O que é análise de impacto nos negócios e por que é importante?

As empresas passam por muito. Os gerentes devem estar sempre atentos aos fatores internos e externos que podem impactar o crescimento de seus negócios, como flutuações econômicas, novos concorrentes, novas tendências de mercado e muito mais. Uma das ameaças mais comuns para qualquer empresa é chamada de interrupção dos negócios.

A interrupção dos negócios acontece sempre que ocorre uma mudança radical e afeta a forma como as empresas competem em um determinado setor. Um exemplo de disrupção de negócios pode ser o desenvolvimento de uma nova tecnologia que inutilize os métodos atuais. Nesse caso, o que os gerentes de negócios podem fazer? Execute uma análise de impacto nos negócios (BIA).

A análise de impacto nos negócios é uma ferramenta importante para ajudar a planejar a inevitabilidade das consequências e seu custo. A BIA é um processo versátil usado para avaliação de riscos, planejamento de continuidade de negócios e planejamento de recuperação de desastres. O risco está sempre no horizonte e quanto mais bem equipadas as empresas se prepararem para o gerenciamento de risco, maior será a probabilidade de continuarem a fazer negócios no futuro.

O que é Análise de Impacto nos Negócios (BIA)?

A análise de impacto nos negócios (BIA) é um método para prever as consequências de interrupções em um negócio, seus processos e sistemas, coletando dados relevantes. Esses dados podem ser usados ​​para desenvolver estratégias para o negócio se recuperar em caso de emergência.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos equipado com ferramentas de planejamento para análise de impacto nos negócios, planejamento de continuidade de negócios e planejamento de recuperação de desastres. Nossos relatórios de projeto e painéis de custo e carga de trabalho em tempo real permitem que os gerentes planejem com mais eficiência e comuniquem informações importantes aos clientes e partes interessadas em minutos. Comece gratuitamente.

São identificados os cenários que potencialmente podem causar prejuízos ao negócio. Isso pode incluir fornecedores que não entregam, atrasos no serviço, etc. A lista de possibilidades é longa, mas é fundamental explorá-las minuciosamente para melhor avaliar os riscos. É identificando e avaliando esses possíveis cenários de risco que uma empresa pode determinar um plano de investimento para estratégias de recuperação e mitigação, juntamente com prevenção total.

O que o BIA aborda?

A análise de impacto nos negócios analisa os impactos operacionais e financeiros de uma interrupção nos negócios. Esses impactos incluem vendas e receitas perdidas, vendas ou receitas atrasadas, aumento de despesas, multas regulatórias, penalidades contratuais, perda de clientes e atraso de novos planos de negócios.

Outro fator a ser considerado é o tempo. O momento de um evento disruptivo pode ter um grande impacto na perda sofrida por um negócio. Se sua loja for danificada por um desastre natural antes de uma grande liquidação ou feriado sazonal, o impacto é maior do que durante um período mais lento.

A análise de impacto nos negócios opera sob duas premissas:

1. Cada parte do negócio depende das operações contínuas das outras partes do negócio.
2. Algumas partes do negócio são mais importantes que outras, exigindo mais alocações quando ocorrem interrupções.

BIA vs. Avaliação de Risco

A BIA e uma avaliação de risco de negócios são semelhantes, mas a principal diferença é que uma BIA é mais específica, pois se concentra nos requisitos de continuidade de negócios, disponibilidade de recursos e impacto de uma interrupção nos negócios.

Por outro lado, a avaliação de risco concentra-se na gravidade e probabilidade de potenciais riscos de negócios. Isso é feito para priorizar os riscos e criar estratégias de mitigação para resolvê-los.

BIA vs. Planejamento de Continuidade de Negócios

A análise de impacto nos negócios é um componente do planejamento de continuidade de negócios porque uma BIA deve fornecer dados importantes para um plano de continuidade de negócios. Como é que isso funciona?

