Um guia rápido para mapeamento de processos de negócios

Trabalhe no escuro e eventualmente você vai bater em uma parede. Embora o mito do empresário que surge com uma ideia de um milhão de dólares e volta e observa o dinheiro entrando possa ser persuasivo, é ficção. As empresas precisam planejar e executar tarefas de forma organizada.

Para isso, toda empresa precisa de processos de negócios para gerenciar o trabalho e atingir seus objetivos. Um processo de negócios é uma série de tarefas ou etapas que precisam ser executadas por uma organização para atingir um objetivo concreto.

Gerenciar esses processos de negócios torna as empresas eficientes e é por isso que o gerenciamento de processos de negócios (BPM) foi criado. O gerenciamento de processos de negócios é uma disciplina que usa uma série de ferramentas e métodos para ajudar os gerentes a otimizar os processos de negócios.

Um desses métodos é chamado de mapeamento de processos de negócios. Vamos definir o que é e por que é tão importante na hora de gerenciar processos de negócios.

O que é mapeamento de processos de negócios?

O mapeamento de processos de negócios consiste em usar um diagrama de fluxo de trabalho ou mapa de processos para representar visualmente um processo de negócios e definir:

• Quais são as etapas do processo de negócios
• Quem é responsável pelo que no processo de negócios
• Quais ferramentas serão usadas
• Qual é o padrão para concluir esse processo de negócios
• Como o sucesso é determinado

Com um diagrama de fluxo de trabalho claro ou um mapa detalhado do processo de negócios, é fácil ver onde melhorias no processo de negócios podem ser feitas para aumentar a eficiência e a produtividade. Essa também é uma maneira de pegar um objetivo específico e medi-lo para compará-lo com os objetivos gerais do negócio, garantindo que eles estejam alinhados.

Agora que entendemos o que é mapeamento de processos de negócios, vamos aprender como criar um mapa de processos.

O que é um mapa de processo?

Um mapa de processo é essencialmente um diagrama de fluxo que representa elementos de um processo de negócios com símbolos. Esses símbolos possuem um padrão conhecido como Business Process Modeling Notation (BPMN) que foi criado pela Business Process Management Initiative.

No entanto, você não precisa ser um especialista em BPMN para criar um mapa de processos, hoje existem muitas ferramentas de mapeamento de processos de negócios online que automatizam esse processo para você.

Etapas do Mapeamento de Processos de Negócios

O mapeamento de processos pode ajudar com muitos objetivos de negócios, desde a melhoria dos processos até o treinamento e esclarecimento do fluxo de trabalho, mas também conformidade regulatória, auditoria interna e esclarecimento de funções nos negócios. Aqui estão 7 passos para criar um mapa de processos para o seu negócio.

1. Identificação do Processo

Identifique os objetivos, escopo, atores e áreas de trabalho que você deseja focar. Isso pode ser feito em três níveis: reativo, ao tratar de um processo que falhou ou teve desempenho inferior; estratégico, como na revisão de alto nível; foco no cliente, como buscar uma melhor satisfação do cliente.

2. Monte uma equipe

Obtenha um grupo de pessoas que trabalhem com o processo, embora também ajude ter uma pessoa da gerência sênior a bordo, pois eles podem ajudar nas aprovações quando as alterações são solicitadas.

3. Coleta de Informações

Depois de identificar o processo, você deve reunir as informações necessárias para criar seu mapa de processo, como quem, o quê, onde e quando do processo de negócios. Isso é feito coletando informações e realizando entrevistas com as pessoas que fazem o trabalho que você está mapeando.

4. Mapeamento de Processos

Pegue todas as informações que você coletou e transforme-as em um diagrama de fluxo de mapa de processo. Isso provavelmente incluirá o processo ou o fluxo de trabalho geral. Todos os mapas de processo são diferentes, mas estes são os principais elementos que você deve incluir em seu diagrama de fluxo de trabalho:

• Tarefas: cada etapa do fluxo de trabalho.
• Eventos: Gatilhos ou gateways que iniciam, redirecionam ou encerram um processo.
• Participantes: Os envolvidos no processo de negócios.

5. Análise

Estude o mapa do processo e desafie cada uma das etapas questionando o porquê de cada uma.

6. Desenvolva e instale novos métodos

Após a análise do processo identificar o trabalho desnecessário, veja como as etapas podem ser combinadas, reorganizadas ou novas etapas adicionadas para melhorar a eficiência.

7. Gerenciar Processo

Agora, o processo de negócios deve ser mantido e armazenado, mas também revisado rotineiramente, além de monitorar o processo quanto a alterações.

Tipos de Mapas de Processos de Negócios

O mapeamento de processos de negócios pode ser feito de várias maneiras. Existem diferentes tipos de mapas de processo que você pode usar para visualizar seus processos. Cada um desses mapas de processo tem vantagens e desvantagens.

Diagrama de fluxo de processo

Os diagramas de fluxo são o tipo mais comum de mapa de processo. Eles podem ser desenhados à mão ou criados em software. A facilidade de uso e familiaridade é uma vantagem, mas a desvantagem é que esses tipos de mapeamento de processos de negócios não têm flexibilidade para adaptar e alterar o fluxograma.

