerenciado.

Identificar as etapas e mapear o processo é bom. Na verdade, é crucial. Mas se você também não estiver acompanhando e medindo o desempenho, pode estar no caminho errado e nunca saberá disso.

Em vez disso – ao mapear seu processo de vendas – decida em quais métricas e KPIs você vai focar e acompanhar. Como você medirá o sucesso do processo? Como é o 'sucesso'?

Os mais comuns incluem duração do ciclo de vendas, taxas de conversão, entrega de leads qualificados para vendas, tempo de primeira resposta, rotatividade, retenção, receita de vendas e muito mais.

Construa-os em seu mapa a partir do zero.

Erros comuns a evitar

Enquanto você está colaborando com outras pessoas para elaborar um mapa do processo de vendas que funcione para todos, é uma boa ideia estar ciente dos erros e armadilhas comuns.

Quanto mais você se identifica, mais você pode evitar. Por exemplo:

• Os passos são muito vagos e/ou ambíguos. Você quer que qualquer pessoa possa olhar para o mapa e saber exatamente o que fazer em cada ponto. Seja específico, anote e compartilhe com todos.
• Muitos detalhes ou etapas. Embora a especificidade seja a chave, é fácil ficar atolado em detalhes e minúcias. Não. Dê detalhes suficientes para ser claro, mas não mais. Inclua as etapas a serem tomadas para os 1-2 resultados típicos e pronto. Detalhes e etapas não devem tirar o foco de seus objetivos.
• Não colocar o cliente em primeiro lugar. Não importa o seu negócio ou nicho, o cliente e suas necessidades devem ditar e orientar suas decisões. Bom para você, mas neutro ou ruim para eles? Livre-se disso. Você precisa fornecer valor e benefício claros a eles em cada etapa, mesmo quando eles dizem não.
• As etapas não são acionáveis. Como qualquer objetivo, você precisa de passos que possa realmente alcançar para alcançá-los.
• Tentando ajustar seu processo ao seu mapa em vez de mapear seu processo. Você quer um mapa que reflita com precisão o que realmente está acontecendo 'nas trincheiras'. Criar um mapa para um processo que você deseja ver ou acredita que deveria estar acontecendo e tentar enfiar seu processo de vendas nele é uma completa perda de tempo. É contraproducente na melhor das hipóteses.

Errar é humano, mas você pode evitar a maioria dos erros comuns se ficar de olho neles desde o início. Pegue-os antes que eles assumam.

Um processo de vendas pode abranger mais de uma metodologia de vendas. Pode ter ramos saindo em direções diferentes. Deve incluir o que acontece quando alguém diz e quer dizer 'não', enquanto também aprecia que muitos consumidores (80%, na verdade) dizem 'não' várias vezes antes de finalmente dizerem 'sim'.

Ao trabalhar em estreita colaboração com cada parte interessada, cada departamento e cada indivíduo envolvido durante a fase de mapeamento, seu processo de vendas será exatamente isso: seu .

Ninguém conhece seus clientes e seus produtos melhor do que as pessoas que lidam com eles em todas as etapas, do prospect ao cliente e ao líder de torcida.

Um mapa do processo de vendas deve ser um documento vivo. Não é esculpido em pedra. Acompanhe as métricas e KPIs que importam. Avalie com frequência. Obtenha feedback daqueles que o utilizam no mundo real.

Mapa, sim. Mas esteja preparado para o desvio ocasional. Pode levá-lo a alguns lugares espetaculares que você poderia ter perdido.

Por que você precisa de um mapa do processo de vendas

Um mapa do processo de vendas une todos que fazem parte do processo de aquisição de clientes. Ele ajuda as equipes a obter clareza sobre como cada negócio progride e define como a receita é rastreada.

Para dar um passo adiante, os departamentos de vendas de alto desempenho usam as informações de rastreamento de conversão (quantos negócios são convertidos para o próximo estágio)

1. Para criar funis reversos que voltem ao número da cota anual
2. Para entender quantas ações precisam ocorrer para obter oportunidades qualificadas suficientes no topo do funil para converter em negócios fechados

Mas tudo começa com os 4 passos que apresentei neste artigo. Então, o que você está esperando? Se você ainda não o fez, mapeie seu processo de vendas hoje.

CLIQUE AQUI para baixar exemplos de visuais do processo de vendas (opt-in obrigatório).