Uma BIA é realizada para determinar os processos de negócios mais críticos, o impacto da interrupção dos negócios nesses processos e os recursos necessários para restaurá-los.

Todas essas são variáveis ​​fundamentais a serem consideradas ao criar um plano de continuidade de negócios, que atuará como o curso de ação a ser tomado para garantir que uma empresa seja capaz de se recuperar de uma interrupção nos negócios.

BIA vs. Planejamento de Recuperação de Desastres

Semelhante à relação entre BIA e planejamento de continuidade de negócios, BIA também é uma ferramenta útil ao criar um plano de recuperação de desastres. A BIA identifica os modos de falha e os custos associados a eles. As informações obtidas do relatório BIA são usadas como entrada para criar um plano completo de recuperação de desastres.

Como conduzir uma BIA em 4 etapas

Embora não haja uma maneira definida de conduzir uma análise de impacto nos negócios, o processo segue o caminho geral descrito abaixo.

1. Obtenha aprovação

O primeiro passo é iniciar o processo obtendo a aprovação da alta administração para o projeto. Para começar, defina os objetivos, metas e escopo da análise de impacto nos negócios. Deve ficar claro o que o negócio está buscando alcançar.

Então, é importante formar uma equipe de projeto para executar a análise de impacto nos negócios. Isso pode ser a equipe existente, desde que eles saibam como conduzir uma análise de impacto nos negócios, mas essa equipe pode ser terceirizada para uma equipe especializada nesse processo se a empresa não tiver pessoas para essa tarefa.

2. Colete informações

O próximo passo é coletar as informações necessárias para fazer a análise. Esses dados podem ser coletados de várias maneiras, desde entrevistas até um questionário de análise de impacto nos negócios, que é a ferramenta mais comum.

O questionário é uma pesquisa detalhada que foi desenvolvida pela equipe de análise de impacto nos negócios e tem perguntas direcionadas que são projetadas para obter respostas que avaliam o efeito potencial de uma interrupção nos negócios.

As pessoas que devem ser entrevistadas ou responder ao questionário incluem gerentes, membros da equipe, supervisores e outros que conhecem os processos de negócios. Também pode incluir parceiros de negócios e aqueles que trabalham fora da organização, desde que tenham conhecimento suficiente. Em outras palavras, considere quem são seus stakeholders.

As informações que você coleta para seu relatório de BIA devem incluir o seguinte:

• O nome do processo
• Uma descrição detalhada de onde o processo é executado
• Todas as entradas e saídas do processo
• Recursos e ferramentas que são usados ​​no processo
• Os usuários do processo
• A temporização
• Os impactos financeiros e operacionais
• Quaisquer impactos regulatórios, legais ou de conformidade
• Data histórica

3. Revise as informações

Todos esses dados coletados devem ser documentados e revisados ​​antes que as informações sejam analisadas. Isso pode ser automatizado por computador ou feito manualmente, dependendo do que for mais fácil, confiável e prático em termos de formulação de uma conclusão.

Essa revisão atinge vários objetivos: cria uma lista priorizada de funções ou processos de negócios, identifica os recursos humanos e tecnológicos necessários para manter um nível ideal de operações e estabelece um prazo de recuperação para recuperar o processo ou função e devolvê-lo ao normal.

4. Crie o Relatório de BIA

Depois disso, você vai querer documentar as descobertas. É quando o relatório de análise de impacto nos negócios é preparado. Embora o formato não seja regulamentado, geralmente segue a seguinte estrutura:

• Sumário executivo
• Objetivos e escopo
• Metodologias usadas para coletar dados e avaliação
• Resumo das Constatações
• Uma descoberta detalhada sobre cada departamento do negócio (incluindo seus processos mais cruciais, o impacto da interrupção, duração aceitável da interrupção, nível tolerável de perdas, custo de recuperação, etc.)
• Documentos de apoio e
• Recomendações para recuperação

Este documento é então apresentado à administração. A decisão de como proceder está nas mãos da alta administração, então são eles que recebem o relatório. Observe que a análise de impacto nos negócios não é definitiva. Tecnologia, ferramentas e processos mudam, e a análise de impacto nos negócios deve evoluir com eles.