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Diagrama de raia

Um diagrama de raias funciona como um fluxograma clássico, exceto que em um diagrama de raias cada etapa é dividida entre diferentes equipes ou indivíduos responsáveis ​​por elas. Daí o nome raia, pois o diagrama se parece com raias em uma piscina para nadar. As vantagens e desvantagens são quase as mesmas de um fluxograma.

Mapa do fluxo de valor

Um mapa de fluxo de valor é frequentemente usado em aplicativos lean seis sigma. Não é tão fácil analisar de relance. Portanto, isso é mais um benefício para quem procura uma visão mais aprofundada dos processos de negócios. Os mapas de fluxo de valor não são recomendados para fornecer às pessoas um resumo fácil de ler dos processos.

Diagrama SIPOC

Um Cliente do Processo de Entradas e Saídas do Fornecedor, ou SIPOC é um mapa simplificado de processos de negócios. Ele remove a maioria das informações e se concentra apenas no essencial do processo e nas pessoas envolvidas. Naturalmente, isso fornecerá uma visão geral que pode ser compreendida rapidamente, mas não oferecerá nenhuma compreensão profunda de um processo e de como os processos interagem.

Programas

Há software disponível para mapeamento de processos de negócios. Essas ferramentas ajudam a rastrear os processos após o mapeamento ter sido feito, para que você possa ver como ele se comporta e onde está com desempenho inferior devido a gargalos, prazos perdidos e outros bloqueios. A vantagem de usar um processo de negócios é que ele automatiza a criação de mapas de processos e possui outros recursos que os funcionários podem usar para gerenciar suas tarefas e listas de tarefas. Também permite que o gerenciamento monitore facilmente o que está acontecendo.

Benefícios do Mapeamento de Processos de Negócios

Usar um mapa de processo para visualizar como um negócio funciona, quais são as funções das pessoas e as responsabilidades e padrões do negócio são necessários por vários motivos.

Manter a conformidade

Ele ajuda a manter uma empresa em conformidade com a ISO 9001. Este é um conjunto de padrões voltados para garantir que uma empresa atenda às necessidades de seus clientes e cumpra os regulamentos relacionados.

Também há conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley de 2002, também conhecida como Reforma Contábil de Empresas Públicas e Lei de Proteção ao Investidor de 2002. Essa lei federal exige transparência e divulgação adequada para todas as empresas de capital aberto. A documentação de gerenciamento de processos de negócios é um componente-chave desse ato.

Ajuda na integração

O mapeamento de processos de negócios também é fundamental para a integração de novos funcionários. Com um conjunto de processos documentados para o novo funcionário seguir, sua transição é encurtada e não leva tanto tempo de outros funcionários para treinamento e outras coisas. Um mapa de processos também cria um processo de integração consistente e continuidade entre novas contratações.

Reforça a comunicação

O mapeamento de processos de negócios também é uma ótima maneira de se comunicar efetivamente com outras pessoas na empresa e fora dela. Como o mapeamento de processos de negócios é uma visualização de um processo, é mais fácil digerir do que um longo bloco para todos na empresa.

Simplifica as auditorias

As auditorias internas podem ser feitas de forma mais eficiente com mapas de processos. Eles podem garantir que o trabalho esteja sempre alinhado com os padrões e práticas de negócios. Isso também leva à melhoria do processo. Uma vez que um processo é documentado e compreendido, ele pode ser estudado para ver como melhorá-lo.

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Melhora a resolução de problemas

Os mapas de processo também podem ajudar na resolução de problemas gerais. Eles criam um visual do processo e, ao fazê-lo, facilitam a descoberta de conflitos. Se houver um bloqueio em algum lugar no processo, o mapa visual deixará claro o que levou a esse gargalo e oferecerá caminhos para resolvê-lo.

Além disso, o mapeamento de processos de negócios ajuda a identificar os riscos causados ​​por processos que podem abrir o negócio para questões legais ou de saúde e segurança. Mostrar o quadro geral também pode ajudar uma empresa com as melhores práticas.

História do Mapeamento de Processos de Negócios

Uma abordagem de processo para o gerenciamento da qualidade e como cada processo se relaciona com os outros processos em uma empresa está no centro do mapeamento de processos de negócios. Isso remonta ao primeiro método estruturado para documentar o fluxo do processo, o fluxograma, que foi introduzido pelo engenheiro Frank Gilbreth em 1921.

Essas ferramentas foram então escolhidas pela engenharia industrial e, no início da década de 1930, o engenheiro industrial Allan H. Mogensen começou a treinar outros nesse método. Art Spinanger, que se formou em uma das turmas de Mogensen, levou a disciplina para a Procter and Gamble e desenvolveu um programa de simplificação de trabalho chamado Deliberate Methods Change Program.

Outro dos graduados de Mogensen, o teórico organizacional Ben. S. Graham adotou o fluxograma de processo para o processamento de informações com o desenvolvimento do gráfico de processo multifluxo, que exibe vários documentos e seus relacionamentos.

O mapeamento de processos de negócios é melhor com um software acessível a todos na empresa, atualizando seu status em tempo real e fornecendo aos gerentes um portal para monitorar e acompanhar o progresso. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que possui um painel em tempo real para acompanhar e relatar os processos, com uma plataforma colaborativa que todos podem usar para facilitar o trabalho e as comunicações, além de quadros Kanban para criar mapas de processos. Veja como ele pode ajudá-lo a otimizar seus processos de negócios hoje mesmo com esta avaliação gratuita de 30 dias.