Por que a análise de impacto nos negócios é importante

A razão pela qual todos os negócios devem incluir uma análise de impacto nos negócios é que ela faz parte de qualquer plano completo para minimizar os riscos. Todos os negócios podem ser interrompidos por acidentes e emergências, incluindo falhas de fornecedores, disputas trabalhistas, falhas de serviços públicos, ataques cibernéticos e, sem mencionar, desastres naturais ou causados ​​pelo homem.

Planejar com antecedência

Não é ideal produzir uma resposta quando se está em meio a uma crise; uma empresa inteligente já se preparou para esses riscos. Uma resposta criada em apuros provavelmente será arbitrária ou aleatória e quase certamente será menos eficaz.

Com a devida diligência de uma análise de impacto nos negócios em mãos, uma empresa tem um plano de ação bem pensado para se recuperar da adversidade. Isso dá à administração mais confiança em suas decisões e julgamentos ao responder a esses eventos.

Priorizar de acordo

A análise de impacto nos negócios com instruções de alocação prioriza quais operações precisam de recuperação imediata e quais podem esperar. Também fornece um conjunto de critérios para testar os planos de recuperação. Além disso, deve identificar a perda de receita da interrupção, custos mais altos que a empresa provavelmente acumulará se houver qualquer despesa com multas e penalidades e a erosão da reputação e da base de clientes da empresa.

Todas essas informações são fundamentais para o sucesso de um negócio. Os problemas fazem parte do cenário de negócios e ignorar a possibilidade de alguma interrupção no processo ameaça a solvência e a sobrevivência a longo prazo.

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Transforme BIA em Ação com o ProjectManager

Agora que você fez a análise de impacto, o que vem a seguir? O plano é a base de qualquer projeto bem-sucedido, mas um plano precisa de ferramentas para organizar todas as suas diferentes partes em um todo funcional. ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho on-line criado exatamente para essa finalidade.

Depois de ter a aprovação, você precisa dividir o projeto em tarefas. Essas tarefas precisarão de um prazo e devem ser atribuídas a um membro da equipe para executá-las. O ProjectManager oferece várias maneiras de iniciar seu plano de projeto, desde o gráfico de Gantt mais estruturado para planejamento de longo prazo até a ferramenta de fluxo de trabalho visual de um quadro Kanban.

Mas como você coloca sua planilha em um projeto? Com o ProjectManager, isso é fácil. Você pode fazer upload de suas tarefas e abre como um novo projeto. Na visualização de Gantt, suas tarefas são plotadas em uma linha do tempo do projeto para fornecer uma visão geral e permitir que você vincule tarefas dependentes enquanto divide o projeto em fases ou marcos.

Você pode atribuir tarefas de qualquer visualização de projeto e as equipes podem trabalhar como quiserem. Os membros da equipe gostam de quadros kanban porque têm o contexto e os recursos necessários para trabalhar no que importa. Os gerentes gostam da transparência que os quadros kanban fornecem, mostrando a eles quem está trabalhando em quê.

A análise de impacto nos negócios dá vida ao projeto, mas o ProjectManager dá a essa vida um meio para o sucesso. Práticos e fáceis de usar, os projetos são produtivos, fazendo valer a pena o trabalho que você coloca na análise.

Uma análise de impacto nos negócios é uma ótima ferramenta para avaliar riscos e definir um plano de recuperação se e quando ocorrer. Isso soa como um projeto. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que ajuda você a planejar sua análise de impacto nos negócios e a monitorá-la e reportá-la quando precisar executá-la. Não há risco de fazer este teste gratuito de 30 dias.